I magazzini in conto deposito sono un modello organizzativo importante per molte attività, in particolare per quelle impegnate nel commercio transfrontaliero. Sebbene il vantaggio per le aziende tedesche sia enorme, potrebbero essere difficili da gestire dal punto di vista fiscale e normativo.

Questo articolo spiega che cos'è un magazzino in conto deposito e le normative legali in Germania e a livello internazionale. Mostreremo anche i requisiti di documentazione e i rischi per la conformità di cui si deve tener conto.

Contenuto dell'articolo

• Definizione: che cos'è un magazzino in conto deposito
  
• Legislazione relativa al conto deposito
  
• Gestione dell'IVA per i magazzini in conto deposito nell'UE e in Paesi terzi
  
• Requisiti di documentazione per i magazzini in conto deposito
  
• Rischi di conformità dei magazzini in conto deposito
  

Definizione: che cos'è un magazzino in conto deposito

Un magazzino in conto deposito trattiene le merci presso il sito del cliente, mentre il fornitore ne conserva la proprietà. Il fornitore trasferisce la proprietà solo quando il cliente ritira un articolo dal sito di stoccaggio. Questo tipo di accordo viene detto conto deposito.

Queste strutture in genere si trovano dove è richiesto l'inventario, spesso vicino ai clienti o direttamente nei loro locali. Molte aziende tedesche creano tali siti di stoccaggio in altri stati dell'Unione Europea o in Paesi terzi, in modo da poter consegnare le merci ai loro clienti internazionali senza allungare i tempi di consegna.

L'inventario rimane di proprietà del venditore (detto mittente) per tutto il tempo di presenza in deposito. I clienti che prelevano gli articoli dal magazzino in conto deposito sono detti destinatari. I trasferimenti di proprietà avvengono quando la merce viene prelevata dal sito di stoccaggio, a meno che le parti non concordino una clausola di mantenimento di proprietà. In tal caso il mittente conserva la proprietà fino a quando non riceve il pagamento completo.

La norme sul trasferimento di proprietà determinano come si applica l'imposta sul valore aggiunto (IVA) a un sito di stoccaggio, definendo quando si verificano ricavi imponibili.

Vantaggi di un magazzino in conto deposito

I magazzini in conto deposito supportano la produzione trattenendo regolarmente, o con breve preavviso, i componenti necessari. Mantenendo l'inventario vicino al sito di produzione o al cliente finale, i fornitori possono consegnare su richiesta i prodotti necessari. La velocità e la flessibilità consentono alle aziende di semplificare i processi di produzione ed evitare ritardi.

Un ulteriore vantaggio per i clienti è la possibilità di non mantenere scorte all'interno. I venditori al dettaglio online possono anche utilizzare i magazzini in conto deposito per consegnare rapidamente i prodotti ai clienti, senza doverli prima ordinare dall'estero.

La piena responsabilità del controllo di qualità e della supervisione dell'inventario ricade sul fornitore. Questo riduce enormemente il carico di lavoro dei clienti, che non devono eseguire controlli sulla merce: un'ottima soluzione per gli articoli deperibili che richiedono un monitoraggio regolare. Il fornitore gestisce anche le modifiche dei prodotti, ad esempio l'introduzione di nuove collezioni o la sostituzione degli articoli esistenti. Questo comporta risparmi significativi per i destinatari, che non devono investire nella manutenzione e nella gestione delle scorte.

Legislazione relativa al conto deposito

Una delle principali normative che riguardano i magazzini in conto deposito è la legge tedesca sull'IVA (UStG), introdotta nel 2020 anche per standardizzare l'IVA e l'imposta sulle vendite in tutta l'UE e facilitare le forniture transfrontaliere di prodotti.

UStG

Ai sensi del § 6b dell'UStG, un prodotto conservato in un magazzino in conto deposito non è ancora considerato una fornitura ai sensi della legge sull'IVA. L'IVA diventa esigibile solo quando il destinatario preleva il prodotto dal sito di stoccaggio. Finché l'articolo rimane in magazzino, non c'è alcuna IVA da pagare. Questo semplifica la gestione dell'IVA, poiché non è necessario pagare le imposte quando si immagazzina un articolo.

