2023 年 10 月より日本ではインボイス制度が開始されました。これにともない、事業者が消費税の仕入税額控除の適用を受けるには、適格請求書 (通称: インボイス) の交付と保存が求められます。

また、2024 年 1 月には電子帳簿保存法によって、電子データでやり取りされた書類については、電子データのままで保存することが義務化されているため、電子取引を中心とする事業者が同法律のもとで適格請求書を取り扱う際は、特に注意が必要です。

リモートで書類のやり取りが可能な電子取引は利便性が高く、今日多くの事業者によって行われています。適格請求書についても同様に、電子データ化した「デジタルインボイス」が浸透しつつあり、作成から発行、保存までのすべての工程を電子的に実行できることから、バックオフィスの改善や、生産性の向上が期待されています。

本記事では、デジタルインボイスの基礎知識として、近年の日本においてデジタルインボイスが注目される理由、メリットや注意点についてわかりやすく解説します。

目次

• デジタルインボイスとは
  
• デジタルインボイスが注目される理由
  
• 国際規格の「Peppol (ペポル)」
  
• デジタルインボイスのメリットと注意点
  
• Stripe Invoicing でできること
  

デジタルインボイスとは

デジタルインボイスとは「電子インボイス」とも呼ばれ、インボイス制度の要件を満たす書類、すなわち適格請求書を電子データ化したものを意味します。また、事業者がこのデジタルインボイスを用いる場合、電子取引に該当するため、電子帳簿保存法に則って保存を行うことが義務付けられています。

デジタルインボイスと電子インボイスの違い

上述したように、デジタルインボイスと電子インボイスは一般的に、どちらも同じ意味として捉えられています。したがって、これらの定義には明確な違いがあるわけではありません。しかし、よりかみ砕いて説明するならば、双方には微かなニュアンスの違いによって、ビジネスシーンで使い分けられることがあるため注意が必要です。

• デジタルインボイス: 国際規格「Peppol (ペポル)」をベースとして標準化・構造化された、電子データの適格請求書 (電子インボイス) を指します。デジタルインボイスの場合、自動処理システムに基づいているため、社内だけでなく外部とのやり取りを含む業務全体のプロセスが最適化されます。

• 電子インボイス: 電子インボイスは、電子データ化された適格請求書を指します。たとえば、紙またはエクセルで作成したものを手作業で PDF 化し、取引先にメールで送信する場合はこの電子インボイスに該当します。また、デジタルインボイスとは異なり、適格請求書だけに限らず、一般的に「請求書」と呼ばれる電子文書を対象に用いられる場合もあります。

このように見てみると、電子インボイスは、場合によっては適格請求書だけでなく通常の請求書を意味することがあるように、より大きな意味合いを持っていることがわかります。Peppol 規格については本記事の後半にて解説しますが、デジタルインボイスと電子インボイスは「標準化・構造化されているかどうか」の有無によって細かく使い分けられるケースもあるということを理解しておくとよいでしょう。

なお、本記事でデジタルインボイスについて解説するにあたっては、上述した「Peppol 規格に準拠した適格請求書」という理解に基づいて解説を進めていきます。

デジタルインボイスが注目される理由

デジタルインボイスは義務ではなく、事業者には適格請求書を紙ベースでやり取りすることが認められています。しかし、インボイス制度と電帳法が施行されている今日の日本においては、デジタルインボイスで対応する方が業務上での無駄がなく、コスト削減やセキュリティの強化が見込めます。また、リモートでもスムーズに取引を進められるため、利便性や効率性の観点からも、デジタルインボイスは理にかなっているといえるでしょう。

特に、必須記載要件が細かく定められているインボイス制度に準拠するには、手書きやパソコンでの手打ち作業だと書き損じや記入漏れが生じやすく、要件を満たす適格請求書を作成するのに、時間と手間が大幅にかかる可能性があります。たとえば、適格請求書発行事業者として登録済みであることを証明するインボイス制度の登録番号や、インボイス制度に則った消費税の表記については、適格請求書の作成時にミスがないかどうか、十分注意しなければなりません。もし、これらの記載内容が不十分な場合、適格請求書とみなされず、取引先は仕入税額控除を適用できなくなります。それだけでなく、これによって自社の信頼関係が損なわれてしまうリスクもあります。

このような背景から、多くの事業者が Peppol やインボイス制度に準拠した Web 請求書システムの導入を検討するなど、デジタルインボイスに注目が集まっているのです。

国際規格の「Peppol (ペポル)」

インボイス制度では、適格請求書のフォーマットや書き方に関する法的な決まりはないため、手書き、電子を問わず必須記載事項が正確に記載されていれば問題ありません。しかし、電子的に適格請求書を取り扱う場合、さまざまに異なるソフトウェア同士でやり取りしたり、スムーズな自動処理を実現させるには、ある一定の共通した仕組みが必要となります。

