Le système de facturation admissible a été lancé au Japon en octobre 2023. Dans le cadre du système de facturation, les entreprises sont tenues d’envoyer et de conserver des factures admissibles pour pouvoir réclamer le crédit d’impôt à l’achat avec la taxe à la consommation.

En outre, depuis janvier 2024, la loi sur la conservation des livres électroniques (également appelée loi sur la comptabilité électronique) exige que les documents échangés sous forme électronique soient sauvegardés dans leur format électronique d’origine. Par conséquent, les entreprises ayant pour activité principale les transactions électroniques doivent faire preuve d’une extrême prudence lorsqu’elles traitent les factures admissibles en vertu de cette loi.

Les transactions électroniques, qui permettent l’échange de documents à distance, offrent un haut degré de commodité et sont désormais utilisées par un très grand nombre d’entreprises. De même, les factures numériques, qui sont des versions électroniques de factures admissibles, sont de plus en plus répandues. Étant donné que l’ensemble de la procédure, de la création à l’émission en passant par le stockage, peut être exécuté de manière électronique, les factures numériques peuvent faciliter les opérations administratives et stimuler la productivité.

Dans cet article, nous expliquons clairement les notions de base relatives aux factures numériques, notamment pourquoi elles ont gagné en popularité au Japon ces dernières années, leurs avantages et les points à noter.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’une facture numérique?
  
• Pourquoi les factures numériques suscitent-elles autant d’intérêt?
  
• La norme internationale Peppol
  
• Avantages et points clés des factures numériques
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’une facture numérique?

Une facture numérique, également appelée facture électronique, est un document qui répond aux exigences du système de facturation. En d’autres termes, il s’agit d’une facture admissible qui a été convertie en données électroniques. Lorsque les entreprises utilisent ces factures numériques, elles sont considérées comme des transactions électroniques et doivent être sauvegardées conformément à la loi sur la comptabilité électronique.

La différence entre les factures numériques et les factures électroniques

Comme mentionné ci-dessus, on utilise généralement les termes « facture numérique » et « facture électronique » pour désigner la même réalité. Il n’y a donc pas de distinction claire entre ces deux définitions. Cependant, lorsqu’on y regarde d’un peu plus près, on remarque des nuances subtiles entre les deux termes qui peuvent nous amener à ne plus les utiliser de manière interchangeable dans différents contextes professionnels.

• Facture numérique : il s’agit d’une facture admissible au format de données électroniques (facture électronique) qui a été normalisée et structurée conformément à la norme internationale en matière de marchés publics paneuropéens en ligne (Pan-European Public Procurement Online ou Peppol). Avec les factures numériques, l’ensemble de la procédure opérationnel, y compris les interactions internes et externes, est optimisé grâce au système de traitement automatisé sous-jacent.

• Facture électronique : il s’agit d’une facture admissible qui a été convertie en données électroniques. Par exemple, si vous convertissez manuellement une facture papier ou créée par Excel en document PDF et que vous l’envoyez par courriel à un partenaire commercial, le document résultant est une facture électronique. Contrairement aux factures numériques, qui sont toujours des factures admissibles, le terme « facture électronique » peut également désigner des documents électroniques généralement appelés « factures », qui ne se limitent pas uniquement aux factures admissibles.

Le terme « facture électronique » a donc une signification plus large, car il peut désigner non seulement les factures admissibles, mais aussi les factures ordinaires, selon les cas. Vous trouverez des explications sur les détails de la norme Peppol dans la suite de cet article, mais pour l’instant vous devez comprendre que les termes « facture numérique » et « facture électronique » sont parfois utilisés différemment selon que les factures sont normalisées et structurées ou non.

Veuillez noter que, dans cet article, l’explication que nous donnerons sur les factures numériques sera fondée sur l’idée qu’il s’agit de factures admissibles conformes à la norme Peppol.

Pourquoi les factures numériques suscitent-elles autant d’intérêt?

L’utilisation de factures numériques n’est pas juridiquement obligatoire et les entreprises peuvent continuer à échanger des factures admissibles sur papier. Toutefois, dans le Japon actuel, où le système de facturation et la loi sur la comptabilité électronique sont en vigueur, l’utilisation de factures numériques peut permettre d’éliminer les tâches inutiles, de réduire les coûts et de renforcer la sécurité. En outre, étant donné que les factures numériques favorisent des transactions fluides, même lorsqu’elles sont traitées à distance, la commodité et l’efficacité qu’elles offrent constituent un argument de taille en faveur de leur adoption.

La conformité au système de facturation,en particulier, qui comporte des exigences obligatoires détaillées, peut nécessiter beaucoup de temps et de travail lorsqu’il est effectué par des humains ou saisi manuellement sur un ordinateur. Des erreurs et des omissions sont susceptibles de se produire, ce qui peut rendre difficile la création d’une facture admissible qui répond aux exigences. Par exemple, lorsque vous créez des factures admissibles, vous devez veiller à ce qu’il n’y ait aucune erreur dans le numéro d’inscription au système de facturation attestant de votre statut d’émetteur de factures admissibles ou dans la façon dont vous enregistrez la mention relative à la taxe à la consommation conformément au système de facturation. Si les informations fournies sont insuffisantes, la facture ne sera pas considérée comme une facture admissible et votre partenaire commercial ne pourra pas réclamer le crédit d’impôt à l’achat. Cette erreur comporte le risque supplémentaire de nuire à la réputation de votre entreprise et d’ébranler la confiance des clients.

Dans ce contexte, plusieurs entreprises envisagent de mettre en place des systèmes de facturation en ligne conformes à la norme Peppol et au système de facturation. C’est pour cette raison que les factures numériques suscitent autant d’intérêt.

