Toutes les entreprises doivent se faire payer, mais les systèmes de facturation ne reflètent pas toujours l’urgence des entreprises. Même si les factures papier soient progressivement supprimées, les solutions numériques de remplacement (PDF envoyés par courriel, chargements manuels) peuvent encore ralentir le flux de trésorerie et générer des coûts cachés.

La facturation électronique peut aider à résoudre ce problème au niveau de l’infrastructure, en connectant directement les systèmes financiers afin que les factures circulent, soient validées et réglées automatiquement. Cela peut se traduire par des paiements plus rapides, moins d’erreurs et une conformité fiscale intégrée. Les avantages sont si clairs que His Majesty’s Revenue & Customs (HMRC) envisage de rendre la facturation électronique obligatoire afin de stimuler la productivité économique du Royaume-Uni et d’améliorer le recouvrement fiscal.

Ci-dessous, nous verrons ce qu’est réellement la facturation électronique, ses avantages mesurables et comment les entreprises du Royaume-Uni peuvent s’adapter afin de se faire payer à l’avenir.

Contenu de cet article

• Qu'est-ce que la facturation électronique?
  
• Comment la facturation électronique peut-elle vous aider à vous faire payer plus rapidement ?
  
• Comment la facturation électronique réduit-elle les erreurs manuelles ?
  
• Comment la facturation électronique améliore-t-elle la visibilité et les prévisions des flux de trésorerie ?
  
• Comment la facturation électronique réduit-elle la fraude et améliore-t-elle la sécurité des factures ?
  
• Comment la facturation électronique peut-elle automatiser les processus fiscaux et de conformité ?
  
• Comment les entreprises du Royaume-Uni peuvent-elles se préparer aux futures réglementations sur la facturation électronique ?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce que la facturation électronique?

Avec la facturation électronique, les factures sont envoyées sous forme de données structurées plutôt que comme des PDF ou des documents papier. La facture est créée dans un format numérique normalisé (souvent XML ou UBL), puis transmise via un réseau sécurisé au système comptable de l’acheteur. Le système peut la lire instantanément, l’enregistrer automatiquement et déclencher le processus d’approbation, le tout sans intervention manuelle.

Ce qui distingue la facturation électronique de « l’envoi d’une facture par courriel », c’est sa structure. Chaque élément (numéro de facture, taux de TVA, bon de commande, conditions de paiement) se trouve dans un champ défini que les deux systèmes comprennent.

La structure permet :

• Validation automatique : les totaux correspondent, les champs obligatoires sont remplis et les identifiants sont corrects. Sinon, la facture n’est pas envoyée.

• Interopérabilité du système : les différentes plateformes comptables peuvent échanger des données sans problème, sans avoir besoin de formatage ou de saisie manuelle.

• Sécurité et traçabilité : le chiffrement et les signatures numériques garantissent que la facture n’a pas été altérée.

De nombreuses grandes entreprises utilisent l’E-Invoicing depuis des années, et à mesure que de nouvelles normes et plateformes voient le jour, de plus en plus de petites entreprises s’y inscrivent. Les gouvernements de toute l’Europe encouragent cette démarche, considérant l’E-Invoicing comme un moyen de combler les écarts fiscaux et de moderniser la déclaration. Le Royaume-Uni, le HMRC explore actuellement les normes nationales.

Comment la facturation électronique peut-elle vous aider à vous faire payer plus rapidement ?

Lorsqu’une facture arrive déjà formatée pour le système financier d’un client, elle peut être traitée pour paiement immédiatement. Il n’est pas nécessaire d’attendre la saisie manuelle ni de revenir en arrière pour corriger les informations manquantes.

• Cette différence se traduit par des chiffres concrets. Le Commissaire aux petites entreprises du Royaume-Uni rapporte que les factures électroniques sont généralement payées presque deux fois plus rapidement que les factures papier. Cette accélération est possible parce que la facturation électronique élimine les points de friction qui retardent normalement le paiement. Les systèmes des acheteurs valident instantanément les totaux, la TVA et les références des bons de commande, de sorte que moins de factures sont signalées pour vérification. L’acheminement et le rapprochement à trois se font en quelques minutes au lieu de plusieurs jours. De plus, les liens de paiement intégrés transforment les factures en demandes de règlement, et non en simples rappels.
  

