Tutte le attività devono ricevere i pagamenti, ma i sistemi di fatturazione non sempre riflettono l'urgenza delle attività. Sebbene le fatture cartacee stiano gradualmente scomparendo, i sostituti digitali (PDF inviati per email, caricamenti manuali) possono comunque rallentare il flusso di cassa e generare costi nascosti.

La fatturazione elettronica può contribuire a risolvere tale questione a livello infrastrutturale, collegando direttamente i sistemi finanziari in modo che le fatture vengano trasferite, convalidate e regolate automaticamente. Ciò può comportare pagamenti più rapidi, meno errori e una conformità fiscale integrata. I vantaggi sono così evidenti che l'Agenzia delle Entrate britannica (HMRC) sta valutando la possibilità di rendere obbligatoria la fatturazione elettronica per aumentare la produttività economica del Regno Unito e migliorare la riscossione delle imposte.

Di seguito, discuteremo di che cosa sia effettivamente la fatturazione elettronica, dei vantaggi misurabili che offre e di come le attività britanniche possano adattarsi al futuro dei pagamenti.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è la fatturazione elettronica?
  
• In che modo la fatturazione elettronica può contribuire a farti ricevere i pagamenti più velocemente?
  
• In che modo la fatturazione elettronica riduce gli errori manuali?
  
• In che modo la fatturazione elettronica migliora la visibilità e le previsioni del flusso di cassa?
  
• In che modo la fatturazione elettronica riduce le frodi e migliora la sicurezza delle fatture?
  
• In che modo la fatturazione elettronica può automatizzare i flussi di lavoro fiscali e di conformità?
  
• In che modo le attività britanniche possono prepararsi alle future normative in materia di fatturazione elettronica?
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Che cos'è la fatturazione elettronica

Con la fatturazione elettronica, le fatture vengono inviate come dati strutturati anziché come PDF o documenti cartacei. La fattura viene creata in un formato digitale standardizzato (spesso XML o UBL), quindi trasmessa attraverso un circuito sicuro al sistema contabile dell'acquirente. Il sistema è in grado di leggerla istantaneamente, registrarla in automatico e avviare l'approvazione, il tutto senza alcun intervento manuale.

La struttura è l'elemento che distingue la fatturazione elettronica dall'invio di una fattura tramite email. Ogni elemento (numero di fattura, aliquota IVA, ordine di acquisto, termini di pagamento) è inserito in un campo definito che entrambi i sistemi sono in grado di comprendere.

Ecco che cosa consente la struttura:

• Convalida automatica: i totali sono corretti, i campi obbligatori sono compilati e gli ID corrispondono. In caso contrario, la fattura non viene inviata.

• Interoperabilità del sistema: diverse piattaforme contabili possono comunicare in modo efficiente, senza necessità di formattazione manuale o reinserimento dei dati.

• Sicurezza e tracciabilità: la crittografia e le firme digitali garantiscono che la fattura non sia stata alterata.

Molte grandi imprese utilizzano la fatturazione elettronica da anni e, con l'introduzione di nuovi standard e piattaforme, sono sempre più le piccole imprese sta stanno adottando questa soluzione. I governi di tutta Europa incoraggiano questa pratica, poiché considerano la fatturazione elettronica un modo per colmare il divario fiscale e modernizzare la rendicontazione. Nel Regno Unito, l'HMRC sta attualmente valutando gli standard nazionali.

Ecco come la fatturazione elettronica può contribuire a farti ricevere i pagamenti più velocemente

Quando una fattura arriva già formattata per il sistema finanziario dell'acquirente, può ricevere immediatamente l'autorizzazione per il pagamento. Non è necessario attendere l'inserimento manuale dei dati o ripetere più volte le operazioni per correggere i dettagli mancanti.

