Im Jahr 2024 importierte die Schweiz aus Deutschland Waren im Wert von knapp 68 Milliarden $. Damit ist Deutschland für die Schweiz der wichtigste Handelspartner für Warenimporte. Trotz der räumlichen Nähe müssen deutsche Unternehmen bei ihren Geschäftsbeziehungen mit Schweizer Kundinnen und Kunden einige Besonderheiten beachten. Da die Schweiz kein Mitglied der Europäischen Union ist und statt des Euros den Schweizer Franken verwendet, gibt es bei der Rechnungsstellung wichtige Unterschiede.

Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die Grundlagen der Rechnungsstellung und Umsatzsteuer in der Schweiz. Sie erfahren, welche Angaben auf einer Rechnung an Schweizer Kundinnen und Kunden erforderlich sind, wann das Reverse-Charge-Verfahren anzuwenden ist und unter welchen Umständen ein deutsches Unternehmen in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig wird. Zudem klären wir, was bei der Währungsumrechnung zu beachten ist und welche Fehler und Prüfungsrisiken häufig bei der Rechnungsstellung in die Schweiz auftreten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Grundlagen der Rechnungsstellung und Umsatzsteuer in der Schweiz
  
• Welche Angaben muss eine Rechnung in die Schweiz enthalten?
  
• Wann ist ein deutsches Unternehmen in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig?
  
• Was müssen deutsche Unternehmen bei Währungsumrechnungen beachten?
  
• Mögliche Fehler und Prüfungsrisiken bei der Rechnungsstellung in die Schweiz
  

Grundlagen der Rechnungsstellung und Umsatzsteuer in der Schweiz

Die Schweiz ist nicht Teil des Gemeinschaftsgebiets und wird daher nach § 1 Abs. 2a UStG als Drittland definiert. Für Drittländer gibt es umsatzsteuerlich keine einheitlichen Regelungen, sondern ausschließlich spezifische Vorschriften. Dabei müssen deutsche Unternehmen sowohl zwischen B2C- und B2B-Geschäften als auch zwischen Warenverkauf und Dienstleistungen unterscheiden.

Rechnungen an Privatpersonen in der Schweiz

Wenn ein deutsches Unternehmen Waren an Schweizer Privatpersonen verkauft, muss es in der Regel die deutsche Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Gleiches gilt für Dienstleistungen, die für private Endverbraucher/innen in der Schweiz erbracht werden. Die Rechnung kann sowohl in Euro als auch in Schweizer Franken ausgestellt werden.

Rechnungen an Unternehmen in der Schweiz

Gemäß § 4 Nr. 1a UStG und § 6 UStG gelten Warenlieferungen deutscher Unternehmen an Unternehmen in Drittländern als steuerfreie Ausfuhrlieferungen. Sie müssen folglich auf der Rechnung für eine Lieferung in die Schweiz keine Umsatzsteuer ausweisen. Voraussetzung ist jedoch, dass die Ware physisch in die Schweiz gelangt und dies durch Ausfuhrpapiere oder eine schriftliche Bestätigung des Zolls belegt wird. Vor Ort unterliegt die Ware den Zoll- und Steuerbestimmungen der Schweiz.

Bei der Erbringung von Dienstleistungen an ein Schweizer Unternehmen kommt es in der Regel zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge-Verfahren), sofern der Leistungsort nach den geltenden Regeln in der Schweiz liegt. Der Leistungsort liegt nicht in Deutschland, weshalb die Leistung auch nicht in Deutschland versteuert wird, sondern am Ort des Geschäftssitzes des empfangenden Unternehmens. Auf der Rechnung müssen Sie somit keine Umsatzsteuer ausweisen. Allerdings müssen Sie einen klaren Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren vermerken, um dem Schweizer Unternehmen zu signalisieren, dass es die Mehrwertsteuer selbst abführen muss.

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Welche Angaben muss eine Rechnung in die Schweiz enthalten?

