Wie in Duitsland zaken doet, moet meestal belasting over de toegevoegde waarde (btw) heffen op de goederen en diensten die hij aanbiedt. Volgens artikel 2 van de Duitse btw-wet (UStG) geldt deze regel voor alle ondernemers die zelfstandig professionele of commerciële activiteiten uitoefenen en inkomsten genereren. Dit betekent dat uitoefenaars van een vrij beroep – samen met vennootschappen onder firma (OHG's), besloten vennootschappen (GmbH's) en naamloze vennootschappen (AG's) – btw moeten berekenen.

In dit artikel leggen we uit wie in Duitsland als uitoefenaar van een vrij beroep wordt gezien en wat hun belastingverplichtingen zijn. We geven een overzicht van activiteiten die in aanmerking komen voor het standaardtarief, een verlaagd tarief of een nultarief. Ook leggen we uit wat Duitse uitoefenaars van een vrij beroep moeten weten over btw-identificatienummers (btw-nummers) en hun belastingverplichtingen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wie wordt in Duitsland als uitoefenaar van een vrij beroep gezien?
  
• Welk btw-tarief moeten uitoefenaars van een vrij beroep toepassen?
  
• Welke vrijeberoepsactiviteiten zijn vrijgesteld van btw?
  
• Wat moeten uitoefenaars van een vrij beroep weten over btw-nummers en belastingaangiften?
  
• Wat zijn de controlerisico's voor uitoefenaars van een vrij beroep in Duitsland?
  
• Hoe Stripe kan helpen
  

Wie komt in Duitsland in aanmerking als uitoefenaar van een vrij beroep?

In Duitsland bepaalt artikel 18 van de Duitse wet op de inkomstenbelasting (Einkommensteuergesetz, of EStG) dat uitoefenaars van een vrij beroep personen zijn die inkomsten uit vrijeberoepsactiviteiten verwerven. Deze activiteiten moeten zelfstandig worden uitgevoerd en gebaseerd zijn op specialistische kennis. Het maakt niet uit of een uitoefenaar van een vrij beroep de hulp van andere gekwalificeerde professionals inroept. Het gaat erom dat zij verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen werk en dit zelf beheren.

Vrijeberoepsactiviteiten omvatten activiteiten in de wetenschappelijke, academische, artistieke, schrijf- en onderwijsberoepen. De EStG somt ook een aantal specifieke beroepen op die als vrijeberoepsactiviteiten worden beschouwd. Hier volgen enkele voorbeelden.

Beroepen in de gezondheidszorg

• Artsen
  
• Tandartsen
  
• Dierenartsen
  
• Beoefenaars van alternatieve geneeswijzen
  
• Fysiotherapeuten
  
• Fysiotherapeuten
  

Juridische en financiële beroepen

• Advocaten
  
• Notarissen
  
• Octrooi-juristen
  
• Belastingadviseurs
  
• Financiële auditors
  
• Belastingagenten
  
• Managementconsultants
  
• Registeraccountants
  

Technische en creatieve beroepen

• Architecten
  
• Technici
  
• Landmeters
  
• Commerciële apotheken
  
• Journalisten en fotojournalisten
  
• Vertalers en tolken
  
• Piloten
  

Dezelfde regels gelden voor beroepen die vergelijkbaar zijn met de hierboven genoemde beroepen en voor andere zelfstandige activiteiten die geen commerciële ondernemingen vormen.

Belastingverplichtingen voor uitoefenaars van een vrij beroep

Uitoefenaars van een vrij beroep hebben te maken met verschillende belastingverplichtingen die anders zijn dan die voor ondernemers of handelaars. Het belangrijkste verschil is dat uitoefenaars van een vrij beroep geen bedrijfsbelasting hoeven te betalen.

