Het Qualified Invoice System is in oktober 2023 in Japan gelanceerd. Onder het factuursysteem zijn ondernemingen verplicht om gekwalificeerde facturen te verstrekken en te bewaren om aankoopbelastingkrediet voor verbruiksbelasting te kunnen claimen.

Bovendien schrijft de wet op het elektronisch bewaren van boeken (ook bekend als de wet op elektronische boekhouding) sinds januari 2024 voor dat documenten die in elektronische vorm worden uitgewisseld, in hun oorspronkelijke elektronische vorm moeten worden bewaard. Ondernemingen die voornamelijk elektronische transacties uitvoeren, moeten daarom extra voorzichtig zijn bij het verwerken van gekwalificeerde facturen onder deze wet.

Elektronische transacties, die het mogelijk maken om documenten op afstand uit te wisselen, bieden veel gemak en worden tegenwoordig veel gebruikt door ondernemingen. Ook digitale facturen, de elektronische versie van gekwalificeerde facturen, worden steeds populairder. Omdat alle processen, van het maken en versturen tot het opslaan, elektronisch kunnen worden gedaan, kunnen digitale facturen de backoffice-activiteiten verbeteren en de productiviteit verhogen.

In dit artikel geven we een duidelijke uitleg over de basisprincipes van digitale facturen, inclusief waarom ze de laatste jaren in Japan in de belangstelling staan, wat de voordelen ervan zijn en waar je op moet letten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn digitale facturen?
  
• Waarom digitale facturen in de belangstelling staan
  
• De internationale Peppol-standaard
  
• Voordelen en belangrijke punten voor digitale facturen
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat zijn digitale facturen?

Een digitale factuur, ook wel elektronische factuur genoemd, is een document dat voldoet aan de eisen van het factuursysteem. Met andere woorden, het is een gekwalificeerde factuur die is omgezet in elektronische gegevens. Wanneer ondernemingen deze digitale facturen gebruiken, worden ze beschouwd als elektronische transacties en moeten ze worden opgeslagen in overeenstemming met de wet op de elektronische boekhouding.

Het verschil tussen digitale facturen en elektronische facturen

Zoals hierboven vermeld, worden digitale facturen en elektronische facturen over het algemeen als hetzelfde beschouwd. Er is dus geen duidelijk verschil tussen hun definities. Als we echter wat beter kijken, zijn er subtiele nuances tussen de twee termen die kunnen leiden tot een verschillend gebruik in verschillende zakelijke situaties.

• Digitale factuur: dit verwijst naar een gekwalificeerde factuur in elektronisch gegevensformaat (elektronische factuur) die is gestandaardiseerd en gestructureerd op basis van de internationale Peppol-standaard (Pan-European Public Procurement Online). Met digitale facturen wordt het hele bedrijfsproces, inclusief interne en externe interacties, geoptimaliseerd dankzij het onderliggende geautomatiseerde verwerkingssysteem.

• Elektronische factuur: dit is een geldige factuur die is omgezet in elektronische gegevens. Als je bijvoorbeeld een papieren of in Excel gemaakte factuur handmatig omzet naar een pdf en deze naar een zakenpartner e-mailt, is dit een elektronische factuur. In tegenstelling tot digitale facturen, die altijd geldige facturen zijn, kan de term elektronische facturen ook verwijzen naar elektronische documenten die in het algemeen “facturen” worden genoemd, en niet alleen naar geldige facturen.

Dit laat zien dat de term ‘elektronische factuur’ een bredere betekenis heeft, omdat deze niet alleen kan verwijzen naar gekwalificeerde facturen, maar ook naar gewone facturen, afhankelijk van de situatie. De details van de Peppol-standaard worden later in dit artikel uitgelegd, maar voor nu is het handig om te weten dat de termen digitale facturen en elektronische facturen soms verschillend worden gebruikt, afhankelijk van of de facturen gestandaardiseerd en gestructureerd zijn.