Um den gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen, müssen Sie beim Stellen einer Rechnung in die Schweiz die folgenden Pflichtangaben aufführen:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• Mehrwertsteuernummer des leistenden Unternehmens (sofern in der Schweiz mehrwertsteuerlich registriert)
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• Datum der Lieferung oder Leistungserbringung, sofern dieses nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
  
• genaue Beschreibung der Art, des Gegenstands und des Umfangs der Lieferung oder Leistung
  
• Rechnungsbetrag der Lieferung oder Leistung
  
• anwendbarer Steuersatz und vom Entgelt geschuldeter Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Ausfuhrbefreiung oder die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens
  

Wann ist ein deutsches Unternehmen in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig?

Sowohl Schweizer Unternehmen als auch ausländische Unternehmen, die Leistungen in der Schweiz erbringen, sind seit 2018 mehrwertsteuerpflichtig, wenn ihr weltweiter Jahresumsatz 100.000 Schweizer Franken übersteigt. Dies gilt folglich auch für deutsche Unternehmen, die über dieser Umsatzgrenze liegen. Sobald Sie diese Schwelle überschreiten, sind Sie verpflichtet, sich in das Schweizer Mehrwertsteuerregister einzutragen.

Durch die Registrierung wird Ihr Unternehmen in der Schweiz als mehrwertsteuerpflichtig anerkannt und muss Mehrwertsteuer auf Lieferungen und Leistungen abführen. Ein wichtiger Bestandteil des Anmeldeprozesses im Mehrwertsteuerregister ist die Vergabe der Unternehmensidentifikationsnummer (UID). Diese Nummer dient nicht nur der Identifikation des Unternehmens, sondern auch der Überprüfung seiner steuerlichen Pflichten. Sobald Ihr Unternehmen im Schweizer Mehrwertsteuerregister eingetragen ist, erhält es eine UID mit dem Zusatz „MWST“. Im Schweizer UID-Register sind sowohl Unternehmen erfasst, die im nationalen Handelsregister eingetragen sind, als auch Unternehmen, die lediglich im Mehrwertsteuerregister registriert sind. Letzteres ist häufig bei ausländischen Unternehmen der Fall.

Was müssen deutsche Unternehmen bei Währungsumrechnungen beachten?

Neben den umsatzsteuerlichen Regelungen müssen deutsche Unternehmen bei Rechnungen in die Schweiz auch die Umrechnung zwischen Euro und Schweizer Franken beachten. Hierbei spielen sowohl administrative als auch steuerliche Aspekte eine Rolle.

Währungsumrechnung

Zunächst müssen Sie entscheiden, in welcher Währung Sie die Rechnung ausstellen möchten. Am besten sprechen Sie sich dazu mit Ihren Kundinnen und Kunden ab, welche Währung bevorzugt wird. Wenn Sie sich geeinigt haben, können Sie den Betrag im Angebot bereits in Euro oder Schweizer Franken angeben.

Wünschen Ihre Kundinnen und Kunden ein Angebot oder eine Rechnung in Schweizer Franken, müssen Sie Ihren Euro-Preis entsprechend umrechnen. Üblicherweise sollten Sie dafür den Wechselkurs zum Zeitpunkt der Angebots- oder Rechnungserstellung zugrunde legen. Als Quelle kommen beispielsweise der Devisenmittelkurs der Europäischen Zentralbank oder die Wechselkurse von Banken und anderen Finanzinstituten infrage. Dokumentieren Sie den Kurs zum Zeitpunkt der Umrechnung, um etwaige Rückfragen bei Kursschwankungen beantworten zu können.

Behandlung von Kursgewinnen und -verlusten

Wenn Zahlungen in einer anderen Währung als der Rechnungswährung eingehen, können Wechselkursgewinne oder -verluste entstehen. Diese müssen Sie in der Buchhaltung korrekt erfassen.

