Das System für qualifizierte Rechnungen wurde im Oktober 2023 in Japan eingeführt. Im Rahmen dieses Rechnungssystems müssen Unternehmen qualifizierte Rechnungen zur Inanspruchnahme einer Einkaufs-Steuergutschrift für die Verbrauchssteuer vorlegen und aufbewahren.

Darüber hinaus schreibt der Electronic Books Preservation Act (Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Bücher) (auch bekannt als Electronic Bookkeeping Act (Gesetz über elektronische Buchführen)) ab Januar 2024 vor, dass Dokumente, die in elektronischer Form ausgetauscht werden, in ihrer ursprünglichen elektronischen Form gespeichert werden müssen. Unternehmen, die hauptsächlich mit elektronischen Transaktionen befasst sind, müssen daher bei der Handhabung qualifizierter Rechnungen nach diesem Gesetz besonders sorgfältig vorgehen.

Elektronische Transaktionen, die das Senden von Dokumenten aus der Ferne ermöglichen, bieten ein hohes Maß an Komfort und werden heute von Unternehmen häufig genutzt. Ebenso sind digitale Rechnungen, bei denen es sich um elektronische Versionen qualifizierter Rechnungen handelt, immer weiter verbreitet. Da alle Prozesse, von der Erstellung und Ausstellung bis zur Speicherung, elektronisch durchgeführt werden können, können digitale Rechnungen den Backoffice-Betrieb verbessern und die Produktivität steigern.

In diesem Artikel erläutern wir die Grundlagen digitaler Rechnungen, einschließlich der Gründe, warum sie in Japan in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewinnen, ihrer Vorteile und Punkte, die Sie beachten sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind digitale Rechnungen?
  
• Warum digitale Rechnungen an Bedeutung gewinnen
  
• Der internationale Peppol Standard
  
• Vorteile und Kernpunkte für digitale Rechnungen
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was sind digitale Rechnungen?

Eine digitale Rechnung, auch als elektronische Rechnung bezeichnet, ist ein Dokument, das die Anforderungen des Rechnungssystems erfüllt. Mit anderen Worten, es handelt sich um eine qualifizierte Rechnung, die in elektronische Daten umgewandelt wurde. Wenn Unternehmen diese digitalen Rechnungen verwenden, gelten sie als elektronische Transaktionen und müssen gemäß dem Gesetz über die elektronische Buchführung gespeichert werden.

Der Unterschied zwischen digitalen Rechnungen und elektronischen Rechnungen

Wie oben erwähnt, werden digitale Rechnungen und elektronische Rechnungen im Allgemeinen als dasselbe betrachtet. Daher gibt es keine klare Unterscheidung zwischen ihren Definitionen. Bei genauerer Betrachtung gibt es jedoch subtile Nuancen zwischen den beiden Begriffen, die zu ihrer unterschiedlichen Nutzung in verschiedenen Unternehmensumgebungen führen können.

• Digitale Rechnung: Dieser Begriff bezieht sich auf eine standardisierte und nach dem internationalen Peppol-Standard (Pan-European Public Procurement Online) strukturierte qualifizierte Rechnung im elektronischen Datenformat (elektronische Rechnung). Bei digitalen Rechnungen wird der gesamte Prozess, einschließlich interner und externer Interaktionen, aufgrund des zugrunde liegenden automatisierten Verarbeitungssystems optimiert.

• Elektronische Rechnung: Dieser Begriff bezieht sich auf eine qualifizierte Rechnung, die in elektronische Daten umgewandelt wurde. Wenn Sie beispielsweise eine in Papierform oder Excel erstellte Rechnung manuell in eine PDF-Datei umwandeln und an ein Unternehmen per E-Mail senden, gilt dies als elektronische Rechnung. Im Gegensatz zu digitalen Rechnungen, bei denen es sich immer um qualifizierte Rechnungen handelt, kann sich der Begriff „elektronische Rechnungen“ auch auf elektronische Dokumente beziehen, die allgemein als „Rechnungen“ bezeichnet werden und nicht nur auf qualifizierte Rechnungen beschränkt sind.

Dies zeigt, dass der Begriff „elektronische Rechnung“ eine breitere Bedeutung hat, da er sich je nach Situation nicht nur auf qualifizierte Rechnungen, sondern auch auf reguläre Rechnungen beziehen kann. Die Details des Peppol-Standard werden später in diesem Artikel erläutert, aber vorerst ist es hilfreich zu verstehen, dass die Begriffe „digitale Rechnungen“ und „elektronische Rechnungen“ manchmal unterschiedlich verwendet werden, je nachdem, ob die Rechnungen standardisiert und strukturiert sind.