Des approbations plus rapides signifient une liquidité accélérée. Les équipes financières bénéficient d’un cycle de conversion de trésorerie plus prévisible, et la planification du fonds de roulement ne dépend plus du suivi manuel des paiements.

Comment la facturation électronique permet-elle de réduire les erreurs manuelles ?

Les erreurs manuelles peuvent entraîner d’importants retards. En effet, les données du Royaume-Uni montrent qu’environ 24 % des retards de paiement proviennent d’erreurs administratives. La facturation électronique peut éliminer ces failles en validant les données des factures avant qu’elles n’atteignent l’acheteur.

Chaque champ numérique d’une facture électronique est verrouillé dans un format compris à la fois par votre système et celui de l’acheteur. Les calculs sont vérifiés automatiquement, et tout champ manquant déclenche une erreur, permettant de corriger le problème avant l’envoi. Ainsi, lorsque la facture parvient à l’acheteur, les erreurs sont moins probables. Son système peut lire, vérifier la concordance et approuver la facture immédiatement.

La facturation électronique lie également les factures directement aux bons de commande et aux reçus, de sorte que les incohérences sont détectées instantanément, et non plusieurs semaines plus tard. Chaque document est horodaté et traçable, ce qui permet aux deux parties de concilier plus rapidement lorsqu’un élément nécessite une vérification. Mais, en général, les factures sont correctes dès la première fois.

Comment la facturation électronique améliore-t-elle la visibilité et les prévisions des flux de trésorerie ?

La facturation électronique donne aux équipes financières une image claire et à jour de la trésorerie. Les factures numériques sont traçables dès leur émission. Vous pouvez voir quand un client ouvre une facture, l’approuve et effectue le paiement. Cette visibilité permet aux équipes d’agir rapidement si quelque chose ne se déroule pas comme prévu — par exemple, en relançant un client avant la date d’échéance plutôt qu’après.

Étant donné que les factures sont numériques et intégrées directement aux systèmes comptables, les données sur les flux de trésoreriesont également mises à jour en temps réel. Les équipes financières peuvent voir le total des créances, les dates de paiement prévues et les délais moyens de règlement en temps réel. Ces données en temps réel rendent les prévisions plus fiables et permettent d’identifier les tendances, telles que les clients qui paient systématiquement en retard ou les conditions de paiement qui fonctionnent réellement. Les entreprises qui voient et ont confiance en leurs paiements entrants peuvent également planifier avec plus de certitude.

Comment la facturation électronique réduit-elle la fraude et améliore-t-elle la sécurité des factures ?

La facturation électronique n’élimine pas la fraude, mais elle relève suffisamment la barre pour rendre les stratagèmes beaucoup plus difficiles à mettre en œuvre. Le chiffrement des échanges et les multiples couches d’authentification bloquent les acteurs malveillants et facilitent les audits.

Conçu pour un échange sécurisé

Les factures électroniques transitent par des réseaux chiffrés ou des canaux certifiés, comme PEPPOL, plutôt que par des courriels non sécurisés. Chaque fichier est signé numériquement et horodaté, de sorte que le système du destinataire puisse vérifier qu’il n’a pas été modifié et qu’il provient d’un expéditeur autorisé.

Authentification intégrée dès la conception

Comme chaque facture comporte une signature numérique et des métadonnées qui permettent d’identifier son origine, le système peut rejeter instantanément tout élément non conforme. Cette structure empêche les tactiques de fraude courantes, comme l’interception d’un PDF et le remplacement des numéros de compte bancaire avant qu’ils n’atteignent les comptes fournisseurs.