Over het algemeen moeten uitoefenaars van een vrij beroep btw betalen, tenzij ze gebruikmaken van de vrijstelling voor kleine ondernemingen. Volgens artikel 19 van de UStG kunnen uitoefenaars van een vrij beroep aanspraak maken op de vrijstelling voor kleine ondernemingen als hun totale inkomsten in het voorgaande kalenderjaar minder dan € 25.000 bedroegen en hun totale inkomsten in het huidige kalenderjaar naar verwachting niet meer dan € 100.000 zullen bedragen. Als een uitoefenaar van een vrij beroep kiest voor de status van kleine onderneming, is hij niet verplicht om btw te innen en af te dragen aan het belastingkantoor. Hij komt dan echter ook niet in aanmerking voor aftrek van voorbelasting.

Welk btw-tarief moeten uitoefenaars van een vrij beroep toepassen?

Uitoefenaars van een vrij beroep die btw-plichtig zijn, moeten hun diensten factureren volgens het juiste belastingtarief. Artikel 12 van de UStG maakt een onderscheid tussen het standaardtarief van 19% en het verlaagde tarief van 7%. Het toepasselijke belastingtarief wordt altijd bepaald door de aard van de activiteit, niet door de beroepstitel.

Het algemene belastingtarief van 19% geldt voor de meeste vrijeberoepsdiensten. Het verlaagde tarief van 7% geldt alleen in bepaalde gevallen, die nauwkeurig in de wet zijn omschreven. Volgens artikel 12.2 van de UStG geldt het verlaagde tarief voor culturele, artistieke en bepaalde onderwijsgerelateerde activiteiten. Uitoefenaars van een vrij beroep moeten hier goed op letten. Sommige activiteiten vallen mogelijk onder het verlaagde tarief, terwijl andere met 19% moeten worden belast.

Typische gevallen waarin uitoefenaars van een vrij beroep hun diensten tegen 7% btw kunnen factureren, zijn onder meer:

• Culturele en artistieke activiteiten, zoals optredens op het podium of muzikale uitvoeringen
  
• Fiscaal bevoorrechte auteursrechtelijke activiteiten, zoals het verlenen van gebruiksrechten op teksten of foto's
  
• De verkoop of licentiëring van boeken, e-books, kranten en tijdschriften
  
• Vergoedingen voor teksten die uitsluitend voor dergelijke publicaties zijn bedoeld
  

Welke vrijeberoepsactiviteiten zijn vrijgesteld van btw?

Naast de activiteiten die worden belast tegen 7% of 19%, zijn er een aantal vrijeberoepsactiviteiten die volledig zijn vrijgesteld van btw. Deze vrijstellingen zijn expliciet geregeld in de UStG. Vrijstellingen zijn grotendeels van toepassing op bedrijven die het algemeen belang dienen, waaronder de onderstaande voorbeelden. Professionals die in aanmerking komen voor een van deze vrijstellingen, hoeven geen btw-facturen uit te reiken. Ze hoeven dus ook geen btw af te dragen aan het belastingkantoor.

Btw-vrijstellingen in de gezondheidszorg

Veel btw-vrijstellingen hebben betrekking op medische en gezondheidszorgactiviteiten. Volgens artikel 4.14 van de UStG dienen deze activiteiten om ziekten te voorkomen, te diagnosticeren, te behandelen of te verlichten. Dit omvat de volgende professionals:

• Artsen
  
• Tandartsen
  
• Fysiotherapeuten
  
• Natuurgeneeskundigen
  
• Verloskundigen
  
• Logopedisten
  

Deze beroepsgroepen verlenen diensten die de gezondheid van mensen beschermen. Daarom zijn ze volgens de UStG vrijgesteld van btw. Het is echter belangrijk dat de betreffende activiteit een medische grondslag heeft. Diensten die geen behandeling of screening omvatten, kunnen wel belastbaar zijn.

Volgens artikel 4.16 van de UStG zijn ook diensten met betrekking tot verpleging of verzorging van personen met specifieke fysieke, cognitieve en mentale gezondheidsbehoeften vrijgesteld van belasting.