Bitte beachten Sie, dass in diesem Artikel unsere Erläuterung digitaler Rechnungen auf der Grundlage der Annahme basiert, dass es sich um qualifizierte Rechnungen handelt, die dem Peppol-Standard entsprechen.

Warum digitale Rechnungen an Bedeutung gewinnen

Es besteht keine rechtliche Verpflichtung zur Verwendung digitaler Rechnungen, und Unternehmen dürfen weiterhin qualifizierte Rechnungen in Papierform austauschen. Im heutigen Japan, wo das Rechnungssystem und das Gesetz über die elektronische Buchführung in Kraft sind, kann die Verwendung digitaler Rechnungen jedoch unnötige Arbeit eliminieren, Kosten senken und die Sicherheit erhöhen. Da digitale Rechnungen auch bei der Remote-Verwaltung reibungslose Transaktionen ermöglichen, sind auch ihre Bequemlichkeit und Effizienz gute Argumente für eine Einführung.

Insbesondere die Einhaltung des Rechnungssystems, das detaillierte obligatorische Anforderungen enthält, kann zeitaufwendig und arbeitsintensiv sein, wenn die Daten von Hand niedergeschrieben oder manuell am Computer eingegeben werden. Dabei kann es schnell zu Fehlern und Versäumnissen kommen, die die Erstellung einer qualifizierten Rechnung erschweren können, die die Anforderungen erfüllt. Beispielsweise müssen Sie bei der Erstellung qualifizierter Rechnungen darauf achten, dass keine Fehler in der Registrierungsnummer des Rechnungssystems auftreten, die Ihren Status als Aussteller qualifizierter Rechnungen belegen. Auch bei der Art und Weise, wie Sie die Vermerke zur Verbrauchssteuer gemäß dem Rechnungssystem erfassen, dürfen Ihnen keine Fehler unterlaufen. Reichen die von Ihnen angegebenen Informationen nicht aus, wird die Rechnung nicht als qualifizierte Rechnung betrachtet, und Ihr Geschäftspartner kann die Steuergutschrift für den Einkauf nicht in Anspruch nehmen. Dies birgt das zusätzliche Risiko, den Ruf Ihres Unternehmens zu schädigen und das Vertrauen der Käufer/innen zu mindern.

Vor diesem Hintergrund erwägen viele Unternehmen die Einführung von Online-Rechnungssystemen, die Peppol und dem Rechnungssystem entsprechen. Dies hat bereits dazu geführt hat, dass digitale Rechnungen immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Der internationale Peppol-Standard

Im Rahmen des Rechnungssystems gibt es keine rechtlichen Anforderungen an den Formulierung oder das Format qualifizierter Rechnungen. Solange die obligatorischen Angaben, ob handschriftlich oder elektronisch, korrekt angegeben sind, ist dies daher akzeptabel. Bei der Handhabung elektronischer qualifizierter Rechnungen ist jedoch eine Art gemeinsamer Mechanismus erforderlich, um die Kommunikation zwischen verschiedenen Softwaresystemen zu ermöglichen und eine reibungslose automatisierte Verarbeitung zu erreichen.

Um die Interoperabilität elektronischer Dokumente zu gewährleisten, hat Japan daher die Spezifikationen des internationalen Peppol-Standards übernommen. Peppol wird von der belgischen internationalen gemeinnützigen Organisation OpenPeppol verwaltet. In Japan fungiert die Digitalagentur der nationalen Regierung als Mitglied von Peppol und als Verwaltungsbehörde. Die Digitalagentur hat die JP PINT-Spezifikationen entwickelt, bei denen es sich um auf Japan zugeschnittene Standards für digitale Rechnungen handelt.

Gemäß den Spezifikationen des internationalen Peppol-Standards können Rechnungen über den Peppol-Zugriffspunkt jedes Nutzers/jeder Nutzer/in gesendet und empfangen werden, sodass die Nutzer/innen keine identische Software verwenden müssen. Unternehmen können daher ihre bestehenden Schnittstellen weiterhin nutzen, was reibungslosere Transaktionen nicht nur im Inland, sondern auch international ermöglicht.

Selbst wenn eine qualifizierte Rechnung den Peppol-Standard nicht erfüllt, ist es möglich, sie auszustellen und aufzubewahren. Dennoch wird erwartet, dass der gesamte Prozess der Transaktion, einschließlich Verträge und Auftragsverarbeitung, auch in Zukunft einer digitalen Transformation (DX) unterzogen wird. Das bedeutet, dass die Einrichtung eines Peppol-konformen Systems in der Zukunft voraussichtlich zu Verbesserungen der Geschäftsprozesse und Unternehmenssysteme führen wird.

