Konsignationslager sind für viele Unternehmen ein wichtiges Organisationsmodell, insbesondere im grenzüberschreitenden Handel. Für deutsche Unternehmen ergeben sich daraus zahlreiche Vorteile, gleichzeitig ist die rechtliche und steuerliche Behandlung jedoch komplex.

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Konsignationslager ist und welche rechtlichen Vorgaben auf nationaler und internationaler Ebene gelten. Zudem erklären wir, welche Dokumentationspflichten bestehen und auf welche Compliance-Risiken Sie achten sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Definition: Was ist ein Konsignationslager?
  
• Wie ist die Konsignation rechtlich geregelt?
  
• Umsatzsteuerliche Behandlung von Konsignationslagern in der EU und in Drittländern
  
• Dokumentationspflichten bei Konsignationslagern
  
• Compliance-Risiken bei Konsignationslagern
  

Definition: Was ist ein Konsignationslager?

Ein Konsignationslager ist ein Warenlager, in dem Produkte zwar bei der Kundschaft vorliegen, aber weiterhin im Eigentum des Lieferanten bleiben. Der Eigentumsübergang erfolgt erst, wenn die Ware tatsächlich aus dem Lager entnommen wird. Diese Form der Zusammenarbeit nennt man Konsignation.

Konsignationslager stehen meist dort, wo die Ware unmittelbar benötigt wird – häufig in der Nähe der Kundschaft oder direkt auf deren Betriebsgelände. Viele deutsche Unternehmen richten solche Lager auch im europäischen Ausland oder in Drittstaaten ein, um internationale Kundinnen und Kunden ohne lange Lieferzeiten zu versorgen.

Während der gesamten Lagerzeit bleibt die Ware im Eigentum des Lieferanten, des sog. Konsignanten. Die Kundinnen und Kunden, die Ware aus dem Konsignationslager entnehmen, gelten als Konsignatoren. Der Eigentumsübergang erfolgt grundsätzlich erst mit der Entnahme – es sei denn, es wurde ein Eigentumsvorbehalt vereinbart. In diesem Fall bleibt die Ware bis zur vollständigen Zahlung Eigentum des Konsignanten.

Diese Regelungen zur Eigentumsübertragung sind maßgeblich für die umsatzsteuerliche Behandlung eines Konsignationslagers, da sie festlegen, wann ein steuerbarer Umsatz entsteht.

Vorteile eines Konsignationslagers

Konsignationslager werden unter anderem in der Produktion eingesetzt, zum Beispiel für häufig benötigte Teile oder solche, die schnell verfügbar sein müssen. Durch die Nähe zum Produktionsstandort oder zur Endkundschaft lassen sich die benötigten Waren bedarfsgerecht bereitstellen. Diese Flexibilität und Schnelligkeit ermöglichen es Unternehmen, ihre Produktionsprozesse effizient zu gestalten und Verzögerungen zu vermeiden.

Ein weiterer Vorteil für die Kundschaft ist, dass sie keine eigenen Lagerbestände halten müssen. Auch Online-Händler/innen können durch den Einsatz von Konsignationslagern Produkte schnell an ihre Kundinnen und Kunden senden, ohne diese erst aus dem Ausland bestellen zu müssen.

Die Verantwortung für Qualitätssicherung und Bestandsmanagement liegt vollständig bei den Lieferanten. Für die Abnehmer/innen bedeutet dies eine erhebliche Entlastung, da sie sich nicht selbst um die Kontrolle der Waren kümmern müssen. Bei verderblichen Produkten, die regelmäßig kontrolliert werden müssen, ist dies besonders vorteilhaft. Auch Änderungen an der Ware, zum Beispiel bei neuen Kollektionen oder Produktwechseln, obliegen dem Lieferanten. Konsignatoren profitieren so von erheblichen Ressourceneinsparungen, da sie nicht in Bestandsmanagement und -pflege investieren müssen.

Wie ist die Konsignation rechtlich geregelt?

Die rechtlichen Grundlagen für Konsignationslager sind insbesondere im deutschen Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Ab 2020 wurden zudem die sogenannten „Quick Fixes“ eingeführt, um die Mehrwertsteuer innerhalb der EU zu vereinheitlichen und grenzüberschreitende Warenlieferungen zu erleichtern.

Deutsches Umsatzsteuergesetz

Nach § 6b UStG gilt eine Ware, die in einem Konsignationslager gelagert wird, zunächst nicht als Lieferung im umsatzsteuerlichen Sinne. Die Umsatzsteuerpflicht entsteht erst, wenn der Konsignator die Ware aus dem Lager entnimmt. Solange die Ware im Lager verbleibt, fällt keine Umsatzsteuer an. Dies vereinfacht die Verwaltung der Umsatzsteuer, da keine Steuerzahlung bei der Einlagerung notwendig ist.

