Alla företag måste få betalt, men systemen för fakturering återspeglar inte alltid hur brådskande företagen behöver pengar. Även om pappersfakturor fasas ut kan digitala metoder (PDF-filer via e-post, manuella uppladdningar) fortfarande sakta ner kassaflödet och skapa dolda kostnader.

E-fakturering kan hjälpa till att åtgärda detta på infrastrukturnivå genom att direkt koppla samman finansiella system så att fakturor flyttas, valideras och avräknas automatiskt. Det kan resultera i snabbare betalningar, färre fel och inbyggd efterlevnad av skatteregler. Fördelarna är så tydliga att His Majesty’s Revenue & Customs (HMRC) undersöker möjligheten till e-fakturering för att öka Storbritanniens ekonomiska produktivitet och förbättra insamlingen av skatt.

Nedan kommer vi att diskutera vad e-fakturering faktiskt är, de mätbara fördelarna det ger och hur företag i Storbritannien kan anpassa sig för framtiden när det gäller att få betalt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är e-fakturering?
  
• Hur kan e-fakturering hjälpa dig att få betalt snabbare?
  
• Hur minskar e-fakturering manuella fel?
  
• Hur förbättrar e-fakturering kassaflödets synlighet och prognoser?
  
• Hur minskar e-fakturering bedrägerier och förbättrar fakturasäkerhet?
  
• Hur kan e-fakturering automatisera arbetsflöden för skatter och efterlevnad?
  
• Hur kan företag i Storbritannien förbereda sig för framtida regler för e-fakturering?
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är e-fakturering?

Med e-fakturering skickas fakturor som strukturerade data snarare än som PDF-filer eller pappersdokument. Fakturan skapas i ett standardiserat digitalt format (ofta XML eller UBL) och överförs sedan via ett säkert nätverk till köparens bokföringssystem. Systemet kan läsa den direkt, bokföra den automatiskt och utlösa godkännande – allt utan att någon rör vid ett tangentbord.

Det som skiljer e-fakturering från att skicka en faktura via e-post är strukturen. Varje punkt (fakturanummer, momssats, inköpsorder, betalningsvillkor) finns i ett definierat fält som båda systemen förstår.

Strukturen möjliggör:

• Automatisk validering: Summorna läggs ihop, obligatoriska fält fylls i och ID:n matchas. Om de inte gör det skickas ingen faktura.

• Systeminteroperabilitet: Olika redovisningsplattformar kan kommunicera på ett enkelt sätt, utan manuell formatering eller återinmatning.

• Säkerhet och spårbarhet: Kryptering och digitala signaturer bevisar att fakturan inte har ändrats.

Många stora företag har använt e-fakturering i många år, och i takt med att nya standarder och plattformar dyker upp börjar allt fler småföretag använda det. Regeringar i hela Europa uppmuntrar detta eftersom de ser e-fakturering som ett sätt att minska skatteluckorna och modernisera rapporteringen. I Storbritannien undersöker HMRC för närvarande nationella standarder.

Hur kan e-fakturering hjälpa dig att få betalt snabbare?

När en faktura kommer fram som redan är formaterad för köparens ekonomisystem kan den godkännas för betalning omedelbart. Du behöver inte vänta på manuell inmatning eller kommunicera om saknade uppgifter.

• Den skillnaden visas i verkliga siffror. Storbritanniens Small Business Commissioner rapporterar att e-fakturor vanligtvis betalas nästan dubbelt så snabbt som pappersfakturor. En snabbare process är möjlig eftersom e-fakturering undanröjer de friktionspunkter som normalt fördröjer betalningen. Köparnas system validerar omedelbart totalsummor, moms och inköpsorderreferenser, så att färre fakturor flaggas för granskning. Routing av godkännanden och trevägsmatchning sker på några minuter istället för dagar. Och inbäddade betalningslänkar förvandlar fakturor till begäranden om avräkning, inte påminnelser.
  

Snabbare godkännanden innebär snabbare likviditet. Ekonomiteam får en mer förutsägbar kassaväxlingscykel, och planeringen av rörelsekapital är inte längre beroende av att någon kommer ihåg att jaga betalningar.

Hur minskar e-fakturering manuella fel?

Manuella fel kan orsaka stora förseningar. Faktum är att uppgifter från Storbritannien visar att cirka 24 % av sena betalningar beror på administratörsfel. E-fakturering kan undanröja dessa svaga punkter genom att validera fakturans data innan den någonsin når köparen.

Varje numeriskt fält i en e-faktura är låst till ett format som både ditt system och köparens system förstår. Matematiken kontrolleras automatiskt och eventuella saknade fält utlöser ett fel som kräver korrigering innan något skickas. Det innebär att när fakturan når köparen är det mindre sannolikt att det kommer uppstå fel. Deras system kan läsa, matcha och godkänna fakturan omedelbart.

E-fakturering kopplar också fakturor direkt till inköpsordrar och kvitton, så att avvikelser upptäcks direkt istället för flera veckor senare. Varje dokument är tidsstämplat och spårbart, vilket hjälper båda sidor att avstämma snabbare när något behöver granskas igen. Men vanligtvis är fakturor korrekta redan från start.

Hur förbättrar e-fakturering kassaflödets synlighet och prognoser?

