Le Système de facturation qualifiée a été lancé au Japon en octobre 2023. Dans le cadre de ce système, il est attendu que les entreprises fournissent et conservent des factures qualifiées afin de pouvoir bénéficier du crédit d’impôt sur les achats au titre de la taxe à la consommation.

De plus, cela fait depuis janvier 2024 que la Loi sur la conservation des livres comptables électroniques (également connue sous le nom de Loi sur la tenue de la comptabilité électronique) exige que les documents échangés au format électronique soient conservés sous leur forme électronique originale. De ce fait, les entreprises dont l’activité principale consiste en des transactions électroniques doivent faire preuve d’une prudence particulière lorsqu’elles traitent des factures qualifiées en vertu de cette loi.

Les transactions électroniques, qui permettent l’échange de documents à distance, offrent un haut degré de commodité et sont désormais largement utilisées par les entreprises. De même, les factures numériques, qui sont des versions électroniques des factures officielles, se généralisent de plus en plus. Étant donné que tous les processus de facturation, de l’établissement à l’émission en passant par la conservation, peuvent être effectués électroniquement, les factures numériques peuvent améliorer les opérations administratives et accroître la productivité.

Dans cet article, nous vous fournirons une explication claire des principes de base des factures numériques, notamment les raisons pour lesquelles elles ont suscité l’intérêt au Japon ces dernières années, leurs avantages et les points essentiels à retenir.

Sommaire de cet article

• Qu’entend-on par factures numériques ?
  
• Pourquoi les factures numériques gagnent en visibilité
  
• La norme internationale Peppol
  
• Avantages des factures numériques et points essentiels à retenir
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’entend-on par factures numériques ?

Une facture numérique, aussi appelée facture électronique, est un document conforme aux exigences du système de facturation en vigueur. Autrement dit, il s’agit d’une facture qualifiée qui a été convertie en données électroniques. Lorsque les entreprises utilisent ces factures numériques, celles-ci sont considérées comme des transactions électroniques et doivent être conservées conformément à la Loi sur la tenue de la comptabilité électronique.

Différence entre les factures numériques et les factures électroniques

Tel qu’indiqué précédemment, les factures numériques et les factures électroniques sont généralement considérées comme identiques. Par conséquent, il n’existe pas de distinction claire entre les particularités de chacune d’elles. Cependant, un examen approfondi des deux termes nous fait constater la présence de nuances subtiles entre eux, ce qui peut conduire à des utilisations distinctes selon les différents contextes commerciaux.

• Facture numérique : il s'agit d’une facture qualifiée au format de données électronique (facture électronique) qui a été normalisée et structurée selon la norme internationale Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Grâce aux factures numériques, l’ensemble du processus commercial, y compris les interactions internes et externes, est optimisé grâce au système de traitement automatisé sous-jacent.

• Facture électronique : il s’agit d’une facture qualifiée qui a été convertie en données électroniques. Par exemple, si vous convertissez manuellement une facture papier ou créée sous Excel en PDF et que vous l’envoyez par e-mail à un partenaire commercial, cette facture est considérée comme étant électronique. Contrairement aux factures numériques, qui sont toujours des factures qualifiées, le terme « factures électroniques » peut également désigner des documents électroniques généralement appelés « factures » mais qui ne sont pas nécessairement des factures qualifiées.

Ceci nous montre que la signification du terme « facture électronique » est plus large, puisqu’il peut désigner non seulement les factures qualifiées, mais aussi les factures classiques, selon le contexte. Les détails de la norme Peppol seront expliqués plus loin dans cet article. Cependant, il est bon de comprendre d’ores et déjà que les termes « factures numériques » et « factures électroniques » sont parfois utilisés différemment, et ce, selon que les factures sont normalisées et structurées ou non.

Ceci dit, veuillez noter que, dans cet article, notre présentation des factures numériques se fonde sur le principe qu’il s’agit de factures qualifiées conformes à la norme Peppol.