Btw-vrijstellingen voor onderwijs- en opleidingsactiviteiten

Er zijn verschillende btw-vrijstellingen in de onderwijssector. Deze worden geregeld in artikel 4.21 van de UStG. Onderwijs- en bijlesdiensten zijn vrijgesteld van belasting als ze worden verleend voor algemeen of beroepsonderwijs, voldoen aan de wettelijke voorwaarden en formeel zijn erkend. De volgende groepen professionals kunnen profiteren van deze belastingvrijstellingen:

• Vrije docenten die lesgeven aan openbare scholen of erkende particuliere scholen
  
• Docenten die werken aan instellingen voor hoger onderwijs of erkende onderwijsinstellingen
  
• Bijlesdocenten die voorbereidingscursussen voor staatsexamens aanbieden
  
• Onderwijsinstellingen die door de relevante instantie op staatsniveau zijn goedgekeurd als belastingvrij
  

Niet elke cursus is automatisch vrijgesteld van btw. Workshops of coaching over algemene onderwerpen, zoals creatieve cursussen, seminars voor persoonlijke ontwikkeling of vrijetijdsactiviteiten, zijn meestal niet belastingvrij. Het belangrijkste is het specifieke doel van het onderwijs en de formele erkenning ervan.

Bepaalde diensten die aan kinderen en jongeren worden verleend, zijn ook belastingvrij op grond van artikel 4.25 van de UStG. Hieronder vallen activiteiten die zijn gedefinieerd in het Duitse Sociaal Wetboek VIII (SGB VIII) en adoptiediensten die zijn gedefinieerd in de Duitse wet op adoptieplaatsing (Adoptionsvermittlungsgesetz).

Wat moeten uitoefenaars van een vrij beroep weten over btw-nummers en belastingaangiften?

Uitoefenaars van een vrij beroep moeten een belastingnummer aanvragen bij het belastingkantoor voordat ze aan de slag kunnen. Dit nummer is nodig om je in Duitsland voor de belasting te registreren en moet op alle uitgaande facturen worden vermeld.

Wanneer een uitoefenaar van een vrij beroep diensten verleent aan bedrijven in andere EU-lidstaten – of diensten afneemt van andere EU-lidstaten – is meer dan alleen een belastingnummer nodig. In die gevallen hebben uitoefenaars van een vrij beroep ook een btw-nummer nodig. Deze nummers worden uitgegeven door het Federale Centrale Belastingkantoor (BZSt) en zorgen ervoor dat grensoverschrijdende verkopen binnen de interne markt correct worden geregistreerd en afgerekend. Daarom moeten uitoefenaars van een vrij beroep die internationaal willen werken zo snel mogelijk een btw-nummer aanvragen.

Of ze nu een btw-nummer hebben of niet, uitoefenaars van een vrij beroep moeten elk jaar een aangifte inkomstenbelasting indienen bij het belastingkantoor. Het bedrag aan verschuldigde belasting wordt berekend op basis van het belastbaar inkomen van de persoon. Dit is het inkomen dat ze hebben verdiend minus de aftrekbare kosten. Uitoefenaars van een vrij beroep zijn over het algemeen ook verplicht om elk kwartaal vooruitbetalingen te doen voor de inkomstenbelasting, die zijn gebaseerd op het geschatte belastingbedrag voor het lopende jaar.

Professionals die btw-plichtig zijn, dienen ook voorlopige btw-aangiften in volgens artikel 18.2 van de UStG. Deze worden maandelijks of driemaandelijks ingediend, afhankelijk van de omzet die de uitoefenaar van een vrij beroep genereert. Maandelijkse aangiften zijn alleen nodig als de verschuldigde belasting van het voorgaande jaar meer dan € 9.000 bedroeg. het belastingkantoor kan vrijstelling verlenen van het indienen van voorlopige aangiften en het doen van vooruitbetalingen voor uitoefenaars van een vrij beroep wier belasting van het voorgaande jaar minder dan € 2.000 bedroeg.

