Los almacenes de consignación son un modelo organizativo importante para muchas empresas, especialmente las que se dedican al comercio transfronterizo. Si bien la ventaja para las empresas alemanas es enorme, puede ser complicada de gestionar desde una perspectiva fiscal y regulatoria.

En este artículo te explicaremos qué es un almacén de consignación y las normativas legales tanto en Alemania como en el resto del mundo. También te explicaremos los requisitos en cuanto a documentación y los riesgos que conlleva el cumplimiento de la normativa.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• Definición: ¿qué es un almacén de consignación?
  
• ¿Qué dice la ley sobre la consignación?
  
• Gestión del IVA en los almacenes de consignación de la UE y de terceros países
  
• Requisitos en cuanto a documentación para los almacenes de consignación
  
• Riesgos en el cumplimiento de la normativa con los almacenes de consignación
  

Definición: ¿qué es un almacén de consignación?

Un almacén de consignación almacena mercancías en el sitio de un cliente mientras el proveedor conserva la propiedad. El proveedor transfiere la propiedad solo cuando el cliente retira una partida del sitio de almacenamiento. Este tipo de arreglo se denomina consignación.

Por lo general, estas instalaciones se encuentran donde se necesita el inventario, a menudo cerca de los clientes o directamente en sus instalaciones. Muchas empresas alemanas establecen este tipo de almacenes en otros estados de la Unión Europea o en terceros países para poder entregar las mercancías a sus clientes internacionales sin alargar los plazos de entrega.

El inventario sigue siendo propiedad del vendedor (el llamado consignador) durante todo el tiempo de almacenamiento. Se consideran consignatarios los clientes que recuperan estos artículos del almacén de consignación. La propiedad se transfiere una vez retirada la mercancía del lugar de almacenamiento, a menos que las partes acuerden una cláusula de retención de la propiedad. En este caso, el consignador conserva la propiedad hasta que se reciba el pago completo.

Estas normas para transferir la propiedad determinan cómo se aplica el impuesto sobre el valor añadido (IVA) a un almacén definiendo cuándo surgen ingresos sujetos a impuestos.

Ventajas de un almacén de consignación

Los almacenes de consignación dan soporte a la producción al disponer de las piezas que se necesitan con regularidad o con poca antelación. Al mantener el inventario cerca del sitio de fabricación o cliente final, los proveedores pueden entregar los artículos requeridos bajo demanda. Esta velocidad y flexibilidad permiten a las empresas simplificar sus procesos de fabricación y evitar retrasos.

Otra ventaja para los clientes es que no tienen que mantener existencias internas. Los minoristas que operan por Internet también pueden usar almacenes de consignación para entregar productos a los clientes rápidamente, sin tener que pedirlos primero desde el extranjero.

La plena responsabilidad de la garantía de calidad y la supervisión del inventario recae en el proveedor. Esto reduce enormemente la carga de trabajo de los clientes, ya que no tienen que realizar comprobaciones de los bienes en sí mismos, excelentes noticias para los artículos perecederos que requieren una supervisión periódica. El proveedor también gestiona las modificaciones de los productos, como la introducción de nuevas colecciones o la sustitución de artículos existentes. Eso supone un ahorro significativo para los consignatarios que no tienen que invertir en el mantenimiento y la gestión de existencias.

¿Qué dice la ley sobre la consignación?

Una de las principales normativas que afectan a los almacenes de consignación es la Ley del IVA alemana (UStG), que se introdujo en 2020 para normalizar el IVA e impuesto sobre las ventas en toda la UE y facilitar las entregas transfronterizas de bienes.

UStG

De acuerdo con el artículo 6b de la UStG, un producto almacenado en un almacén de consignación no se considera todavía entrega conforme a la legislación del IVA. El IVA solo debe aplicarse cuando el destinatario recupera el producto del almacén. Mientras la partida permanezca almacenada, no habrá que pagar IVA, lo que simplifica la gestión del IVA, ya que no es necesario pagar impuestos cuando se almacena una partida.

