所有企业都需要收款，但账单系统并不总能体现企业的紧迫性。虽然纸质账单正逐步被淘汰，但数字替代品（如通过电子邮件发送的 PDF 文件、手动上传）仍会减缓现金流速度并产生隐性成本。

电子账单能从基础设施层面解决这一问题，直接连接财务系统，使账单能够自动流转、验证和结算。这样可以加快支付速度、减少错误，并实现内置的税务合规功能。电子账单的优势显而易见，因此英国税务海关总署 (HMRC) 正探索强制推行电子账单，以提高英国的经济生产力并改善税收征管。

接下来，我们将深入探讨电子账单的定义、其可衡量的益处，以及英国企业应如何适应未来的收款方式。

本文内容

• 什么是电子账单？
  
• 电子账单如何帮助您更快收款？
  
• 电子账单如何减少人工错误？
  
• 电子账单如何提升现金流透明度和预测能力？
  
• 电子账单如何减少欺诈并提升账单安全性？
  
• 电子账单如何实现税务和合规流程自动化？
  
• 英国企业如何为未来的电子账单法规做好准备？
  
• Stripe Invoicing 如何提供帮助
  

什么是电子账单？

电子账单以结构化数据形式而非 PDF 或纸质文件形式发送。账单以标准化数字格式（通常为 XML 或 UBL）创建，然后通过安全网络传输至买家会计系统。系统可以立即读取账单、自动过账并触发审批流程，全程无需人工操作键盘。

电子账单与“通过电子邮件发送账单”的区别在于结构。每个元素（账单编号、增值税税率、采购订单、付款条件）均位于双方系统均可识别的定义字段中。

这种结构可实现：

• 自动验证：总额计算正确、必填字段已填写且 ID 匹配。如果不满足条件，则不发送账单。

• 系统互操作性：不同的会计平台可以清晰通信，无需手动格式化或重新录入。

• 安全性与可追溯性：加密和数字签名可以证明账单未被篡改。

许多大型企业已使用电子账单多年，随着新标准和平台的出现，越来越多的小型企业也开始采用。欧洲各国政府正鼓励这一趋势，将电子账单视为缩小税收缺口和实现报告现代化的途径。英国税务海关总署 (HMRC) 目前正在制定国家标准。

电子账单如何帮助您更快收款？

当账单以适合买家财务系统的格式到达时，即可立即进入支付流程。无需等待手动录入或反复核对以补充缺失信息。

• 这一差异体现在实际数据中。英国小企业专员报告称，电子账单的支付速度通常是纸质账单的近两倍。之所以能加速支付，是因为电子账单消除了通常导致付款延迟的摩擦点。买家系统可以即时验证总额、增值税和采购订单 (PO) 编号，因此需要审核的账单更少。审批路径和三向匹配可在数分钟内完成，而非数天。嵌入式支付链接将账单转化为结算请求，而非提醒。
  

审批速度加快意味着资金流动性提高。财务团队可获得更可预测的现金转化周期，且营运资金规划不再依赖于有人记得催款。

电子账单如何减少人工错误？

人工错误可能导致重大延误。事实上，英国数据显示约有 24% 的逾期付款源于行政错误。电子账单可以在账单到达买家之前验证账单数据，从而消除这些薄弱环节。

电子账单中的每个数字字段均锁定为您和买家系统均可理解的格式。系统会自动核对计算结果，任何缺失字段均会触发错误提示，以便在发送前进行更正。这意味着账单到达买家时，出现错误的可能性更低。买家系统可以立即读取、匹配和审批账单。

电子账单还可以将账单直接与采购订单和收据关联，因此可以立即发现不匹配情况，而非数周后才发现。每份文件均带有时间戳且可追溯，有助于双方在需要二次核对时更快完成对账。但通常情况下，账单首次发送即是准确无误的。

电子账单如何提升现金流透明度和预测能力？

电子账单使财务团队能够清晰、实时地掌握资金流动性状况。数字账单自发出起便具备可追溯性。您可以查看客户何时打开账单、何时批准账单及何时启动支付流程。这种透明度使团队能在出现问题时迅速采取行动，如在到期日前提醒客户，避免逾期情况发生。

由于数字账单直接与会计系统集成，现金流数据得以持续更新。财务团队可以实时查看应收账款总额、预计支付日期及平均结算时间。这些实时数据提升了预测的可靠性，并有助于识别趋势，如哪些客户经常逾期付款，或哪些支付条款真正有效。能够了解并信赖未来支付情况的企业，也能更有信心地进行规划。

