Alle Unternehmen müssen bezahlt werden, jedoch berücksichtigen Rechnungsstellungssysteme nicht immer die Dringlichkeit der Unternehmen. Während Papierrechnungen auslaufen, können digitale Ersatzlösungen (per E-Mail versendete PDFs, manuelle Uploads) den Cashflow weiterhin verlangsamen und versteckte Kosten verursachen.

E-Invoicing kann dazu beitragen, dies auf der Ebene der Infrastruktur zu beheben, indem es Finanzsysteme direkt miteinander verbindet, sodass Rechnungen automatisch übertragen, validiert und beglichen werden. Dies kann zu schnelleren Zahlungen, weniger Fehlern und einer integrierten Steuerkonformität führen. Die Vorteile sind so offensichtlich, dass die britische Steuerbehörde His Majesty's Revenue & Customs (HMRC) die Einführung einer E-Invoicing-Pflicht prüft, um die wirtschaftliche Produktivität des Vereinigten Königreichs zu steigern und die Steuererhebung zu verbessern.

Im Folgenden erläutern wir, was E-Invoicing eigentlich ist, welche messbaren Vorteile es bietet und wie sich Unternehmen im Vereinigten Königreich auf die Zukunft des Zahlungsverkehrs einstellen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist E-Invoicing?
  
• Wie kann E-Invoicing Ihnen helfen, schneller bezahlt zu werden?
  
• Wie reduziert E-Invoicing manuelle Fehler?
  
• Wie verbessert E-Invoicing die Transparenz und Prognose des Cashflows?
  
• Wie reduziert E-Invoicing Betrug und verbessert die Rechnungssicherheit?
  
• Wie kann E-Invoicing Steuer- und Compliance-Workflows automatisieren?
  
• Wie können sich Unternehmen im Vereinigten Königreich auf zukünftige Vorschriften zum E-Invoicing vorbereiten?
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was ist E-Invoicing?

Beim E-Invoicing werden Rechnungen nicht als PDF- oder Papierdokumente, sondern als strukturierte Daten versendet. Die Rechnung wird in einem standardisierten digitalen Format (oft XML oder UBL) erstellt und dann über ein sicheres Netzwerk an das Buchhaltungssystem des Käufers oder der Käuferin übertragen. Das System kann sie sofort lesen, automatisch verbuchen und die Genehmigung auslösen, ohne dass jemand eine Tastatur berühren muss.

Der Unterschied zwischen E-Invoicing und dem „Versenden einer Rechnung per E-Mail” liegt in der Struktur. Jedes Element (Rechnungsnummer, USt.-Satz, Bestellung, Zahlungsbedingungen) befindet sich in einem definierten Feld, das beide Systeme verstehen.

Die Struktur ermöglicht:

• Automatische Validierung: Die Summen stimmen überein, die erforderlichen Felder sind ausgefüllt und die IDs stimmen überein. Ist dies nicht der Fall, wird die Rechnung nicht versendet.

• Systeminteroperabilität: Verschiedene Buchhaltungsplattformen können reibungslos miteinander kommunizieren, ohne dass eine manuelle Formatierung oder erneute Eingabe erforderlich ist.

• Sicherheit und Rückverfolgbarkeit: Verschlüsselung und digitale Signaturen weisen nach, dass die Rechnung nicht verändert wurde.

Viele große Unternehmen nutzen seit Jahren das E-Invoicing und mit dem Aufkommen neuer Standards und Plattformen steigen auch immer mehr kleine Unternehmen ein. Regierungen in ganz Europa fördern dies, da sie das E-Invoicing als Möglichkeit sehen, Steuerlücken zu schließen und die Berichterstattung zu modernisieren. Im Vereinigten Königreich prüft die HMRC derzeit nationale Standards.

Wie kann E-Invoicing Ihnen helfen, schneller bezahlt zu werden?

Wenn eine Rechnung bereits für das Finanzsystem eines Käufers bzw. einer Käuferin formatiert ist, kann sie sofort zur Zahlung freigegeben werden. Es muss nicht auf die manuelle Eingabe gewartet oder hin und her geschickt werden, um fehlende Angaben zu korrigieren.

• Dieser Unterschied zeigt sich in konkreten Zahlen. Der britische Small Business Commissioner berichtet, dass E-Rechnungen in der Regel fast doppelt so schnell bezahlt werden wie Papierrechnungen. Dieser Zeitgewinn ist möglich, weil das E-Invoicing die Reibungspunkte beseitigt, die normalerweise die Zahlung verzögern. Die Systeme der Käufer/innen überprüfen sofort die Summen, die Umsatzsteuer und die Bestellnummern, sodass weniger Rechnungen zur Überprüfung markiert werden. Die Genehmigungswege und der Dreifachabgleich erfolgen innerhalb von Minuten statt Tagen. Und eingebettete Zahlungslinks verwandeln Rechnungen in Zahlungsaufforderungen statt in Mahnungen.
  