Directiva de la UE

El artículo 17a de la Directiva del IVA se introdujo en 2018 mediante la Directiva 2018/1910 de la UE, por la que se creó el primer estándar europeo para los almacenes de consignación. Este artículo obligaba a los Estados miembros a aplicar las nuevas disposiciones a nivel nacional a partir del 1 de enero de 2020. Este cambio estandarizó y simplificó las normas del IVA para estos almacenes dentro de la UE.

Las soluciones rápidas definen cuándo el suministro de inventario desde un almacén de consignación pasa a estar sujeto a impuestos. En particular, las empresas que operan estos sitios de almacenamiento en otras jurisdicciones de la UE deben demostrar que el stock está almacenado físicamente en la instalación y está a punto de ser retirado por el consignatario. Estos ajustes benefician a las empresas que administran almacenes de consignación en varios estados de la UE, ya que proporcionan un mecanismo simple y unificado para gestionar el IVA.

Soporte para las empresas

Las empresas que gestionan almacenes de consignación y venden mercancías a nivel internacional se enfrentan a dos desafíos principales: calcular con precisión el IVA y cumplir con sus obligaciones en los países de destino. Stripe Tax ayuda a abordar ambos problemas gestionando el registro del IVA en la jurisdicción donde opera el almacén y aplicando automáticamente los tipos impositivos correctos en función del lugar de expedición.

Si bien transferir la propiedad y recuperar acciones aún debe documentarse manualmente en el sistema de gestión de acciones de la empresa, Stripe automatiza el cálculo del IVA y la facturación del cliente final, lo que reduce los errores manuales y facilita significativamente el cumplimiento de la normativa fiscal en todas las jurisdicciones. Tax ayuda a gestionar de manera eficiente los complejos requisitos fiscales y garantiza el cumplimiento de la normativa pertinente, especialmente para las operaciones en múltiples estados de la UE o en terceros países.

Gestión del IVA en los almacenes de consignación de la UE y de terceros países

A continuación se muestra una lista de las normas más destacadas en cuanto al IVA para las empresas de Alemania que operan almacenes de consignación en otros estados de la UE o en terceros países.

Consignación en otros estados de la UE

Una vez que una empresa alemana dirige un almacén de consignación en otro Estado miembro de la UE, el transporte de existencias a la instalación se considera una entrada intracomunitaria de bienes. En principio, esta operación está sujeta a impuestos en el país (véase el artículo 3.1a de la UStG). Sin embargo, según la normativa aplicable a las entregas intracomunitarias, está exenta de impuestos, siempre que se aporten las pruebas necesarias para ello (artículo 6a.2 de la UStG). Entre estas pruebas se incluyen las siguientes:

• Un registro detallado de las mercancías introducidas (cantidad, designación comercial)
  
• La dirección del almacén de consignación
  
• ID para el IVA de la empresa
  
• La fecha de entrada
  
• La base imponible, basada en el precio de compra más los costes accesorios, o el precio de coste
  

El proveedor tiene que declarar la adquisición en el país de destino para registrar allí los impuestos. Cuando el consignatario recupera posteriormente los bienes, esta se considera una entrega nacional dentro del territorio receptor. Esta entrega está sujeta al IVA en esa jurisdicción. En consecuencia, la empresa tiene que registrarse a efectos del IVA en el estado miembro de la UE correspondiente. El proceso de la solicitud varía de un país a otro.

Sin embargo, gracias a la existencia de una regla de simplificación en varios estados miembros de la UE permite que los operadores de almacenes de consignación no tengan que registrarse obligatoriamente a efectos del IVA en el país de destino. En su lugar, la transacción se considera una entrega intracomunitaria y el consignatario debe aplicar los impuestos sobre la adquisición en la jurisdicción receptora. En este caso, la empresa alemana no tiene que solicitar el IVA en el territorio receptor. Dicho esto, las disposiciones específicas varían según los estados miembros y tienen unos requisitos previos. Es una buena idea investigar a fondo de antemano.

