En Allemagne, la facturation est encadrée par la loi. Par exemple, les entreprises sont généralement tenues d’indiquer leur numéro fiscal sur leurs factures. Toutefois, cette obligation n’est pas absolue.

Cet article aborde le rôle du numéro fiscal dans la facturation, les cas où il est possible d’émettre des factures sans numéro fiscal et les risques liés à cette pratique. Nous examinerons également les points essentiels concernant les numéros fiscaux et la protection des données. Enfin, nous vous donnerons quelques conseils pour la création de votre entreprise.

Contenu de cet article

• Quelles sont les exigences légales auxquelles une facture doit répondre en Allemagne ?
  
• Les entreprises en Allemagne peuvent-elles émettre des factures sans numéro fiscal ?
  
• Facturation sans numéro fiscal : risques, pénalités et corrections
  
• Quels sont les risques liés aux données concernant les numéros fiscaux ?
  
• Éléments à retenir lors de la création de votre entreprise
  

Quelles sont les exigences juridiques qu’une facture doit remplir en Allemagne ?

La loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), ou UStG, définit une facture comme un document utilisé par les fournisseurs pour facturer une livraison, une prestation ou tout autre service, quelle que soit la manière dont ce document est désigné dans le cadre de leurs activités. Pour être considérée comme une facture conforme, elle doit comporter certaines informations obligatoires.

Numéro fiscal

Le numéro fiscal est une information essentielle figurant sur une facture, conformément à l’article 14 de la loi allemande sur la TVA (UStG). Ce numéro unique est attribué par l’administration fiscale aux personnes physiques et morales imposables en Allemagne, permettant ainsi d’associer clairement les déclarations et les paiements d’impôts à leurs expéditeurs. Les petites entreprises et les travailleurs indépendants doivent également posséder un numéro fiscal. Si les commerçants obtiennent automatiquement un numéro fiscal, les travailleurs indépendants doivent demander un formulaire d’immatriculation fiscale auprès de l’administration fiscale. Celle-ci examinera ensuite le formulaire et attribuera un numéro fiscal.

N° de TVA

Conformément à l’article 14, paragraphe 4 de la loi allemande sur la TVA (UStG), vous pouvez utiliser un numéro de TVA intracommunautaire sur vos factures à la place d’un numéro fiscal. Ce numéro sert également à identifier votre entreprise. Vous pouvez demander un numéro de TVA intracommunautaire lors de votre inscription à l’impôt ou, si vous préférez, en faire la demande auprès de l’Office fédéral des impôts.

Les entreprises allemandes qui émettent des factures en Allemagne ont le choix : elles peuvent indiquer leur numéro fiscal ou leur numéro de TVA intracommunautaire sur leurs factures. Cependant, si elles effectuent des transactions transfrontalières avec d’autres États membres de l’UE (transactions intracommunautaires), elles sont tenues d’utiliser leur numéro de TVA intracommunautaire. En effet, ces transactions sont soumises au mécanisme d’autoliquidation de la TVA. Ce mécanisme exige que les factures relatives aux transactions intracommunautaires mentionnent le numéro de TVA intracommunautaire des deux parties.

Autres mentions obligatoires

En plus du numéro fiscal ou du numéro de TVA, les factures conformes en Allemagne doivent également contenir les informations obligatoires suivantes :

• Le nom complet et l’adresse de l’entreprise fournissant les biens ou le service
  
• Le nom complet et l’adresse du bénéficiaire du produit ou du service
  
• Le numéro de facture unique et séquentiel
  
• La date d’émission de la facture
  
• La date de livraison ou de toute autre fourniture (c.-à-d. la période d’exécution)
  
• La quantité et le type de marchandises livrées ou l’étendue et le type d’autres prestations
  
• Le montant net et le montant brut
  
• Le taux d’imposition applicable et le montant de l’impôt correspondant ou, en cas d’exemption fiscale, une référence à l’exemption fiscale
  

Can companies in Germany issue invoices without a tax ID?

In principle, providing a tax ID—or alternatively a VAT ID—on invoices is mandatory. However, German tax law does allow for certain exemptions to this rule.