Schnellere Genehmigungen bedeuten schnellere Liquidität. Finanzteams profitieren von einem besser vorhersehbaren Cash Conversion Cycle, und die Planung des Betriebskapitals hängt nicht mehr davon ab, dass jemand daran denkt, Zahlungen einzufordern..

Wie reduziert E-Invoicing manuelle Fehler?

Manuelle Fehler können zu erheblichen Verzögerungen führen. Tatsächlich zeigen Daten aus dem Vereinigten Königreich, dass etwa 24 % der verspäteten Zahlungen auf Verwaltungsfehler zurückzuführen sind. E-Invoicing kann diese Schwachstellen beseitigen, indem es Rechnungsdaten validiert, bevor sie die Käufer/innen erreichen.

Jedes numerische Feld in einer E-Rechnung ist an ein Format gebunden, das sowohl Ihr System als auch das System des Käufers oder der Käuferin versteht. Die Berechnungen werden automatisch überprüft, und fehlende Felder lösen einen Fehler aus, der vor dem Versand korrigiert werden muss. Das bedeutet, dass die Rechnung, wenn sie den Käufer oder die Käuferin erreicht, mit geringerer Wahrscheinlichkeit Fehler enthält. Das System des Käufers oder der Käuferin kann die Rechnung sofort lesen, abgleichen und genehmigen.

Beim E-Invoicing werden Rechnungen außerdem direkt mit Bestellungen und Belegen verknüpft, sodass Unstimmigkeiten sofort und nicht erst Wochen später entdeckt werden. Jedes Dokument ist mit einem Zeitstempel versehen und rückverfolgbar, was beiden Seiten hilft, einen schnelleren Abgleich vorzunehmen, wenn etwas noch einmal überprüft werden muss. In der Regel sind Rechnungen jedoch auf Anhieb korrekt.

Wie verbessert E-Invoicing die Transparenz und Prognose des Cashflows?

E-Invoicing verschafft Finanzteams einen klaren, aktuellen Überblick über die Liquidität. Digitale Rechnungen sind vom Zeitpunkt ihrer Ausstellung an nachvollziehbar. Sie können sehen, wann ein Kunde oder eine Kundin eine Rechnung öffnet, genehmigt und die Zahlung veranlasst. Diese Transparenz ermöglicht es den Teams, frühzeitig zu reagieren, wenn etwas nicht nach Plan verläuft – beispielsweise einen Kunden oder einer Kundin vor dem Fälligkeitsdatum anzusprechen, anstatt erst nach dessen Ablauf.

Da die Rechnungen digital sind und direkt in die Buchhaltungssysteme integriert werden, werden auch die Cashflow-Daten kontinuierlich aktualisiert. Finanzteams können die Gesamtforderungen, die erwarteten Zahlungstermine und die durchschnittlichen Zahlungsfristen in Echtzeit einsehen. Diese Live-Daten machen Prognosen zuverlässiger und helfen dabei, Trends zu erkennen, z. B. welche Kundinnen und Kunden regelmäßig zu spät zahlen oder welche Zahlungsbedingungen tatsächlich funktionieren. Unternehmen, die ihre Zahlungseingänge einsehen und ihnen vertrauen, können auch sicherer planen.

Wie reduziert E-Invoicing Betrug und verbessert die Rechnungssicherheit?

E-Invoicing beseitigt Betrug nicht vollständig, erhöht jedoch die Hürden so weit, dass Betrugsversuche deutlich erschwert werden. Verschlüsselte Übertragung und mehrstufige Authentifizierung blockieren betrügerische Akteure und erleichtern die Prüfung.

Entwickelt für einen sicheren Austausch

E-Rechnungen werden über verschlüsselte Netzwerke oder zertifizierte Kanäle wie PEPPOL übertragen und nicht über offene E-Mails. Jede Datei ist digital signiert und mit einem Zeitstempel versehen, sodass das System des Empfängers oder der Empfängerin überprüfen kann, ob sie unverändert ist und von einem autorisierten Absender bzw. einer autorisierten Absenderin stammt.

Authentifizierung durch Design

Da jede Rechnung eine digitale Signatur und Metadaten enthält, die ihre Herkunft identifizieren, kann das System alles, was nicht übereinstimmt, sofort ablehnen. Durch diese Struktur werden gängige Betrugsmethoden blockiert, wie beispielsweise das Abfangen einer PDF-Datei und das Austauschen von Bankkontonummern, bevor diese die Kreditorenbuchhaltung erreichen.

