Los depósitos de consignación son un modelo organizativo importante para muchas empresas, en especial aquellas que se dedican al comercio transfronterizo. Si bien las ventajas para las empresas alemanas son enormes, pueden resultar difíciles de gestionar desde el punto de vista fiscal y normativo.

En este artículo, se explica qué es un depósito de consignación y las normativas legales tanto en Alemania como a nivel internacional. También te explicaremos los requisitos de documentación y los riesgos de cumplimiento de la normativa que debes tener en cuenta.

¿Qué contiene este artículo?

• Definición: ¿qué es un depósito de consignación?
  
• ¿Qué dice la ley sobre la consignación?
  
• Gestión del IVA en los depósitos de consignación en la UE y en terceros países
  
• Requisitos de documentación para depósitos de consignación
  
• Riesgos de cumplimiento de la normativa con los depósitos de consignación
  

Definición: ¿qué es un depósito de consignación?

Un depósito de consignación almacena mercancías en las instalaciones del cliente, mientras que el proveedor conserva la titularidad. El proveedor transfiere la titularidad solo cuando el cliente retira una artículo del centro de almacenamiento. Este tipo de arreglo se llama consignación.

Por lo general, estas instalaciones se encuentran donde se necesita el inventario, a menudo cerca de los clientes o directamente en sus instalaciones. Muchas empresas alemanas establecen estos centros de almacenamiento en otros Estados de la Unión Europea o en terceros países para poder enviar los bienes a sus clientes internacionales sin largos tiempos de entrega.

El inventario sigue siendo propiedad del vendedor (el llamado consignador) durante todo el tiempo que esté almacenado. Los clientes que retiran estos artículos del depósito de consignación se consideran consignatarios. La titularidad se transfiere una vez que las mercancías se retiran del centro de almacenamiento, a menos que las partes acuerden una cláusula de retención de la titularidad. En este caso, el consignador conserva la propiedad hasta que se reciba el pago completo.

Estas normas de transferencia de titularidad definen cuándo surgen ingresos sujetos a impuestos a fin de determinar cómo se aplica el impuesto al valor agregado (IVA) a una instalación de almacenamiento.

Ventajas de un depósito de consignación

Los depósitos de consignación respaldan la producción mediante la retención de las piezas que se necesitan de forma regular o con poca antelación. Gracias a que mantienen el inventario cerca del sitio de fabricación o el cliente final, los proveedores pueden entregar los artículos requeridos bajo demanda. Esta velocidad y flexibilidad permiten a las empresas simplificar sus procesos de fabricación y evitar retrasos.

Otra ventaja para los clientes es que no tienen que mantener existencias internas. Los comerciantes minoristas en línea también pueden usar depósitos de consignación con el fin de entregar productos a los clientes con rapidez, sin pedirlos primero desde el extranjero.

La responsabilidad total del control de calidad y la supervisión del inventario recae en el proveedor. Esto reduce en gran medida la carga de trabajo de los clientes, ya que no tienen que realizar controles de los bienes ellos mismos, lo que es una excelente noticia para los artículos perecederos que requieren un control periódico. El proveedor también se encarga de las modificaciones de los productos, como la introducción de nuevas colecciones o la sustitución de artículos existentes. Esto supone un ahorro significativo para los consignatarios, que no tienen que invertir en el mantenimiento y la gestión de las existencias.

¿Qué dice la ley sobre la consignación?

Una de las principales normativas que afectan a los depósitos de consignación es la Ley alemana del IVA (UStG). Las llamadas «soluciones rápidas» también se introdujeron en 2020 para estandarizar el IVA y el impuesto sobre las ventas en toda la UE y facilitar las entregas transfronterizas de bienes.

UStG

Según el artículo 6b de la UStG, un producto almacenado en un depósito de consignación aún no se considera un suministro en virtud de la legislación sobre el IVA. Este solo se devenga cuando el consignatario retira el producto del centro de almacenamiento. Mientras el artículo permanezca almacenado, no hay IVA que pagar. Esto simplifica la gestión del IVA, ya que no es necesario pagar impuestos cuando se almacena un artículo.

