Todas las empresas necesitan recibir pagos, pero los sistemas de facturación no siempre reflejan la urgencia de las empresas. Si bien las facturas en papel se están eliminando gradualmente, los reemplazos digitales (envíos de PDF por correo electrónico, cargas manuales) aún pueden ralentizar el flujo de caja y crear costes ocultos.

La facturación electrónica puede ayudar a solucionarlo a nivel de infraestructura, conectando directamente los sistemas financieros para que las facturas se muevan, validen y cobren automáticamente, lo que puede dar lugar a pagos más rápidos, menos errores y el cumplimiento de la normativa fiscal integrada. Los beneficios son tan claros que la Agencia Tributaria y de Aduanas de Su Majestad (HMRC, por sus siglas en inglés) está explorando la posibilidad de exigir la facturación electrónica para aumentar la productividad económica en el Reino Unido y mejorar el cobro de impuestos.

A continuación, analizaremos qué es realmente la facturación electrónica, los beneficios cuantificables que ofrece y cómo pueden adaptarse las empresas el Reino Unido para recibir pagos en el futuro.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es la facturación electrónica?
  
• ¿Cómo puede ayudarte la facturación electrónica a recibir antes los pagos?
  
• ¿Cómo reduce la facturación electrónica los errores manuales?
  
• ¿Cómo mejora la visibilidad y previsión del flujo de caja la facturación electrónica?
  
• ¿Cómo puede la facturación electrónica reducir el fraude y mejorar la seguridad de las facturas?
  
• ¿Cómo puede la facturación electrónica automatizar los flujos fiscales y de trabajo?
  
• ¿Cómo pueden prepararse las empresas el Reino Unido para las futuras normativas sobre facturación electrónica?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué es la facturación electrónica?

Con la facturación electrónica, las facturas se envían como datos estructurados en lugar de como PDF o documentos en papel. La factura se crea en un formato digital estandarizado (a menudo XML o UBL), luego se transmite a través de una red segura al sistema contable del comprador. El sistema puede leerla al instante, publicarla automáticamente y activar la aprobación, todo ello sin que nadie toque un teclado.

Lo que diferencia la facturación electrónica del «envío por correo de una factura» es la estructura. Cada elemento (número factura, tipo impositivo de IVA, pedido de compra, condiciones pago) se encuentra en un campo definido que ambos sistemas entienden.

La estructura permite:

• Validación automática: los totales se suman, los campos obligatorios se completan y los ID coinciden. Si no lo hacen, la factura no se envía.

• Interoperabilidad del sistema: las diferentes plataformas de contabilidad pueden comunicarse de forma clara, sin formato manual ni volver a introducir datos.

• Seguridad y trazabilidad: las firmas cifradas y digitales demuestran que la factura no se ha alterado.

Muchas grandes empresas llevan años facturando electrónicamente y, a medida que surgen nuevas normas y plataformas, se van incorporando más pequeñas empresas. Los gobiernos de toda Europa lo están fomentando, pues consideran que la facturación electrónica es una forma de acabar con los déficits fiscales y modernizar la elaboración de informes. En el Reino Unido, el HMRC está explorando actualmente las normas nacionales.

¿Cómo puede ayudarte la facturación electrónica a recibir antes los pagos?

Cuando una factura llega ya con un formato adecuado para el sistema financiero de un comprador, puede liquidar el pago inmediatamente. No hay que esperar a la entrada manual ni ir y venir para corregir los detalles que faltan.

• Esa diferencia se muestra en números reales. El comisionado de pequeñas empresas de Reino Unido informa de que las facturas electrónicas suelen pagarse casi el doble de rápido que las de papel. La aceleración es posible porque la facturación electrónica elimina las complicaciones que normalmente retrasan el pago. Los sistemas de los compradores validan instantáneamente las referencias de totales, IVA y pedidos de compra (PO), por lo que se marcan menos facturas para revisar. Las rutas de aprobación y la coincidencia a tres bandas se producen en minutos en lugar de días. Y los enlaces de pago integrados convierten las facturas en solicitudes de cobro, no en recordatorios.
  

Las aprobaciones más rápidas implican liquidez más dinámica, los equipos financieros obtienen un ciclo de conversión de efectivo más predecible, y la planificación de capital circulante ya no depende de que alguien se acuerde de perseguir los pagos.

¿Cómo reduce la facturación electrónica los errores manuales?

Los errores manuales pueden causar retrasos importantes. De hecho, los datos del Reino Unido muestran que alrededor del 24 % de los pagos retrasados se deben a errores administrativos. La facturación electrónica puede eliminar esos puntos débiles validando los datos de las facturas antes de que lleguen al comprador.

Cada campo numérico en una factura electrónica está bloqueado con un formato que tu sistema y el sistema del comprador entienden. Las matemáticas se comprueban automáticamente y los campos que faltan activan un error, que invita a corregirlo antes de que se envíe algo. Esto significa que cuando la factura llega al comprador, es menos probable que haya errores. Su sistema puede leer, hacer coincidir y aprobar la factura inmediatamente.

La facturación electrónica también vincula las facturas directamente con pedidos de compra y ingresos, por lo que los desajustes se detectan al instante en lugar de semanas después. Cada documento tiene una marca de tiempo y es rastreable, lo que ayuda a ambas partes a resolverlo más rápido cuando algo necesita revisarse. Pero, por lo general, las facturas son correctas la primera vez.

¿Cómo mejora la visibilidad y previsión del flujo de caja la facturación electrónica?

La facturación electrónica ofrece a los equipos financieros una imagen clara y actual de la liquidez. Las facturas digitales son rastreables desde el momento en que se emiten. Puedes ver cuándo un cliente abre una factura, la aprueba e inicia el pago. Esa visibilidad permite a los equipos actuar desde el principio si algo no es correcto, tal vez llamando a un cliente antes de una fecha de vencimiento en lugar de después de que pase.

