Alle bedrijven moeten betaald worden, maar facturatiesystemen houden niet altijd rekening met de urgentie van bedrijven. Hoewel papieren facturen langzaam verdwijnen, kunnen digitale vervangingen (per e-mail verstuurde pdf's, handmatig uploaden) nog steeds de cashflow vertragen en verborgen kosten met zich meebrengen.

E-facturatie kan dat op infrastructuurniveau helpen oplossen door financiële systemen direct met elkaar te verbinden, zodat facturen automatisch worden verwerkt, gevalideerd en betaald. Dat kan leiden tot snellere betalingen, minder fouten en ingebouwde compliance van belastingregels. De voordelen zijn zo duidelijk dat His Majesty's Revenue & Customs (HMRC) overweegt om e-facturatie verplicht te stellen om de economische productiviteit van het Verenigd Koninkrijk te stimuleren en de belastinginning te verbeteren.

Hieronder bespreken we wat e-facturatie precies is, welke meetbare voordelen het biedt en hoe Britse bedrijven zich kunnen aanpassen aan de toekomst van betalingen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is e-facturatie?
  
• Hoe kan e-facturatie je helpen om sneller betalingen te ontvangen?
  
• Hoe zorgt e-facturatie ervoor dat er minder fouten worden gemaakt?
  
• Hoe zorgt e-facturatie ervoor dat je beter zicht hebt op je cashflow en je beter kunt voorspellen?
  
• Hoe zorgt e-facturatie ervoor dat er minder fraude is en dat facturen veiliger zijn?
  
• Hoe kan e-facturatie belasting- en complianceprocessen automatiseren?
  
• Hoe kunnen Britse bedrijven zich voorbereiden op toekomstige regels voor e-facturatie?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is e-facturatie?

Bij e-facturatie worden facturen verstuurd als gestructureerde gegevens in plaats van als pdf's of papieren documenten. De factuur wordt gemaakt in een standaard digitaal formaat (vaak XML of UBL) en dan via een beveiligd netwerk naar het boekhoudsysteem van de koper gestuurd. Het systeem kan de factuur meteen lezen, automatisch boeken en goedkeuring activeren, allemaal zonder dat iemand iets hoeft te doen.

Wat e-facturatie onderscheidt van 'een factuur e-mailen' is de structuur. Elk onderdeel (factuurnummer, btw-tarief, inkooporder, betaalvoorwaarden) zit in een vast veld dat beide systemen begrijpen.

De structuur maakt het volgende mogelijk:

• Automatische validatie: de totalen kloppen, de verplichte velden zijn ingevuld en de ID's komen overeen. Als dat niet zo is, wordt de factuur niet verstuurd.

• Systeeminteroperabiliteit: verschillende boekhoudplatforms kunnen goed met elkaar communiceren, zonder dat je zaken handmatig hoeft op te maken of opnieuw in te voeren.

• Beveiliging en traceerbaarheid: versleuteling en digitale handtekeningen laten zien dat de factuur niet is veranderd.

Veel grote bedrijven gebruiken al jaren e-facturatie en naarmate er nieuwe standaarden en platforms ontstaan, stappen ook steeds meer kleine bedrijven over. Overheden in heel Europa moedigen dit aan, omdat ze e-facturatie zien als een manier om belastingtekorten te dichten en de rapportage te moderniseren. In het Verenigd Koninkrijk onderzoekt HMRC momenteel nationale standaarden.

Hoe kan e-facturatie je helpen om sneller betalingen te ontvangen?

Als een factuur al is opgemaakt voor het financiële systeem van een koper, kan deze meteen worden betaald. Je hoeft niet te wachten op handmatige invoer of heen en weer te sturen om ontbrekende gegevens aan te vullen.