• Questa differenza si riflette nei numeri reali. Il Commissario britannico per le piccole imprese segnala che le fatture elettroniche vengono pagate in media quasi il doppio più velocemente rispetto a quelle cartacee. Tale accelerazione è possibile perché la fatturazione elettronica elimina i punti di attrito che normalmente ritardano il pagamento. I sistemi degli acquirenti convalidano istantaneamente i totali, l'IVA e i riferimenti degli ordini di acquisto (PO), quindi un numero minore di fatture viene segnalato per la revisione. L'approvazione e la verifica incrociata avvengono in pochi minuti anziché in giorni. Inoltre, i link di pagamento integrati trasformano le fatture in richieste di pagamento, non in solleciti.
  

Approvazioni più rapide significano maggiore liquidità. I team finanziari ottengono un ciclo di conversione della liquidità più prevedibile e la pianificazione del capitale circolante non dipende più dalla capacità di qualcuno di ricordare il sollecito dei pagamenti.

Modalità con cui la fatturazione elettronica riduce gli errori manuali

Gli errori manuali possono causare ritardi significativi. Infatti, i dati del Regno Unito indicano che circa il 24% dei ritardi nei pagamenti è dovuto a errori amministrativi. La fatturazione elettronica può eliminare tali punti critici verificando i dati delle fatture prima che raggiungano l'acquirente.

Ciascun campo numerico in una fattura elettronica è vincolato a un formato comprensibile sia dal tuo sistema che da quello dell'acquirente. I calcoli matematici vengono verificati automaticamente e qualsiasi campo mancante genera un errore, che richiede una correzione prima dell'invio. Ciò significa che quando la fattura arriva all'acquirente, è meno probabile che ci siano errori. Il suo sistema può leggere, abbinare e approvare immediatamente la fattura.

La fatturazione elettronica collega inoltre le fatture direttamente agli ordini di acquisto e alle ricevute, consentendo di individuare immediatamente, anziché settimane dopo, eventuali discrepanze. Ogni documento è contrassegnato da una marcatura temporale ed è tracciabile, aiutando entrambe le parti a riconciliare più rapidamente i dati quando è necessario un secondo controllo. Tuttavia, solitamente le fatture sono corrette sin dal primo invio.

Modalità con cui la fatturazione elettronica migliora la visibilità e le previsioni del flusso di cassa

La fatturazione elettronica fornisce ai team finanziari un quadro chiaro e aggiornato della liquidità. Le fatture digitali sono tracciabili dal momento della loro emissione. Puoi vedere quando un cliente apre una fattura, la approva e avvia il pagamento. Questa visibilità consente ai team di agire tempestivamente in caso di problemi, ad esempio, contattando un cliente prima della scadenza anziché successivamente.

Dato che le fatture sono digitali e integrate direttamente nei sistemi contabili, anche i dati relativi al flusso di cassa vengono aggiornati continuamente. I team finanziari possono visualizzare in tempo reale il totale dei crediti, le date di pagamento previste e i tempi medi di regolamento. Questi dati in tempo reale rendono le previsioni più affidabili e aiutano a identificare le tendenze, ad esempio quali clienti pagano costantemente in ritardo o quali termini di pagamento funzionano effettivamente. Le attività che vedono e si fidano dei propri pagamenti in entrata possono anche pianificare con maggiore sicurezza.

Modalità con cui la fatturazione elettronica riduce le frodi e migliora la sicurezza delle fatture

La fatturazione elettronica non elimina completamente le frodi, ma aumenta gli ostacoli in modo tale da complicarle. Il passaggio crittografato e i livelli di autenticazione bloccano i malintenzionati e facilitano la revisione contabile.

Progettazione per scambi sicuri

Le fatture elettroniche si muovono attraverso reti crittografate o canali certificati come PEPPOL, anziché tramite email aperte. Ogni file è firmato digitalmente e contrassegnato con data e ora, in modo che il sistema del destinatario possa verificare che non ci siano alterazioni e che provenga da un mittente autorizzato.

Autenticazione integrata nel design

Dato che ogni fattura reca una firma digitale e dei metadati che ne identificano l'origine, il sistema è in grado di respingere immediatamente qualsiasi elemento non corrispondente. Questa struttura impedisce le comuni tattiche di frode, come l'intercettazione di un PDF e la sostituzione dei numeri di conto bancario prima che raggiungano i conti passivi.