Houd er rekening mee dat onze uitleg over digitale facturen in dit artikel gebaseerd is op het idee dat het gekwalificeerde facturen zijn die voldoen aan de Peppol-standaard.

Waarom digitale facturen steeds meer aandacht krijgen

Er is geen wettelijke verplichting om digitale facturen te gebruiken en ondernemingen mogen gekwalificeerde facturen op papier blijven uitwisselen. Maar in het huidige Japan, waar het factuursysteem en de wet op elektronische boekhouding van kracht zijn, kan het gebruik van digitale facturen onnodig werk elimineren, kosten verlagen en de veiligheid verbeteren. Bovendien zorgen digitale facturen voor soepele transacties, zelfs als ze op afstand worden afgehandeld, en hun gemak en efficiëntie zijn een sterk argument om ze te gaan gebruiken.

Vooral het voldoen aan het factuursysteem, dat gedetailleerde verplichte vereisten heeft, kan tijdrovend en arbeidsintensief zijn als het met de hand of handmatig op een computer wordt ingevoerd. Er kunnen fouten en omissies optreden, waardoor het moeilijk kan zijn om een gekwalificeerde factuur op te stellen die aan de vereisten voldoet. Bij het opstellen van gekwalificeerde facturen moet je er bijvoorbeeld op letten dat er geen fouten staan in het factuursysteemregistratienummer staat dat je een gekwalificeerde factuuruitgever bent, of in hoe je de btw-aanduiding volgens het factuursysteem noteert. Als de info die je geeft niet genoeg is, wordt de factuur niet als een gekwalificeerde factuur gezien en kan je zakenpartner het belastingkrediet niet claimen. Dit brengt het extra risico met zich mee dat de reputatie van je bedrijf wordt geschaad en het vertrouwen van kopers afneemt.

Tegen deze achtergrond overwegen veel bedrijven om webfacturatiesystemen te implementeren die voldoen aan Peppol en het factuursysteem. Hierdoor hebben digitale facturen veel aandacht gekregen.

De internationale Peppol-standaard

Onder het factuursysteem zijn er geen wettelijke vereisten met betrekking tot de schrijfstijl of het formaat van gekwalificeerde facturen. Zolang de verplichte informatie nauwkeurig wordt vermeld, is zowel handgeschreven als elektronisch acceptabel. Bij het verwerken van elektronische gekwalificeerde facturen is echter een soort gemeenschappelijk mechanisme nodig om communicatie tussen verschillende softwaresystemen mogelijk te maken en een soepele geautomatiseerde verwerking te realiseren.

Om de interoperabiliteit van elektronische documenten te bereiken, heeft Japan daarom de specificaties van de internationale Peppol-standaard overgenomen. Peppol wordt beheerd door de Belgische internationale non-profitorganisatie OpenPeppol. In Japan fungeert het Digitaal Agentschap van de nationale overheid als lid van Peppol en als beheersautoriteit. Het Digitaal Agentschap heeft JP PINT-specificaties ontwikkeld, digitale factuurnormen die zijn afgestemd op Japan.

Volgens de specificaties van de internationale Peppol-standaard kunnen facturen worden verzonden en ontvangen via het Peppol-toegangspunt van elke gebruiker, waardoor gebruikers geen identieke software hoeven te gebruiken. Ondernemingen kunnen dus hun bestaande interfaces blijven gebruiken, wat niet alleen binnenlands, maar ook internationaal soepelere transacties mogelijk maakt.

Opgemerkt moet worden dat zelfs als een gekwalificeerde factuur niet voldoet aan de Peppol-standaard, deze toch kan worden uitgegeven en opgeslagen. Dat gezegd hebbende, wordt verwacht dat het hele transactieproces, inclusief contracten en orderverwerking, in de toekomst een digitale transformatie (DX) zal blijven ondergaan. Dit betekent dat het opzetten van een Peppol-conform systeem naar verwachting zal leiden tot verbeteringen in toekomstige bedrijfsprocessen en -systemen.

