Das deutsche System der Umsatzsteuer (USt.) betrifft nahezu jeden Verkauf im Land, von lokalen Transaktionen bis hin zu grenzüberschreitendem E-Commerce und digitalen Dienstleistungen. Kenntnisse über die Umsatzsteuer in Deutschland einschließlich der unterschiedlichen Sätze, Registrierungen, Konformitätsanforderungen und Rückerstattungsprozesse ist ein wichtiger Aspekt der Geschäftstätigkeit auf dem deutschen Markt.

Im Folgenden erklären wir, wie der deutsche Umsatzsteuersatz funktioniert, wer sich registrieren muss und was es mit der Umsatzsteuerkonformität auf sich hat.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie hoch ist Umsatzsteuersatz in Deutschland?
  
• Was ist eine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?
  
• Welche unterschiedlichen Umsatzsteuersätze gibt es in Deutschland?
  
• Wer muss sich in Deutschland für die Umsatzsteuer registrieren lassen?
  
• Wie funktioniert die Umsatzsteuerkonformität in Deutschland?
  
• Wie funktioniert die Umsatzsteuerrückerstattung in Deutschland?
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  

Wie hoch ist Umsatzsteuersatz in Deutschland?

Die Umsatzsteuer (USt.) ist eine Verbrauchsteuer auf Waren und Dienstleistungen. Sie wird indirekt von Verkäuferinnen und Verkäufern erhoben, die sie in den Endpreis einrechnen. In Deutschland wird diese Steuer auch als Mehrwertsteuer oder MwSt. bezeichnet. Der reguläre deutsche Umsatzsteuersatz liegt bei 19 % und wird auf die meisten Verkäufe im Land angewandt.

Was ist eine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?

Eine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist die Kennung, die bestätigt, dass ein Unternehmen in Deutschland für die Umsatzsteuer registriert und damit zum Erheben und Melden der Steuer berechtigt ist. Deutsche Unternehmen erhalten auch eine allgemeine Steuernummer vom örtlichen Finanzamt, die sich jedoch von der Umsatzsteuer-USt-IdNr. unterscheidet. Die USt-IdNr. wird speziell für die Umsatzsteuer und zur Identifizierung von Unternehmen bei grenzüberschreitenden EU-Transaktionen verwendet.

Deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beginnen mit dem Ländercode „DE“ gefolgt von neun Ziffern (z. B. DE123456789). Dieses Format ist fest vorgegeben und wird einheitlich für die inländische und EU-weite Umsatzsteuerberichterstattung verwendet. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss auf Rechnungen für steuerpflichtige Lieferungen erscheinen. Darüber hinaus ist sie für B2B-Verkäufe innerhalb der EU erforderlich, bei denen die Umkehrung der Steuerschuld gilt und die Steuerpflicht auf den Käufer übergeht.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummern können über europäische und deutsche Validierungssysteme verifiziert werden, um zu überprüfen, ob ein Handelspartner ordnungsgemäß registriert ist. Die Verifizierung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern gehört für Unternehmen, die an andere EU-Unternehmen verkaufen, im Bereich Risikokontrolle zum Standard.

Welche unterschiedlichen Umsatzsteuersätze gibt es in Deutschland?

Deutschland wendet drei Umsatzsteuerbehandlungen an: einen regulären Satz, einen ermäßigten Satz und einen Nullsatz. Einige Lieferungen sind auch vollständig von der Umsatzsteuer befreit. Welche der deutschen Umsatzsteuerbehandlungen gilt, hängt davon ab, was ein Unternehmen verkauft und wie die Lieferungen nach dem Steuerrecht klassifiziert sind.

So unterscheiden sich die Umsatzsteuersätze in Deutschland.

Regulärer Umsatzsteuersatz

Der reguläre Umsatzsteuersatz liegt in Deutschland bei 19 %. Er gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen einschließlich Kleidung, Elektronik, Software, digitaler Dienstleistungen, Fachdienstleistungen, Möbel und Restaurantmahlzeiten. Wenn Produkte oder Dienstleistungen nicht explizit als ermäßigt oder Ausnahme aufgeführt sind, gehören sie dieser Kategorie an.

