En octubre de 2023 se puso en marcha en el Japón el sistema de facturas cualificadas, que obliga a las empresas a emitir y conservar facturas cualificadas para podersolicitar la deducción del impuesto sobre el consumo.

Además, a partir de enero de 2024, la Ley de conservación de libros electrónicos (también conocida como Ley de teneduría electrónica de libros) dispone que los documentos intercambiados en formato electrónico deben estar almacenados en su formato original, por lo que las empresas que se dedican principalmente a transacciones electrónicas deben actuar con especial precaución al manejar facturas cualificadas en virtud de esta ley.

Las transacciones electrónicas, que permiten el intercambio remoto de documentos, ofrecen un alto grado de comodidad y actualmente son ampliamente utilizadas por las empresas. Del mismo modo, las facturas digitales, que son versiones electrónicas de las facturas cualificadas, se están generalizando cada vez más. Al poder realizarse electrónicamente todos los procesos, desde la creación y emisión hasta el almacenamiento, las facturas digitales pueden mejorar las operaciones administrativas y aumentar la productividad.

Este artículo ofrece una explicación clara sobre los conceptos básicos de las facturas digitales. Aborda por qué han ganado popularidad en Japón en los últimos años, sus ventajas y los aspectos importantes que hay que tener en cuenta.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué son las facturas digitales?
  
• Por qué las facturas digitales están ganando atención
  
• El estándar internacional de Peppol
  
• Ventajas y puntos clave de las facturas digitales
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué son las facturas digitales?

Una factura digital, también conocida como factura electrónica, es un documento que cumple con los requisitos del Sistema de Facturación. En otras palabras, es una factura válida que se ha convertido en datos electrónicos. Cuando las empresas utilizan estas facturas digitales, se consideran transacciones electrónicas y deben almacenarse de acuerdo con la Ley de Contabilidad Electrónica.

La diferencia entre facturas digitales y facturas electrónicas

Como se ha mencionado anteriormente, las facturas digitales y electrónicas se consideran generalmente lo mismo. Por lo tanto, no existe una distinción clara entre sus definiciones. Sin embargo, si se analizan más detenidamente, existen sutiles matices entre ambos términos que pueden llevar a que se utilicen de forma distinta en diferentes entornos empresariales.

• Factura digital: se refiere a una factura electrónica estandarizada en un formato de datos estructurado basado en el estándar internacional Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Las facturas digitales optimizan todo el proceso empresarial, incluidas las interacciones internas y externas, gracias al sistema de procesamiento automatizado subyacente.

• Factura electrónica: Se refiere a una factura válida que se ha convertido en datos electrónicos. Por ejemplo, si conviertes manualmente una factura en papel o creada en Excel a un archivo PDF y la envías por correo electrónico a un socio comercial, esta se considera una factura electrónica. A diferencia de las facturas digitales, que siempre son facturas válidas, el término «facturas electrónicas» también puede referirse a documentos electrónicos denominados generalmente «facturas», sin limitarse únicamente a las facturas válidas.

Esto demuestra que el término «factura electrónica» tiene un significado más amplio, ya que puede referirse tanto a facturas cualificadas como a facturas normales, dependiendo de la situación. El estándar Peppol se explicará con más detalle más adelante en este artículo, pero por ahora, es útil comprender que los términos «factura digital» y «factura electrónica» se utilizan a veces de forma diferente, dependiendo de si las facturas están estandarizadas y estructuradas.

Ten en cuenta que, en este artículo, nuestra explicación sobre las facturas digitales se basará en el entendimiento de que se trata de facturas cualificadas que cumplen con el estándar Peppol.

Por qué las facturas digitales están ganando atención

No existe ninguna obligación legal de utilizar facturas digitales, y las empresas pueden seguir intercambiando facturas válidas en formato papel. Sin embargo, en el Japón actual, donde están en vigor el sistema de facturación y la Ley de teneduría de libros electrónicos, el uso de facturas digitales puede eliminar trabajos innecesarios, reducir los costos y mejorar la seguridad. Además, dado que las facturas digitales permiten realizar transacciones fluidas, incluso cuando se gestionan a distancia, su comodidad y eficiencia son argumentos de peso para su adopción.

En particular, cumplir con el sistema de facturación, que tiene requisitos obligatorios detallados, puede llevar mucho tiempo y ser muy laborioso cuando se hace a mano o se introduce manualmente en un ordenador. Es probable que se produzcan errores y omisiones, lo que puede dificultar la creación de una factura válida que cumpla con los requisitos. Por ejemplo, al crear facturas cualificadas, debes asegurarte de que no haya errores en el número de registro del sistema de facturas que demuestren tu estatus de emisor cualificado o en la forma en que registras la anotación del impuesto sobre el consumo de acuerdo con el sistema de facturación. Si la información que proporcionas es insuficiente, la factura no se considerará válida y tu socio comercial no podrá reclamar la deducción del impuesto sobre la compra. Esto conlleva el riesgo adicional de dañar la reputación de tu empresa y reducir la confianza de los compradores.

En este contexto, muchas empresas están considerando implementarsistemas de facturas web que cumplan con Peppol y el Sistema de Facturación. Esto ha provocado que las facturas digitales hayan ganado mucha atención.

El estándar internacional Peppol

En el sistema de facturas, no hay requisitos jurídicos sobre el estilo de redacción o el formato de las facturas cualificadas. Por lo tanto, siempre que la información obligatoria se indique con precisión, tanto si es manuscrita como electrónica, es aceptable. Sin embargo, cuando se manejan facturas cualificadas electrónicas, es necesario algún tipo de mecanismo común que permita la comunicación entre los distintos sistemas de software y logre un procesamiento automatizado fluido.