Small-value invoices

Businesses do not have to indicate a tax or VAT ID on invoices for small totals of no more than €250 gross—provided that the total indicated already includes VAT. The reason for this simplification of the rules is that it cuts down on the bureaucracy for smaller, everyday transactions. Typical examples of small-value invoices include cash register receipts, gas receipts, parking receipts, or transit tickets. While these documents are not required to contain as much information as regular invoices, they are still recognized as tax-compliant documents, so long as they fulfill the statutory minimum requirements for small-value invoices. This means they must include:

• The full name and address of the company supplying the goods or service
  
• The issue date of the invoice
  
• The quantity and type of goods delivered, or the scope and type of other performance
  
• The net and gross amount
  
• The applicable tax rate and the corresponding tax amount or, in the case of a tax exemption, a reference to the tax exemption
  

Issuing invoices during your startup phase

In Germany, a business is considered to have legal capacity as soon as it is registered in the Commercial Register or has begun conducting business. However, you might reach this stage and still be waiting on your tax or VAT ID. The process of getting an ID varies between the different local tax offices and can take between one week and three months.

During this time, you can prepare invoices without a tax or VAT ID and then provide the ID at a later date to the invoice recipients. This is generally not an issue for business-to-consumer (B2C) transactions, in particular, since the invoice recipients cannot claim input tax anyway. However, if you issue an invoice to a business without providing a tax or VAT ID, that business can refuse payment. That’s because they can’t deduct input tax without your business’s ID.

Facturation sans numéro fiscal : risques, pénalités et corrections

L’émission de factures sans numéro fiscal ou numéro de TVA n’empêche pas seulement les destinataires de déduire la taxe sur les intrants ; elle présente également des inconvénients pour vous.

L’administration fiscale peut signaler les factures sans numéro fiscal et considérer votre déclaration de TVA comme incorrecte ou incomplète. Cela pourrait entraîner le rejet de la TVA. Si la facture incorrecte donne lieu à une obligation de TVA, vous pourriez être redevable d’arriérés d’impôt et de pénalités. Par conséquent, afin d’éviter tout problème fiscal ultérieur, vous devez impérativement vous assurer que toutes vos factures émises comportent un numéro fiscal.

Si vous émettez régulièrement des factures sans numéro fiscal, vous vous exposez non seulement à des problèmes avec l’administration fiscale, mais aussi à des difficultés dans vos relations commerciales. En effet, des factures erronées peuvent nuire à la confiance de vos clients. Les erreurs de facturation répétées engendrent une charge administrative supplémentaire, tant pour vous que pour vos clients. De plus, ces derniers peuvent refuser de payer une facture non conforme. Dans le pire des cas, vous risquez de perdre un client, ce qui impacterait négativement votre chiffre d’affaires.

Corrections de factures

Si vous avez émis par erreur une facture sans numéro de TVA intracommunautaire, vous devez la corriger. Pour ce faire, annulez la facture erronée et émettez-en une nouvelle, correcte. Il est important de procéder à la correction au plus vite, car l’administration fiscale pourrait la refuser si elle intervient trop tard. Par ailleurs, il est essentiel que les destinataires de la facture reçoivent une facture correcte indiquant la TVA déductible, afin de pouvoir la récupérer.

Quels sont les risques liés aux données concernant les numéros fiscaux ?

Les numéros fiscaux contiennent des informations sensibles permettant d’identifier clairement le contribuable enregistré. Ces informations comprennent un numéro d’identification du bureau des impôts et de la juridiction, ainsi qu’un code d’identification personnel (PIN). Il est essentiel de protéger votre numéro fiscal contre tout accès non autorisé par des tiers, car cela contribue directement à la protection de vos données personnelles et professionnelles. En effet, les numéros fiscaux peuvent être utilisés comme un code PIN (par exemple, lors de la communication d’informations fiscales par téléphone) et des personnes non autorisées pourraient s’en servir pour accéder à des informations fiscales personnelles ou professionnelles et en faire un usage abusif.

Il est particulièrement important pour les personnes physiques, comme les travailleurs indépendants et les auto-entrepreneurs, de protéger leur numéro fiscal, car leurs identités personnelle et professionnelle sont souvent étroitement liées. Si un tiers utilise le numéro fiscal d’une personne pour accéder illégalement à des informations, il risque d’obtenir des données sensibles concernant ses finances personnelles.