Hinweis: DX bezieht sich auf Initiativen, die digitale Technologie nutzen, um neue Werte zu schaffen und das Leben der Menschen zu verbessern.

Vorteile und Kernpunkte digitaler Rechnungen

Vorteile

Zu den Vorteilen digitaler Rechnungen gehören:

• Ausschalten manueller Fehler: Auch beim Umgang mit mehreren Verbrauchssteuersätzen – dem Standard-Steuersatz von 10 % und dem ermäßigten Steuersatz von 8 % – können Massendaten aus einer einzigen Quelle importiert werden, ohne dass jeder Datenpunkt manuell eingegeben werden muss. Darüber hinaus können Berechnungsfehler dank der automatischen Berechnungsfunktion des Systems vermieden werden.

• Schutz vor Datenfälschung: Digitale Rechnungen verfügen über eine Funktionalität für elektronische Signaturen, die Möglichkeit, die Zugriffshistorie einzusehen, und die Möglichkeit, den Überarbeitungs- und Löschverlauf zu verfolgen – Betrugsprävention und Sicherheitsfunktionen, die mit auf Papier basierten Systemen nur schwer zu erhalten sind.

• Verringerte Lagerkosten: Digitale Rechnungen werden elektronisch gespeichert, wodurch der mit Papierdokumenten verbundene physische Speicherplatz und die Einreichungskosten entfallen. Wenn Sie Dokumente überprüfen müssen, können Sie sie außerdem schnell über die integrierte Suchfunktion finden.

• Remote-Arbeitskompatibilität: Selbst wenn sie von Remote-Mitarbeitern gehandhabt wird, können die gesamte Arbeitsabläufe schnell abgeschlossen werden.

Kernpunkte

Digitale Rechnungen bieten zwar verschiedene Vorteile wie oben beschrieben, aber es gibt mehrere Punkte, die Sie bei der Einführung berücksichtigen sollten.

• Mitarbeiter/innen unbedingt informieren: Um Betriebsunterbrechungen zu vermeiden, sollten Sie alle Mitarbeiter/innen, die für die Bearbeitung digitaler Rechnungen verantwortlich sind, im Voraus über die ordnungsgemäßen Verfahren informieren. Achten Sie insbesondere bei der Speicherung von Daten darauf, dass ein robustes Verwaltungssystem vorhanden ist, um versehentliche Datenlöschungen zu verhindern. Um Datenlecks zu verhindern, ist es außerdem wichtig, die Einrichtung und Verwaltung von Passwörtern einzurichten und streng durchzusetzen sowie Sicherheitsschulungen durchzuführen.

• Nicht alle Geschäftspartner/innen nutzen digitale Rechnungen: Aus verschiedenen Gründen kann es für einige Ihrer Geschäftspartner/innen schwierig sein, ihre Rechnungsstellung ebenfalls zu digitalisieren. In diesem Fall müssen Sie möglicherweise sowohl Papierrechnungen als auch digitale Rechnungen pflegen, was die Belastung für die Buchhaltung erhöhen könnte. Daher sollten Unternehmen vor der Entscheidung für einen Wechsel zu digitalen Rechnungen zunächst prüfen, ob sie Geschäftspartner/innen haben, die noch Papierdokumente benötigen. Darüber hinaus ist es wichtig, bei der Implementierung digitaler Rechnungen im Voraus eine Benachrichtigung über die Verwendung elektronischer Rechnungen zu verfassen und so früh wie möglich die Zustimmung Ihrer Geschäftspartner/innen einzuholen.

Angesichts der zunehmenden Verbreitung digitaler Rechnungen ist es im Rahmen des aktuellen Rechnungssystems wichtig, nicht nur die vom System festgelegten obligatorischen Anforderungen zu kennen, sondern auch die wichtigsten Überlegungen für die digitale Rechnungsstellung. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre qualifizierten Rechnungen weiterhin ordnungsgemäß ausgestellt und gespeichert werden. Daher sollten Unternehmen, die beabsichtigen, digitale Rechnungen einzuführen, diese Punkte sorgfältig abwägen, gründlich vorbereiten und dann mit dem Prozess der Implementierung beginnen. So kann der Übergang zur digitalen Rechnungsstellung reibungslos vonstatten gehen.

Mit digitalen Rechnungen kann Ihr Unternehmen die Verwaltung von Rechnungen in einem einzigen System zentralisieren und so den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erstellung und Speicherung von Rechnungen erheblich reduzieren. Dies trägt zur Verbesserung der Gesamteffizienz des Unternehmens bei und ermöglicht einen reibungsloseren und effektiveren Backoffice-Betrieb.

So kann Stripe Invoicing helfen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Ihre Debitorenbuchhaltung vereinfachen kann, oder starten Sie noch heute.