Por lo tanto, con el fin de lograr la interoperabilidad de los documentos electrónicos, Japón ha adoptado las especificaciones de la norma internacional Peppol. Peppol está gestionada por la organización internacional sin ánimo de lucro belga OpenPeppol. En Japón, la Agencia Digital del Gobierno nacional es miembro de Peppol y actúa como autoridad gestora. La Agencia Digital ha desarrollado las especificacionesJP PINT, que son normas de facturación digital adaptadas a Japón.

Según las especificaciones del estándar internacional Peppol, las facturas pueden enviarse y recibirse a través del punto de acceso Peppol de cada usuario, lo que elimina la necesidad de que los usuarios utilicen un software idéntico. De este modo, las empresas pueden seguir utilizando sus interfaces actuales, lo que permite transacciones más fluidas no solo a nivel nacional, sino también internacional.

Cabe señalar que, aunque una factura cualificada no cumpla con la norma Peppol, sigue siendo posible emitirla y almacenarla. Dicho esto, se espera que todo el proceso de transacción, incluidos los contratos y la tramitación de pedidos, siga experimentando una transformación digital (DX) en el futuro. Esto significa que se puede esperar que el establecimiento de un sistema compatible con Peppol conduzca a mejoras en los procesos y sistemas empresariales futuros.

Nota: DX se refiere a iniciativas que aprovechan la tecnología digital para crear nuevo valor y mejorar la vida de las personas.

Ventajas y puntos clave de las facturas digitaless

Ventajas

Las ventajas de las facturas digitales incluyen lo siguiente:

• Eliminación de errores manuales: incluso cuando se trata de múltiples tipos impositivos sobre el consumo —el tipo impositivo estándar del 10% y el tipo impositivo reducido del 8%—, los datos masivos se pueden importar desde una única fuente, sin tener que introducir cada dato manualmente. Además, se pueden evitar errores de cálculo gracias a la función de cálculo automático del sistema.

• Protección contra la manipulación de datos: Las facturas digitales incluyen la función de firma electrónica, la posibilidad de ver el historial de acceso y la capacidad de rastrear el historial de revisiones y eliminaciones, características de prevención del fraude y seguridad que son difíciles de conseguir con los sistemas en papel.

• Reducción de los costes de almacenamiento: las facturas digitales se almacenan electrónicamente, lo que elimina la necesidad de disponer de espacio físico para su almacenamiento y los costes de archivo asociados a los documentos en papel. Además, cuando necesites consultar documentos, podrás localizarlos rápidamente utilizando la función de búsqueda integrada.

• Compatibilidad con el trabajo remoto: incluso cuando lo gestionan empleados que trabajan a distancia, todo el flujo de trabajo se puede completar rápidamente.

Puntos clave

Si bien las facturas digitales ofrecen diversas ventajas, como se ha descrito anteriormente, hay varios aspectos que deben tenerse en cuenta a la hora de adoptarlas.

• Notificación obligatoria a los empleados: Para evitar interrupciones en las operaciones, asegúrate de notificar con antelación los procedimientos adecuados a cualquier empleado responsable de gestionar facturas digitales. En particular, al almacenar datos, asegúrate de que se dispone de un sistema de gestión sólido para evitar la eliminación accidental de datos. Además, para evitar fugas de datos, es importante establecer y aplicar estrictamente la configuración y gestión de contraseñas, así como impartir formación en materia de seguridad.

• Socios comerciales que no adoptan las facturas digitales: Por diversas razones, algunos de tus socios comerciales podrían tener dificultades para adoptar las facturas digitales. Si ese es el caso, es posible que tengas que gestionar tanto facturas en papel como digitales, lo que podría aumentar la carga de trabajo de las operaciones contables. Por lo tanto, las empresas que estén considerando pasar a las facturas digitales deben determinar primero si tienen socios comerciales que sigan exigiendo documentos en papel antes de tomar una decisión. Además, al implementar las facturas digitales, es importante preparar con antelación una notificación sobre el uso de facturas electrónicas y obtener el consentimiento de tus socios empresas lo antes posible.

En el marco del actual sistema de facturación, a medida que las facturas digitales se generalizan, es importante comprender no solo los requisitos obligatorios especificados por el sistema, sino también las consideraciones clave para la facturación digital, a fin de garantizar que tus facturas cualificadas sigan emitiéndose y almacenándose correctamente. Por lo tanto, las empresas que tengan previsto adoptar las facturas digitales deben considerar cuidadosamente estos puntos, prepararse a fondo y, a continuación, iniciar el proceso de implementación para garantizar una transición fluida a la facturación digital.

Con las facturas digitales, tu empresa puede centralizar la gestión de facturas en un único sistema, lo que reduce considerablemente el tiempo y el esfuerzo necesarios para crear y almacenar facturas. Esto contribuirá a mejorar la eficiencia general de la empresa y facilitará unas operaciones administrativas más fluidas y eficaces.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Tanto si gestionas facturación puntual como recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar sus operaciones:

• Automatizar la gestión de pagos pendientes: crea, personaliza y envía fácilmente facturas profesionales, sin programación. Stripe realiza un seguimiento automático del estado de cada factura, envía recordatorios de pago y procesa los reembolsos, para ayudarte a controlar tu flujo de caja.

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• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a la cobranza a través de recordatorios automáticos y una página de pago de factura alojada por Stripe.

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