Naast voorlopige btw-aangiften moeten uitoefenaars van een vrij beroep eenmaal per jaar jaarlijkse btw-aangiften indienen, waarin alle inkomsten en voorbelasting volledig worden opgegeven. Deze aangifte verrekent vooruitbetalingen met de werkelijke belasting voor het jaar en wordt gebruikt om achterstallige belasting of teruggaven te berekenen.

Wat zijn de controlerisico's voor uitoefenaars van een vrij beroep in Duitsland?

Fouten in de btw kunnen snel leiden tot belastingachterstanden, vertragingsrente of boetes. Hier zijn enkele details waarmee uitoefenaars van een vrij beroep rekening moeten houden om onnodige risico's te vermijden.

De drempel voor de status van klein bedrijf overschrijden

De vrijstelling voor kleine bedrijven is aantrekkelijk omdat uitoefenaars van een vrij beroep dan geen btw hoeven te heffen. Dit kan echter leiden tot een van de meest voorkomende controlerisico's. Als een uitoefenaar van een vrij beroep de drempel voor de status van klein bedrijf overschrijdt, vervalt de vrijstelling automatisch. Als de uitoefenaar van een vrij beroep dit niet opmerkt of zijn berekeningen verkeerd zijn, kan hij facturen zonder btw versturen, ook al is hij verplicht deze te heffen. In dergelijke gevallen kan het belastingkantoor aanvullende btw eisen. Dit kan met terugwerkende kracht voor lange periodes worden gedaan. Daarom is het belangrijk om de inkomsten regelmatig te controleren en prognoses zorgvuldig te documenteren.

Het verkeerde btw-tarief toepassen

Het juiste btw-tarief – of dat nu het standaardtarief van 19% is of het verlaagde tarief van 7% – hangt af van de specifieke aard van de onderneming. Er treden vaak fouten op wanneer uitoefenaars van een vrij beroep verschillende bedrijfstypen combineren. Wie per ongeluk het verlaagde tarief toepast in plaats van het tarief van 19%, kan achterstallige betalingen aan het belastingkantoor oplopen. Artikel 14c van de UStG verplicht uitoefenaars van een vrij beroep ook om te veel in rekening gebrachte btw te corrigeren.

Onjuiste facturering

Facturen zijn een van de belangrijkste documenten die worden gecontroleerd tijdens bedrijfs- en belastingcontroles. Als facturen onjuist zijn of informatie ontbreekt, erkent het belastingkantoor mogelijk btw-betalingen en voorbelastingteruggaven niet. Veelvoorkomende fouten zijn onder meer hergebruik van factuurnummers, onduidelijke beschrijvingen van diensten en rekenfouten.

Hoe Stripe kan helpen

Stripe helpt uitoefenaars van een vrij beroep op verschillende manieren hun administratie te verminderen en hun auditrisico's te minimaliseren. Stripe Invoicing genereert professionele facturen en controleert automatisch of alle informatie die vereist is volgens artikel 14 van de UStG aanwezig is en wordt verantwoord.

Stripe Tax berekent en brengt het juiste belastingtarief in rekening, rekening houdend met de specifieke activiteit en de onderneming en de locatie van de klant. Uitoefenaars van een vrij beroep krijgen ook toegang tot de documentatie die ze nodig hebben voor belastingaangiften en teruggaven.

Daarnaast helpt Stripe je bij het bijhouden van je verkopen. Dit kan je helpen om te bepalen of je aanspraak moet maken op de vrijstelling voor kleine bedrijven of moet overschakelen op standaardbelastingheffing. Automatisering kan het aantal fouten in je boekhouding verminderen en je meer tijd geven om je op je echte werk te concentreren.