Consignatie-entrepots zijn een belangrijk organisatiemodel voor veel ondernemingen, vooral voor bedrijven die zich bezighouden met grensoverschrijdende handel. Hoewel de voordelen voor Duitse bedrijven enorm zijn, kunnen ze lastig te beheren zijn vanuit het oogpunt van belastingen en regelgeving.

In dit artikel leggen we uit wat een consignatie-entrepot is en wat de wettelijke regels zijn, zowel in Duitsland als internationaal. We nemen ook de documentatievereisten met je door en de compliance risico's waar je op moet letten.

Wat staat er in dit artikel?

• Definitie: Wat is een consignatie-entrepot?
  
• Wat zegt de wet over consignatie?
  
• Omgaan met btw op consignatie-entrepots in de EU en derde landen
  
• Documentatie-eisen voor consignatie-entrepots
  
• Compliancerisico's bij consignatie-entrepots
  

Definitie: Wat is een consignatie-entrepot?

Een consignatie-entrepot slaat goederen op bij een klant terwijl de leverancier eigenaar blijft. De leverancier draagt het eigendom alleen over als de klant een item uit de opslag haalt. Dit type overeenkomst wordt consignatie genoemd.

Deze faciliteiten bevinden zich meestal daar waar de voorraad nodig is, vaak in de buurt van klanten of direct op hun terrein. Veel Duitse bedrijven zetten dergelijke opslaglocaties op in andere landen van de Europese Unie of in derde landen zodat ze goederen kunnen leveren aan hun internationale klanten zonder lange levertijden.

De inventaris blijft eigendom van de verkoper (de zogenaamde verzender) tijdens de opslag. De klanten die deze goederen ophalen uit de consignatie-opslagplaats worden beschouwd als geadresseerden. Het eigendom gaat over zodra de goederen uit de opslagplaats worden gehaald, tenzij de partijen een beding van eigendomsvoorbehoud overeenkomen. In dat geval blijft de afzender eigenaar tot de volledige betaling is ontvangen.

Deze regels voor eigendomsoverdracht bepalen hoe de belasting over de toegevoegde waarde (btw) van toepassing is op een opslagplaats door te bepalen wanneer belastbare inkomsten ontstaan.

Voordelen van een consignatie-entrepot

Consignatie-entrepots ondersteunen de productie door onderdelen te bewaren die regelmatig of op korte termijn nodig zijn. Door de voorraad dicht bij de productielocatie of eindklant te houden, kunnen leveranciers de benodigde artikelen op afroep leveren. Dankzij deze snelheid en flexibiliteit kunnen bedrijven hun productieprocessen vereenvoudigen en vertragingen voorkomen.

Een ander voordeel voor klanten is dat ze geen interne voorraad hoeven aan te houden. Webshops kunnen ook consignatie-entrepots gebruiken om producten snel aan klanten te leveren, zonder ze eerst in het buitenland te bestellen.

De volledige verantwoordelijkheid voor kwaliteitsborging en voorraadbeheer ligt bij de verkoper. Dit vermindert de werkdruk voor klanten enorm, omdat ze de goederen niet zelf hoeven te controleren - uitstekend nieuws voor bederfelijke artikelen die regelmatig gecontroleerd moeten worden. De verkoper handelt ook productwijzigingen af, zoals het introduceren van nieuwe collecties of het vervangen van bestaande artikelen. Dat betekent een aanzienlijke besparing voor geadresseerden die niet hoeven te investeren in voorraadonderhoud en -beheer.

Wat zegt de wet over consignatie?

Een van de belangrijkste regels voor consignatie-entrepots is de Duitse btw-wet (UStG). In 2020 zijn ook zogenaamde “Quick Fixes” ingevoerd om btw en omzetbelasting in de hele EU te standaardiseren en grensoverschrijdende leveringen van goederen gemakkelijker te maken.

UStG

Volgens § 6b van het UStG wordt een product dat wordt bewaard in een consignatie-entrepot nog niet beschouwd als een levering volgens de btw-wetgeving. Er is pas btw verschuldigd wanneer de ontvanger het product uit de opslagplaats haalt. Zolang het artikel in opslag blijft, hoeft er geen btw te worden betaald. Dit vereenvoudigt de btw-afhandeling, omdat er geen heffingen betaald hoeven te worden bij het opslaan van een artikel.

