Systemet för kvalificerade fakturor lanserades i Japan i oktober 2023. Enligt fakturasystemet är företag skyldiga att leverera och behålla kvalificerade fakturor för att göra anspråk på inköpsskattekrediter för konsumtionsskatt.

Dessutom, från och med januari 2024, har lagen om bevarande av elektroniska böcker (även känd som Lagen om elektronisk bokföring) föreskriver att dokument som utbyts i elektroniskt format måste lagras i sin ursprungliga elektroniska form. Företag som främst har elektroniska transaktioner måste därför vara särskilt försiktiga vid hantering av kvalificerade fakturor enligt denna lag.

Elektroniska transaktioner, som möjliggör fjärrutväxling av dokument, ger en hög grad av bekvämlighet och används nu i stor utsträckning av företag. På liknande sätt blir digitala fakturor, som är elektroniska versioner av kvalificerade fakturor, allt vanligare. Eftersom alla processer, från skapande och utfärdande till lagring, kan utföras elektroniskt, kan digitala fakturor förbättra backoffice-verksamheten och öka produktiviteten.

I den här artikeln kommer vi att ge en tydlig förklaring av grunderna bakom digitala fakturor, inklusive varför de har fått uppmärksamhet i Japan de senaste åren, deras fördelar och punkter att tänka på.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är digitala fakturor?
  
• Varför digitala fakturor får ökad uppmärksamhet
  
• Den internationella Peppol-standarden
  
• Fördelar och viktiga punkter för digitala fakturor
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är digitala fakturor?

En digital faktura, även kallad elektronisk faktura, är ett dokument som uppfyller kraven i fakturasystemet. Med andra ord är det en kvalificerad faktura som har omvandlats till elektroniska data. När företag använder dessa digitala fakturor betraktas de som elektroniska transaktioner och måste förvaras i enlighet med lagen om elektronisk bokföring.

Skillnaden mellan digitala fakturor och elektroniska fakturor

Som nämnts ovan anses digitala fakturor och elektroniska fakturor generellt vara samma sak. Därför finns det ingen tydlig åtskillnad mellan deras definitioner. Men när vi tittar lite närmare finns det subtila nyanser mellan de två termerna som kan leda till att de används olika i olika affärssammanhang.

• Digital faktura: Detta avser en kvalificerad faktura i elektroniskt dataformat (elektronisk faktura) som har standardiserats och strukturerats baserat på den internationella Peppol-standarden (Pan-European Public Procurement Online). Med digitala fakturor optimeras hela affärsprocessen, inklusive interna och externa interaktioner, tack vare det underliggande automatiserade hanteringssystemet.

• Elektronisk faktura: Detta avser en kvalificerad faktura som har konverterats till elektroniska data. Till exempel, om du manuellt konverterar en pappers- eller Excel-faktura till en PDF och mejlar den till en affärspartner, kvalificeras detta som en elektronisk faktura. Till skillnad från digitala fakturor, som alltid är kvalificerade fakturor, kan termen elektroniska fakturor också syfta på elektroniska dokument som vanligtvis kallas ”fakturor”, och som inte är begränsade till kvalificerade fakturor.

Detta visar att termen ”elektronisk faktura” har en bredare betydelse, eftersom den kan syfta på inte bara kvalificerade fakturor utan även på vanliga fakturor, beroende på situationen. Detaljerna kring Peppol-standarden kommer att förklaras senare i denna artikel, men för tillfället är det hjälpsamt att förstå att termerna digitala fakturor och elektroniska fakturor ibland används olika beroende på om fakturorna är standardiserade och strukturerade.

Observera att vår förklaring av digitala fakturor i denna artikel bygger på förståelsen att de är kvalificerade fakturor som följer Peppol-standarden.

Varför digitala fakturor får ökad uppmärksamhet

Det finns ingen juridisk skyldighet att använda digitala fakturor, och företag får fortsätta att utbyta kvalificerade fakturor i pappersformat. Men i dagens Japan, där fakturasystemet och lagen om elektronisk bokföring är gällande, kan användning av digitala fakturor eliminera onödigt arbete, minska kostnader och öka säkerheten. Och eftersom digitala fakturor möjliggör smidiga transaktioner, även när de hanteras på distans, utgör deras bekvämlighet och effektivitet ett starkt argument för att börja använda dem.

I synnerhet kan efterlevnad av fakturasystemet, som har detaljerade obligatoriska krav, vara tidskrävande och arbetsintensivt när det görs för hand eller manuellt matas in på en dator. Misstag och utelämnanden kan förekomma, vilket kan göra det svårt att skapa en kvalificerad faktura som uppfyller kraven. Till exempel, när du skapar kvalificerade fakturor måste du se till att det inte finns några fel i registreringsnummer för fakturasystemet för att bevisa din status som en kvalificerad fakturautställare, eller i hur du registrerar konsumtionsskatt i enlighet med fakturasystemet. Om informationen du lämnar är otillräcklig kommer fakturan inte att betraktas som en kvalificerad faktura, och din affärspartner kan inte göra anspråk på inköpsskattekrediten. Detta leder till ytterligare risk att skada företagets rykte och minska köparnas förtroende.

