Todas as empresas precisam receber pagamentos, mas os sistemas de faturamento nem sempre refletem a urgência das empresas. Enquanto as faturas em papel estão sendo gradualmente eliminadas, as substituições digitais (PDFs enviados por e-mail, uploads manuais) ainda podem atrasar o fluxo de caixa e gerar custos ocultos.

O faturamento eletrônico pode ajudar a resolver isso no nível da infraestrutura, conectando diretamente os sistemas financeiros para que as faturas sejam enviadas, validadas e liquidadas automaticamente. Isso pode resultar em pagamentos mais rápidos, menos erros e conformidade fiscal incorporada. Os benefícios são tão evidentes que a His Majesty’s Revenue & Customs (HMRC) está avaliando a obrigatoriedade do faturamento eletrônico para aumentar a produtividade econômica do Reino Unido e melhorar a arrecadação de impostos.

A seguir, discutiremos o que realmente é o faturamento eletrônico, os benefícios mensuráveis que ele oferece e como as empresas do Reino Unido podem se adaptar ao futuro dos pagamentos.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é faturamento eletrônico?
  
• Como o faturamento eletrônico pode ajudá-lo a receber pagamentos mais rapidamente?
  
• Como o faturamento eletrônico reduz erros manuais?
  
• Como o faturamento eletrônico melhora a visibilidade do fluxo de caixa e o planejamento financeiro?
  
• Como o faturamento eletrônico reduz fraudes e melhora a segurança das faturas?
  
• Como o faturamento eletrônico pode automatizar os fluxos de trabalho de impostos e conformidade?
  
• Como as empresas do Reino Unido podem se preparar para futuras regulamentações de faturamento eletrônico?
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que é faturamento eletrônico?

Com o faturamento eletrônico, as faturas são enviadas como dados estruturados, em vez de PDFs ou documentos em papel. A fatura é criada em um formato digital padronizado (geralmente XML ou UBL) e transmitida por uma rede segura para o sistema contábil do comprador. O sistema pode lê-la instantaneamente, registrá-la automaticamente e iniciar a aprovação, tudo sem que ninguém precise tocar em um teclado.

O que diferencia o faturamento eletrônico de “enviar uma fatura por e-mail” é a estrutura. Cada elemento (número da fatura, alíquota de IVA, pedido de compra, termos de pagamento) está em um campo definido que ambos os sistemas entendem.

A estrutura permite:

• Validação automática: Os totais conferem, os campos obrigatórios estão preenchidos e os IDs correspondem. Se não corresponderem, a fatura não é enviada.

• Interoperabilidade do sistema: Diferentes plataformas contábeis podem se comunicar de forma eficiente, sem necessidade de formatação manual ou reentrada de dados.

• Segurança e rastreabilidade: Criptografia e assinaturas digitais comprovam que a fatura não foi alterada.

Muitas grandes empresas já utilizam o faturamento eletrônico há anos, e à medida que novos padrões e plataformas surgem, mais pequenas empresas estão aderindo. Governos em toda a Europa estão incentivando isso, vendo o faturamento eletrônico como uma forma de reduzir lacunas fiscais e modernizar a prestação de contas. No Reino Unido, o HMRC está atualmente explorando padrões nacionais.

Como o faturamento eletrônico pode ajudá-lo a receber pagamentos mais rapidamente?

Quando uma fatura chega já formatada para o sistema financeiro do comprador, ela pode ser liberada para pagamento imediatamente. Não há espera por lançamentos manuais nem idas e vindas para corrigir informações faltantes.

• Essa diferença aparece em números reais. O Small Business Commissioner do Reino Unido relata que as faturas eletrônicas normalmente são pagas quase duas vezes mais rápido que as em papel. A aceleração é possível porque o faturamento eletrônico elimina os pontos de atrito que normalmente atrasam o pagamento. Os sistemas dos compradores validam instantaneamente totais, IVA e referências de pedidos de compra (PO), de modo que menos faturas são sinalizadas para revisão. O encaminhamento para aprovação e a conferência tripla acontecem em minutos, em vez de dias. E os links de pagamento incorporados transformam as faturas em solicitações de liquidação de fundos, não em lembretes.
  

