O Sistema de Faturas Qualificadas foi lançado no Japão em outubro de 2023. De acordo com o Sistema de Faturas, as empresas são obrigadas a emitir e manter faturas qualificadas para poder reivindicar o crédito de imposto sobre compras referente ao imposto sobre consumo.

Além disso, a partir de janeiro de 2024, a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos (também conhecida como Lei de Escrituração Eletrônica) exige que os documentos trocados em formato eletrônico sejam armazenados em sua forma eletrônica original. Portanto, empresas que atuam principalmente em transações eletrônicas devem ter atenção especial ao lidar com faturas qualificadas de acordo com esta lei.

As transações eletrônicas, que permitem a troca remota de documentos, oferecem grande conveniência e agora são amplamente utilizadas pelas empresas. Da mesma forma, as faturas digitais, que são versões eletrônicas das faturas qualificadas, estão se tornando cada vez mais comuns. Como todos os processos, desde a criação e emissão até o armazenamento, podem ser realizados eletronicamente, as faturas digitais podem melhorar as operações administrativas e aumentar a produtividade.

Neste artigo, forneceremos uma explicação clara sobre o básico das faturas digitais, incluindo por que elas têm ganhado atenção no Japão nos últimos anos, seus benefícios e pontos a serem observados.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que são faturas digitais?
  
• Por que as faturas digitais estão ganhando atenção
  
• O padrão internacional Peppol
  
• Benefícios e pontos-chave das faturas digitais
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que são faturas digitais?

Uma fatura digital, também conhecida como fatura eletrônica, é um documento que atende aos requisitos do Sistema de Faturas. Em outras palavras, é uma fatura qualificada convertida em dados eletrônicos. Quando as empresas utilizam essas faturas digitais, elas são consideradas transações eletrônicas e devem ser armazenadas de acordo com a Lei de Escrituração Eletrônica.

A diferença entre faturas digitais e faturas eletrônicas

Como mencionado acima, faturas digitais e faturas eletrônicas são geralmente consideradas a mesma coisa. Portanto, não há uma distinção clara entre suas definições. No entanto, ao analisarmos mais de perto, existem sutilezas entre os dois termos que podem levar ao uso distinto em diferentes contextos empresariais.

• Fatura digital: Refere-se a uma fatura qualificada em formato de dados eletrônicos (fatura eletrônica) que foi padronizada e estruturada com base no padrão internacional Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Com as faturas digitais, todo o processo de negócios, incluindo interações internas e externas, é otimizado graças ao sistema de processamento automatizado subjacente.

• Fatura eletrônica: Refere-se a uma fatura qualificada que foi convertida em dados eletrônicos. Por exemplo, se você converter manualmente uma fatura em papel ou criada no Excel em PDF e enviá-la por e-mail a um parceiro empresarial, isso se qualifica como uma fatura eletrônica. Diferentemente das faturas digitais, que são sempre faturas qualificadas, o termo faturas eletrônicas também pode se referir a documentos eletrônicos geralmente chamados de "faturas", não se limitando apenas às faturas qualificadas.

Isso mostra que o termo “fatura eletrônica” possui um significado mais amplo, pois pode se referir não apenas a faturas qualificadas, mas também a faturas comuns, dependendo da situação. Os detalhes do padrão Peppol serão explicados mais adiante neste artigo, mas, por enquanto, é útil compreender que os termos faturas digitais e faturas eletrônicas às vezes são usados de forma diferente, dependendo de as faturas serem padronizadas e estruturadas.

Observe que, neste artigo, nossa explicação sobre faturas digitais será baseada na compreensão de que se trata de faturas qualificadas em conformidade com o padrão Peppol.

Por que as faturas digitais estão ganhando atenção

Não há obrigação jurídica de utilizar faturas digitais, e as empresas podem continuar a trocar faturas qualificadas em formato papel. No entanto, no Japão atual, onde o Sistema de Faturas e a Lei de Escrituração Eletrônica estão em vigor, o uso de faturas digitais pode eliminar trabalhos desnecessários, reduzir custos e aumentar a segurança. Além disso, como as faturas digitais permitem transações mais ágeis, mesmo quando gerenciadas remotamente, sua conveniência e eficiência constituem um argumento sólido para a adoção.

Em particular, cumprir o Sistema de Faturas, que possui requisitos obrigatórios detalhados, pode ser demorado e trabalhoso quando feito manualmente ou inserido à mão no computador. Erros e omissões são prováveis, podendo dificultar a criação de uma fatura qualificada que atenda a todos os requisitos. Por exemplo, ao criar faturas qualificadas, é necessário garantir que não haja erros no número de cadastro do Sistema de Faturas, que comprova seu status como emissor de faturas qualificadas, ou na forma de registrar a notação do imposto sobre consumo de acordo com o Sistema de Faturas. Se as informações fornecidas forem insuficientes, a fatura não será considerada qualificada, e seu parceiro comercial não poderá reivindicar o crédito de imposto sobre compras. Isso também acarreta o risco adicional de prejudicar a reputação da sua empresa e reduzir a confiança dos compradores.

Diante desse cenário, muitas empresas estão considerando a implementação de sistemas de faturas web compatíveis com o Peppol e o Sistema de Faturas. Isso fez com que as faturas digitais ganhassem grande atenção.

O padrão internacional Peppol

No âmbito do Sistema de Faturas, não existem exigências jurídicas quanto ao estilo de escrita ou formato das faturas qualificadas. Portanto, desde que as informações obrigatórias estejam corretamente indicadas, seja manuscrita ou eletrônica, a fatura é aceita. No entanto, ao lidar com faturas qualificadas eletrônicas, algum tipo de mecanismo comum é necessário para permitir a comunicação entre diferentes sistemas de software e viabilizar um processamento automatizado eficiente.