そこで、電子文書の相互運用を可能にすることを目的として、日本では国際規格の「Peppol (ペポル)」の標準仕様が採用されています。Peppol の正式名称は「Pan European Public Procurement Online」で、ベルギーの国際非営利組織 「Open Peppol」によって統括管理されています。日本ではデジタル庁が Peppol のメンバーとして管理局の役割を担っており、日本に特化したデジタルインボイスの標準仕様案として「JP PINT」を策定しています。

Peppol の国際標準仕様では、各ユーザーの Peppol のアクセスポイントを通して送受信が行われるため、ユーザー間において同じソフトウエアを利用する必要がありません。したがって、事業者は、既存のそれぞれのインターフェースを活用でき、国内だけでなく海外との取引でも有効なため、よりスムーズな取引の遂行が期待されています。

なお、Peppol の国際標準仕様でなければ、適格請求書の発行や保存ができないというわけではありません。しかし今後は、契約や受発注を含む取引全体の DX 化がさらに進んでいくことが予想されています。そのため、Peppol に準拠したシステムを構築しておけば、将来的に取引上のあらゆるプロセスや仕組みの改善と向上につながると考えられています。

注: DX とは、「デジタルトランスフォーメーション」の略語で、デジタル技術を活用して新たな価値を生み出し、人々の生活をより良くする取り組みを意味します。

デジタルインボイスのメリットと注意点

メリット

デジタルインボイスについては、以下のような点がメリットとして挙げられます。

• 手作業によるミスの防止: 10%の標準税率と 8% の軽減税率の複数の消費税率が混在している場合でもデータを 1 つひとつ入力せず、システム上で一元的にデータを取り込むことができます。また、計算もシステムによって自動で行われるため、計算ミスを防止できます。

• データ改ざんの防止: 電子署名機能のほか、記載内容の修正・削除履歴確認機能、アクセス履歴確認機能などによって、紙ベースでは困難な不正防止やセキュリティ対策を講じることが可能です。

• 保管にかかるコスト削減: デジタルインボイスであればシステム上で保管されるため、紙のように保管スペースやファイリングにかかるコストは不要です。また、書類を確認したい場合は、検索機能を用いてスピーディーに探し出すことができます。

• リモートワークに対応: リモートでも一連作業がスピーディーに進められ、リモートだけですべてを完結することができます。

注意点

デジタルインボイスのメリットには、前述したようなさまざまなメリットがある一方で、導入に際してはいくつかの点について注意する必要があります。

• 担当社員への周知が必要: 業務上の混乱を防ぐため、各担当社員へデジタルインボイスへの対応方法について事前に周知しておく必要があります。特に、保存の際には、誤ってデータを消去してしまわないよう管理体制を万全にしておきましょう。また、データの漏えいを防ぐため、パスワードの設定・管理を徹底し、セキュリティ指導を実施することも大切です。

• 未対応な取引先: 取引先の中には、諸事情によってデジタルインボイスへの対応が難しい事業者もいるかもしれません。この場合、紙とデジタルインボイスの両方に対応しなければならず、会計業務への負担が増える可能性があります。そのため、デジタルインボイスへの切り替えを検討中の事業者は、紙ベースでのやり取りが必要な取引先がいないかどうかを調べたうえで判断しましょう。また、導入する場合は、前もって請求書関連書類の電子化にともなう案内文を準備し、早めに取引先の了承を得ることが大切です。

現行のインボイス制度のもと、デジタルインボイスが着々と普及する中、適格請求書の発行や保存業務をスムーズに進めるには、同制度で定める記載要件はもちろん、デジタルインボイスを導入する際の注意点について十分に理解を深めておくことはとても重要です。そのため、これからデジタルインボイスの利用を予定している事業者の方は、スムーズなデジタルインボイスへの移行を実現するために、これらの注意点を踏まえたうえで準備をしっかりと整え、導入作業を開始しましょう。

デジタルインボイスなら、請求書の管理をシステム上で一本化でき、作成から保存にかかる時間や手間を大幅に削減できることから、ビジネス全体の効率度アップと、よりスムーズかつ適切にバックオフィスの改善を図ることができるでしょう。

Stripe Invoicing でできること

Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収まで、売掛金プロセスをシンプルにします。単発請求でも継続請求でも、Stripe はビジネスが支払いを受けるまでの時間を短縮し、業務の効率化をサポートします。

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要のプロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの管理がスムーズになります。

• キャッシュフローを改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間 (DSO) を短縮し、より早く入金を得られます。

• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。

• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済ページで回収にかかる時間を削減します。

• 既存システムとの接続: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP (企業資源計画) ソフトと接続でき、システム間の同期を保ちつつデータの手入力を減らします。

Stripe では、売掛金プロセスの簡素化を支援しています。詳しくはこちらをご覧ください。今すぐ開始する場合はこちら。