EU-richtlijn

Artikel 17a van de EU-btw-richtlijn werd in 2018 geïntroduceerd door EU-richtlijn 2018/1910, waarmee de allereerste EU-norm voor consignatie-entrepots werd gecreëerd. Dit artikel verplichtte de lidstaten om de nieuwe bepalingen vanaf 1 januari 2020 op nationaal niveau toe te passen. Deze stap standaardiseerde en vereenvoudigde de btw-regels voor deze opslaglocaties binnen de EU.

De Quick Fixes bepalen wanneer de levering van voorraden vanuit een consignatie-entrepot belastbaar wordt. Bedrijven die deze opslaglocaties in andere EU-jurisdicties beheren, moeten met name bewijzen dat de voorraad fysiek is opgeslagen in de faciliteit en op het punt staat om te worden opgenomen door de ontvanger. Deze aanpassingen zijn gunstig voor ondernemingen die consignatie-entrepots hebben in meerdere EU-staten, omdat ze een eenvoudig, uniform mechanisme bieden voor het afhandelen van de btw.

Ondersteuning voor ondernemingen

Ondernemingen die consignatie-entrepots beheren en goederen internationaal verkopen, hebben te maken met twee grote uitdagingen: het nauwkeurig berekenen van de btw en het voldoen aan de verplichtingen in de landen van bestemming. Stripe Tax helpt deze twee uitdagingen aan te gaan door de btw-registratie te beheren in de jurisdictie waar de opslagfaciliteit actief is en automatisch de juiste belastingtarieven toe te passen op basis van de plaats van verzending.

Terwijl eigendomsoverdracht en het ophalen van voorraad nog steeds handmatig moet worden gedocumenteerd in het voorraadbeheersysteem van de onderneming, automatiseert Stripe de btw-berekeningen en de facturering aan de eindklant. Dit vermindert handmatige fouten en maakt het aanzienlijk eenvoudiger om te voldoen aan belastingregels in verschillende rechtsgebieden. Tax helpt bij het efficiënt beheren van complexe fiscale vereisten en zorgt voor compliance met alle relevante voorschriften, vooral voor activiteiten in meerdere EU-staten of in derde landen.

Omgaan met btw op consignatie-entrepots in de EU en derde landen

Hieronder vind je een lijst met de belangrijkste btw-regels voor ondernemingen in Duitsland die consignatie-entrepots beheren in andere EU-staten of derde landen.

Consignatie in andere EU-staten

Zodra een Duits bedrijf een consignatie-entrepot beheert in een andere EU-lidstaat, wordt het vervoer van de inventaris naar de faciliteit beschouwd als een intracommunautaire invoer van goederen. In principe is deze operatie onderworpen aan belasting in het land (zie § 3.1a van de UStG). Maar volgens de regels voor intracommunautaire leveringen is het vrijgesteld van heffingen, op voorwaarde dat de nodige bewijzen worden geleverd (§ 6a.2 van de UStG). Bewijzen omvatten:

• Een gedetailleerde registratie van de aangevoerde goederen (hoeveelheid, handelsbenaming).
  
• Het adres van de opslagplaats van de zending
  
• Het btw-nummer van de onderneming
  
• De datum van binnenkomst
  
• De heffingsgrondslag, die gebaseerd is op de aankoopprijs plus bijkomende kosten, of de kostprijs
  

De leverancier moet de verwerving aangeven in het land van bestemming om daar de belasting te registreren. Als de ontvanger de goederen vervolgens terugkrijgt, wordt dit beschouwd als een binnenlandse levering binnen het ontvangende land. Deze levering is onderworpen aan btw in dat rechtsgebied. Daarom moet het bedrijf zich registreren voor btw in de betreffende EU-lidstaat. De aanvraagprocedure verschilt van land tot land.

Een vereenvoudigingsregel in meerdere EU-lidstaten maakt het echter mogelijk voor ondernemers van een consignatie-entrepot om af te zien van verplichte btw-registratie in het land van bestemming. In plaats daarvan kwalificeert de transactie als een intracommunautaire levering en betaalt de ontvanger belasting over de aankoop in het ontvangende rechtsgebied. In dit geval hoeft de Duitse onderneming geen btw aan te vragen in het ontvangende gebied. De specifieke bepalingen verschillen echter per lidstaat en er zijn voorwaarden aan verbonden. Het is een goed idee om van tevoren onderzoek te doen.

