Wer in Deutschland unternehmerisch tätig ist, muss in der Regel auf angebotene Waren und Dienstleistungen Umsatzsteuer erheben. Gemäß § 2 UStG gilt dies für alle Unternehmer/innen, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausüben und damit Einnahmen erzielen. Folglich fallen unter die Umsatzsteuerpflicht nicht nur OHGs, GmbHs oder Aktiengesellschaften, sondern auch Freiberufler/innen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wer in Deutschland als Freiberufler/in gilt und welche steuerlichen Pflichten damit verbunden sind. Wir geben einen Überblick, für welche Tätigkeiten der Regelsteuersatz, der ermäßigte Steuersatz oder eine Steuerbefreiung gilt. Darüber hinaus erklären wir, was deutsche Freiberufler/innen hinsichtlich der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie ihrer steuerlichen Pflichten wissen müssen

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wer gilt in Deutschland als Freiberufler/in?
  
• Welchen Umsatzsteuersatz müssen Freiberufler/innen anwenden?
  
• Welche freiberuflichen Tätigkeiten sind umsatzsteuerbefreit?
  
• Was sollten Freiberufler/innen zu USt-ID und Steuererklärungen wissen?
  
• Welche Prüfungsrisiken haben Freiberufler/innen in Deutschland?
  
• So kann Stripe Sie unterstützen
  

Who qualifies as a freelancer in Germany?

In Germany, Section 18 of the German Income Tax Act (Einkommensteuergesetz, or EStG) stipulates that freelancers are those who achieve earnings from freelance activities. These activities must be carried out independently and be based on specialist expertise. It does not matter whether a freelancer engages the support of other qualified professionals. What matters is that they take responsibility for and manage their own work.

Freelance activities include those in the scientific, academic, artistic, writing, and education professions. The EStG also lists a number of specific jobs that count as freelancing. Here are a few examples.

Health professions

• Physicians
  
• Dentists
  
• Veterinarians
  
• Alternative medicine practitioners
  
• Physiotherapists
  
• Physical therapists
  

Legal and financial professions

• Attorneys
  
• Notaries
  
• Patent attorneys
  
• Tax advisors
  
• Financial auditors
  
• Tax agents
  
• Management consultants
  
• Chartered accountants
  

Technical and creative professions

• Architects
  
• Engineers
  
• Surveyors
  
• Commercial chemists
  
• Journalists and photojournalists
  
• Translators and interpreters
  
• Pilots
  

The same rules apply to professions similar to those listed above and to other activities carried out independently that do not constitute commercial enterprises.

Tax obligations for freelancers

Freelancers are subject to a variety of different tax obligations that are different to those that apply to business owners or tradespeople. The main difference is that freelancers are not subject to trade tax.

Generally speaking, freelancers are required to pay VAT, unless they claim the exemption for small businesses. According to Section 19 of the UStG, freelancers can claim the exemption for small businesses if their total revenue in the previous calendar year was less than €25,000, and their total revenue in the current calendar year is not expected to exceed €100,000. If a freelancer opts for small business status, they are not required to collect and remit VAT to the tax office. However, they also won’t be eligible to deduct input tax.

Welchen Umsatzsteuersatz müssen Freiberufler/innen anwenden?

Umsatzsteuerpflichtige Freiberufler/innen müssen ihre Leistungen mit dem richtigen Steuersatz abrechnen. § 12 UStG unterscheidet zwischen dem regulären Steuersatz von 19 % und dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Entscheidend bei der Wahl des anzuwendenden Steuersatzes ist stets die Art der Leistung, nicht der berufliche Titel.

Der allgemeine Steuersatz von 19 % gilt für die meisten freiberuflichen Dienstleistungen. Der ermäßigte Steuersatz von 7 % kommt nur in bestimmten, gesetzlich genau definierten Fällen zur Anwendung. § 12 Abs. 2 UStG zählt hierzu unter anderem kulturelle, künstlerische sowie bestimmte bildungsbezogene Leistungen. Freiberufler/innen müssen hier sehr genau hinschauen, denn einige ihrer Tätigkeiten können dem reduzierten Satz unterliegen, während andere mit 19 % versteuert werden müssen.

Typische Fälle, in denen Freiberufler/innen ihre Leistungen 7 % Umsatzsteuer abrechnen können, sind zum Beispiel:

• kulturelle und künstlerische Leistungen wie Bühnenauftritte oder musikalische Darbietungen
  
• steuerbegünstigte urheberrechtliche Leistungen wie die Einräumung von Nutzungsrechten an Texten oder Fotos
  
• Verkauf oder Lizenzierung von Büchern, E-Books, Zeitungen und Zeitschriften
  
• Honorare für Texte, die ausschließlich für solche Publikationen bestimmt sind
  

Welche freiberuflichen Tätigkeiten sind umsatzsteuerbefreit?