La norme internationale Peppol

Le système de facturation n’impose aucune exigence juridique concernant le style de rédaction ou le format des factures admissibles. Par conséquent, tant que les informations requises sont fournies et précises, qu’elles soient manuscrites ou électroniques, elles sont acceptables. Cependant, lorsqu’il s’agit de traiter des factures électroniques admissibles, une sorte de mécanisme commun est nécessaire pour permettre la communication entre les divers systèmes logiciels et pour assurer un traitement automatisé fluide.

Par conséquent, pour assurer l’interopérabilité des documents électroniques, le Japon a adopté les spécifications de la norme internationale Peppol. Le réseau Peppol est géré par l’organisation internationale à but non lucratif belge OpenPeppol. Au Japon, l’Agence du numérique du gouvernement national est membre du réseau Peppol et agit en tant qu’autorité de gestion. L’Agence du numérique a élaboré des spécifications JP PINT, qui sont des normes de facturation numérique adaptées au Japon.

Selon les spécifications de la norme internationale Peppol, les factures peuvent être envoyées et reçues par l’intermédiaire du point d’accès Peppol de chaque utilisateur, éliminant ainsi la nécessité pour les utilisateurs de se servir de logiciels identiques. Les entreprises peuvent donc continuer à utiliser leurs interfaces existantes, ce qui permet des transactions plus fluides non seulement au niveau national, mais aussi international.

Il convient de noter que même si une facture admissible n’est pas conforme à la norme Peppol, il est toujours possible de l’émettre et de la stocker. Cela dit, il est probable que l’ensemble de la procédure de transaction, y compris les contrats et le traitement des commandes, continuera de subir une transformation numérique (DX). Cela signifie que la mise en place d’un système conforme à Peppol devrait permettre d’améliorer les futurs processus et systèmes des entreprises.

Remarque : la transformation digitale désigne les initiatives qui tirent parti de la technologie numérique pour créer de la valeur et améliorer la vie des populations.

Avantages et points clés des factures numériques

Avantages

Les factures numériques offrent les avantages suivants :

• Élimination des erreurs manuelles : même lorsqu’il s’agit d’appliquer différents taux de taxe à la consommation (le taux de taxe standard 10 % et le taux de taxe réduit de 8 %), les données en masse peuvent être importées à partir d’une source unique, sans avoir à saisir chaque point de données manuellement. De plus, les erreurs de calcul peuvent être évitées grâce à la fonction de calcul automatique du système.

• Protection contre la falsification des données : les factures numériques sont dotées de fonctionnalités de signature électronique, de la possibilité de consulter l’historique des accès et de la possibilité de suivre historique des révisions et suppressions. Ces fonctionnalités de prévention de la fraude et de sécurité ne sont pas disponibles pour les systèmes sur papier.

• Réduction des coûts de stockage : les factures numériques sont sauvegardées de façon électronique, ce qui élimine le besoin d’espace de stockage physique et les coûts d’archivage associés aux documents papier. De plus, lorsque vous avez besoin de consulter des documents, vous pouvez les retrouver rapidement grâce à la fonction de recherche intégrée.

• Compatibilité avec le télétravail : même lorsqu’il est géré par du personnel effectuant du télétravail, l’ensemble du flux de travail peut être effectué rapidement.

Points clés

Bien que les factures numériques offrent divers avantages tels que décrits ci-dessus, plusieurs points doivent être pris en compte lors de leur adoption.

• Notification de l’employé requise : pour éviter toute perturbation des opérations, assurez-vous d’informer à l’avance les employés chargés de traiter les factures numériques des procédures appropriées à suivre. Lors du stockage des données, en particulier, veillez à ce qu’un système de gestion efficace soit en place pour éviter toute suppression accidentelle des données. De plus, pour éviter les fuites de données, il est important de développer et de mettre en œuvre de manière rigoureuse la configuration et la gestion des mots de passe et d’organiser une formation sur la sécurité.

• Partenaires commerciaux qui n’adoptent pas les factures numériques : pour diverses raisons, certains de vos partenaires commerciaux peuvent être réticents à l’idée de passer aux factures numériques. Si c’est le cas, vous devrez peut-être traiter à la fois des factures papier et des factures numériques, ce qui pourrait alourdir les opérations comptables. Par conséquent, les entreprises qui envisagent de passer aux factures numériques doivent d’abord déterminer si certains de leurs partenaires commerciaux continueront d’utiliser les documents papier avant de prendre leur décision. De plus, lors de l’introduction des factures numériques, il est important de préparer à l’avance une notification sur l’utilisation de factures électroniques et d’obtenir le consentement de vos partenaires commerciaux dès que possible.

Dans le cadre du système de facturation actuel, alors que les factures numériques se généralisent, il est important de comprendre non seulement les exigences obligatoires spécifiées par le système,mais aussi les considérations clés relatives à la facturation numérique, pour s’assurer que vos factures admissibles continuent d’être émises et sauvegardées correctement. Par conséquent, les entreprises qui envisagent d’adopter des factures numériques doivent examiner attentivement ces points, se préparer minutieusement, puis entamer la mise en œuvre pour assurer une transition en douceur vers la facturation numérique.

Grâce aux factures numériques, votre entreprise peut centraliser la gestion des factures au sein d’un seul système, ce qui réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires à la création et au stockage des factures. Cela contribuera à améliorer l’efficacité globale de l’entreprise et à favoriser des opérations administratives plus fluides et plus efficaces.

Avantages de Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• *Automatisez les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer la bonne gestion de votre trésorerie.

• *Accélérez le flux de trésorerie : * réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• *Améliorez l’expérience client : * offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par un portail client en libre-service.

• Réduisez la charge de travail en arrière-plan : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergées par Stripe.

• Intégrez-le à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.

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