Konsignationslager är en viktig organisationsmodell för många företag, särskilt de som bedriver gränsöverskridande handel. Även om fördelen för tyska företag är stor kan de vara svåra att hantera ur ett skatte- och tillsynsperspektiv.

I den här artikeln förklarar vi vad ett konsignationslager är och de juridiska reglerna i både Tyskland och internationellt. Vi går också igenom dokumentationskraven och de risker du behöver tänka på när det gäller efterlevnad.

Vad innehåller den här artikeln?

• Definition: Vad är ett konsignationslager?
  
• Vad säger lagen om konsignation?
  
• Hantering av moms på konsignationslager i EU och tredjeländer
  
• Dokumentationskrav för konsignationslager
  
• Efterlevnadsrisker för konsignationslager
  

Definition: Vad är ett konsignationslager?

Ett konsignationslager lagrar varor hos kunden medan leverantören behåller äganderätten. Leverantören överför äganderätten först när kunden tar ut en vara från lagret. Den här typen av arrangemang kallas konsignation.

Dessa anläggningar ligger vanligtvis där lagret behövs, ofta nära kunder eller direkt i deras lokaler. Många tyska företag etablerar sådana lagringsplatser i andra EU-stater eller i tredjeländer så att de kan leverera varor till sina internationella kunder utan långa leveranstider.

Varulagret förblir säljarens (den så kallade avsändaren) egendom under hela den tid det lagras. Kunderna som hämtar dessa varor från konsignationslagret betraktas som mottagare. Äganderätten överförs när varorna tas ut från lagringsplatsen, såvida inte parterna samtycker till ett äganderättsförbehåll. I detta fall behåller avsändaren äganderätten tills full betalning erhålls.

Dessa regler för överföring av ägande avgör hur mervärdesskatt (moms) ska tillämpas på en lagringsanläggning genom att definiera när skattepliktiga intäkter uppstår.

Fördelar med ett konsignationslager

Konsignationslager ger stöd för produktionen genom att lagerhålla delar som behövs regelbundet eller med kort varsel. Genom att hålla lagret nära produktionsanläggningen eller slutkunden kan leverantörer leverera nödvändiga varor på begäran. Denna snabbhet och flexibilitet gör det möjligt för företag att förenkla sina tillverkningsprocesser och undvika förseningar.

Ett ytterligare plus för kunderna är att de inte behöver ha ett internt lager. Onlinehandlare kan också använda konsignationslager för att leverera produkter till kunder snabbt, utan att först beställa dem från utlandet.

Leverantören har det fulla ansvaret för kvalitetssäkring och lagerövervakning. Detta minskar kundernas arbetsbörda avsevärt eftersom de inte behöver kontrollera varorna själva – goda nyheter för färskvaror som kräver regelbunden övervakning. Leverantören hanterar också produktmodifieringar, som att införa nya kollektioner eller byta ut befintliga varor. Det innebär betydande besparingar för mottagare som inte behöver investera i lagerunderhåll och lagerhantering.

Vad säger lagen om konsignation?

En av de viktigaste bestämmelserna som påverkar konsignationslager är den tyska momslagen (UStG). År 2020 infördes också så kallade ”Quick Fixes” för att standardisera moms och omsättningsskatt i hela EU och underlätta gränsöverskridande leveranser av varor.

UStG

Enligt § 6b i UStG anses en vara som förvaras i ett konsignationslager ännu inte utgöra en leverans enligt momslagen. Moms förfaller till betalning först när mottagaren hämtar varan från lagerplatsen. Så länge varan är lagerförd behöver ingen moms betalas. Detta förenklar hanteringen av moms, eftersom det inte finns något behov av att betala avgifter när man lagerför en vara.

EU-direktivet

Artikel 17a i EU:s momsdirektiv infördes 2018 genom EU-direktiv 2018/1910, som skapade EU:s allra första standard för konsignationslager. Denna artikel ålade medlemsstaterna att tillämpa de nya bestämmelserna på nationell nivå från och med den 1 januari 2020. Detta innebär standardiserade och förenklade momsregler för dessa lagringsplatser inom EU.

Quick Fixes definierar när leverans av varor från ett konsignationslager blir skattepliktigt. Företag som driver dessa lager i andra EU-jurisdiktioner måste särskilt bevisa att varorna är fysiskt förvarade i anläggningen och kan plockas ut av mottagaren. Dessa justeringar gynnar företag som driver konsignationslager i flera EU-stater, eftersom de tillhandahåller en enkel, enhetlig mekanism för momshantering.

Stöd för företag

Företag som driver konsignationslager och säljer varor internationellt står inför två huvudutmaningar: att beräkna moms korrekt och uppfylla sina skyldigheter i destinationsländerna. Stripe Tax hjälper till att hantera momsregistrering i den jurisdiktion där lageranläggningen är verksam och automatiskt tillämpa rätt skattesatser baserade på utskicksplatsen.

Även om överföringar av ägande och lagerhämtningar fortfarande måste dokumenteras manuellt i företagets lagerhanteringssystem, automatiserar Stripe beräkning av moms och fakturering till slutkunden. Detta minskar manuella fel och gör det betydligt lättare att efterleva skatteregler i olika jurisdiktioner. Tax hjälper till att hantera komplexa skattekrav effektivt och säkerställa efterlevnad av alla relevanta regler, särskilt för verksamheter i flera EU-stater eller i tredjeländer.

Hantering av moms på konsignationslager i EU och tredjeländer

Nedan följer en lista över de viktigaste momsreglerna för företag i Tyskland som driver konsignationslager i andra EU-stater eller tredjeländer.