• Dat verschil zie je terug in de cijfers. De Britse Small Business Commissioner zegt dat e-facturen meestal bijna twee keer zo snel worden betaald als papieren facturen. Dat gaat sneller omdat e-facturatie de zaken wegneemt die normaal gesproken betalingen vertragen. De systemen van kopers checken meteen de totalen, btw en inkooporderreferenties, waardoor er minder facturen worden gemarkeerd voor controle. Goedkeuringsroutes en drievoudige reconciliatie gebeuren binnen enkele minuten in plaats van dagen. En dankzij geïntegreerde betaallinks worden facturen omgezet in betaalverzoeken in plaats van herinneringen.
  

Snellere goedkeuringen betekenen snellere liquiditeit. Financiële teams krijgen een beter voorspelbare cashconversiecyclus en werkkapitaalplanning is niet langer afhankelijk van iemand die eraan denkt om betalingen op te volgen.

Hoe zorgt e-facturatie ervoor dat er minder fouten worden gemaakt?

Handmatige fouten kunnen voor flinke vertragingen zorgen. Uit Britse cijfers blijkt zelfs dat ongeveer 24% van de te late betalingen te wijten is aan administratieve fouten. E-facturatie kan die zwakke plekken aanpakken door factuurgegevens te checken voordat ze bij de koper aankomen.

Elk numeriek veld in een e-factuur is gekoppeld aan een formaat dat zowel jouw systeem als dat van de koper begrijpt. De berekeningen worden automatisch gecontroleerd en ontbrekende velden leiden tot een foutmelding, waardoor correcties kunnen worden aangebracht voordat de factuur wordt verzonden. Dit betekent dat wanneer de factuur de koper bereikt, de kans op fouten kleiner is. Hun systeem kan de factuur onmiddellijk lezen, matchen en goedkeuren.

E-facturatie koppelt facturen ook direct aan inkooporders en ontvangstbewijzen, zodat fouten direct worden opgemerkt in plaats van pas weken later. Elk document is voorzien van een tijdstempel en traceerbaar, waardoor beide partijen sneller tot overeenstemming kunnen komen als er iets nog eens moet worden gecontroleerd. Maar meestal zijn facturen meteen in orde.

Hoe zorgt e-facturatie voor meer inzicht in de cashflow en betere prognoses?

Met e-facturatie krijgen financiële teams een duidelijk en actueel beeld van de liquiditeit. Digitale facturen zijn vanaf het moment van uitgifte te volgen. Je kunt zien wanneer een klant een factuur opent, goedkeurt en de betaling start. Dankzij die zichtbaarheid kunnen teams snel ingrijpen als er iets misgaat, bijvoorbeeld door een klant vóór de vervaldatum aan te spreken in plaats van erna.

Omdat facturen digitaal zijn en direct in boekhoudsystemen worden geïntegreerd, worden cashflow-gegevens ook continu bijgewerkt. Financiële teams kunnen in realtime het totale bedrag aan vorderingen, verwachte betaaldata en gemiddelde betaaltermijnen zien. Die live gegevens maken prognoses betrouwbaarder en helpen bij het identificeren van trends, zoals welke klanten consequent te laat betalen of welke betaalvoorwaarden daadwerkelijk werken. Bedrijven die hun inkomende betalingen kunnen zien en vertrouwen, kunnen ook met meer vertrouwen plannen.

Hoe helpt e-facturatie om fraude te verminderen en de veiligheid van facturen te verbeteren?

E-facturatie maakt fraude niet helemaal weg, maar het maakt het wel veel moeilijker om fraude te plegen. Versleutelde doorgang en verschillende lagen van authenticatie houden slechteriken tegen en maken controle makkelijker.

Ontworpen voor veilige uitwisseling

E-facturen gaan via versleutelde netwerken of gecertificeerde kanalen zoals PEPPOL, in plaats van via open e-mail. Elk bestand is digitaal ondertekend en voorzien van een tijdstempel, zodat het systeem van de ontvanger kan controleren of het ongewijzigd is en afkomstig is van een geautoriseerde afzender.

Authenticatie door ontwerp

Omdat elke factuur een digitale handtekening en metadata heeft die de herkomst ervan aangeeft, kan het systeem alles wat niet klopt meteen afwijzen. Die structuur blokkeert veelvoorkomende fraudetactieken, zoals het onderscheppen van een pdf en het verwisselen van bankrekeningnummers voordat ze bij accounts payable terechtkomen.