Aprovações mais rápidas significam maior liquidez. As equipes financeiras obtêm um ciclo de conversão de caixa mais previsível, e o planejamento do capital de giro deixa de depender de alguém lembrar de cobrar pagamentos.

Como o faturamento eletrônico reduz erros manuais?

Os erros manuais podem causar atrasos significativos. De fato, dados do Reino Unido mostram que cerca de 24% dos pagamentos atrasados decorrem de falhas administrativas. O faturamento eletrônico pode eliminar esses pontos fracos ao validar os dados da fatura antes mesmo de chegarem ao comprador.

Cada campo numérico em uma fatura eletrônica está bloqueado para um formato que tanto o seu sistema quanto o do comprador entendem. Os cálculos são verificados automaticamente, e qualquer campo ausente gera um erro, que solicita correção antes do envio. Isso significa que, quando a fatura chega ao comprador, é menos provável que haja erros. O sistema deles pode ler, conferir e aprovar a fatura imediatamente.

O faturamento eletrônico também vincula as faturas diretamente a pedidos de compra e recibos, de modo que divergências são detectadas instantaneamente, em vez de semanas depois. Cada documento recebe carimbo de data e hora e é rastreável, o que ajuda ambas as partes a fazerem a reconciliação mais rapidamente quando algo precisa de uma segunda verificação. Mas, geralmente, as faturas estão corretas desde a primeira vez.

Como o faturamento eletrônico melhora a visibilidade do fluxo de caixa e o planejamento financeiro?

O faturamento eletrônico oferece às equipes financeiras uma visão clara e atual da liquidez. As faturas digitais são rastreáveis desde o momento em que são emitidas. É possível ver quando um cliente abre a fatura, a aprova e inicia o pagamento. Essa visibilidade permite que as equipes ajam antecipadamente se algo sair do planejado — talvez lembrando o cliente antes da data de vencimento, em vez de depois que ela passa.

Como as faturas são digitais e integradas diretamente aos sistemas contábeis, os dados de fluxo de caixa também são atualizados continuamente. As equipes financeiras podem visualizar, em tempo real, o total de contas a receber, as datas de pagamento previstas e os prazos médios de liquidação de fundos. Esses dados em tempo real tornam as previsões mais confiáveis e ajudam a identificar tendências, como quais clientes pagam constantemente atrasados ou quais condições de pagamento realmente funcionam. Empresas que visualizam e confiam em seus recebimentos podem planejar com mais segurança.

Como o faturamento eletrônico reduz fraudes e melhora a segurança das faturas?

O faturamento eletrônico não elimina a fraude, mas eleva a barreira o suficiente para que esquemas tenham mais dificuldade de passar. Passagens criptografadas e camadas de autenticação bloqueiam atores mal-intencionados e facilitam a auditoria.

Desenvolvido para troca segura

As faturas eletrônicas trafegam por redes criptografadas ou canais certificados, como o PEPPOL, em vez de e-mails abertos. Cada arquivo é assinado digitalmente e carimbado com data e hora, permitindo que o sistema do destinatário verifique que ele não foi alterado e que veio de um remetente autorizado.

Autenticação por design

Como cada fatura carrega uma assinatura digital e metadados que identificam sua origem, o sistema pode rejeitar instantaneamente qualquer item que não corresponda. Essa estrutura bloqueia táticas comuns de fraude, como interceptar um PDF e trocar os números de conta bancária antes que ele chegue ao contas a pagar.

Uma trilha de auditoria mais clara

Cada interação (enviada, recebida, aprovada, paga) é registrada. Esse histórico de auditoria torna mais fácil identificar anomalias e acelera investigações quando algo parece suspeito. É uma das razões pelas quais muitos governos incentivam ou exigem o faturamento eletrônico: a mesma segurança que protege as empresas também reduz a fraude de IVA em grande escala.

Como o faturamento eletrônico pode automatizar os fluxos de trabalho de impostos e conformidade?

Cada fatura precisa incluir os identificadores corretos, detalhes de IVA e carimbos de data e hora para atender às diretrizes governamentais. O faturamento eletrônico incorpora esse trabalho de conformidade diretamente no processo.