电子账单如何减少欺诈并提升账单安全性？

电子账单无法消除欺诈行为，但能大幅提高欺诈门槛，让欺诈者更难得逞。加密通道和多层身份验证可有效拦截不法分子，并简化审计流程。

专为安全交换而设计

电子账单通过加密网络或 PEPPOL 等认证渠道传输，而非通过开放式电子邮件。每份文件均经过数字签名和时间戳处理，因此收款人的系统可以验证其未被篡改且来自授权发送方。

内置身份验证

由于每份账单均携带数字签名和标识来源的元数据，系统可以立即拒绝任何不匹配的账单。这种结构可以有效拦截常见欺诈手段，例如在账单到达应付账款部门之前拦截 PDF 文件并替换银行账号。

更清晰的审计跟踪

每项交互（发送、接收、批准、支付）都会被记录。这种审计跟踪使异常情况更容易被发现，并在出现问题时加速调查。这也是许多政府鼓励或要求使用电子账单的原因之一：保护企业的安全机制同样能大规模减少增值税欺诈。

电子账单如何实现税务和合规流程自动化？

每张账单均需包含正确的标识符、增值税详情和时间戳，以满足政府指南要求。电子账单将合规工作直接融入流程之中。

内置合规性

每张电子账单均设有结构化字段，用于填写税务登记号码、增值税计算及账单参考信息。与计算一样，这些信息在账单离开您的系统前会自动接受检查，从而减少了遗漏必要元素或增值税申报错误的可能性。这种内置验证功能正是电子账单能够减少合规性错误和罚款的原因之一。

现成的审计追踪

电子账单以数字形式存储，带有时间戳且易于检索。当每张账单均可数字追溯时，您便无需翻阅纸质文件或核对缺失的文件。

实时报告

欧洲各地的税务机关正在向实时报告制度转变，即账单在发出时即提交给政府。电子账单使这一目标成为可能。英国税务海关总署 (HMRC) 探索类似的数字报告改革之际，英国企业尽早采用电子账单将抢占先机。

简化全球业务运营

对开展国际贸易的公司来说，电子账单软件能自动为各市场适配对应的本地税收格式与数字签名。

英国企业如何为未来的电子账单法规做好准备？

目前，英国尚未强制要求私营企业使用电子账单，但相关势头正在增强。截至 2025 年，英国财政部 (HM Treasury) 和英国税务海关总署 (HMRC) 正就国家标准进行咨询，并探索在公共和私营部门推广电子账单的方法。随着其他欧洲市场转向实时或强制电子账单模式，开展国际贸易的英国公司已经需要遵守国外的这些规定。现在是做好准备的好时机。

关注政策动态

关注英国税务海关总署 (HMRC) 的更新和咨询结果，这些将表明其是否正朝着标准化或分阶段推广的方向发展。

尽早采用，快速获益

自愿采用电子账单能让企业抢占先机。早期采用者能更快看到成效，法规出台时也能避免慌乱。

更新系统与人员配置

核查会计工具，确认其能生成和接收结构化账单。像 Stripe Invoicing 这类已能处理合规数字格式的平台，可以快速适应新标准，简化跨境计费流程。

培训财务团队，更新审批流程，向客户和供应商传达变更信息。如此，各方才能携手迈向未来。

Stripe Invoicing 如何提供帮助

Stripe Invoicing 简化了您的应收账款 (AR) 流程，涵盖从账单创建到欠款回收的各个环节。无论您是管理一次性计费还是定期计费，Stripe 都能帮助企业加快收款并简化运营：

• 自动化应收账款：轻松创建、自定义和发送专业账单——无需代码。Stripe 会自动跟踪账单状态、发送付款提醒并处理退款，助您随时掌握现金流。

• 加速现金流：通过集成的全球支付、自动提醒和 AI 驱动的催款工具，缩短应收账款周转天数 (DSO)，并更快地收款，帮助您收回更多收入。

• 增强客户体验：提供现代化的支付体验，支持 25 种以上语言、135 种以上货币和 100 种以上支付方式。客户可通过自助客户门户轻松访问并支付账单。

• 减少后台工作量：在几分钟内生成账单，并通过自动提醒和 Stripe 托管账单支付页面减少催款耗时。

• 与现有系统集成：Stripe Invoicing 与流行的会计和企业资源规划 (ERP) 软件集成，助您保持系统同步，减少手动数据录入工作量。

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