日本于 2023 年 10 月推出了合格账单制度。根据该制度，企业必须开具并保存合格账单，以便申请消费税的进项税额减免。

此外，自 2024 年 1 月起，《电子账簿保存法》（又称 电子簿记法）规定，以电子形式交换的文档必须以原始电子形式保存。因此，主要从事电子交易的企业在处理合格账单时必须格外注意。

电子交易能够实现远程文件交换，提供了高度便利性，现已被企业广泛采用。同样，数字账单（即合格账单的电子版本）也日益普及。由于从创建、开具到存储的所有流程都可以电子化完成，数字账单能够改善后台运营并提升生产力。

本文将清晰介绍数字账单的基础知识，包括近年来它们在日本备受关注的原因、优势以及需要注意的要点。

本文内容

• 什么是数字账单？
  
• 为什么数字账单越来越受到关注
  
• 国际 Peppol 标准
  
• 数字账单的优势与关键点
  
• Stripe Invoicing 如何提供帮助
  

什么是数字账单？

数字账单，也称为电子账单，是符合账单制度要求的文件。换句话说，它是一张已被转换为电子数据的合格账单。当企业使用这些数字账单时，它们即被视为从事电子交易，必须按照《电子簿记法》保存账单。

数字账单与电子账单的区别

如上所述，数字账单和电子账单通常被视为同义词，因此在定义上并没有严格区分。然而，仔细推敲，在实际业务场景中，两者在使用上存在一些细微差别。

• 数字账单：这指的是基于国际 Peppol（泛欧洲公共采购在线）标准，以结构化、标准化电子数据形式存在的合格账单。由于其底层具备自动化处理机制，数字账单可以优化企业内部及对外的整体业务流程。

• 电子账单：指将账单转换为电子数据形式。例如，将纸质或 Excel 制作的账单手动转换为 PDF 并通过电子邮件发送给业务伙伴，这也属于电子账单。与数字账单不同的是，电子账单并不一定始终是合格账单，该术语有时也泛指一般意义上的“电子形式账单”。

这表明“电子账单”一词含义更广，不仅可指合格账单，也可以指普通账单，视具体情况而定。Peppol 标准的细节将在本文后面详细说明，但目前有必要理解，数字账单和电子账单的使用方式有时会因账单是否标准化和结构化而有所不同。

请注意，在本文中，我们对数字账单的解释将基于它们是符合 Peppol 标准的合格账单这一理解

为什么数字账单越来越受到关注

并无法律义务要求使用数字账单，企业仍被允许继续以纸质形式交换合格账单。然而，在当今日本，账单制度和《电子账簿保存法》已正式实施，使用数字账单可以消除不必要的工作、降低成本并提升安全性。此外，由于数字账单即使在远程处理的情况下也能实现顺畅交易，其便利性和效率为其采用提供了充分理由。

尤其是，账单制度包含大量强制性且细致的要求，如果通过手工方式或在电脑上人工录入来处理，不仅耗时耗力，还极易出现错误或遗漏，从而可能难以制作出符合要求的合格账单。例如，在开具合格账单时，必须特别注意确保用于证明您作为合格账单开具方身份的账单制度注册编号准确无误，以及消费税标注方式是否符合账单制度的规定。如果所提供的信息不充分，该账单将不会被视为合格账单，业务伙伴也将无法申请进项税额减免。这还会带来损害企业声誉、降低买家信任度的额外风险。

在这样的背景下，许多企业正在考虑引入符合 Peppol 标准及账单制度的 Web 账单系统。这也正是数字账单备受关注的重要原因。

国际 Peppol 标准

在账单制度下，法律并未对合格账单的书写方式或格式作出具体规定。因此，只要准确记载了所有必填信息，无论是手写还是电子形式，原则上都被认可。然而，在处理电子合格账单时，为了实现不同软件系统之间的通信和顺畅的自动化处理，就需要某种通用机制。

因此，为了实现电子文件的互操作性，日本采纳了国际 Peppol 标准的规范。Peppol 由比利时国际非营利组织 OpenPeppol 管理。在日本，国家层面的数字厅作为 Peppol 的成员之一，担任管理机构角色，并制定了符合日本国情的电子账单标准——JP PINT 规范。

根据国际 Peppol 标准的规范，账单可以通过每个用户的 Peppol 接入点发送和接收，免除了用户使用相同软件的需求。因此，企业可以继续使用现有接口，不仅能实现国内交易的顺畅对接，也有助于推动跨境交易的高效进行。

需要注意的是，即使合格账单不符合 Peppol 标准，仍然可以开具并保存。话虽如此，预计整个交易流程，包括合同和订单处理，未来仍将持续进行数字化转型 (DX)。这意味着建立符合Peppol 标准的系统有望推动未来业务流程和系统的改进。

注：DX 指的是利用数字技术创造新价值、改善人们生活的举措。

数字账单的优势与关键点

优势

数字账单的优势包括以下几点：

• 消除人工错误：即使涉及多档消费税率（标准税率 10% 和减免税率 8%），也可以从单一来源批量导入数据，无需逐项手动输入。此外，系统自动计算功能可避免计算错误。

• 防篡改保护：数字账单具备电子签名功能、访问记录查看功能，以及修订和删除记录追踪功能——这些欺诈预防和安全特性是纸质系统难以实现的。

• 降低存储成本：数字账单通过电子形式存储，无需纸质文件所需的物理存储空间和归档成本。此外，当您需要查看文件时，可以通过内置的搜索功能快速找到文件。

• 支持远程工作：即使由远程员工处理，整个工作流程也能迅速完成。

关键点

虽然数字账单如上所述带来了多种好处，但在采用它们时需要考虑几个方面。

• 需提前通知员工：为防止运营中断，务必事先向负责处理数字账单的员工说明正确的操作流程。尤其是在数据存储方面，应建立健全的管理体系，以防止数据被误删。此外，为避免数据泄露，还必须建立并严格执行密码设置与管理制度，并开展相应的安全培训。

• 未采用数字账单的商业伙伴：由于各种原因，您的一些业务合作伙伴可能会难以采用数字账单。如果是这样，您可能需要同时处理纸质和数字账单，这可能会增加会计运营的负担。因此，考虑转用数字账单的企业应先确定是否有仍需纸质文件的业务合作伙伴，然后再做决定。此外，实施数字账单时，务必提前准备好关于使用电子账单的通知，并尽早取得业务伙伴的同意。

在现行账单制度下，随着数字账单的普及，了解系统规定的强制性要求以及数字账单的关键考虑因素非常重要，以确保您持续正确开立和存储合格账单。因此，计划采用数字账单的企业应认真考虑这些点，充分准备，然后开始实施流程，以确保顺利过渡到数字账单。

通过数字账单，您的企业可以将账单管理集中在单一系统中，大大减少账单创建和存储所需的时间和精力。这将有助于提升整体业务效率，促进后台运营更加顺畅、高效。

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