Une piste d’audit plus claire

Chaque interaction (envoyée, reçue, approuvée, payée) est enregistrée. Cette piste d’audit permet de repérer plus facilement les anomalies et d’accélérer les enquêtes lorsque quelque chose semble suspect. C’est l’une des raisons pour lesquelles de nombreux gouvernements encouragent ou exigent la facturation électronique : la même sécurité qui protège les entreprises contribue aussi à réduire la fraude à la TVA à grande échelle.

Comment la facturation électronique peut-elle automatiser les processus fiscaux et de conformité ?

Chaque facture doit inclure les bons identifiants, détails de TVA et horodatages pour répondre aux directives gouvernementales. Invoicing électronique intègre cette conformité dans le traité lui-même.

Gestion intégrée de la conformité

Chaque facture électronique comporte des champs structurés pour les numéros d'inscription fiscale, le calcul de la TVA et les références de facture. Comme pour les calculs, ces éléments sont vérifiés automatiquement avant que la facture ne quitte votre système, ce qui réduit les risques d’omettre un élément requis ou de déclarer incorrectement la TVA. Cette validation intégrée est l’une des raisons pour lesquelles la facturation électronique peut réduire les erreurs de conformité et les pénalités.

Piste d’audit prête à l’emploi

Les factures électroniques sont archivées numériquement, horodatées et faciles à récupérer. Lorsque toutes les factures sont traçables numériquement, vous n’avez pas à fouiller dans les fichiers papier ni à retrouver les documents manquants.

Compte rendu en temps réel

Partout en Europe, les autorités fiscales passent à la déclaration en temps réel, où les factures sont soumises au gouvernement au fur et à mesure de leur émission. L’E-Invoicing rend cela possible. Son adoption précoce donne aux entreprises le Royaume-Uni une longueur d’avance alors que le HMRC explore des réformes similaires en matière de déclaration numérique.

Opérations mondiales simplifiées

Pour les entreprises qui effectuent des transactions internationales, les logiciels de facturation électronique peuvent appliquer automatiquement les bons formats taxés locaux et les signatures numériques pour chaque marché.

Comment les entreprises le Royaume-Uni peuvent-elles se préparer aux futures réglementations sur la facturation électronique?

Le Royaume-Uni n'a pas encore imposé l'e-Invoicing pour les entreprises privées, mais l'élan s'accélère. À partir de 2025, le Trésor public de Sa Majesté (HM Treasury) et le HMRC se consultent sur les normes nationales et explorent les moyens d'étendre l'adoption aux secteurs public et privé. Alors que d'autres marchés européens passent à des modèles d'e-Invoicing en temps réel ou obligatoires, les entreprises britanniques opérant à l'international doivent déjà respecter ces règles à l'étranger. Le moment est venu de se préparer.

Gardez un œil sur les politiques

Surveillez les mises à jour du HMRC et les résultats des consultations, ce qui indiquera s’ils évoluent vers un déploiement normalisé ou progressif.

Adoptez tôt, apprenez vite

L'adoption volontaire donne aux entreprises une longueur d'avance. Les premiers utilisateurs en voient les avantages plus tôt et évitent la brouille à l'arrivée des réglementations.

Modernisez vos systèmes et votre personnel

Auditez vos outils comptables pour confirmer qu’ils peuvent générer et recevoir des factures structurées. Des plateformes telles que Stripe Invoicing, qui gèrent déjà des formats numériques conformes, peuvent s’adapter rapidement aux nouvelles normes et simplifier la Billing transfrontalière.

Formez les équipes financières, mettez à jour les flux de travail d'approbation et communiquez les changements aux clients et aux fournisseurs. De cette façon, tout le monde peut aborder l'avenir ensemble.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie la gestion des comptes clients, de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à simplifier leurs opérations :

• *Automatisez les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer une bonne gestion de votre trésorerie.

• *Augmentez le flux de trésorerie : * réduisez le délai moyen de recouvrement et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par l’intermédiaire d’un portail client en libre-service.

• Réduire la charge de travail administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux encaissements grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• Intégrez-le à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.

Découvrez comment Stripe peut simplifier votre gestion des comptes clients, ou faites vos premiers pas dès aujourd’hui.