Ermäßigter Umsatzsteuersatz

Ein niedrigerer Steuersatz von 7 % gilt für bestimmte Waren und Dienstleistungen, die als essenziell betrachtet werden oder denen sozialer Nutzen zugeschrieben wird. Dazu gehören viele Grundnahrungsmittel, gedruckte und digitale Bücher, Zeitungen, Hotelunterkünfte, öffentlicher Personenverkehr, kulturelle Dienstleistungen wie Eintritt in Museen oder Theater und bestimmte medizinische Produkte einschließlich verschreibungspflichtiger Medikamente. Die Definitionen sind eng gefasst und kleine Unterschiede in der Art und Weise, wie ein Produkt verkauft oder konsumiert wird, können den geltenden Steuersatz ändern.

Zum Nullsatz besteuerte Transaktionen

Bestimmte Lieferungen werden mit 0 % besteuert. Das betrifft insbesondere Exporte von Waren in Länder außerhalb der EU und qualifizierte grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU, bei denen die Umkehrung der Steuerschuld gilt. In diesen Fällen wird dem Kunden keine deutsche Umsatzsteuer berechnet. Der Verkäufer kann aber dennoch auf die damit verbundenen Geschäftsausgaben gezahlte Umsatzsteuer zurückfordern.

Umsatzsteuerbefreite Lieferungen

Einige Tätigkeiten sind vollständig von der Umsatzsteuer befreit. Dazu gehören viele Gesundheitsdienstleistungen, Versicherungs- und Finanzdienstleistungen, Bildung und bestimmte Formen der Wohnungsvermietung. Für steuerbefreite Lieferungen wird auf Verkäufe keine Umsatzsteuer erhoben und es kann in der Regel keine Vorsteuer auf damit verbundene Kosten geltend gemacht werden.

Wer muss sich in Deutschland für die Umsatzsteuer registrieren lassen?

Ob sich Ihr Unternehmen in Deutschland für eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) registrieren muss, hängt davon ab, wo sich der Sitz Ihres Unternehmens befindet, was Sie verkaufen und wer Ihre Kundinnen und Kunden sind. Hier sind die Einzelheiten.

Unternehmen mit Sitz in Deutschland

Unternehmen mit Sitz in Deutschland müssen sich für die Umsatzsteuer registrieren, sobald ihr Jahresumsatz die Schwelle für Kleinunternehmen überschreitet. Seit 2025 beträgt die Registrierungsschwelle bei einem Umsatz von 25.000 € im vorherigen Kalenderjahr, wobei im laufenden Jahr ein Umsatz von höchstens 100.000 € erwartet wird. Überschreitet Ihr Unternehmen diese Schwellenwerte, müssen Sie sich registrieren.

Wenn sich Ihr Unternehmen nicht registrieren muss, können Sie sich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden und keine Umsatzsteuer erheben. Dann haben Sie aber auch keine Möglichkeit, Vorsteuer zurückzufordern.

Ausländische Unternehmen

Für Unternehmen, die nicht in Deutschland ansässig sind, gibt es in der Regel keine Schwelle für die Umsatzsteuerregistrierung. Wenn ein ausländisches Unternehmen steuerpflichtige Artikel in Deutschland herstellt und z. B. Waren in Deutschland verkauft oder Dienstleistungen erbringt, die vor Ort steuerpflichtig sind, muss es sich ab dem ersten Verkauf für die deutsche Umsatzsteuer registrieren.

E-Commerce-Verkäufer und Bestand

Das Lagern von Waren in Deutschland einschließlich Lagerbeständen in Ausführungszentren macht die Umsatzsteuerregistrierung in der Regel auch dann erforderlich, wenn das Unternehmen selbst in einem anderen Land ansässig ist und das Umsatzvolumen gering ist.

EU-Fernverkäufer, die das Verfahren OSS nutzen

In der EU ansässige Unternehmen, die Online-Verkäufe an deutsche Verbraucher/innen tätigen, können das One-Stop-Shop(OSS)-System der EU in Anspruch nehmen, sobald ihr grenzüberschreitender EU-Umsatz jährlich 10.000 € übersteigt. Das Verfahren OSS ermöglicht das zentrale Melden der Umsatzsteuer, ohne sich in Deutschland separat registrieren zu lassen. Auf in Deutschland gelagerte Waren oder bestimmte inländische Transaktionen ist es jedoch nicht anwendbar.

Von der Umsatzsteuer befreite Unternehmen

Unternehmen, die in Deutschland eine vollständig umsatzsteuerbefreite wirtschaftliche Tätigkeit ausüben, müssen sich möglicherweise nicht registrieren. Ausschlaggebend dafür sind die Art der Ausnahme und die Frage, ob steuerpflichtige Transaktionen getätigt werden.