Conformidade incorporada

Cada fatura eletrônica possui campos estruturados para números de cadastro fiscal, cálculos de IVA e referências de fatura. Assim como os cálculos matemáticos, esses dados são verificados automaticamente antes de a fatura sair do seu sistema, o que reduz as chances de omitir um elemento obrigatório ou declarar o IVA incorretamente. Essa validação incorporada é uma das razões pelas quais o faturamento eletrônico pode diminuir erros de conformidade e penalidades.

Histórico de auditoria pronto para uso

As faturas eletrônicas são armazenadas digitalmente, recebem carimbo de data e hora e são fáceis de recuperar. Quando cada fatura é rastreável digitalmente, não é necessário vasculhar arquivos em papel ou reconciliar documentos faltantes.

Relatórios em tempo real

As autoridades fiscais em toda a Europa estão avançando para relatórios em tempo real, nos quais as faturas são enviadas ao governo à medida que são emitidas. O faturamento eletrônico torna isso possível. Adotá-lo cedo dá às empresas do Reino Unido uma vantagem, enquanto o HMRC explora reformas semelhantes de relatórios digitais.

Operações globais simplificadas

Para empresas que negociam internacionalmente, o software de faturamento eletrônico pode aplicar automaticamente os formatos fiscais locais corretos e assinaturas digitais para cada mercado.

Como as empresas do Reino Unido podem se preparar para futuras regulamentações de faturamento eletrônico?

O Reino Unido ainda não tornou obrigatório o faturamento eletrônico para empresas privadas, mas o movimento está crescendo. A partir de 2025, o His Majesty’s Treasury (HM Treasury) e o HMRC estão consultando sobre padrões nacionais e explorando formas de expandir a adoção nos setores público e privado. À medida que outros mercados europeus avançam para modelos de faturamento eletrônico em tempo real ou obrigatórios, as empresas do Reino Unido que operam internacionalmente já precisam cumprir essas regras no exterior. Agora é um bom momento para se preparar.

Fique de olho na política

Acompanhe as atualizações do HMRC e os resultados das consultas, que indicarão se eles estão avançando para uma implementação padronizada ou gradual.

Adote cedo, aprenda rápido

A adoção voluntária dá às empresas uma vantagem inicial. Usuários precoces percebem os benefícios mais rapidamente e evitam a correria quando as regulamentações entrarem em vigor.

Modernize seus sistemas — e sua equipe

Audite suas ferramentas contábeis para confirmar se elas podem gerar e receber faturas estruturadas. Plataformas como o Stripe Invoicing, que já lidam com formatos digitais compatíveis, podem se adaptar rapidamente a novos padrões e simplificar o faturamento internacional.

Treine as equipes financeiras, atualize os fluxos de aprovação e comunique as mudanças a clientes e fornecedores. Assim, todos poderão avançar para o futuro juntos.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica seu processo de contas a receber (AR) — desde a criação da fatura até o recolhimento do pagamento. Seja para cobranças únicas ou recorrentes, o Stripe ajuda as empresas a receberem pagamentos mais rapidamente e a otimizar as operações:

• Automatize as contas a receber: Crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade — sem necessidade de programação. O Stripe acompanha automaticamente o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando você a manter o controle do fluxo de caixa.

• Acelere o fluxo de caixa: Reduza os Dias de Vendas em Aberto (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança com inteligência artificial que ajudam a recuperar mais receita.

• Melhore a experiência do cliente: Ofereça uma experiência de pagamento moderna com suporte a mais de 25 idiomas, mais de 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas são fáceis de acessar e pagar por meio de um portal do cliente.

• Reduza a carga de trabalho administrativo: Gere faturas em minutos e diminua o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e de uma página de pagamento de fatura hospedada pelo Stripe.

• Integre com seus sistemas existentes: O Stripe Invoicing se integra a softwares populares de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP), ajudando a manter os sistemas sincronizados e a reduzir a entrada manual de dados.

Saiba mais sobre como o Stripe pode simplificar seu processo de contas a receber ou comece hoje mesmo.