E-fakturering ger ekonomiteamen en tydlig och aktuell bild av likviditeten. Digitala fakturor kan spåras från det att de utfärdas. Du kan se när en kund öppnar en faktura, godkänner den och initierar betalningen. På så sätt kan teamen agera tidigt om något inte stämmer – kanske påminna en kund före förfallodatumet istället för efter att det har passerat.

Eftersom fakturor är digitala och integreras direkt med bokföringssystem uppdateras också kassaflödesdata kontinuerligt. Ekonomiteam kan se totala fordringar, förväntade betalningsdatum och genomsnittliga avräkningstider i realtid. Dessa livedata gör prognoserna mer tillförlitliga och hjälper till att identifiera trender, till exempel vilka kunder som konsekvent betalar sent eller vilka betalningsvillkor som faktiskt fungerar. Företag som ser och litar på sina inkommande betalningar kan också planera med högre precision.

Hur minskar e-fakturering bedrägerier och förbättrar fakturasäkerhet?

E-fakturering eliminerar inte bedrägerier, men höjer barriären tillräckligt högt för att systemen ska vara svårare att ta sig igenom. Krypterad passage och lager av autentisering blockerar bedragare och gör revisionen enkel.

Byggd för säkert utbyte

E-fakturor skickas via krypterade nätverk eller certifierade kanaler som PEPPOL, snarare än via öppna e-postmeddelanden. Varje fil signeras och tidsstämplas digitalt, så att mottagarens system kan verifiera att den är oförändrad och från en auktoriserad avsändare.

Integrerad autentisering

Eftersom varje faktura har en digital signatur och metadata som identifierar dess ursprung kan systemet omedelbart avvisa allt som inte matchar. Den strukturen blockerar vanliga bedrägerier, som att snappa upp en PDF-fil och byta ut bankkontonummer innan de når leverantörsreskontra.

En renare verifieringskedja

Varje interaktion (skickad, mottagen, godkänd, betald) loggas. Verifieringskedjan gör det lättare att upptäcka avvikelser och påskyndar utredningar när något ser konstigt ut. Det är en anledning till att många myndigheter uppmuntrar eller kräver e-fakturering: samma säkerhet som skyddar företag minskar också bedrägerier med moms i stor skala.

Hur kan e-fakturering automatisera arbetsflöden för skatter och efterlevnad?

Varje faktura måste innehålla rätt identifieringsnummer, momsuppgifter och tidsstämplar för att uppfylla myndigheternas riktlinjer. E-fakturering bygger in efterlevnad i processen.

Inbyggd efterlevnad

Varje e-faktura har strukturerade fält för skatteregistreringsnummer, momsberäkning och fakturareferens. Precis som med matematiken kontrolleras dessa automatiskt innan fakturan lämnar ditt system, vilket innebär färre risker för att utelämna ett obligatoriskt uppgifter eller felrapportera moms. Denna inbyggda validering är en anledning till att e-fakturering kan minska antalet fel och straffavgifter för efterlevnad.

Färdig verifieringskedja

E-fakturor är digitalt sparade, tidsstämplade och enkla att hämta. När varje faktura är digitalt spårbar behöver du inte gräva i pappersfiler eller handskas med dokument som saknas.

Rapportering i realtid

Skattemyndigheter i hela Europa går över till rapportering i realtid, där fakturor skickas in till myndigheterna när de utfärdas. E-fakturering gör det möjligt. Genom att införa det tidigt får företag i Storbritannien ett försprång när HMRC utforskar liknande reformer av den digitala rapporteringen.

Förenklad global verksamhet

För företag som handlar internationellt kan programvara för e-fakturering automatiskt tillämpa rätt lokala skatteformat och digitala signaturer för varje marknad.

Hur kan företag i Storbritannien förbereda sig för framtida regler för e-fakturering?

Storbritannien har ännu inte infört krav på e-fakturering för privata företag, men utvecklingen går allt snabbare. Från och med 2025 samråder His Majesty’s Treasury (HM Treasury) och HMRC om nationella standarder och undersöker sätt att utöka användningen inom både den offentliga och privata sektorn. I takt med att andra europeiska marknader går över till modeller för e-fakturering i realtid eller obligatorisk e-fakturering måste företag i Storbritannien som handlar internationellt redan följa dessa regler utomlands. Nu är det dags att göra sig redo.

Håll ett öga på policyn

Övervaka HMRC:s uppdateringar och konsultationsresultaten, som signalerar om de rör sig mot en standardiserad eller stegvis lansering.

Implementera tidigt, lär dig snabbt

Frivillig användning ger företag ett försprång. Tidiga användare ser fördelar tidigare och undviker kaoset när regelverken kommer.

Modernisera dina system – och dina medarbetare

Granska dina bokföringsverktyg för att bekräfta att de kan generera och ta emot strukturerade fakturor. Plattformar som Stripe Invoicing, som redan hanterar digitala format som uppfyller kraven, kan snabbt anpassa sig till nya standarder och förenkla gränsöverskridande fakturering.

Utbilda ekonomiteam, uppdatera arbetsflöden för godkännande och kommunicera ändringar till kunder och leverantörer. På så sätt kan alla ta steget in i framtiden tillsammans.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.