Mot denna bakgrund överväger många företag att införa webbfakturasystem som är kompatibla med Peppol och fakturasystemet. Detta har gjort att digitala fakturor fått mycket uppmärksamhet.

Den internationella Peppol-standarden

Under fakturasystemet finns inga juridiska krav gällande skrivstil eller format på kvalificerade fakturor. Därför är de godkända så länge den obligatoriska informationen är korrekt angiven, vare sig den är handskriven eller elektronisk. Vid hanteringen av elektroniska kvalificerade fakturor krävs dock någon form av gemensam mekanism för att möjliggöra kommunikation mellan olika programvarusystem och uppnå smidig automatiserad hantering.

Därför har Japan, för att uppnå interoperabilitet mellan elektroniska dokument, antagit specifikationerna från den internationella Peppol-standarden. Peppol drivs av den belgiska internationella ideella organisationen OpenPeppol. I Japan är den nationella regeringens digitala myndighet medlem i Peppol och agerar som verkställande myndighet. Den digitala myndigheten har utvecklat specifikationerna JP PINT, som är digitala fakturastandarder anpassade för Japan.

Enligt specifikationerna i den internationella Peppol-standarden kan fakturor skickas och tas emot via varje användares Peppol-åtkomstpunkt, vilket eliminerar behovet av identisk programvara. Företag kan därför fortsätta använda sina befintliga gränssnitt, vilket möjliggör smidigare transaktioner inte bara nationellt utan även internationellt.

Det bör noteras att även om en kvalificerad faktura inte uppfyller Peppol-standarden är det ändå möjligt att utfärda och förvara den. Med det sagt så förväntas hela transaktionsprocessen, inklusive kontrakt och orderhantering, fortsätta genomgå digital transformation (DX) i framtiden. Detta innebär att etablering av ett Peppol-kompatibelt system kan förväntas leda till förbättringar i framtida affärsprocesser och system.

Observera: DX avser initiativ som använder digital teknik för att skapa mervärde och förbättra människors liv.

Fördelar och viktiga punkter för digitala fakturor

Fördelar

Fördelarna med digitala fakturor inkluderar följande:

• Tar bort manuella fel: Även när man handskas med flera konsumtionsskattesatser – 10 % i standardskattesats och 8 % i reducerad skattesats. Bulkdata kan importeras från en enda källa utan att man behöver mata in varje datapunkt manuellt. Dessutom kan beräkningsfel undvikas tack vare systemets automatiska beräkningsfunktion.

• Skydd mot datamanipulation: Digitala fakturor har elektronisk signaturfunktionalitet, möjlighet att se åtkomsthistorik och spåra versions- och raderingshistorik – vilket är bedrägeriförebyggande och säkerhetsfunktioner som är svåra att upprätta med pappersbaserade system.

• Minskade lagringskostnader: Digitala fakturor lagras elektroniskt, vilket eliminerar behovet av fysiskt lagringsutrymme och arkiveringskostnader kopplade till pappersdokument. Dessutom, när du behöver kontrollera dokument, kan du snabbt hitta dem med hjälp av den inbyggda sökfunktionen.

• Kompatibelt med distansarbete: Även när personal arbetar på distans kan hela arbetsflödet slutföras snabbt.

Viktiga punkter

Även om digitala fakturor erbjuder olika fördelar som beskrivits ovan, finns det flera punkter att beakta vid införandet av dem.

• Anställda måste informeras: För att undvika driftstörningar, se till att ge förhandsinformation om korrekta rutiner till alla anställda som ansvarar för hantering av digitala fakturor. När du lagrar data, se särskilt till att ett robust hanteringssystem finns på plats för att förhindra oavsiktlig databorttagning. Dessutom, för att förhindra dataläckor, är det viktigt att upprätta och strikt upprätthålla lösenordsinställning och ledning, samt att genomföra säkerhetsutbildning.

• Affärspartners som inte använder digitala fakturor: Av olika skäl kan vissa av dina affärspartners ha svårt att införa digitala fakturor. Om så är fallet kan du behöva hantera både pappersfakturor och digitala fakturor, vilket kan öka belastningen på bokföringsverksamheten. Därför bör företag som överväger att byta till digitala fakturor först avgöra om de har några affärspartners som fortfarande behöver pappersdokument innan de fattar sitt beslut. Dessutom, när man implementerar digitala fakturor, är det viktigt att förbereda ett meddelande om användning av elektroniska fakturor i förväg och inhämta dina affärspartners samtycke så tidigt som möjligt.

Under det nuvarande fakturasystemet, när digitala fakturor blir vanligare, är det viktigt att förstå de obligatoriska kraven som systemet anger och de viktigaste faktorerna för digital fakturering för att säkerställa att dina kvalificerade fakturor fortsätter att utfärdas och lagras korrekt. Därför bör företag som planerar att införa digitala fakturor noggrant överväga dessa punkter, förbereda sig och sedan påbörja implementeringsprocessen för att säkerställa en smidig övergång till digital fakturering.

Med digitala fakturor kan ditt företag centralisera fakturahanteringen inom ett enda system, vilket avsevärt minskar den tid och ansträngning som krävs för fakturaskapande och lagring. Detta kommer bidra till att förbättra den övergripande affärseffektiviteten och underlätta smidigare och mer ändamålsenliga backoffice-rutiner.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.