EU-Richtlinie

Mit der Einführung von Artikel 17a der MwStSystRL durch die EU-Richtlinie 2018/1910 wurde 2018 erstmals eine unionsrechtliche Regelung für Konsignationslager geschaffen. Die Mitgliedstaaten wurden verpflichtet, die neuen Vorgaben ab dem 1. Januar 2020 auf nationaler Ebene anzuwenden. Damit wurden die umsatzsteuerlichen Vorschriften für Konsignationslager innerhalb der EU vereinheitlicht und vereinfacht.

Die sogenannten „Quick Fixes“ regeln, unter welchen Bedingungen die Lieferung von Waren aus einem Konsignationslager steuerpflichtig wird. Besonders wichtig ist, dass Unternehmen, die Konsignationslager in anderen EU-Staaten betreiben, nachweisen müssen, dass die Waren tatsächlich im Lager gelagert sind und dass eine Entnahme durch den Konsignator bevorsteht. Durch diese Anpassungen profitieren Unternehmen, die Konsignationslager in mehreren EU-Staaten betreiben, von einer einheitlichen und unkomplizierten Handhabung der Umsatzsteuer.

Unterstützung für Unternehmen

Unternehmen, die Konsignationslager betreiben und grenzüberschreitend Waren verkaufen, stehen vor zwei konkreten Herausforderungen, um die rechtlichen Vorgaben einzuhalten: die korrekte Berechnung der Umsatzsteuer und die Umsetzung der Mehrwertsteuerpflichten in den Zielländern. Hier kann Stripe Tax Unternehmen unterstützen. Tax hilft dabei, die Mehrwertsteuerkonformität zu wahren, indem es die Mehrwertsteuerregistrierung im Land des Konsignationslagers übernimmt und automatisch die richtigen Steuersätze basierend auf dem Versandort anwendet.

Während die Dokumentation der Eigentumsübertragungen und Lagerentnahmen weiterhin manuell im Bestandsmanagement des Unternehmens erfolgen muss, automatisiert Stripe die Berechnung der Umsatzsteuer sowie die Rechnungsstellung gegenüber den Endkundinnen und Endkunden. Dies verringert manuelle Fehler und erleichtert die grenzüberschreitende Steuer-Compliance deutlich. Insbesondere für Unternehmen, die in mehreren EU-Staaten oder Drittländern tätig sind, trägt Tax dazu bei, die komplexen steuerlichen Anforderungen effizient zu bewältigen und die Einhaltung aller relevanten Vorschriften sicherzustellen.

Umsatzsteuerliche Behandlung von Konsignationslagern in der EU und in Drittländern

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten umsatzsteuerlichen Vorgaben für deutsche Unternehmen, die Konsignationslager in anderen EU-Staaten oder Drittländern betreiben.

Konsignation im EU-Ausland

Wenn ein deutsches Unternehmen ein Konsignationslager in einem anderen EU-Mitgliedstaat betreibt, gilt der Transport der Ware in das Konsignationslager als innergemeinschaftliches Verbringen. Dieser Vorgang ist grundsätzlich in Deutschland steuerbar (siehe § 3 Absatz 1a UStG). Allerdings ist er nach den Vorschriften für innergemeinschaftliche Lieferungen steuerbefreit, wenn die erforderlichen Nachweise vorliegen (§ 6a Absatz 2 UStG). Hierzu gehören unter anderem:

• eine detaillierte Aufzeichnung der verbrachten Waren (Menge, Handelsbezeichnung)
  
• die Adresse des Konsignationslagers
  
• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens
  
• das Datum der Verbringung
  
• Bemessungsgrundlage, die sich nach dem Einkaufspreis zuzüglich Nebenkosten oder den Selbstkosten richtet
  

Für die steuerliche Erfassung im Empfangsland muss der Lieferant dort die Erwerbsbesteuerung durchführen. Wird die Ware dann vom Konsignator entnommen, gilt dies als Inlandslieferung im Empfängerland. Diese Lieferung unterliegt der dortigen Umsatzsteuer. Hierfür muss sich das Unternehmen im jeweiligen EU-Mitgliedstaat umsatzsteuerlich registrieren lassen. Je nach Land unterscheiden sich die Verfahren.

Eine Vereinfachungsregelung verschiedener EU-Mitgliedstaaten ermöglicht es jedoch, dass sich die Betreiber/innen eines Konsignationslagers nicht umsatzsteuerlich im Empfangsland registrieren müssen. Stattdessen wird die steuerliche Erfassung der Lieferung als innergemeinschaftliche Lieferung behandelt, und die Erwerbsbesteuerung erfolgt beim Konsignator im Empfangsland. In diesem Fall ist für das deutsche Unternehmen keine umsatzsteuerliche Registrierung im Empfangsland erforderlich. Allerdings gestalten die einzelnen Mitgliedstaaten diese Regelung unterschiedlich und knüpfen sie an bestimmte Voraussetzungen. Daher ist es ratsam, sich im Vorfeld genau zu informieren.