Een duidelijker controlespoor

Elke interactie (verzonden, ontvangen, goedgekeurd, betaald) wordt geregistreerd. Dat controlespoor maakt het makkelijker om afwijkingen te spotten en versnelt onderzoeken wanneer er iets verdachts lijkt. Het is een van de redenen waarom veel overheden e-facturatie aanmoedigen of verplicht stellen: dezelfde beveiliging die bedrijven beschermt, vermindert ook btw-fraude op grote schaal.

Hoe kan e-facturatie belasting- en complianceprocessen automatiseren?

Elke factuur moet de juiste identificatiegegevens, btw-gegevens en tijdstempels bevatten om te voldoen aan overheidsrichtlijnen. E-facturatie bouwt die compliance in het proces zelf in.

Ingebouwde compliance

Elke e-factuur heeft vaste velden voor belastingregistratienummers, btw-berekeningen en factuurreferenties. Net als bij de berekeningen worden deze automatisch gecontroleerd voordat de factuur je systeem verlaat, waardoor er minder kans is dat je iets belangrijks vergeet of de btw verkeerd rapporteert. Deze ingebouwde controle is een van de redenen waarom e-facturatie fouten en boetes kan verminderen.

Kant-en-klaar controlespoor

E-facturen worden digitaal opgeslagen, voorzien van een tijdstempel en zijn makkelijk terug te vinden. Als elke factuur digitaal te traceren is, hoef je niet meer door papieren dossiers te spitten of ontbrekende documenten te zoeken.

Rapportage in realtime

Belastingdiensten in heel Europa gaan steeds meer over op realtime rapportage, waarbij facturen meteen naar de overheid worden gestuurd zodra ze zijn uitgegeven. E-facturatie maakt dat mogelijk. Door dit vroeg te doen, hebben Britse bedrijven een voorsprong nu HMRC soortgelijke hervormingen voor digitale rapportage onderzoekt.

Vereenvoudigde wereldwijde activiteiten

Voor bedrijven die internationaal handelen, kan e-facturatiesoftware automatisch de juiste lokale belastingformaten en digitale handtekeningen voor elke markt toepassen.

Hoe kunnen Britse bedrijven zich voorbereiden op toekomstige regelgeving voor e-facturatie?

Het Verenigd Koninkrijk heeft elektronische facturatie nog niet verplicht gesteld voor particuliere bedrijven, maar het momentum neemt toe. Vanaf 2025 overleggen het Britse ministerie van Financiën (HM Treasury) en de Britse belastingdienst (HMRC) over nationale normen en kijken ze hoe ze het gebruik ervan in zowel de publieke als de private sector kunnen uitbreiden. Nu andere Europese markten overstappen op realtime of verplichte e-facturatie, moeten Britse bedrijven die internationaal handelen al aan die regels in het buitenland voldoen. Dit is een goed moment om je voor te bereiden.

Houd het beleid in de gaten

Houd de updates en resultaten van de raadplegingen van HMRC in de gaten, want die laten zien of ze naar een gestandaardiseerde of gefaseerde invoering gaan.

Vroeg invoeren, snel leren

Als je er vroeg bij bent, heb je een voorsprong. Je ziet sneller de voordelen en hoeft niet te haasten als de regels er zijn.

Moderniseer je systemen – en je mensen

Check je boekhoudtools om te zien of ze gestructureerde facturen kunnen maken en ontvangen. Platforms zoals Stripe Invoicing, die al met de juiste digitale formaten werken, kunnen zich snel aanpassen aan nieuwe standaarden en grensoverschrijdende facturatie makkelijker maken.

Train financiële teams, werk goedkeuringsworkflows bij en breng klanten en leveranciers op de hoogte van veranderingen. Zo kan iedereen samen de toekomst tegemoet treden.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betalingen te ontvangen en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betaalherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetaalpagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.