Direttiva UE

L'articolo 17 bis della direttiva UE sull'IVA è stato introdotto nel 2018 attraverso la Direttiva UE 2018/1910, con la creazione del primo standard UE per i magazzini in conto deposito. Questo articolo obbligava gli stati membri ad applicare le nuove disposizioni a livello nazionale, a partire dal 1° gennaio 2020. Questa mossa ha standardizzato e semplificato le norme IVA per questi siti di stoccaggio all'interno dell'UE.

Le rettifiche rapide definiscono quando diventa tassabile la fornitura di scorte da un magazzino in conto deposito. In particolare, le aziende che gestiscono questi siti di stoccaggio in altre giurisdizioni dell'UE devono dimostrare che le scorte sono fisicamente conservate nell'impianto in attesa di essere prelevate dal destinatario. Queste rettifiche sono vantaggiose per le attività che gestiscono magazzini in conto deposito in più stati dell'UE, in quanto forniscono un meccanismo semplice e unificato per la gestione dell'IVA.

Supporto alle attività

Le attività che gestiscono magazzini in conto deposito e vendono merci a livello internazionale si trovano ad affrontare due problematiche principali: calcolare l'IVA in modo accurato e adempiere ai propri obblighi nei Paesi di destinazione. Stripe Tax aiuta ad affrontare questi due aspetti gestendo la registrazione IVA nella giurisdizione in cui opera l'impianto di stoccaggio e applicando automaticamente le aliquote fiscali corrette, in base al luogo di spedizione.

Sebbene il trasferimento della proprietà e il prelievo delle scorte debbano essere ancora documentati manualmente nel sistema di gestione delle scorte dell'attività, Stripe automatizza il calcolo dell'IVA e la fatturazione al cliente finale. In questo modo si riducono gli errori manuali e si semplifica notevolmente la conformità alle norme fiscali delle varie giurisdizioni. Tax aiuta a gestire in modo efficiente i requisiti fiscali più complessi e a garantire la conformità a tutte le normative in vigore, soprattutto per le operazioni in più stati dell'UE o in Paesi terzi.

Gestione dell'IVA per i magazzini in conto deposito nell'UE e in Paesi terzi

Di seguito riportiamo un elenco delle norme IVA più importanti per le attività tedesche che gestiscono magazzini in conto deposito in altri stati dell'UE o in Paesi terzi.

Conto deposito in altri stati dell'UE

Quando un'azienda tedesca gestisce un magazzino in conto deposito in un altro stato membro dell'UE, il trasporto delle scorte alla struttura viene considerato un ingresso intracomunitario di merci. In linea di principio, questa operazione è soggetta alla tassazione nel Paese (cfr. § 3.1a dell'UStG). Tuttavia, in base alle norme sulle cessioni intracomunitarie, è esente da imposte, purché vengano fornite le prove necessarie (§ 6a.2 dell'UStG). Le prove includono:

• Registrazione dettagliata delle merci introdotte (quantità, designazione commerciale)
  
• Indirizzo del magazzino in conto deposito
  
• Partita IVA dell'attività
  
• Data di ingresso
  
• Base imponibile, basata sul prezzo di acquisto più costi accessori, o sul prezzo di costo
  

Il fornitore deve dichiarare l'acquisto nel Paese di destinazione per la registrazione delle imposte. Quando il destinatario riprende successivamente la merce, questa viene considerata una fornitura nazionale nel territorio di destinazione. Tale fornitura è soggetta all'IVA in quella giurisdizione. Di conseguenza, l'attività deve registrarsi ai fini IVA nel relativo stato membro dell'UE. La richiesta di registrazione varia da Paese a Paese.

Tuttavia, una regola di semplificazione per più stati membri dell'UE consente agli operatori di un magazzino in conto deposito di rinunciare alla registrazione IVA obbligatoria nel Paese di destinazione. La transazione si qualifica in tal caso come cessione intracomunitaria e il destinatario applica l'imposta all'acquisto nella giurisdizione ricevente. In questo caso, l'attività tedesca non deve registrarsi ai fini IVA nel territorio ricevente. Ciò detto, le specifiche disposizioni variano da uno stato membro all'altro e richiedono alcuni prerequisiti. È consigliabile effettuare delle ricerche in anticipo.