Konsignation i andra EU-länder

När ett tyskt företag driver ett konsignationslager i en annan EU-medlemsstat betraktas transporten av varor till anläggningen som en gemenskapsintern införsel av varor. I princip är denna verksamhet skattepliktig i landet (se § 3.1a i UStG). Enligt bestämmelserna för gemenskapsinterna leveranser är den dock befriad från avgifter, förutsatt att nödvändiga bevis tillhandahålls (§ 6a.2 i UStG). Bevisen omfattar följande:

• En detaljerad förteckning över de varor som förts in (kvantitet, handelsbeteckning)
  
• Adressen till konsignationslagret
  
• Företagets momsregistreringsnummer
  
• Datum för införande
  
• Bedömningsunderlaget, som är baserat på inköpspriset plus tillhörande kostnader, eller kostnadspriset
  

Leverantören måste deklarera förvärvet i destinationslandet för att registrera skatt där. När mottagaren därefter hämtar varorna betraktas detta som en inhemsk leverans inom det mottagande territoriet. Denna leverans är momspliktig i den jurisdiktion. Följaktligen måste företag registrera sig för moms i tillämplig EU-medlemsstat. Ansökningsprocessen varierar från land till land.

En förenklingsregel i flera EU-medlemsstater gör det dock möjligt för aktörer som driver ett konsignationslager att avstå från obligatorisk momsregistrering i destinationslandet. Istället räknas transaktionen som en gemenskapsintern leverans och mottagaren redovisar skatt på förvärvet i den mottagande jurisdiktionen. I det här fallet behöver det tyska företag inte ansöka om moms i det mottagande territoriet. De särskilda bestämmelserna varierar dock mellan medlemsstaterna och innehåller villkor. Det är en bra idé att göra efterforskningar i förväg.

Konsignation i tredjeländer

Att hantera moms för konsignationslager i tredjeländer är mycket mer komplicerat och beror på destinationslandets skatteregler. Till skillnad från EU, där Quick Fixes harmoniserar behandlingen av moms, måste företag med lageranläggningar i tredjeländer följa varje jurisdiktions ramverk. Dessa varierar kraftigt och involverar en rad skatteregistreringar och dokumentation.

Transport av varor till ett tredjeland utlöser inte moms i Tyskland, eftersom detta utgör en skatteundantagen export (se 4 § nr 1a i UStG). Lokala avgifter, såsom importavgifter eller lokal moms, ska dock betalas i tredjelandet när varorna hämtas från konsignationslagret. Resultatet: tyska företag som driver dessa lagerplatser i tredjeländer måste registrera sig för avgifter i dessa jurisdiktioner.

Dokumentationskrav för konsignationslager

Företag i Tyskland som driver konsignationslager måste uppfylla olika dokumentationskrav. Dessa skyldigheter hjälper till att tillhandahålla bevis på beskattning och visa efterlevnad av momsregler. För att undvika juridiska problem eller ytterligare krav från skattemyndigheter måste företag noggrant dokumentera alla relevanta steg och all relevant information.

Bevis på transport

Register måste visa att varor nådde konsignationslagret. Denna dokumentation måste innehålla detaljerad information, t.ex. varornas kvantitet och handelsbeteckning, anläggningens adress och transportdatum. Uppgifterna behövs för att korrekt visa att varor som förs in inom gemenskapen är befriade från skatt.

Momsregistreringsnummer och periodisk sammanställning

Momsregistreringsnummer krävs i båda länderna för att behandla försändelsen korrekt. Det innebär att säljaren måste ha ett momsregistreringsnummer i ursprungslandet, medan mottagaren behöver ett likvärdigt nummer i destinationslandet. Tyska företag måste också regelbundet lämna in periodiska sammanställningar (se § 18a i UStG), som dokumenterar gemenskapsintern förflyttning av varor, och för att registrera skattebefriade leveranser korrekt.

Bevis på hämtning

En annan viktig del av bokföringen är beviset på mottagarkvitto på varorna. Leveransen blir skattepliktig när mottagaren tar varorna från lageranläggningen. För att dokumentera detta måste företagen bokföra varje hämtning korrekt och registrera alla relevanta data för varorna.

Efterlevnadsrisker för konsignationslager

För att undvika regelproblem eller ekonomiska påföljder när man driver konsignationslager måste tyska företag se till att de till fullo efterlever alla skatteregler. De måste också vara helt uppdaterade om det juridiska landskapet i Tyskland och deras destinationsterritorier för att minska onödig administration. Två stora riskområden i detta avseende handlar om tillfällig momsregistrering och avsaknaden av exportbevis.

Tillfällig momsregistrering

Ett vanligt problem när man driver konsignationslager är att tillfälligt ansöka om moms i ett annat land. I många fall behöver man inte registrera sig för moms i ett annat EU-land eller tredjeland direkt. Om företag ansöker när de inte är skyldiga att göra det blir resultatet dock komplicerade skatterevisioner och ytterligare byråkratiska hinder. Denna tillfälliga registrering kan också leda till onödiga kostnader, särskilt om den inte är i linje med faktiska skatteskyldigheter.

Inget exportbevis

En annan risk är att man inte har tillräckliga exportbevis. När det gäller lageranläggningar, särskilt anläggningar i tredjeländer, måste företag tydligt dokumentera varutransporter för att garantera skattebefriad behandling. Om ett företag inte kan uppvisa tillräckliga exportbevis kommer skattemyndigheterna inte att godta dess skattebefrielser. Detta kan leda till restskatt och straffavgifter, vilket avsevärt underskrider de ekonomiska fördelarna med ett konsignationslager.