ドイツの請求書発行は、法律によって詳細に規制されています。たとえば、通常、企業は発行する請求書に納税者番号を表示する義務があります。ただし、これは包括的な規則ではありません。
この記事では、請求書発行において納税者番号が果たす役割、納税者番号なしで請求書を発行できる場合、およびそのリスクについて説明します。また、納税者番号とデータ保護について知っておくべきことについても説明します。最後に、ビジネスを立ち上げるためのヒントをいくつか紹介します。
目次
- 請求書がドイツで満たさなければならない法的要件とは？
- ドイツの企業は納税者番号なしで請求書を発行できますか？
- 納税者番号なしでの請求書発行: リスク、罰則、修正
- 納税者番号に関するデータリスクとは？
- ビジネスを立ち上げる際に覚えておくべきこと
請求書がドイツで満たさなければならない法的要件とは？
ドイツの付加価値税 (VAT) 法 (UStG) では、請求書は、業務上の呼称に関係なく、サプライヤーが納品、役務、その他のサービスに対して請求するために使用する文書と定義されています。適格な請求書と見なされるには、文書に特定の必須情報が含まれている必要があります。
納税者番号
納税者番号は、UStG 第 14 条 に従って請求書に記載が求められる重要な情報の 1 つです。納税者番号は、税務署がドイツの課税対象の自然人および法人に発行する一意の識別番号であり、納税申告書と納税を送信者と明確に照合できます。小規模事業者や自営業者も納税者番号が必要です。個人事業主には納税者番号が自動的に付与されますが、フリーランサーは税務署に税務登録フォームをリクエストする必要があります。税務署は、このフォームを審査し、納税者番号を発行します。
VAT ID
UStG 第 14 条第 4 項によると、請求書には納税者番号の代わりに VAT ID を使用できます。これは、この番号がビジネスを識別するのにも役立つためです。税務登録フォームの記入時に VAT ID を申請することも、連邦中央税務署にリクエストすることもできます。
国内で請求書を発行するドイツ企業には選択肢があります。請求書には納税者番号または VAT ID のいずれかを記載できます。ただし、他の EU 加盟国とのクロスボーダー取引 (すなわち域内取引) を行っている場合は、VAT ID の使用が義務付けられています。これは、これらの取引がリバースチャージ方式の対象となるためです。この手順では、域内取引の請求書に両当事者の VAT ID を記載する必要があると規定しています。
その他の必須情報
ドイツで法令に準拠した請求書には、納税者番号または VAT ID に加えて、次の必須情報も記載する必要があります。
ドイツの企業は納税者番号なしで請求書を発行できますか？
原則として、請求書に納税者番号 (または代替として VAT ID) を記載することが義務付けられています。ただし、ドイツの税法では、この規則に一定の免除が認められています。
少額の請求書
合計金額が €250 (税込)以下の少額の請求書では、VAT がすでに含まれている場合、企業は請求書に納税者番号や VAT ID を表示する必要はありません。このルールを簡素化する理由は、日常的な少額取引の煩雑さを軽減するためです。少額の請求書の典型的な例としては、レジ領収書、ガソリン領収書、駐車領収書、交通チケットなどがあります。これらの書類は、通常の請求書ほど多くの情報を記載する必要はありませんが、少額の請求書の法定最低要件を満たしていれば、税法に準拠した書類として認識されます。つまり、以下を含める必要があります。
- 商品またはサービスを提供する会社の正式名称および住所
- 請求書の発行日
- 納品された商品の数量と種類、またはその他の役務の範囲と種類
- 純額および総額
- 適用される税率とそれに対応する税額、または免税の場合は免税である旨の記載
創業期における請求書の発行
ドイツでは、商業登記簿に登録されるか、事業の運営が開始されるとすぐに、企業は法的能力を有すると見なされます。ただし、この段階に達しても、納税者番号または VAT ID の受け取りを待っている場合があります。ID の取得プロセスは、各地の税務署によって異なり、1 週間から 3 カ月かかる場合があります。
この間、納税者番号または VAT ID なしで請求書を作成し、後日その ID を請求書受取人に提供できます。これは通常、特に B2C (企業対消費者取引) では問題になりません。請求書受取人はいずれにしろ仕入税を請求できないためです。ただし、納税者番号または VAT ID を記載せずに企業に請求書を発行すると、その企業は支払いを拒否できます。これは、発行元の納税者番号がないと仕入税を控除できないためです。
納税者番号なしでの請求書発行: リスク、罰則、修正
納税者番号や VAT ID なしで請求書を発行すると、受取人が仕入税控除を請求できなくなるだけでなく、発行者側にもデメリットがあります。
税務署は、納税者番号のない請求書を問題として指摘し、納税申告書が不正確または不完全であると見なす場合があります。これにより、VAT 金額が事後に拒否される可能性があります。請求書に誤りがあると VAT 納税義務が生じるため、延滞税や罰金の対象となる可能性があります。したがって、将来的な税務上の問題を避けるため、発行するすべての請求書に納税者番号が記載されていることを常に確認する必要があります。
