La facturación en Alemania está estrictamente regulada por la ley. Por ejemplo, las empresas suelen estar obligadas a incluir vuestros números de identificación fiscal en las facturas emitidas. Sin embargo, esta no es una norma general.

Este artículo tratará sobre la función de los ID fiscales en la facturación, cuándo puedes emitir facturas sin uno y los riesgos que ello conlleva. También analizaremos lo que necesitas saber sobre los números de identificación fiscal y la protección de datos. Por último, te daremos algunos consejos útiles para crear tu empresa.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué requisitos legales debe cumplir una factura en Alemania?
  
• ¿Las empresas de Alemania pueden emitir facturas sin ID fiscal?
  
• Facturación sin ID fiscal: riesgos, sanciones y correcciones
  
• ¿Qué riesgos existen en relación con los datos de los ID fiscales?
  
• Consideraciones importantes al crear tu empresa
  

¿Cuáles son los requisitos legales que debe cumplir una factura en Alemania?

La Ley alemana del impuesto sobre el valor añadido (IVA), define una factura como un documento que los proveedores utilizan para facturar una entrega, prestación u otro servicio, independientemente de cómo se denomine el documento en el curso de la actividad comercial. El documento debe contener cierta información obligatoria para que se considere una factura conforme.

Número de ID fiscal

El número de ID fiscal es uno de los datos clave que deben figurar en una factura, de conformidad con el artículo 14 de la UStG. Se trata de un número de identificación único que la Agencia Tributaria asigna a las personas físicas y jurídicas sujetas a impuestos en Alemania, de modo que las declaraciones y los pagos de impuestos puedan asignarse claramente a sus remitentes. Los pequeños empresarios y los trabajadores autónomos también necesitan un número de ID fiscal. Mientras que a los comerciantes se les asigna automáticamente un número de identificación fiscal, los autónomos deben solicitar un formulario de registro de impuestos a la oficina fiscal. A continuación, la oficina fiscal revisará el formulario y emitirá un ID fiscal.

ID de IVA

De acuerdo con el artículo 14, apartado 4, de la UStG, puedes utilizar un ID de IVA en tus facturas en lugar de un ID fiscal. Esto se debe a que este número también sirve para identificar tu empresa. Puedes solicitar un ID fiscal al rellenar tu formulario de registro fiscal o, alternativamente, puedes solicitarlo a la Oficina Central Federal de Impuestos.

Las empresas alemanas que emiten facturas a nivel nacional pueden elegir entre indicar su ID fiscal o su ID de IVA en sus facturas. Sin embargo, si realizan transacciones transfronterizas con otros Estados miembros de la UE (es decir, transacciones intracomunitarias), están obligadas a utilizar su ID de IVA. Esto se debe a que estas transacciones están sujetas al mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Este procedimiento estipula que las facturas de transacciones intracomunitarias deben indicar el ID de IVA de ambas partes.

Otra información obligatoria

Además del ID fiscal o del ID IVA, las facturas conformes a la normativa alemana también deben contener la siguiente información obligatoria:

• Nombre completo y la dirección de la empresa que suministra los bienes o servicios.
  
• Nombre completo y la dirección del destinatario de los bienes o servicios.
  
• Un número de factura único y secuencial.
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• La fecha de entrega u otro suministro (es decir, el plazo de ejecución)
  
• La cantidad y el tipo de mercancías entregadas, o el alcance y el tipo de otras prestaciones.
  
• Importe neto e importe bruto
  
• El tipo impositivo aplicable y el importe correspondiente del impuesto o, en caso de exención fiscal, una referencia a la exención fiscal.
  

Can companies in Germany issue invoices without a tax ID?

In principle, providing a tax ID—or alternatively a VAT ID—on invoices is mandatory. However, German tax law does allow for certain exemptions to this rule.