Debido a que las facturas son digitales y se integran directamente con los sistemas contables, los datos del flujo de caja también se actualizan continuamente. Los equipos financieros pueden ver el total de cuentas por cobrar, las fechas de pago previstas y los tiempos medios de cobro en tiempo real. Esos datos activos hacen que las previsiones sean más fiables y ayudan a identificar tendencias, como qué clientes pagan con retraso de forma constante o qué condiciones de pago funcionan realmente. Las empresas que ven y confían en sus pagos entrantes también pueden hacer planes con más confianza.

¿Cómo puede la facturación electrónica reducir el fraude y mejorar la seguridad de las facturas?

La facturación electrónica no acaba con el fraude, pero fortalece la barrera lo suficiente como para que los timadores tengan más dificultades para superarlo. El paso cifrado y las capas de autenticación bloquean a los agentes incorrectos y facilitan la auditoría.

Creado para intercambios seguros

Las facturas electrónicas viajan a través de redes cifradas o canales certificados como PEPPOL, en lugar de a través de correo electrónico abierto. Cada archivo está firmado digitalmente y tiene una marca de tiempo, por lo que el sistema del destinatario puede verificar que no haya cambios y que provenga de un remitente autorizado.

Autenticación por diseño

Como cada factura lleva una firma digital y metadatos que identifican su origen, el sistema puede rechazar instantáneamente cualquier cosa que no coincida. Esa estructura bloquea las tácticas comunes de fraude, como interceptar un PDF e intercambiar números de cuentas bancarias antes de que lleguen a las cuentas por pagar.

Un registro de auditoría más claro

Cada interacción (enviada, recibida, aprobada, pagada) se registra. Este registro de auditoría facilita la detección de anomalías y acelera las investigaciones cuando algo parece sospechoso. Es una de las razones por las que muchos gobiernos fomentan o exigen la facturación electrónica: la misma seguridad que protege a las empresas también reduce el fraude del IVA a gran escala.

¿Cómo puede la facturación electrónica automatizar los flujos fiscales y de trabajo?

Cada factura debe incluir los identificadores, los datos del IVA y las marcas de tiempo adecuados para cumplir con las directrices gubernamentales. La facturación electrónica incorpora el cumplimiento de la normativa en el propio proceso.

Cumplimiento de la normativa integrado

Cada factura electrónica lleva campos estructurados para números de registro de impuestos, cálculos de IVA y referencias de facturas. Al igual que con las matemáticas, estas se comprueban automáticamente antes de que la factura salga de tu sistema, lo que significa menos posibilidades de omitir un elemento obligatorio o declarar erróneamente el IVA. Esta validación integrada es una de las razones por las que la facturación electrónica puede reducir los errores y sanciones en el cumplimiento de la normativa.

Seguimiento de auditoría listo

Las facturas electrónicas están almacenadas digitalmente, tienen marcas de tiempo y son fáciles de recuperar. Cuando cada factura es rastreable digitalmente, no tienes que buscar en archivos en papel ni documentos que faltan.

Informes en tiempo real

Las autoridades fiscales europeas están avanzando hacia la elaboración de informes en tiempo real, en los que las facturas se envían al gobierno a medida que se emiten. La facturación electrónica lo hace posible. Adoptarla pronto da una ventaja a las empresas el Reino Unido mientras que la HMRC explora reformas similares en la elaboración de informes digitales.

Operaciones globales simplificadas

Para las empresas que comercian a nivel internacional, el software de facturación electrónica puede aplicar automáticamente los formatos fiscales locales y la firma digital adecuados para cada mercado.

¿Cómo pueden prepararse las empresas el Reino Unido para las futuras normativas sobre facturación electrónica?

El Reino Unido aún no ha establecido la obligatoriedad de la facturación electrónica para las empresas privadas, pero el impulso está aumentando. A partir de 2025, el Tesoro de Su Majestad (HM Treasury) y la HMRC están consultando las normas nacionales y explorando formas de ampliar su adopción tanto en el sector público como en el privado. A medida que otros mercados europeos pasan a modelos de facturación electrónica en tiempo real u obligatorios, las empresas del Reino Unido que comercian a nivel internacional ya deben cumplir con esas normas en el extranjero. Ahora es un buen momento para prepararse.

Vigila las políticas

Supervisa las actualizaciones y los resultados de las consultas en la HMRC, lo que indicará si se está avanzando hacia una implementación estandarizada o escalonada.

Adopta pronto, aprende rápido

La adopción voluntaria les da a las empresas una ventaja. Los primeros usuarios ven los beneficios antes y evitan la confusión cuando llegan las regulaciones.

Moderniza tus sistemas y tu personal

Audita tus herramientas contables para confirmar que pueden generar y recibir facturas estructuradas. Plataformas como Stripe Invoicing, que ya manejan formatos digitales compatibles, pueden adaptarse rápidamente a las nuevas normas y simplificar la facturación transfronteriza.

Forma a los equipos financieros, actualiza los flujos de trabajo de aprobación y comunica los cambios a los clientes y proveedores. De esta manera, todos juntos podrán dar un paso hacia el futuro.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Tanto si gestionas facturación puntual como recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales fácilmente, sin necesidad de programación. Stripe rastrea automáticamente el estado de las facturas, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, ayudándote a controlar tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe el pago más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pago moderno que admite más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes.

• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a la cobranza a través de recordatorios automáticos y una página de pago de factura alojada por Stripe.

• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.

Obtén más información cómo Stripe puede simplificar tu proceso de cuentas por cobrar y empieza hoy mismo.