Neben Tätigkeiten, die mit 19 % oder 7 % besteuert werden, gibt es eine Reihe freiberuflicher Leistungen, die vollständig von der Umsatzsteuer befreit sind. Diese Ausnahmen sind im Umsatzsteuergesetz klar geregelt und gelten vor allem dort, wo Leistungen dem Gemeinwohl dienen. Wer unter eine dieser Befreiungen fällt, darf keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und führt entsprechend auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.

Umsatzsteuerbefreiung im Gesundheitswesen

Viele Umsatzsteuerbefreiungen betreffen medizinische und heilberufliche Tätigkeiten. Dabei handelt es sich gemäß § 4 Nr. 14 UStG um Leistungen, die der Vorbeugung, Diagnose, Behandlung oder Linderung von Krankheiten dienen. Dazu zählen beispielsweise Tätigkeiten von:

• Ärztinnen und Ärzte
  
• Zahnärztinnen und Zahnärzte
  
• Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten
  
• Heilpraktikerinnen und Heilpraktikern
  
• Hebammen sowie Entbindungspflegerinnen und -pflegern
  
• Logopädinnen und Logopäden
  

Diese Berufsgruppen erbringen Dienstleistungen, die dem Schutz der Gesundheit dienen – daher bleiben sie laut des Umsatzsteuergesetzes umsatzsteuerfrei. Wichtig ist jedoch, dass die jeweilige Tätigkeit tatsächlich medizinisch begründet sein muss. Angebote, die nicht der Behandlung oder Vorsorge dienen, können unter Umständen steuerpflichtig sein.

Gemäß § 4 Nr. 16 UStG sind auch Leistungen steuerbefreit, die verbunden sind mit der Betreuung oder Pflege von körperlich, kognitiv oder psychisch hilfsbedürftigen Personen.

Umsatzsteuerbefreiung für Unterricht und Bildungsleistungen

Auch im Bildungsbereich gibt es zahlreiche Befreiungen, die in § 4 Nr. 21 UStG geregelt sind. Unterrichtsleistungen sind steuerfrei, wenn sie der allgemeinen oder beruflichen Bildung dienen und die gesetzlichen Voraussetzungen sowie eine formale Anerkennung erfüllt sind. Die folgenden Berufsgruppen können in diesem Zusammenhang von Steuerbefreiungen profitieren:

• selbstständige Lehrer/innen, die Unterricht an öffentlichen Schulen oder anerkannten Ersatzschulen erteilen
  
• Dozentinnen und Dozenten, die an Hochschulen oder staatlich anerkannten Bildungseinrichtungen tätig sind
  
• Unterrichtende, deren Kurse eine staatliche Prüfungsordnung vorbereiten
  
• Bildungsangebote, die von der zuständigen Landesbehörde als steuerfrei anerkannt wurden
  

Nicht jeder Kurs fällt automatisch unter die Umsatzsteuerbefreiung. Workshops oder Coachings zu allgemeinen Lebensthemen – zum Beispiel Kreativkurse, Persönlichkeitsseminare oder Freizeitangebote – sind meist nicht steuerbefreit. Entscheidend ist daher immer der konkrete Bildungszweck sowie die formale Anerkennung.

Ebenfalls steuerbefreit sind gemäß § 4 Nr. 25 UStG bestimmte Leistungen der Kinder- und Jugendhilfe. Dies betrifft unter anderem Tätigkeiten nach dem SGB VIII sowie Leistungen der Adoptionsvermittlung nach dem Adoptionsvermittlungsgesetz.

Was sollten Freiberufler/innen zu USt-ID und Steuererklärungen wissen?

Um ihre Tätigkeit aufzunehmen, sind Freiberufler/innen verpflichtet, beim Finanzamt eine Steuernummer zu beantragen. Sie ist Voraussetzung für die steuerliche Erfassung in Deutschland und muss auf allen Ausgangsrechnungen angegeben werden.

Sobald Freiberufler/innen Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten erbringen oder selbst Leistungen aus anderen EU-Staaten beziehen, reicht die Steuernummer nicht mehr aus. In diesen Fällen benötigen sie zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID). Diese wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben und sorgt dafür, dass grenzüberschreitende Umsätze im EU-Binnenmarkt korrekt erfasst und abgerechnet werden. Freiberufler/innen, die eine internationale Tätigkeit absehen können, sollten die USt-ID daher frühzeitig beantragen.