Small-value invoices

Businesses do not have to indicate a tax or VAT ID on invoices for small totals of no more than €250 gross—provided that the total indicated already includes VAT. The reason for this simplification of the rules is that it cuts down on the bureaucracy for smaller, everyday transactions. Typical examples of small-value invoices include cash register receipts, gas receipts, parking receipts, or transit tickets. While these documents are not required to contain as much information as regular invoices, they are still recognized as tax-compliant documents, so long as they fulfill the statutory minimum requirements for small-value invoices. This means they must include:

• The full name and address of the company supplying the goods or service
  
• The issue date of the invoice
  
• The quantity and type of goods delivered, or the scope and type of other performance
  
• The net and gross amount
  
• The applicable tax rate and the corresponding tax amount or, in the case of a tax exemption, a reference to the tax exemption
  

Issuing invoices during your startup phase

In Germany, a business is considered to have legal capacity as soon as it is registered in the Commercial Register or has begun conducting business. However, you might reach this stage and still be waiting on your tax or VAT ID. The process of getting an ID varies between the different local tax offices and can take between one week and three months.

During this time, you can prepare invoices without a tax or VAT ID and then provide the ID at a later date to the invoice recipients. This is generally not an issue for business-to-consumer (B2C) transactions, in particular, since the invoice recipients cannot claim input tax anyway. However, if you issue an invoice to a business without providing a tax or VAT ID, that business can refuse payment. That’s because they can’t deduct input tax without your business’s ID.

Facturación sin ID fiscal: riesgos, sanciones y correcciones

Emitir facturas sin un ID fiscal o de IVA no solo impide que los destinatarios puedan solicitar deducciones fiscales, sino que también tiene inconvenientes para ti.

La agencia tributaria puede marcar las facturas sin ID fiscal y considerar que la declaración fiscal de tu empresa es incorrecta o está incompleta. Esto podría dar lugar a que se rechacen los importes del IVA a posteriori. Si la factura incorrecta establece una obligación tributaria por el IVA, podrías estar sujeto a atrasos fiscales e intereses de demora. Por lo tanto, para evitar problemas fiscales en el futuro, debes asegurarte siempre de que todas tus facturas emitidas incluyan un ID fiscal.

Si emites facturas sin número de ID fiscal de forma habitual, no solo te arriesgas a tener problemas con las autoridades fiscales, sino que también pones en peligro tus relaciones comerciales, ya que las facturas incorrectas pueden minar la confianza de tus clientes. Los errores repetidos en la facturación generan más trabajo administrativo tanto para ti como para los destinatarios de las facturas. Además, tus clientes pueden negarse a pagar una factura que no cumpla con la normativa. En el peor de los casos, podrías perder a tu cliente, lo que afectaría negativamente a tus ingresos.

Correcciones de facturas

Si has emitido una factura sin número de identificación fiscal o IVA, debes corregirla. Una forma de hacerlo es cancelar la factura incorrecta y emitir una nueva y correcta. Es importante corregir la factura lo antes posible, ya que la agencia tributaria puede no aceptar correcciones realizadas demasiado tiempo después del hecho. También es importante que los destinatarios de las facturas reciban una factura correcta en la que figure el impuesto soportado, para que puedan solicitar la deducción del impuesto soportado.

¿Cuáles son los riesgos relacionados con los datos de los ID fiscales?

Los ID fiscales contienen información confidencial que identifica claramente al contribuyente registrado. Esto incluye un número de identificación de la oficina tributaria y la jurisdicción, así como un número de identificación personal (PIN). Debes proteger tu número de identificación fiscal contra el acceso no autorizado de terceros, ya que esto ayuda a proteger tus datos personales y los de tu empresa. Esto se debe a que los números de identificación fiscal pueden utilizarse como una forma de PIN, por ejemplo, al proporcionar información fiscal por teléfono, por lo que personas no autorizadas podrían utilizarlos para acceder y hacer un uso indebido de la información fiscal personal o de la empresa.