Ein übersichtlicherer Prüfpfad

Jede Interaktion (gesendet, empfangen, genehmigt, bezahlt) wird protokolliert. Dieser Prüfpfad erleichtert das Erkennen von Anomalien und beschleunigt die Untersuchung, wenn etwas fragwürdig erscheint. Dies ist ein Grund, warum viele Regierungen das E-Invoicing fördern oder vorschreiben: Die gleiche Sicherheit, die Unternehmen schützt, reduziert auch den Umsatzsteuerbetrug in großem Umfang.

Wie kann E-Invoicing Steuer- und Compliance-Workflows automatisieren?

Jede Rechnung muss die richtigen Kennungen, Umsatzsteuerangaben und Zeitstempel enthalten, um den behördlichen Richtlinien zu entsprechen. E-Invoicing integriert diese Compliance-Aufgaben in den Ablauf selbst.

Integrierte Compliance

Jede E-Rechnung enthält strukturierte Felder für Steuerregistrierungsnummern, Umsatzsteuerberechnungen und Rechnungsreferenzen. Wie bei der Mathematik werden diese automatisch überprüft, bevor die Rechnung Ihr System verlässt, wodurch die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass ein erforderliches Element ausgelassen oder die Umsatzsteuer falsch angegeben wird. Diese integrierte Validierung ist ein Grund, warum E-Invoicing Compliance-Fehler und Strafen reduzieren kann.

Vorgefertigter Prüfpfad

E-Rechnungen werden digital gespeichert, mit einem Zeitstempel versehen und sind leicht abrufbar. Wenn jede Rechnung digital nachvollziehbar ist, müssen Sie keine Papierakten durchsuchen oder fehlende Dokumente abgleichen.

Berichterstattung in Echtzeit

Steuerbehörden in ganz Europa gehen zunehmend zu einer Echtzeit-Berichterstattung über, bei der Rechnungen sofort nach ihrer Ausstellung an die Behörden übermittelt werden. E-Invoicing macht dies möglich. Eine frühzeitige Einführung verschafft Unternehmen im Vereinigten Königreich einen Vorsprung, da die HMRC ähnliche Reformen im Bereich der digitalen Berichterstattung prüft.

Vereinfachte globale Abläufe

Für international tätige Unternehmen kann eine Software für E-Invoicing automatisch die richtigen lokalen Steuerformate und digitalen Signaturen für jeden Markt anwenden.

Wie können sich Unternehmen im Vereinigten Königreich auf zukünftige Vorschriften zum E-Invoicing vorbereiten?

Das Vereinigte Königreich hat E-Invoicing für private Unternehmen noch nicht vorgeschrieben, aber die Dynamik nimmt zu. Ab 2025 beraten das britische Finanzministerium (HM Treasury) und die HMRC über nationale Standards und prüfen Möglichkeiten, die Einführung sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor auszuweiten. Da andere europäische Märkte zu Echtzeit- oder obligatorischen E-Invoicing-Modellen übergehen, müssen Unternehmen im Vereinigten Königreich, die international tätig sind, diese Vorschriften im Ausland bereits einhalten. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um sich darauf vorzubereiten.

Politische Entwicklungen im Auge behalten

Beobachten Sie die Aktualisierungen und Konsultationsergebnisse der HMRC, die Aufschluss darüber geben, ob eine standardisierte oder schrittweise Einführung angestrebt wird.

Frühzeitig einführen, schnell lernen

Die freiwillige Einführung verschafft Unternehmen einen Vorsprung. Frühe Nutzer/innen erkennen die Vorteile schneller und vermeiden Hektik, wenn die Vorschriften in Kraft treten.

Systeme und Mitarbeitende modernisieren

Überprüfen Sie Ihre Buchhaltungstools, um sicherzustellen, dass sie strukturierte Rechnungen erstellen und empfangen können. Plattformen wie Stripe Invoicing, die bereits konforme digitale Formate verarbeiten, können sich schnell an neue Standards anpassen und die grenzüberschreitende Rechnungsstellung vereinfachen.

Schulen Sie Ihre Finanzteams, aktualisieren Sie Genehmigungsworkflows und kommunizieren Sie Änderungen an Kundinnen und Kunden sowie Lieferanten. Auf diese Weise können alle gemeinsam in die Zukunft starten.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahnwesen-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Ihre Debitorenbuchhaltung vereinfachen kann, oder starten Sie noch heute.