Conto deposito in Paesi terzi

La gestione dell'IVA per i magazzini in conto deposito in Paesi terzi è molto più complessa e dipende dalle normative fiscali del Paese di destinazione. A differenza dell'UE, dove vigono soluzioni rapide che armonizzano il trattamento dell'IVA, le aziende con strutture di deposito in Paesi terzi devono attenersi al quadro normativo di ciascuna giurisdizione. Questo varia notevolmente e comporta una serie di registrazioni fiscali e documenti.

Il trasporto di prodotti in un Paese terzo non attiva l'IVA in Germania, poiché si tratta di un'esportazione esente da imposte (cfr. § 4, n. 1a dell'UStG). Tuttavia, le imposte locali come i dazi sulle importazioni o l'IVA locale, sono dovuti nel Paese terzo al ritiro della merce dal magazzino in conto deposito. Di conseguenza, le attività tedesche che gestiscono quei siti di stoccaggio in Paesi terzi devono registrarsi per le imposte in quelle giurisdizioni.

Requisiti di documentazione per i magazzini in conto deposito

Le attività tedesche che gestiscono magazzini in conto deposito devono soddisfare svariati requisiti di documentazione. Questi obblighi aiutano a fornire prove per la tassazione e a dimostrare la conformità alle norme sull'IVA. Per evitare problemi legali o ulteriori richieste da parte delle autorità fiscali, le attività devono documentare attentamente tutti i passaggi e le informazioni pertinenti.

Prova del trasporto

I registri devono dimostrare che le giacenze sono pervenute al magazzino in conto deposito. La documentazione deve fornire informazioni dettagliate, come la quantità e la denominazione commerciale delle scorte, l'indirizzo dell'impianto e la data del trasporto. I dettagli sono necessari per dimostrare con precisione che l'ingresso intracomunitario di merci è esente da imposte.

Partita IVA e dichiarazione riepilogativa

Per elaborare correttamente la spedizione, è necessaria una partita IVA di entrambi i Paesi. Ciò significa che il venditore deve avere un numero di partita IVA nel Paese di origine, e il destinatario deve avere un numero di partita IVA equivalente nel Paese di destinazione. Le attività tedesche devono inoltre presentare regolarmente dichiarazioni riepilogative (cfr. § 18a dell'UStG), che documentino la circolazione intracomunitaria dei beni, e registrare correttamente le cessioni esenti da imposte.

Prova del prelievo

Un'altra parte importante della gestione contabile è la prova del ricevimento dell'inventario da parte del destinatario. La fornitura diventa tassabile quando il destinatario preleva gli articoli dal magazzino. Per questo scopo, le aziende devono registrare correttamente ogni prelievo e tutti i dati rilevanti dell'inventario prelevato.

Rischi di conformità dei magazzini in conto deposito

Per evitare problemi con le normative o sanzioni pecuniarie durante la gestione di un magazzino in conto deposito, le attività tedesche devono assicurarsi di essere pienamente conformi a tutte le normative fiscali. Devono anche essere completamente aggiornate sul panorama giuridico tedesco e dei territori di destinazione, in modo da eliminare gli oneri amministrativi superflui. Due aree di rischio principali a tale proposito riguardano la registrazione temporanea ai fini IVA e la mancanza delle prove di esportazione.

Registrazione temporanea ai fini IVA

Un problema comune nella gestione dei magazzini in conto deposito è la registrazione temporanea ai fini IVA in un altro Paese. In molti casi non è necessario registrarsi immediatamente ai fini IVA in un altro stato membro dell'UE o in un Paese terzo. Ciò detto, se le attività presentano la richiesta quando non sono tenute a farlo, ne risultano complicati controlli fiscali e ulteriori iter burocratici. La registrazione temporanea può anche comportare costi inutili, soprattutto se non è in linea con effettivi obblighi fiscali.

Mancanza della prova di esportazione

Un altro rischio consiste nel non avere una prova adeguata dell'esportazione. Nel caso di strutture di stoccaggio, particolarmente in Paesi terzi, le aziende devono documentare chiaramente il trasporto delle merci per garantirne il trattamento fiscale. Se un'azienda non è in grado di produrre prove adeguate dell'esportazione, le autorità fiscali non concederanno alcuna esenzione fiscale. Questo può portare a ritardi e sanzioni, riducendo notevolmente i vantaggi finanziari di un magazzino in conto deposito.