Mantener tu ID fiscal a salvo es especialmente importante para las personas físicas, como los empresarios individuales y los profesionales autónomos, cuyas identidades personales y profesionales suelen estar estrechamente vinculadas. Si un tercero utiliza la identificación fiscal de alguien para obtener acceso no autorizado a información, es posible que obtenga datos confidenciales sobre las finanzas personales de esa persona.

Protección de datos

Para proteger tu ID fiscal contra el acceso no autorizado, solo debes enviar tu ID fiscal y cualquier documento de facturación a través de canales seguros. Por ejemplo, los correos electrónicos sin cifrar pueden ser interceptados y leídos por delincuentes. En su lugar, utiliza correos electrónicos cifrados o plataformas en línea seguras para intercambiar información confidencial.

Una alternativa al uso del ID fiscal es utilizar el número de identificación del IVA. Este número no contiene ninguna información personal identificable que pueda vincularse al propietario de la empresa. Por lo tanto, el riesgo de que tu ID de IVA se utilice sin autorización es significativamente menor. Por este motivo, muchas empresas alemanas emiten facturas con su número de identificación del IVA en lugar de su ID fiscal, incluso para transacciones nacionales.

Consideraciones importantes al crear tu empresa

Si deseas constituir una empresa en Alemania, hay una serie de requisitos legales y burocráticos que debes cumplir. Familiarízate con estos requisitos lo antes posible y organiza tus operaciones y tu contabilidad en consecuencia. Hay algunas cosas concretas que debes hacer en lo que respecta a tu número de ID fiscal.

Rellena tu formulario de inscripción sin demora.

Para obtener un ID fiscal, deberás rellenar un formulario de registro fiscal. Por lo general, la oficina de impuestos te enviará este formulario automáticamente, pero puedes solicitarlo tú mismo si es necesario. Debes rellenar el formulario lo antes posible. Rellena el formulario tan pronto como lo recibas. Cuanto más tardes en enviar el formulario rellenado a la oficina de impuestos, más tardarás en recibir tu ID fiscal.

Aplaza o negocia las facturas si es necesario

La emisión de facturas que no contengan la información obligatoria tiene implicaciones fiscales. Por lo tanto, al constituir una nueva empresa, no debes emitir ninguna factura sin un ID fiscal. Lo ideal es que aplaces la facturación. Si tu situación financiera lo permite, espera a tener tu número de identificación fiscal antes de facturar a tus proveedores o concertar entregas. Si recibes tu ID de IVA antes que tu ID fiscal, puedes utilizar el ID de IVA en su lugar.

Hay algunas excepciones, especialmente en las transacciones B2C, en las que puedes emitir facturas sin un número de ID fiscal. Sin embargo, esto debe discutirse con tus clientes de antemano. Explícales la situación y envíales una factura corregida lo antes posible. Dado que los particulares no pueden reclamar el impuesto soportado, lo que significa que no necesitan tu número de ID fiscal para deducir el impuesto soportado, a menudo aceptarán facturas sin número de ID fiscal. No obstante, sigue siendo importante ser transparente con tus clientes para evitar malentendidos o retrasos en los pagos.

Considera la posibilidad de automatizar tu contabilidad

Asegúrate de que tus procesos contables funcionen correctamente y que tu facturación sea fiable. Todas las facturas emitidas deben incluir la información obligatoria exigida por el artículo 14, apartado 4, de la UStG, y los importes brutos e impuestos deben calcularse correctamente. Para minimizar los errores y liberar tiempo para otras tareas administrativas, considera la posibilidad de utilizar Stripe Invoicing.

Con Invoicing, puedes generar y enviar facturas conformes con la normativa con solo unos clics. Cada factura contiene toda la información obligatoria exigida por la ley, incluido el ID fiscal o el ID de IVA. La facturación también garantiza que apliques los tipos impositivos correctos, independientemente del producto o servicio y de la ubicación de tus clientes. Además, las facturas recurrentes o basadas en el consumo, así como los contratos negociados individualmente, se pueden procesar con Stripe Billing. Billing también te permite integrar cupones, pruebas gratuitas y descuentos en tu Invoicing.