Portanto, para alcançar a interoperabilidade de documentos eletrônicos, o Japão adotou as especificações do padrão internacional Peppol. O Peppol é gerido pela organização internacional sem fins lucrativos belga OpenPeppol. No Japão, a Agência Digital do governo nacional atua como membro do Peppol e como autoridade gestora. A Agência Digital desenvolveu as especificações JP PINT, que são padrões de fatura digital adaptados para o Japão.

De acordo com as especificações do padrão internacional Peppol, as faturas podem ser enviadas e recebidas por meio do ponto de acesso Peppol de cada usuário, eliminando a necessidade de os usuários utilizarem o mesmo software. Assim, as empresas podem continuar a usar suas interfaces existentes, permitindo transações mais ágeis tanto no âmbito doméstico quanto internacional.

Deve-se observar que, mesmo que uma fatura qualificada não esteja em conformidade com o padrão Peppol, ainda é possível emiti-la e armazená-la. Dito isso, espera-se que todo o processo de transação, incluindo contratos e processamento de pedidos, continue a passar por transformação digital (DX) no futuro. Isso significa que a implementação de um sistema compatível com Peppol pode levar a melhorias nos processos e sistemas de negócios futuros.

Observação: DX refere-se a iniciativas que utilizam a tecnologia digital para criar novo valor e melhorar a vida das pessoas.

Benefícios e pontos-chave das faturas digitais

Benefícios

Os benefícios das faturas digitais incluem o seguinte:

• Eliminação de erros manuais: Mesmo ao lidar com várias alíquotas de imposto sobre consumo — 10% de alíquota padrão e 8% de alíquota reduzida — os dados em lote podem ser importados de uma única fonte, sem a necessidade de inserir cada ponto de dado manualmente. Além disso, erros de cálculo podem ser evitados graças à função de cálculo automático do sistema.

• Proteção contra adulteração de dados: As faturas digitais incluem funções de assinatura eletrônica, possibilidade de visualizar o histórico de acesso e de rastrear histórico de revisões e exclusões—recursos de prevenção a fraudes e segurança difíceis de obter em sistemas baseados em papel.

• Redução de custos de armazenamento: As faturas digitais são armazenadas eletronicamente, eliminando a necessidade de espaço físico e os custos de arquivamento associados a documentos em papel. Além disso, quando há necessidade de consultar os documentos, é possível localizá-los rapidamente usando a função de busca incorporada.

• Compatibilidade com o trabalho remoto: Mesmo quando gerenciadas por funcionários trabalhando remotamente, todo o fluxo de trabalho pode ser concluído rapidamente.

Pontos-chave

Embora as faturas digitais ofereçam diversos benefícios, como descrito acima, existem vários pontos a serem considerados ao adotá-las.

• Notificação aos funcionários necessária: Para evitar interrupções operacionais, certifique-se de fornecer aviso prévio sobre os procedimentos corretos a qualquer funcionário responsável pelo manuseio de faturas digitais. Ao armazenar os dados, em particular, garanta que haja um sistema de gerenciamento robusto para evitar exclusão acidental de dados. Além disso, para prevenir vazamentos de informações, é importante estabelecer e aplicar rigorosamente políticas de criação e gerenciamento de senhas, bem como realizar treinamentos de segurança.

• Parceiros comerciais que não adotam faturas digitais: Por diversos motivos, alguns de seus parceiros comerciais podem ter dificuldade em adotar faturas digitais. Nesse caso, pode ser necessário lidar tanto com faturas em papel quanto digitais, o que pode aumentar a carga sobre as operações contábeis. Portanto, empresas que consideram a transição para faturas digitais devem primeiro verificar se possuem parceiros que ainda exigirão documentos em papel antes de tomar a decisão. Além disso, ao implementar faturas digitais, é importante preparar previamente uma notificação sobre o uso de faturas eletrônicas e obter o consentimento dos parceiros comerciais o quanto antes. parceiros da sua empresa o mais cedo possível.

No atual Sistema de Faturas, à medida que as faturas digitais se tornam mais comuns, é importante compreender não apenas os requisitos obrigatórios especificados pelo sistema, mas também as principais considerações para a emissão de faturas digitais, garantindo que suas faturas qualificadas continuem a ser emitidas e armazenadas corretamente. Portanto, empresas que planejam adotar faturas digitais devem analisar cuidadosamente esses pontos, preparar-se minuciosamente e, em seguida, iniciar o processo de implementação para assegurar uma transição tranquila para o faturamento digital.

Com as faturas digitais, sua empresa pode centralizar a gestão de faturas em um único sistema, reduzindo significativamente o tempo e o esforço necessários para a criação e o armazenamento de faturas. Isso ajudará a melhorar a eficiência geral do negócio e a tornar as operações administrativas mais ágeis e eficazes.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças recorrentes ou pontuais, a Stripe ajuda empresas a receber pagamentos mais rapidamente e a otimizar operações:

• Automatizar contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando no controle do fluxo de caixa.

• Acelerar o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com opções integradas, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança baseadas em IA que ajudam a recuperar mais receita.

• Melhorar a experiência do cliente: ofereça uma experiência moderna de pagamento com suporte a mais de 25 idiomas, 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas podem ser acessadas e pagas facilmente por meio de um portal do cliente.

• Reduzir o trabalho administrativo: gere faturas em poucos minutos e diminua o tempo gasto com cobranças usando lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.

• Integrar com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing conecta-se a softwares populares de contabilidade e ERP, mantendo as informações sincronizadas e reduzindo entradas manuais.

Saiba mais como a Stripe pode tornar o processo de contas a receber mais ágil e organizado, ou comece já.