Consignación en terceros países

La gestión del IVA para los almacenes de consignación en terceros países es mucho más compleja y depende de la normativa fiscal del país de destino. A diferencia de la UE, donde las soluciones rápidas armonizan el tratamiento del IVA, las empresas con almacenes en terceros países tienen que adaptarse al marco legal de cada jurisdicción. Estas varían enormemente e implican una serie de registros de cara a los impuestos y la documentación necesarios.

El transporte de bienes a un tercer país no está sujeto al IVA en Alemania, ya que constituye una exportación exenta de impuestos (véase artículo 4, n.o 1a de la UStG). No obstante, en el tercer país se deben aplicar los impuestos locales, como los derechos de importación o el IVA local, en el momento de la recuperación de los bienes del almacén de consignación. El resultado: las empresas alemanas que gestionan estos almacenes en terceros países deben registrarse para el pago de impuestos en esas jurisdicciones.

Requisitos en cuanto a documentación para los almacenes de consignación

Las empresas en Alemania que gestionan almacenes de consignación tienen que cumplir con diversos requisitos de documentación. Estas obligaciones ayudan a proporcionar pruebas de tributación y demuestran el cumplimiento de la normativa del IVA. Para evitar problemas legales o demandas adicionales de las autoridades fiscales, las empresas deben documentar cuidadosamente todos los pasos e información relevantes.

Prueba de transporte

Los registros deben mostrar que el stock llegó al almacén de consignación. Esta documentación tiene que proporcionar información detallada, como la cantidad y designación comercial del inventario, la dirección del almacén y la fecha de transporte. Los detalles son necesarios para demostrar con precisión que la entrada intracomunitaria de mercancías está exenta de impuestos.

ID para el IVA y declaración recapitulativa

Para poder procesar correctamente el envío, en ambos países es necesario un número de identificación del IVA, lo que significa que el vendedor debe tener una identificación del IVA en el país de origen, mientras que el destinatario necesita una identificación equivalente en el país de destino. Las empresas alemanas también tienen que presentar periódicamente declaraciones recapitulativas (véase el artículo 18a de la UStG), que documenten la circulación intracomunitaria de bienes y que registren adecuadamente las entregas exentas de impuestos.

Prueba de recuperación

Otra parte importante de la contabilidad es la prueba del recibo del inventario por parte del consignatario. El suministro pasa a estar sujeto a impuestos una vez que el consignatario toma los artículos del almacén. Para documentarlo, las empresas tienen que registrar correctamente cada recuperación y registrar todos los datos relevantes para el inventario recuperado.

Riesgos en el cumplimiento de la normativa con los almacenes de consignación

Para evitar problemas regulatorios o sanciones financieras mientras se gestionan almacenes de consignación, las empresas alemanas deben asegurarse de cumplir todas las regulaciones fiscales. También deben estar completamente al tanto del panorama legal en Alemania y en sus territorios de destino para reducir trámites administrativos innecesarios. Dos áreas de riesgo importantes en ese sentido giran en torno al registro temporal del IVA y la falta de pruebas de las exportaciones.

Registro temporal del IVA

Un problema común en la gestión de los almacenes de consignación es darse de alta para aplicar el IVA en otro país temporalmente. En muchos casos, no tienes que registrarte a efectos del IVA en un estado miembro de la UE o en un tercer país de inmediato. Dicho esto, si las empresas lo solicitan cuando no están obligadas a hacerlo, el resultado son auditorías fiscales complicadas y bucles burocráticos adicionales. Este registro temporal también puede generar costes innecesarios, especialmente si no se alinea con las obligaciones fiscales reales.

No hay pruebas de las exportaciones

Otro riesgo: no tener una prueba adecuada de las exportaciones. En lo que respecta a los almacenes, en particular los de terceros países, las empresas deben documentar claramente el transporte de mercancías para garantizar un trato libre de impuestos. Si una empresa no puede presentar prueba suficientes de sus exportaciones, las autoridades fiscales no aceptarán las exenciones fiscales. Esto puede dar lugar a retrasos y sanciones, lo que socava sustancialmente los beneficios financieros de un almacén de consignación.