Directiva de la UE

El artículo 17a de la Directiva de la UE sobre el IVA se introdujo en 2018 a través de la Directiva (UE) 2018/1910, por la que se creó el primer estándar para depósitos de consignación de la UE. Este artículo obligaba a los Estados miembros a aplicar las nuevas disposiciones a nivel nacional a partir del 1 de enero de 2020. Esta medida estandarizó y simplificó las normas del IVA para estos centros de almacenamiento dentro de la UE.

Las soluciones rápidas definen cuándo la entrega de inventario desde un depósito de consignación queda sujeta a impuestos. En particular, las empresas que operan estos centros de almacenamiento en otras jurisdicciones de la UE deben demostrar que las existencias están almacenadas físicamente en la instalación y están a punto de ser retiradas por el consignatario. Estos ajustes benefician a las empresas que dirigen depósitos de consignación en varios Estados de la UE, ya que proporcionan un mecanismo simple y unificado para gestionar el IVA.

Soporte para empresas

Las empresas que operan depósitos de consignación y venden mercancías a nivel internacional se enfrentan a dos desafíos principales: calcular con precisión el IVA y cumplir con sus obligaciones en los países de destino. Stripe Tax ayuda a abordar ambos problemas gracias a la gestión del registro del IVA en la jurisdicción donde opera la instalación de almacenamiento y la aplicación automática de las tasas impositivas correctas en función del lugar de envío.

Si bien la transferencia de titularidad y las retiradas de existencias aún deben documentarse de forma manual en el sistema de gestión de existencias de la empresa, Stripe automatiza el cálculo del IVA y la facturación del cliente final. Esto reduce los errores manuales y facilita de manera considerable el cumplimiento de las normas fiscales en todas las jurisdicciones. Tax ayuda a gestionar de manera eficiente los complejos requisitos fiscales y a garantizar el cumplimiento de todas las normativas pertinentes, en especial en el caso de operaciones en varios Estados de la UE o en terceros países.

Gestión del IVA en depósitos de consignación en la UE y terceros países

A continuación, se muestra una lista de las normas más importantes del IVA para las empresas en Alemania que operan depósitos de consignación en otros Estados de la UE o terceros países.

Consignación en otros Estados de la UE

Una vez que una empresa alemana dirige un almacén de consignación en otro Estado miembro de la UE, el transporte de inventario a la instalación se considera una entrada intracomunitaria de bienes. En principio, esta operación está sujeta a impuestos en el país (véase el artículo 3.1a de la UStG). Sin embargo, según la normativa sobre entregas intracomunitarias, esta está exenta de impuestos, siempre que se aporte la evidencia necesaria (artículo 6a.2 de la UStG); incluidas las siguientes:

• Un registro detallado de los productos ingresados (cantidad, denominación comercial)
  
• La dirección del depósito de consignación
  
• El ID de IVA de la empresa
  
• La fecha de ingreso
  
• La base imponible, que se calcula según el precio de compra más los costos adicionales, o el precio de costo
  

El proveedor debe declarar la adquisición en el país de destino para registrar allí los impuestos. Cuando el consignatario retira posteriormente los bienes, esta se considera una entrega nacional dentro del territorio receptor. Esta entrega está sujeta al IVA en esa jurisdicción. En consecuencia, la empresa tiene que registrarse a efectos del IVA en el Estado miembro de la UE correspondiente. El proceso de solicitud varía según el país.

Sin embargo, una norma de simplificación en varios Estados miembros de la UE permite que los operadores de un depósito de consignación renuncien al registro obligatorio del IVA en el país de destino. En cambio, la transacción califica como una entrega intracomunitaria, y el consignatario se hace cargo de los impuestos sobre la adquisición en la jurisdicción receptora. En este caso, la empresa alemana no tiene que solicitar el registro del IVA en el territorio receptor. Dicho esto, las disposiciones específicas varían según los Estados miembros y vienen con requisitos previos. Es recomendable investigar con anticipación.