Pourquoi les factures numériques gagnent en visibilité

L’utilisation des factures numériques n’est soumise à aucune obligation juridique, et les entreprises sont autorisées à continuer d’échanger des factures qualifiées au format papier. Cependant, dans le Japon d’aujourd’hui, où le Système de facturation et la Loi sur la tenue de la comptabilité électronique sont en vigueur, l’utilisation de factures numériques permet d’éliminer tout travail inutile, de réduire les coûts et d’améliorer la sécurité. De plus, étant donné que les factures numériques rendent les transactions plus fluides, même à distance, leur commodité et leur efficacité constituent un argument de poids en faveur de leur adoption.

En particulier, la conformité au Système de facturation, qui comporte des exigences obligatoires détaillées, peut s’avérer long et fastidieux lorsqu’il est effectué manuellement ou saisi manuellement sur un ordinateur. Des erreurs et des omissions sont susceptibles de se produire dans ce cas, ce qui peut rendre difficile l’établissement d’une facture conforme aux exigences. Par exemple, lors de l’établissement de factures qualifiées, vous devez veiller à ce qu’il n’y ait aucune erreur dans le numéro d’immatriculation au Système de facturation prouvant votre statut d’émetteur de factures qualifiées, ou dans la manière dont vous enregistrez la mention de la taxe à la consommation conformément au Système de facturation. Si les informations que vous fournissez sont insuffisantes, la facture ne sera pas considérée comme étant qualifiée et votre partenaire commercial ne pourra pas réclamer le crédit d’impôt à l’achat. Ceci comporte le risque supplémentaire de nuire à la réputation de votre entreprise et d’affaiblir la confiance de vos clients.

Face à ce contexte, de nombreuses entreprises envisagent de mettre en place des systèmes de facturation en ligne conformes à la norme Peppol et au Système de facturation. Par conséquent, ceci a permis aux factures numériques de susciter un vif intérêt.

La norme internationale Peppol

Dans le cadre du Système de facturation, le style et le format des factures qualifiées ne sont soumis à aucune obligation juridique. Par conséquent, dès lors que les informations obligatoires sont correctement indiquées, qu’elles soient manuscrites ou électroniques, la facture est acceptable. Cependant, pour le traitement des factures électroniques qualifiées, un mécanisme commun est nécessaire pour faciliter la communication entre les différents systèmes logiciels et assurer un traitement automatisé simplifié.

Pour cette raison, afin de garantir l’interopérabilité des documents électroniques, le Japon a adopté les spécifications de la norme internationale Peppol. Cette norme est gérée par l’organisation internationale belge à but non lucratif OpenPeppol. Au Japon, l’Agence des services numériques du gouvernement national est membre de Peppol et en assure la gestion. Cette agence a développé les spécifications JP PINT qui sont des normes de facturation numérique adaptées au Japon.

Conformément aux spécifications de la norme internationale Peppol, les factures peuvent être envoyées et reçues via le point d’accès Peppol de chaque utilisateur, ce qui élimine la nécessité pour les utilisateurs d’exploiter le même type de logiciels. Les entreprises peuvent ainsi continuer à utiliser leurs interfaces existantes, ce qui facilite les transactions tant au niveau national qu’international.

Il convient de noter ici que même si une facture qualifiée n’est pas conforme à la norme Peppol, il est toujours possible de l’émettre et de la conserver. Ceci dit, il est attendu que l’ensemble du processus transactionnel, y compris les contrats et le traitement des commandes, continue de subir une transformation numérique (DX) à l’avenir. Ceci veut dire que la mise en place d’un système conforme à la norme Peppol devrait permettre d’améliorer les processus et systèmes de l’entreprise futurs.

Remarque : DX désigne les initiatives qui mettent à profit les technologies numériques pour créer de la valeur et améliorer la vie des personnes.