Konsignation in Drittländern

Die umsatzsteuerliche Behandlung von Konsignationslagern in Drittländern ist deutlich komplexer und von den jeweiligen nationalen Steuerregelungen des Ziellandes abhängig. Im Gegensatz zur EU, in der die „Quick Fixes“ eine harmonisierte Handhabung ermöglichen, müssen Unternehmen bei Konsignationslagern in Drittländern die jeweiligen nationalen Vorschriften beachten. Diese variieren stark und stellen unterschiedliche Anforderungen an die Steuerregistrierung und Dokumentation.

Der Transport von Waren in ein Drittland löst in Deutschland keine Umsatzsteuer aus, da es sich um eine steuerfreie Ausfuhrlieferung handelt (siehe § 4 Nr. 1a UStG). Im Drittland fallen jedoch lokale Steuern wie Einfuhrumsatzsteuer oder lokale Mehrwertsteuer an, sobald die Waren aus dem Konsignationslager entnommen werden. Daher müssen sich deutsche Unternehmen, die Konsignationslager in Drittländern betreiben, dort steuerlich registrieren lassen.

Dokumentationspflichten bei Konsignationslagern

Deutsche Unternehmen, die Konsignationslager betreiben, müssen verschiedene Dokumentationspflichten erfüllen. Diese dienen dazu, die steuerliche Erfassung und die Einhaltung der Umsatzsteuervorgaben nachzuweisen. Um rechtlichen Problemen oder Nachforderungen der Steuerbehörden vorzubeugen, müssen Unternehmen alle relevanten Schritte und Informationen sorgfältig dokumentieren.

Transportnachweis

Ein wichtiger Bestandteil der Dokumentation ist der Nachweis über den Transport der Waren ins Konsignationslager. Dieser Nachweis muss detaillierte Angaben enthalten, wie die Menge und Handelsbezeichnung der Waren, die Adresse des Konsignationslagers sowie das Datum des Transports. Diese Informationen sind erforderlich, um die Steuerbefreiung des innergemeinschaftlichen Verbringens korrekt nachzuweisen.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Zusammenfassende Meldung

Für die ordnungsgemäße umsatzsteuerliche Abwicklung der Konsignation sind Umsatzsteuer-Identifikationsnummern in beiden Ländern notwendig. Das bedeutet: Der Lieferant muss im Herkunftsland und der Konsignator im Empfängerland jeweils über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen. Deutsche Unternehmen müssen zudem regelmäßig Zusammenfassende Meldungen abgeben (siehe § 18a UStG), die den innergemeinschaftlichen Warenverkehr dokumentieren und die steuerfreien Lieferungen korrekt erfassen.

Nachweis der Warenentnahme

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Dokumentation ist der Nachweis der Entnahme der Waren durch den Konsignator. Erst wenn die Ware tatsächlich aus dem Konsignationslager entnommen wird, gilt dies als steuerpflichtige Lieferung. Um dies zu dokumentieren, müssen Unternehmen jede Entnahme korrekt verbuchen und alle relevanten Daten zu den entnommenen Waren aufzeichnen.

Compliance-Risiken bei Konsignationslagern

Beim Betrieb von Konsignationslagern müssen deutsche Unternehmen sicherstellen, dass sie alle steuerlichen Vorschriften genau einhalten, um rechtliche Probleme oder finanzielle Strafen zu vermeiden. Zudem müssen Unternehmen die rechtlichen Vorgaben in Deutschland sowie in den Zielländern genau kennen, um unnötigen administrativen Aufwand zu vermeiden. Zwei wesentliche Compliance-Risiken in diesem Zusammenhang sind die vorzeitige Mehrwertsteuerregistrierung und das Fehlen von Ausfuhrnachweisen.

Vorzeitige Mehrwertsteuerregistrierung

Ein häufiges Problem für Unternehmen, die Konsignationslager betreiben, ist die vorzeitige Mehrwertsteuerregistrierung in einem anderen Land. In vielen Fällen ist es nicht sofort erforderlich, sich in einem anderen EU-Mitgliedstaat oder einem Drittland für Mehrwertsteuerzwecke zu registrieren. Wenn Unternehmen jedoch unnötigerweise eine Registrierung vornehmen, hat dies komplizierte steuerliche Prüfungen und zusätzliche bürokratische Anforderungen zur Folge. Diese vorzeitige Registrierung führt auch zu unnötigen Kosten, insbesondere wenn sie nicht den tatsächlichen steuerlichen Verpflichtungen des Unternehmens entspricht.

Fehlende Ausfuhrnachweise

Ein weiteres Risiko ist das Fehlen ordnungsgemäßer Ausfuhrnachweise. Bei Konsignationslagern, insbesondere in Drittländern, müssen Unternehmen den Transport der Waren eindeutig dokumentieren, um die Steuerbefreiungen zu gewährleisten. Wenn ein Unternehmen keine ordnungsgemäßen Ausfuhrnachweise vorlegt, erkennen die Steuerbehörden die Steuerbefreiungen nicht an. Dies kann zu Nachzahlungen und Strafen führen, die die finanziellen Vorteile eines Konsignationslagers erheblich schmälern.