Consignación en terceros países

La gestión del IVA para los depósitos de consignación en terceros países es mucho más compleja y depende de la normativa fiscal del país de destino. A diferencia de la UE, donde las soluciones rápidas armonizan el tratamiento del IVA, las empresas con instalaciones de almacenamiento en terceros países tienen que seguir el marco de cada jurisdicción. Estos varían mucho e implican una serie de registros fiscales y documentación.

El transporte de mercancías a un tercer país no genera IVA en Alemania, ya que constituye una exportación exenta de impuestos (véase el artículo 4, n.º 1a de la UStG). No obstante, en el tercer país se deben pagar los impuestos locales, como los derechos de importación o el IVA local, cuando se retiran las mercancías del depósito de consignación. El resultado: las empresas alemanas que gestionan estos centros de almacenamiento en terceros países deben registrarse para el pago de impuestos en dichas jurisdicciones.

Requisitos de documentación para depósitos de consignación

Las empresas en Alemania que operan depósitos de consignación tienen que cumplir con diversos requisitos de documentación. Estas obligaciones ayudan a proporcionar evidencia de tributación y demostrar el cumplimiento de la normativa del IVA. Para evitar problemas legales o demandas adicionales de las autoridades fiscales, las empresas deben documentar con cuidado todos los pasos e información pertinentes.

Prueba de transporte

Los registros deben mostrar que las existencias llegaron al depósito de consignación. Esta documentación tiene que incluir información detallada, como la cantidad y la denominación comercial del inventario, la dirección de la instalación y la fecha de transporte. Esta información es necesaria para demostrar con precisión que la entrada intracomunitaria de mercancías está exenta de impuestos.

ID de IVA y declaración recapitulativa

Los números de identificación del IVA son obligatorios en ambos países para procesar de forma correcta el envío. Eso significa que el proveedor debe tener un ID de IVA en el país de origen, mientras que el consignatario necesita un ID equivalente en el país de destino. Las empresas alemanas también tienen que presentar de forma periódica declaraciones recapitulativas (véase el artículo 18a de la UStG) que documenten la circulación intracomunitaria de bienes, y registrar de manera correcta las entregas exentas de impuestos.

Prueba de retirada

Otra parte importante de la contabilidad es la prueba de la recepción del inventario por parte del consignatario. La entrega queda sujeta a impuestos una vez que este toma los artículos de la instalación de almacenamiento. Para documentarlo, las empresas deben registrar de forma correcta cada retirada y anotar todos los datos pertinentes del inventario que se retira.

Riesgos de cumplimiento de la normativa con los depósitos de consignación

Para evitar problemas regulatorios o sanciones financieras mientras se gestionan depósitos de consignación, las empresas alemanas deben asegurarse de cumplir de manera íntegra con todas las normativas fiscales. También deben estar completamente al día sobre el panorama legal en Alemania y sus territorios de destino a fin de reducir la administración innecesaria. Dos áreas de riesgo importantes en ese sentido se centran en el registro temporal del IVA y la falta de evidencia de exportación.

Registro temporal del IVA

Un problema habitual en la gestión de depósitos de consignación es la solicitud temporal de registro del IVA en otro país. En muchos casos, no es necesario registrarse a efectos del IVA en un Estado miembro de la UE diferente o en un tercer país de inmediato. Dicho esto, si las empresas lo hacen cuando no están obligadas, el resultado es auditorías fiscales complicadas y trámites burocráticos adicionales. Este registro temporal también puede generar costos innecesarios, en especial si no se ajusta a las obligaciones fiscales reales.

Falta de pruebas de exportación

Otro riesgo: no contar con las pruebas de exportación adecuadas. Cuando se trata de instalaciones de almacenamiento, en particular aquellas en terceros países, las empresas deben documentar de forma clara el transporte de mercancías para garantizar la exención de impuestos. Si una empresa no puede presentar evidencia suficiente de exportación, las autoridades fiscales no aceptarán sus exenciones fiscales. Esto puede dar lugar a atrasos y sanciones, lo que reduce de manera sustancial los beneficios financieros de un depósito de consignación.