Avantages des factures numériques et points essentiels à retenir

Avantages

Parmi les avantages des factures numériques, citons ceux qui suivent :

• Élimination des erreurs manuelles : même en présence de plusieurs taux relatifs à la taxe à la consommation (taux d’imposition standard de 10 % et taux d’imposition réduit de 8 %), les données en masse peuvent être importées à partir d’une même source, sans avoir à saisir chaque point de données manuellement. De plus, les erreurs de calcul peuvent être évitées grâce à la fonction de calcul automatique du système.

• Protection contre la falsification des données : les factures numériques sont dotées d’une fonctionnalité de signature électronique, de la possibilité de consulter l’historique d’accès et de la possibilité de suivre l’historique des révisions et des suppressions, des fonctionnalités de prévention de la fraude et de sécurité difficiles à obtenir avec les systèmes papier.

• Réduction des coûts de conservation : les factures numériques sont conservées électroniquement, ce qui élimine le besoin d’espace de conservation physique et les coûts d’archivage associés aux documents papier. De plus, lorsque vous devez consulter n’importe quel document, vous pouvez le retrouver rapidement grâce à la fonction de recherche intégrée.

• Compatibilité avec le travail à distance : même lorsqu’il est géré par du personnel travaillant à distance, l’ensemble du flux de travail peut être réalisé rapidement.

Points essentiels à retenir

Bien que les factures numériques offrent divers avantages, tel que décrit plus haut, il existe plusieurs points essentiels à retenir lors de leur adoption.

• Notification des employés requise : afin d’éviter toute interruption des opérations, veillez à ce que tout employé responsable du traitement des factures numériques soit informé à l’avance des procédures appropriées. Lors de la conservation des données, assurez-vous notamment de la mise en place d’un système de gestion robuste pour ainsi prévenir toute suppression accidentelle de données. De plus, pour empêcher toute fuite de données, il est important d’établir et d’appliquer strictement la configuration et la gestion des mots de passe, et de dispenser des formations à la sécurité.

• Partenaires commerciaux n’adoptant pas la facturation numérique : il se peut que certains de vos partenaires commerciaux aient des difficultés à adopter la facturation numérique, et ce, pour diverses raisons. Dans ce cas, vous pourriez avoir à gérer à la fois des factures papier et numériques, ce qui pourrait alourdir la charge de travail des opérations comptables. Par conséquent, les entreprises qui envisagent de passer à la facturation numérique devraient d’abord voir si certains de leurs partenaires commerciaux exigent encore des documents papier, avant de prendre leur décision. De plus, lors de la mise en place de la facturation numérique, il est important de préparer à l’avance une notification concernant l’utilisation des factures électroniques, de l’envoyer à vos partenaires commerciaux et d’obtenir leur consentement le plus tôt possible.

Dans le cadre du Système de facturation actuel, à mesure que les factures numériques se généralisent, il est important de comprendre non seulement les exigences obligatoires spécifiées par le système, mais aussi les considérations clés relatives à la facturation numérique, et ce, afin de garantir que vos factures qualifiées continuent d’être correctement émises et conservées. Par conséquent, les entreprises qui envisagent d’adopter la facturation numérique devraient examiner attentivement ces points, se préparer minutieusement, puis entamer le processus de mise en œuvre afin de garantir une transition en douceur vers la facturation numérique.

Grâce aux factures numériques, votre entreprise peut centraliser la gestion des factures au sein d’un seul système, ce qui réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires à l’établissement et la conservation des factures. Vous améliorerez ainsi l’efficacité globale de votre entreprise et faciliterez des opérations administratives plus fluides et plus performantes.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des comptes clients (AR), de la création de la facture à l’encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.

• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce à des paiements mondiaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance s’appuyant sur l’IA qui vous aident à récupérer plus de revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne, disponible en plus de 25 langues, 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service.

• Réduire la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux relances grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe, avec paiement intégré.

• Intégrer les systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, vous aidant à maintenir la synchronisation des systèmes et à réduire la saisie manuelle des données.

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