Protection des données

Pour protéger votre numéro fiscal contre tout accès non autorisé, vous ne devez transmettre ce numéro et vos factures que par des canaux sécurisés. Les courriels non chiffrés, par exemple, peuvent être interceptés et lus par des personnes mal intentionnées. Privilégiez les courriels chiffrés ou utilisez des plateformes en ligne sécurisées pour l’échange d’informations confidentielles.

Une alternative à l’utilisation de votre numéro fiscal est l’utilisation de votre numéro de TVA intracommunautaire. Ce dernier ne contient aucune information permettant d’identifier personnellement le propriétaire de l’entreprise. Le risque d’utilisation frauduleuse de votre numéro de TVA intracommunautaire est ainsi considérablement réduit. C’est pourquoi de nombreuses entreprises en Allemagne émettent des factures avec leur numéro de TVA intracommunautaire plutôt qu’avec leur numéro fiscal, même pour des activités commerciales nationales.

Éléments à retenir lors de la création de votre entreprise

Constituer une entreprise en Allemagne implique de nombreuses démarches légales et administratives. Familiarisez-vous avec ces exigences dès que possible et organisez votre fonctionnement et votre comptabilité en conséquence. Concernant votre numéro fiscal, certaines démarches spécifiques sont à effectuer.

Remplir rapidement votre formulaire d’immatriculation

Pour obtenir un numéro fiscal, vous devez remplir un formulaire d’immatriculation fiscale. Le service des impôts vous l’enverra généralement automatiquement, mais vous pouvez également en faire la demande si nécessaire. Il est conseillé d’effectuer cette démarche au plus vite. Remplissez le formulaire dès sa réception. Plus vous tardez à l’envoyer dûment rempli, plus vous tarderez à recevoir votre numéro fiscal.

Reporter ou négocier des factures si nécessaire

L’émission de factures sans les informations obligatoires a des conséquences fiscales. Lors de la création d’une nouvelle société, il est donc impératif de ne pas émettre de factures sans numéro fiscal. Dans l’idéal, vous pouvez reporter votre facturation. Si votre situation financière le permet, n’émettez pas de factures tant que vous n’avez pas obtenu votre numéro fiscal. Si vous recevez votre numéro de TVA intracommunautaire avant votre numéro fiscal, vous pouvez utiliser ce dernier.

Il existe des exceptions, notamment pour les transactions B2C, où vous pouvez émettre des factures sans numéro de TVA intracommunautaire. Toutefois, il est important d’en discuter au préalable avec vos clients. Expliquez-leur la situation et assurez-vous de leur envoyer une facture rectifiée dans les meilleurs délais. Les particuliers ne pouvant pas déduire la TVA (et n’ayant donc pas besoin de votre numéro de TVA intracommunautaire pour cela), ils acceptent souvent les factures sans numéro fiscal. Cela dit, la transparence avec vos clients reste essentielle pour éviter tout malentendu ou retard de paiement.

Envisager d’automatiser votre comptabilité

Assurez-vous du bon déroulement de votre comptabilité et de la fiabilité de votre facturation. Il est essentiel que toutes les factures émises comportent les informations obligatoires prévues par l’article 14, paragraphe 4 de la loi allemande sur la TVA (UStG), ainsi que des calculs corrects de la TVA et des montants bruts. Pour minimiser les erreurs et gagner du temps sur vos tâches administratives, pensez à utiliser Stripe Invoicing.

Avec la facturation, générez et envoyez des factures conformes en quelques clics. Chaque facture contient toutes les informations obligatoires, notamment le numéro fiscal ou le numéro de TVA. La facturation garantit également l’application des taux de taxe appropriés, quel que soit le produit ou la prestation, et quel que soit le lieu de localisation de vos clients. De plus, les factures récurrentes, les factures basées sur l’utilisation et les contrats négociés individuellement peuvent être traités via Stripe Billing. Ce dernier vous permet également d’intégrer des coupons, des essais gratuits et des remises à votre facturation.