Wie funktioniert die Umsatzsteuerkonformität in Deutschland?

Umsatzsteuerregistrierte Unternehmen müssen auf alle steuerpflichtigen Verkäufe den korrekten Umsatzsteuersatz erheben und Rechnungen ausstellen, die den deutschen Anforderungen entsprechen. Die Rechnungen müssen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, ein Rechnungsdatum, eine eindeutige Rechnungsnummer, eine klare Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, den Nettobetrag und die erhobene Umsatzsteuer enthalten.

Von Kundinnen und Kunden eingezogene Umsatzsteuer wird als vereinnahmte Umsatzsteuer behandelt, wogegen auf Geschäftsausgaben gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer gilt. Von Unternehmen wird erwartet, dass sie detaillierte Aufzeichnungen über beides führen. Die Aufzeichnungen sind durch gültige Rechnungen zu belegen und bis zu zehn Jahre lang aufzubewahren.

Umsatzsteuervoranmeldungen werden gewöhnlich monatlich oder vierteljährlich eingereicht, abhängig von der Umsatzsteuerschuld des Unternehmens. Neue Unternehmen reichen ihre Steuererklärungen üblicherweise zunächst monatlich ein. Die Einreichung erfolgt elektronisch über das deutsche Steuerportal. Umsatzsteuererklärungen und -zahlungen sind in der Regel am 10. Tag des Monats fällig, der auf den Berichtszeitraum folgt. Unternehmen können eine Dauerfristverlängerung beantragen, wodurch sich die Frist um einen Monat verschiebt. Dafür ist jedoch normalerweise eine Vorauszahlung erforderlich.

Zusätzlich zur regelmäßigen Einreichung müssen umsatzsteuerregistrierte Unternehmen im Allgemeinen eine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben, die die gesamte Umsatzsteueraktivität des Jahres abgleicht. Eventuelle Unterschiede zwischen der Jahreserklärung und früheren Einreichungen führen entweder zu einer zusätzlichen Zahlung oder einer Rückerstattung.

Unternehmen, die innergemeinschaftliche Lieferungen tätigen, müssen möglicherweise auch Zusammenfassende Meldungen und in einigen Fällen Intrastat-Meldungen einreichen. Mit diesen Berichte ist in der Regel keine Zahlung verbunden, sie sind aber aus Gründen der Transparenz und für Gegenkontrollen innerhalb des EU-Systems erforderlich.

Wie funktioniert die Umsatzsteuerrückerstattung in Deutschland?

Übersteigt die Vorsteuer auf Ausgaben die während eines Meldezeitraums von Kundinnen und Kunden vereinnahmte Umsatzsteuer, kann die Differenz über die Umsatzsteuervoranmeldung als Rückerstattung geltend gemacht werden. Für alle Rückerstattungen sind gültige Rechnungen und der Nachweis der Geschäftsbezogenheit von Ausgaben erforderlich und die Steuerbehörden können vor der Freigabe von Geldern zusätzliche Unterlagen anfordern, insbesondere bei höheren Forderungen.

Anstatt eine Rückerstattung in bar zu beantragen, können Unternehmen überschüssige Umsatzsteuer auch übertragen und mit zukünftigen Umsatzsteuerverbindlichkeiten verrechnen. Das ist bei Unternehmen mit vorhersehbaren Verkaufszyklen oder anstehenden Umsatzsteuerzahlungen üblich.

Unternehmen mit Sitz in anderen EU-Ländern, die nicht für die deutsche Umsatzsteuer registriert sind, können die auf qualifizierte Geschäftsausgaben gezahlte deutsche Umsatzsteuer über das Umsatzsteuerrückerstattungssystem der EU zurückfordern. Anträge werden über das Steuerportal des Heimatlandes eingereicht und die Frist hierfür ist in der Regel der 30. September des Folgejahres. Nicht-EU-Unternehmen können die deutsche Umsatzsteuer auch im Rahmen eines separaten Rückerstattungsverfahrens zurückfordern, sofern ihr Heimatland umgekehrt auch deutschen Unternehmen Umsatzsteuerrückerstattungen anbietet. Solche Anträge werden direkt bei den deutschen Steuerbehörden eingereicht, wofür gewöhnlich eine frühere Frist gilt.

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