納税者番号を記載せずに請求書を定期的に発行している場合、税務当局との問題のリスクだけでなく、顧客からの信頼に悪影響を及ぼす可能性があるため、取引関係も危険にさらされます。請求書発行のエラーが繰り返されると、発行者と請求書受取人の両方にとって管理作業が増えます。さらに、顧客は不備のある請求書の支払いを拒否することがあります。最悪の場合、顧客を失い、収入に悪影響を及ぼす可能性があります。
請求書の修正
納税者番号や VAT ID が記載されていない請求書を誤って発行した場合は、修正する必要があります。修正の 1 つの方法は、誤った請求書を取り消して、新しい正しい請求書を発行することです。税務署が事後の修正を承諾しない場合があるため、請求書はできるだけ早く修正する必要があります。請求書受取人が仕入税の記載された正しい請求書を入手して、仕入税控除を請求できるようにすることも重要です。
納税者番号に関するデータリスクとは？
納税者番号には、登録された納税者を明確に識別する機密情報が含まれます。これには、税務署と管轄区域の ID、および個人識別番号 (PIN) が含まれます。納税者番号は、権限のない第三者によるアクセスから保護する必要があります。これは、個人情報や会社のデータを保護することに直接つながります。納税者番号は、電話で税務情報を提供する場合などに一種の PIN として使用されるため、権限のない第三者がこれを使用して個人や会社の税務情報にアクセスし、悪用する可能性があるからです。
納税者番号を安全に保管することは、個人事業主やフリーランサーなど、個人とビジネスのアイデンティティが密接に結びついていることが多い自然人にとって特に重要です。第三者が納税者番号を使用して情報に不正アクセスした場合、その第三者が個人の財務に関する機密データを取得する可能性があります。
データ保護
納税者番号を不正アクセスから安全に守るために、納税者番号自体と請求書の書類は、安全なチャネルを介してのみ送信してください。たとえば、暗号化されていないメールは傍受され、犯罪者に読み取られる可能性があります。代わりに暗号化されたメールを使用するか、安全なオンラインプラットフォームを使用して機密情報を交換してください。
納税者番号の代わりに VAT ID を使用することもできます。この ID には、個々の事業主と関連付けることができる個人が特定される情報は含まれません。VAT ID が許可なく使用される個人的なリスクは大幅に低くなります。このため、ドイツの多くの企業は、国内で事業を行う場合でも、納税者番号の代わりに VAT ID を使用して請求書を発行します。
ビジネスを立ち上げる際に覚えておくべきこと
ドイツで法人設立を行う場合、満たすべき法的要件および行政上の要件は多数あります。できるだけ早い段階でさまざまな要件を理解し、それに応じて業務と簿記を設定してください。納税者番号に関して、特に実行する必要があることがいくつかあります。
登録フォームへの迅速な記入
納税者番号を取得するには、税務登録フォームに記入する必要があります。税務署からこのフォームが自動的に送付されますが、必要に応じてご自身でリクエストすることもできます。できるだけ早くリクエストしてください。フォームが届き次第、記入してください。記入済みのフォームを税務署に送付するのが遅くなるほど、納税者番号を受け取るのも遅くなります。
必要に応じて請求書の発行を延期または交渉する
必須情報のない請求書を発行すると、税務上の問題が生じる可能性があります。したがって、新しい会社を設立する際は、納税者番号のない請求書を発行しないでください。理想的には、請求書の発行を延期できます。財務状況が許せば、納税者番号を取得するまで、供給や納品に対する請求書を発行しないでください。納税者番号より先に VAT ID を受け取った場合は、代わりにそれを使用できます。
例外もあります。特に B2C 取引では、納税者番号なしで請求書を発行できますが、これは事前に顧客と話し合う必要があります。状況を説明し、できるだけ早く修正した請求書を送付してください。個人は仕入税を請求できないため、つまり仕入税控除に納税者番号を必要としないため、多くの場合、納税者番号なしで請求書を受け付けます。ただし、誤解や支払い遅延を避けるために、顧客に対して透明性を保つことが重要です。
簿記の自動化を検討する
簿記プロセスがスムーズで、請求書発行が信頼できるものであることを確認してください。発行するすべての請求書には、UStG 第 14 条第 4 項で義務付けられている必須情報と、税額と総額の正確な計算が含まれていることが重要です。エラーを最小限に抑え、管理プロセスの時間を節約したい場合は、Stripe Invoicing の使用を検討してください。
Invoicing を使用すると、数回クリックするだけで、法令に準拠した請求書を生成して送信できます。各請求書には、納税者番号や VAT ID など、法律で義務付けられているすべての必須情報が含まれています。また、Invoicing を使用すると、商品やサービス、顧客の所在地に関係なく、正しい税率を適用できます。さらに、継続的な請求書や使用状況に基づく請求書、個別に交渉された契約も、Stripe Billing を使用して処理できます。Billing では、クーポン、無料トライアル、割引を請求書発行に導入することもできます。
この記事の内容は、一般的な情報および教育のみを目的としており、法律上または税務上のアドバイスとして解釈されるべきではありません。Stripe は、記事内の情報の正確性、完全性、妥当性、または最新性を保証または請け合うものではありません。特定の状況については、管轄区域で活動する資格のある有能な弁護士または会計士に助言を求める必要があります。