Consignatie in derde landen

De btw-afhandeling voor consignatie-entrepots in derde landen is veel complexer en hangt af van de fiscale regels van het land van bestemming. In tegenstelling tot de EU, waar de Quick Fixes de btw-behandeling harmoniseren, moeten bedrijven met opslagfaciliteiten in derde landen het kader van elke jurisdictie volgen. Deze variëren sterk en omvatten een reeks belastingregistraties en -documenten.

Het vervoer van goederen naar een derde land leidt niet tot btw-heffing in Duitsland, omdat dit een van belasting vrijgestelde export is (zie § 4, nr. 1a van de UStG). Niettemin zijn lokale heffingen, zoals invoerrechten of lokale btw, verschuldigd in het derde land bij het ophalen van de goederen uit de verzendloods. Het resultaat: Duitse ondernemingen die deze opslaglocaties in derde landen beheren, moeten zich registreren voor heffingen in die rechtsgebieden.

Documentatie-eisen voor consignatie-entrepots

Ondernemingen in Duitsland met een consignatie-entrepot moeten voldoen aan verschillende documentatie-eisen. Deze verplichtingen helpen bij het aantonen van de belasting en het voldoen aan de btw-regels. Om juridische problemen of aanvullende eisen van de belastingdienst te voorkomen, moeten ondernemingen alle relevante stappen en informatie zorgvuldig documenteren.

Bewijs van vervoer

De documentatie moet aantonen dat de voorraad het magazijn van de zending heeft bereikt. Deze documentatie moet gedetailleerde informatie bevatten, zoals de hoeveelheid en de handelsbenaming van de voorraad, het adres van de faciliteit en de transportdatum. De details zijn nodig om nauwkeurig aan te tonen dat de intracommunautaire invoer van goederen is vrijgesteld van belasting.

Btw-id en recapitulatief afschrift?

Btw-identificatienummers zijn in beide landen nodig om de zending goed te kunnen verwerken. Dat betekent dat de verkoper een btw-identificatienummer moet hebben in het land van oorsprong, terwijl de ontvanger een gelijkwaardig identificatienummer nodig heeft in het land van bestemming. Duitse ondernemingen moeten ook regelmatig recapitulatieve afschriften indienen (zie § 18a van de UStG), die de intracommunautaire verplaatsing van goederen documenteren, en belastingvrije leveringen correct registreren.

Bewijs van opvraging

Een ander belangrijk onderdeel van de boekhouding is het bewijs van ontvangst van de inventaris door de ontvanger. De levering wordt belastbaar zodra de ontvanger de artikelen uit de opslagruimte haalt. Om dit te documenteren, moeten bedrijven elke ophaling correct boeken en alle relevante gegevens voor de opgehaalde inventaris vastleggen.

Compliancerisico's met consignatie-entrepots

Om problemen met regelgeving of financiële boetes te voorkomen bij het beheren van consignatie-entrepots, moeten Duitse ondernemingen ervoor zorgen dat ze volledig voldoen aan alle fiscale regels. Ze moeten ook volledig op de hoogte zijn van het juridische landschap in Duitsland en hun bestemmingsgebieden om onnodige administratieve rompslomp te voorkomen. Twee grote risicogebieden in dat verband draaien om tijdelijke btw-registratie en het ontbreken van exportbewijzen.

Tijdelijke btw-registratie

Een veel voorkomend probleem bij het exploiteren van consignatie-entrepots is het tijdelijk aanvragen van btw in een ander land. In veel gevallen hoef je je niet meteen in te schrijven voor btw in een andere EU-lidstaat of een derde land. Als ondernemingen zich echter aanmelden terwijl dat niet verplicht is, leidt dat tot ingewikkelde belastingcontroles en extra bureaucratische rompslomp. Deze tijdelijke registratie kan ook leiden tot onnodige kosten, vooral als deze niet overeenkomt met de werkelijke belastingverplichtingen.

Geen bewijs van export

Een ander risico: niet beschikken over het juiste bewijs van export. Als het gaat om opslagfaciliteiten, met name die in derde landen, moeten bedrijven het transport van goederen duidelijk documenteren om een belastingvrije behandeling te garanderen. Als een bedrijf geen adequaat exportbewijs kan overleggen, zal de belastingdienst de fiscale vrijstellingen niet accepteren. Dit kan leiden tot achterstallige betalingen en boetes, waardoor de financiële voordelen van een consignatie-entrepot aanzienlijk worden ondermijnd.