Traccia di controllo più chiara

Ogni interazione (inviata, ricevuta, approvata, pagata) viene registrata. Questa traccia di controllo semplifica l'individuazione di anomalie e accelera le indagini quando ci sono elementi che sembrano discutibili. Questo è uno dei motivi per cui molti governi incoraggiano o richiedono la fatturazione elettronica: la stessa sicurezza che protegge le attività riduce anche le frodi IVA su larga scala.

Modalità con cui la fatturazione elettronica può automatizzare i flussi di lavoro fiscali e di conformità

Ogni fattura deve includere gli identificativi corretti, i dettagli IVA e le marcature temporali per soddisfare le linee guida della pubblica amministrazione. La fatturazione elettronica integra tale conformità nel processo stesso.

Conformità integrata

Ogni fattura elettronica contiene campi strutturati per la registrazione fiscale, i calcoli dell'IVA e i riferimenti delle fatture. Come nel caso dei calcoli matematici, questi campi vengono controllati automaticamente prima che la fattura lasci il sistema, riducendo così il rischio di omettere un elemento obbligatorio o di riportare in modo errato l'IVA. Questa convalida integrata è uno dei motivi per cui la fatturazione elettronica può ridurre gli errori di conformità e le sanzioni.

Traccia di controllo preconfigurata

Le fatture elettroniche vengono archiviate in formato digitale, contrassegnate con data e ora e sono facilmente recuperabili. Quando ogni fattura è rintracciabile digitalmente, non è necessario consultare i documenti cartacei o riconciliare i documenti mancanti.

Reportistica in tempo reale

Le autorità fiscali di tutta Europa stanno adottando la rendicontazione in tempo reale, in base alla quale le fatture vengono inviate al governo nel momento stesso in cui vengono emesse. La fatturazione elettronica rende possibile tutto questo. Adottarla tempestivamente offre alle attività britanniche un vantaggio competitivo, dato che l'HMRC sta valutando riforme simili in materia di rendicontazione digitale.

Operazioni globali semplificate

Per le aziende che operano a livello internazionale, il software di fatturazione elettronica è in grado di applicare automaticamente i moduli fiscali locali appropriati e le firme digitali per ciascun mercato.

Modalità con cui le attività britanniche possono prepararsi alle future normative in materia di fatturazione elettronica

Il Regno Unito non ha ancora reso obbligatoria la fatturazione elettronica per le attività private, ma la tendenza è in crescita. A partire dal 2025, il Ministero del Tesoro britannico (HM Treasury) e l'Agenzia delle Entrate (HMRC) stanno consultando gli standard nazionali ed esplorando modi per espandere l'adozione sia nel settore pubblico che in quello privato.Dato che altri mercati europei stanno passando a modelli di fatturazione elettronica in tempo reale o obbligatoria, le aziende britanniche che operano a livello internazionale devono già conformarsi a tali norme all'estero. Questo è il momento giusto per prepararsi.

Monitora attentamente la politica

Monitora gli aggiornamenti dell'HMRC e i risultati delle consultazioni, che indicheranno se si sta procedendo verso un'implementazione standardizzata o graduale.

Adotta tempestivamente, impara velocemente

L'adozione volontaria offre alle attività un vantaggio competitivo. Gli utenti che adottano per primi la tecnologia ne traggono benefici più rapidamente ed evitano la confusione che si crea con l'entrata in vigore delle normative.

Modernizza sistemi e personale

Verifica i tuoi strumenti contabili per assicurarti che siano in grado di generare e ricevere fatture strutturate. Piattaforme come Stripe Invoicing, che già gestiscono formati digitali conformi, possono adattarsi rapidamente ai nuovi standard e semplificare l'addebito transfrontaliero.

Forma i team finanziari, aggiorna i flussi di lavoro di approvazione e comunica le modifiche a clienti e fornitori. In questo modo, tutti potranno fare ingresso insieme nel futuro.

I vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzare la gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Migliorare l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Ridurre il carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrare i sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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