Unabhängig von der USt-ID müssen Freiberufler/innen jedes Jahr eine Einkommensteuererklärung beim Finanzamt einreichen. Die Höhe der fälligen Steuer richtet sich dabei nach dem zu versteuernden Einkommen, das sich aus den erzielten Einnahmen abzüglich der abzugsfähigen Ausgaben ergibt. Darüber hinaus müssen Freiberufler/innen in der Regel vierteljährlich Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer leisten, die sich nach dem voraussichtlichen Steuerbetrag des laufenden Jahres richten.

Wer umsatzsteuerpflichtig ist, gibt zudem nach § 18 Abs. 2 UStG in Abhängigkeit der Umsatzhöhe des Vorjahres monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung ab. Eine monatliche Abgabe ist nur vorgeschrieben, wenn der Steuerbetrag des Vorjahres 9.000 € überschreitet. Bei einem Steuerbetrag unter 2.000 € im Vorjahr kann das Finanzamt die betreffende Person gänzlich von der Voranmeldung und Entrichtung der Vorauszahlungen befreien.

Neben der Umsatzsteuervoranmeldung müssen Freiberufler/innen einmal im Jahr eine Umsatzsteuerjahreserklärung einreichen, in der alle Umsätze und Vorsteuerbeträge vollständig zusammengeführt werden. Sie dient dazu, die geleisteten Vorauszahlungen mit der tatsächlichen Jahressteuerschuld abzugleichen und eventuelle Nachzahlungen oder Erstattungen zu ermitteln.

Welche Prüfungsrisiken haben Freiberufler/innen in Deutschland?

Fehler in der Umsatzsteuerpraxis können schnell zu Nachzahlungen, Verzugszinsen oder sogar Bußgeldern führen. Die folgenden Aspekte sollten Freiberufler/innen besonders im Blick behalten, um unnötige Risiken zu vermeiden.

Überschreitung der Kleinunternehmergrenze

Die Kleinunternehmerregelung ist attraktiv, weil Freiberufler/innen mit ihr keine Umsatzsteuer erheben müssen. Doch genau hier liegt ein häufiges Prüfungsrisiko: Überschreiten Sie die Umsatzgrenze, endet die Befreiung automatisch. Wer dies zu spät bemerkt oder falsch einschätzt, weist Rechnungen möglicherweise ohne Umsatzsteuer aus, obwohl bereits Steuerpflicht besteht. Das Finanzamt kann in solchen Fällen Umsatzsteuer nachfordern. Dies kann auch rückwirkend für längere Zeiträume erfolgen. Prüfen Sie daher regelmäßig Ihre Umsätze und dokumentieren Sie Prognosen sorgfältig.

Falscher Umsatzsteuersatz

Die Abgrenzung zwischen dem regulären Umsatzsteuersatz von 19 % und dem ermäßigten Satz von 7 % hängt stets von der konkreten Art der Leistung ab. Fehler entstehen häufig dort, wo unterschiedliche Leistungen kombiniert werden. Setzen Freiberufler/innen versehentlich den ermäßigten Satz an, obwohl 19 % geschuldet sind, führt dies zu Steuernachforderungen. Eine zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer müssen Sie nach den Vorgaben des § 14c UStG berichtigen.

Fehlerhafte Rechnungen

Rechnungen sind ein zentraler Prüfungsgegenstand bei Betriebs- und Steuerprüfungen. Fehlen Angaben oder sind sie nicht korrekt, erkennt das Finanzamt Umsatzsteuerzahlungen und Vorsteuererstattungen möglicherweise nicht an. Typische Fehler sind mehrfach vergebene Rechnungsnummern, unklare Leistungsbeschreibungen und Rechenfehler.

So kann Stripe Sie unterstützen

Stripe unterstützt Freiberufler/innen auf vielfältige Weise, um den administrativen Aufwand sowie Prüfungsrisiken auf ein Minimum zu reduzieren. Stripe Invoicing erstellt für Sie professionelle Rechnungen und prüft automatisiert, ob sämtliche Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten sind.

Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuersatz unter Berücksichtigung der konkreten Tätigkeit und Leistung sowie des Standortes der Kundinnen und Kunden. Zudem erhalten Freiberufler/innen Zugriff auf sämtliche Unterlagen, die sie für Steuererklärungen und -erstattungen benötigen.

Gleichzeitig behalten Sie mit Stripe sämtliche Umsätze im Blick, sodass Sie jederzeit wissen, ob Sie noch unter die Kleinunternehmerregelung fallen oder der Wechsel zur Regelbesteuerung bevorsteht. Diese vielfältige Automatisierung verringert die Fehlerquote in der Buchhaltung und verschafft Ihnen mehr Zeit, um sich auf Ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren.