Todas las empresas deben recibir pagos, pero los sistemas de facturación no siempre reflejan la urgencia de las empresas. Si bien las facturas impresas se están eliminando de forma gradual, las sustituciones digitales (PDF enviados por correo electrónico, cargas manuales) pueden seguir ralentizando el flujo de caja y creando costos ocultos.

La facturación electrónica puede ayudar a solucionarlo a nivel de infraestructura, mediante la conexión directa de los sistemas financieros para que las facturas se transfieran, validen y acrediten de forma automática, lo que puede dar lugar a pagos más rápidos, menos errores y un cumplimiento de la normativa fiscal integrado. Los beneficios son tan claros que His Majesty’s Revenue & Customs (HMRC) está evaluando la posibilidad de exigir la facturación electrónica para aumentar la productividad económica en el Reino Unido y mejorar la recaudación de impuestos.

A continuación, analizaremos qué es en realidad la facturación electrónica, los beneficios medibles que ofrece y cómo las empresas del Reino Unido pueden adaptarse para recibir pagos en el futuro.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la facturación electrónica?
  
• ¿Cómo puede ayudarte la facturación electrónica a recibir pagos más rápido?
  
• ¿Cómo reduce la facturación electrónica los errores manuales?
  
• ¿Cómo mejora la visibilidad y la previsión del flujo de caja la facturación electrónica?
  
• ¿Cómo la facturación electrónica reduce el fraude y mejora la seguridad de las facturas?
  
• ¿Cómo puede la facturación electrónica automatizar los flujos de trabajo de impuestos y cumplimiento?
  
• ¿Cómo pueden prepararse las empresas del Reino Unido para las futuras normativas de la facturación electrónica?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

¿Qué es la facturación electrónica?

Con la facturación electrónica, las facturas se envían como datos estructurados en lugar de como PDF o documentos en papel. La factura se crea en un formato digital estandarizado (a menudo XML o UBL) y luego se transmite a través de una red segura al sistema contable del comprador. El sistema puede leerla al instante, publicarla de forma automática y activar la aprobación, todo ello sin que nadie toque un teclado.

Lo que diferencia la facturación electrónica del “envío por correo postal de una factura” es la estructura. Cada elemento (número factura, tipo de IVA, pedido de compra, condiciones de pago) se asienta en un campo definido que ambos sistemas entienden.

La estructura permite lo siguiente:

• Validación automática: los totales se suman, los campos obligatorios se completan y los ID coinciden. Si no lo hacen, no se envía la factura.

• Interoperabilidad del sistema: las diferentes plataformas contables pueden comunicarse de forma limpia, sin formato manual ni reingreso.

• Seguridad y trazabilidad: las firmas cifradas y digitales demuestran que la factura no ha sido alterada.

Muchas grandes empresas llevan años realizando la facturación electrónica y, a medida que surgen nuevas normas y plataformas, se van incorporando más pequeñas empresas. Los gobiernos de toda Europa la están fomentando, ya que consideran que la facturación electrónica es una forma de cerrar las brechas de impuestos y modernizar la elaboración de informes. En el Reino Unido, el HMRC está explorando actualmente las normas nacionales.

¿Cómo puede ayudarte la facturación electrónica a recibir pagos más rápido?

Cuando una factura llega ya formateada para el sistema financiero de un comprador, se puede liquidar el pago de forma inmediata. No hay que esperar la entrada manual ni ir y venir para corregir los detalles que faltan.

• Esa diferencia aparece en cifras reales. El Comisionado para Pequeñas Empresas del Reino Unido informa que las facturas electrónicas suelen pagarse casi el doble de rápido que las impresas. La aceleración es posible porque la facturación electrónica elimina los puntos de fricción que, por lo general, retrasan el pago. Los sistemas de los compradores validan de forma instantánea las referencias de totales, IVA y pedidos de compra (PO), por lo que se marcan menos facturas para revisar. El enrutamiento aprobado y la coincidencia a tres bandas se realizan en minutos en lugar de días. Y los enlaces de pago integrados convierten las facturas en solicitudes de acreditación de fondos, no en recordatorios.
  

Las aprobaciones más rápidas significan liquidez más rápida, los equipos financieros obtienen un ciclo de conversión de efectivo más predecible y la planificación del capital de trabajo ya no depende de que alguien recuerde perseguir los pagos.

¿Cómo reduce la facturación electrónica los errores manuales?

Los errores manuales pueden causar grandes retrasos. De hecho, los datos en el Reino Unido muestran que alrededor del 24 % de los pagos atrasados se deben a errores administrativos. La facturación electrónica puede eliminar esos puntos débiles validando los datos de las facturas antes de que lleguen al comprador.

Cada campo numérico de una factura electrónica está bloqueado con un formato que tu sistema y el sistema del comprador entienden. Las matemáticas se verifican de forma automática y los campos faltantes activan un error, que invita a corregir antes de que se envíe nada. Esto significa que, cuando la factura llega al comprador, es menos probable que haya errores. Su sistema puede leer, cotejar y aprobar la factura de forma inmediata.

La facturación electrónica también vincula las facturas directamente con órdenes de compra e ingresos, por lo que los desajustes se detectan al instante en lugar de semanas después. Cada documento tiene una marca de tiempo y es rastreable, lo que ayuda a ambas partes a conciliar más rápido cuando algo sí necesita una segunda mirada. Pero, por lo general, las facturas son correctas la primera vez.

¿Cómo mejora la visibilidad y la previsión del flujo de caja la facturación electrónica?