Opmerking: DX verwijst naar initiatieven die gebruikmaken van digitale technologie om nieuwe waarde te creëren en het leven van mensen te verbeteren.

Voordelen en belangrijke punten voor digitale facturen

Voordelen

De voordelen van digitale facturen zijn onder andere:

• Geen handmatige fouten meer: zelfs als je te maken hebt met meerdere btw-tarieven, zoals het standaardtarief van 10% en het verlaagde tarief van 8%, kun je grote hoeveelheden gegevens uit één bron importeren, zonder dat je elk gegevenspunt handmatig hoeft in te voeren. Bovendien kun je rekenfouten voorkomen dankzij de automatische rekenfunctie van het systeem.

• Bescherming tegen gegevensmanipulatie: digitale facturen zijn voorzien van elektronische handtekeningfunctionaliteit, de mogelijkheid om de toegangsgeschiedenis te bekijken en de mogelijkheid om de revisie- en verwijderingsgeschiedenis bij te houden – fraudepreventie- en beveiligingsfuncties die moeilijk te realiseren zijn met papieren systemen.

• Lagere opslagkosten: digitale facturen worden elektronisch opgeslagen, waardoor er geen fysieke opslagruimte en archiveringskosten voor papieren documenten nodig zijn. Bovendien kun je documenten snel terugvinden met de ingebouwde zoekfunctie wanneer je ze nodig hebt.

• Compatibiliteit met werken op afstand: zelfs wanneer het werk wordt gedaan door medewerkers die op afstand werken, kan de hele workflow snel worden voltooid.

Belangrijkste punten

Hoewel digitale facturen verschillende voordelen bieden, zoals hierboven beschreven, zijn er een aantal punten waarmee je rekening moet houden bij de invoering ervan.

• Medewerkers moeten op de hoogte worden gebracht: om verstoringen van de bedrijfsvoering te voorkomen, moet je medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het verwerken van digitale facturen van tevoren informeren over de juiste procedures. Zorg er vooral bij het opslaan van gegevens voor dat er een robuust beheersysteem is om onbedoelde verwijdering van gegevens te voorkomen. Om datalekken te voorkomen, is het bovendien belangrijk om wachtwoorden in te stellen en te beheren en om beveiligingstrainingen te geven.

• Zakenpartners die geen digitale facturen gebruiken: om verschillende redenen kunnen sommige van je zakenpartners het moeilijk vinden om digitale facturen te gebruiken. In dat geval moet je mogelijk zowel papieren als digitale facturen verwerken, wat de administratieve rompslomp kan vergroten. Ondernemingen die overwegen om over te stappen op digitale facturen, moeten daarom eerst nagaan of ze zakenpartners hebben die nog steeds papieren documenten nodig hebben, voordat ze een beslissing nemen. Daarnaast is het bij de implementatie van digitale facturen belangrijk om vooraf een kennisgeving over het gebruik van elektronische facturen op te stellen en zo vroeg mogelijk de toestemming van je zakenpartners te verkrijgen.

Onder het huidige factuursysteem, waarin digitale facturen steeds meer ingang vinden, is het belangrijk om niet alleen de verplichte vereisten van het systeem te begrijpen, maar ook de belangrijkste overwegingen voor digitale facturatie, zodat je gekwalificeerde facturen correct blijven worden uitgegeven en opgeslagen. Ondernemingen die van plan zijn om digitale facturen in te voeren, moeten deze punten daarom zorgvuldig overwegen, zich grondig voorbereiden en vervolgens beginnen met de implementatie om een soepele overgang naar digitale facturatie te garanderen.

Met digitale facturen kan je onderneming het factuurbeheer centraliseren binnen één systeem, waardoor de tijd en moeite die nodig is voor het maken en opslaan van facturen aanzienlijk wordt verminderd. Dit helpt de algehele bedrijfsefficiëntie te verbeteren en zorgt voor soepelere, effectievere backoffice-activiteiten.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.