Angenommen, Sie stellen Ihrem Schweizer Kunden beziehungsweise Ihrer Schweizer Kundin eine Rechnung über 1.000 € und der Wechselkurs beträgt zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung 1 EUR = 1,10 CHF. In diesem Fall müsste Ihr Kunde oder Ihre Kundin 1.100 Schweizer Franken zahlen. Erfolgt die Zahlung eine Woche nach dem Rechnungseingang, kann sich der Wechselkurs mittlerweile verändert haben, beispielsweise auf 1 EUR = 1,12 CHF. In diesem Fall hätten Sie einen Zahlungseingang von 1.120 Schweizer Franken. Diesen Wechselkursgewinn von 20 Schweizer Franken müssen Sie gemäß den steuerlichen Vorschriften in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung erfassen.

Mögliche Fehler und Prüfungsrisiken bei der Rechnungsstellung in die Schweiz

Wenn Sie Rechnungen in die Schweiz stellen, sollten Sie mit besonderer Sorgfalt vorgehen, um Fehler zu vermeiden und potenziellen Prüfungsrisiken vorzubeugen. Im Folgenden finden Sie einige wesentliche Punkte, die Sie beachten sollten.

Fehlender Eintrag ins Mehrwertsteuerregister

Wenn Sie in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig sind, müssen Sie sich in das nationale Mehrwertsteuerregister eintragen. Erst dann erhalten Sie eine Unternehmensidentifikationsnummer, die Sie auf Ihren Rechnungen angeben müssen. Fehlt diese Nummer, kann es zu Nachfragen oder Verzögerungen bei der steuerlichen Anerkennung der Rechnungen kommen.

Unvollständige Rechnungen

Ihre Rechnungen müssen alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Andernfalls werden sie in der Regel nicht anerkannt. Unvollständige Rechnungen führen häufig zu zusätzlichem Abstimmungsaufwand mit Ihren Kundinnen und Kunden und zu Zahlungsverzögerungen. Darüber hinaus können auch steuerliche Probleme die Folge sein.

Falsche Währungsumrechnung

Stellen Sie sicher, dass Ihre Umrechnung von Euro in Schweizer Franken und umgekehrt stets korrekt ist. Fehler bei der Umrechnung oder eine fehlende Dokumentation des verwendeten Wechselkurses können zu Differenzen mit Kundinnen und Kunden führen und Probleme bei der steuerlichen Abrechnung verursachen. Wechselkursgewinne und -verluste müssen Sie zudem präzise in der Buchhaltung erfassen.

Fehlerhafte Anwendung der Umsatzsteuer

Ein häufiger Fehler bei Rechnungen in die Schweiz ist die falsche Anwendung der Umsatzsteuer. Sie müssen genau unterscheiden, ob Sie eine Lieferung oder Leistung an eine Privatperson oder an ein Unternehmen in der Schweiz in Rechnung stellen. In einigen Fällen müssen Sie die deutsche Umsatzsteuer erheben. In anderen Fällen brauchen Sie keine Umsatzsteuer auszuweisen, zum Beispiel wenn die Steuerschuldnerschaft umgekehrt wird.

Fehlender Hinweis zum Reverse-Charge-Verfahren

Wenn Sie bei Rechnungen in die Schweiz das Reverse-Charge-Verfahren anwenden, müssen Sie dies eindeutig auf der Rechnung vermerken. Fügen Sie einen schriftlichen Hinweis wie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder „Reverse Charge“ ein. Fehlen solche Angaben oder sind sie unklar, können die Schweizer Steuerbehörden Ihr Unternehmen anstelle des Schweizer Unternehmens als mehrwertsteuerpflichtig ansehen. Die Folge sind Nachforderungen und zusätzliche Prüfungen.

Fehlende Exportnachweise

Um von der Ausfuhrbefreiung zu profitieren, müssen Sie Exportpapiere oder eine schriftliche Bestätigung des Zolls vorlegen. Wenn diese Unterlagen nicht vorhanden sind oder fehlerhaft ausgefüllt wurden, können steuerliche Probleme und Strafen drohen, da das Finanzamt den Export nicht als steuerbefreit anerkennt.