La facturación electrónica ofrece a los equipos financieros una imagen clara y actual de la liquidez. Las facturas digitales son rastreables desde el momento en que se emiten. Puedes ver cuando un cliente abre una factura, la aprueba e inicia el pago. Esa visibilidad permite a los equipos actuar temprano si hay algo incorrecto, tal vez llamando a un cliente antes de una fecha de vencimiento en lugar de después de que pase.

Debido a que las facturas son digitales e integradas directamente con los sistemas contables, los datos del flujo de caja también se actualizan de forma continua. Los equipos financieros pueden ver el total de cuentas por cobrar, las fechas de pago previstas y los tiempos promedio de acreditación de fondos en tiempo real. Esos datos activos hacen que las previsiones sean más fiables y ayudan a identificar tendencias, como qué clientes pagan con retraso de forma constante o qué condiciones de pago funcionan realmente. Las empresas que ven y confían en sus pagos entrantes también pueden planificar con más confianza.

¿Cómo la facturación electrónica reduce el fraude y mejora la seguridad de las facturas?

La facturación electrónica no elimina el fraude, pero eleva la barrera lo suficiente como para que sea más difícil atravesar los esquemas. El paso cifrado y las capas de autenticación bloquean a los delincuentes y facilitan la auditoría.

Creado para cambio seguro

Las facturas electrónicas viajan a través de redes cifradas o canales certificados como PEPPOL, en lugar de a través del correo electrónico abierto. Cada archivo está firmado digitalmente y tiene una marca de tiempo, por lo que el sistema del destinatario puede verificar que no haya cambios y que proceda de un remitente autorizado.

Autenticación por diseño

Dado que cada factura lleva una firma digital y metadatos que identifican su origen, el sistema puede rechazar de forma instantánea cualquier cosa que no coincida, lo que bloquea las tácticas comunes de fraude, como interceptar un PDF e intercambiar números de cuentas bancarias antes de que lleguen a las cuentas por pagar.

Un registro de auditoría más limpio

Cada interacción (enviada, recibida, aprobada, pagada) se registra. Esa pista de auditoría facilita la detección de anomalías y acelera las investigaciones cuando algo parece cuestionable. Es una de las razones por las que muchos gobiernos fomentan o exigen la facturación electrónica: la misma seguridad que protege a las empresas también reduce el fraude del IVA a escala.

¿Cómo puede la facturación electrónica automatizar los flujos de trabajo de impuestos y cumplimiento?

Cada factura debe incluir los identificadores, los datos del IVA y las marcas de tiempo adecuados para cumplir con las pautas gubernamentales. La facturación electrónica incorpora esa labor de cumplimiento de la normativa en el propio proceso.

Cumplimiento integrado

Cada factura electrónica lleva campos estructurados para números de registro fiscal, cálculos del IVA y referencias de facturas. Al igual que con los cálculos, estos se verifican de forma automática antes de que la factura salga de tu sistema, lo que significa menos posibilidades de omitir un elemento obligatorio o declarar mal el IVA. Esta validación integrada es una de las razones por las que la facturación electrónica puede reducir los errores y las sanciones en el cumplimiento de la normativa.

Registro de auditoría listo para usar

Las facturas electrónicas están almacenadas de forma digital, tienen marcas de tiempo y son fáciles de recuperar. Cuando cada factura se puede rastrear de forma digital, no tienes que buscar en archivos impresos ni conciliar documentos faltantes.

Informes en tiempo real

Las autoridades fiscales europeas están pasando a la elaboración de informes en tiempo real, en los que las facturas se envían al gobierno a medida que se emiten. La facturación electrónica lo hace posible. Adoptarla a tiempo les da a las empresas del Reino Unido una ventaja a medida que el HMRC explora reformas similares en la elaboración de informes digitales.

Operaciones globales simplificadas

Para las empresas que comercian a nivel internacional, el software de facturación electrónica puede aplicar de forma automática los formatos de impuestos locales y la firma digital adecuados para cada mercado.

¿Cómo pueden prepararse las empresas del Reino Unido para las futuras normativas de la facturación electrónica?

El Reino Unido aún no ha establecido la obligatoriedad de la facturación electrónica para las empresas privadas, pero el impulso está aumentando. A partir de 2025, His Majesty’s Treasury (HM Treasury) y el HMRC están consultando sobre las normas nacionales y explorando formas de ampliar la adopción tanto en el sector público como en el privado. A medida que otros mercados europeos pasan a modelos de facturación electrónica en tiempo real u obligatorios, el Reino Unido ya necesita cumplir con esas normas en el extranjero. Ahora es un buen momento para prepararse.

Vigila las políticas

Supervisa las actualizaciones del HMRC y los resultados de las consultas, lo que indicará si están avanzando hacia una implementación estandarizada o escalonada.

Adopta pronto, aprende rápido

La adopción voluntaria les da a las empresas una ventaja. Los primeros usuarios ven los beneficios antes y evitan la confusión cuando llegan las normativas.

Moderniza tus sistemas y tu gente

Audita tus herramientas contables para confirmar que pueden generar y recibir facturas estructuradas. Plataformas como Stripe Invoicing, que ya manejan formatos digitales compatibles, pueden adaptarse rápidamente a las nuevas normas y simplificar la facturación transfronteriza.

Capacita a los equipos de finanzas, actualiza los flujos de trabajo de aprobación y comunica los cambios a los clientes y proveedores. De esa manera, todos juntos podrán avanzar hacia el futuro.

Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojada en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

Obtén más información sobre cómo Stripe puede simplificar el procesamiento de las cuentas por cobrar o empieza hoy mismo.