ระบบใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ (Qualified Invoice System) เปิดตัวในญี่ปุ่นเมื่อเดือนตุลาคม 2023\ ภายใต้ระบบใบแจ้งหนี้นี้ ธุรกิจจะต้องส่งมอบและเก็บรักษาใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์เพื่อขอคืนเครดิตภาษีซื้อสำหรับภาษีการบริโภค

นอกจากนี้ ตั้งแต่เดือนมกราคม 2024 เป็นต้นไป กฎหมาย Electronic Books Preservation Act (หรือที่เรียกว่า Electronic Bookkeeping Act) ยังกำหนดให้เอกสารที่แลกเปลี่ยนกันในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ต้องได้รับการจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับ ธุรกิจที่ทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์จึงต้องใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษในการจัดการใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ภายใต้กฎหมายนี้

ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนเอกสารจากระยะไกลได้ ให้ความสะดวกสบายเป็นอย่างมากและใช้กันอย่างแพร่หลายในธุรกิจต่างๆ ในทำนองเดียวกัน ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลซึ่งเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ในเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ก็กำลังได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากทุกขั้นตอน ตั้งแต่การสร้างและการออกไปจนถึงการจัดเก็บ สามารถทำผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลจึงสามารถปรับปรุงระบบหลังบ้านและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้

ในบทความนี้ เราจะให้คำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับพื้นฐานของใบแจ้งหนี้ดิจิทัล รวมถึงสาเหตุที่ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลได้รับความสนใจในญี่ปุ่นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลคืออะไร
  
• สาเหตุที่ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลได้รับความสนใจ
  
• มาตรฐานสากลของ Peppol
  
• ประโยชน์และประเด็นสำคัญสำหรับใบแจ้งหนี้ดิจิทัล
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลคืออะไร

"ใบแจ้งหนี้ดิจิทัล" หรือที่เรียกว่า "ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์" เป็นเอกสารที่ตรงตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ซึ่งถูกแปลงเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อธุรกิจใช้ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลเหล่านี้ จะถือว่าเป็นธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์และต้องจัดเก็บตาม Electronic Bookkeeping Act

ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ดิจิทัลกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลและใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยทั่วไปถือว่าเป็นสิ่งเดียวกัน ดังนั้นจึงไม่มีความแตกต่างที่ชัดเจนในแง่ของคำจำกัดความ อย่างไรก็ตาม เมื่อพิจารณาโดยละเอียดจะเห็นแตกต่างเล็กน้อยระหว่างสองคำนี้ที่อาจนำไปสู่การใช้งานที่ไม่เหมือนกันกันในสถานการณ์ธุรกิจที่แตกต่างกัน

• ใบแจ้งหนี้ดิจิทัล: หมายถึงใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์) ที่ปรับให้ตรงตามมาตรฐานและมีโครงสร้างตามมาตรฐานสากลของ Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ด้วยใบแจ้งหนี้ดิจิทัล กระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดรวมถึงการโต้ตอบภายในและภายนอกจะได้รับการปรับปรุงเนื่องจากระบบดำเนินการอัตโนมัติที่อยู่เบื้องหลัง

• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: หมายถึงใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ซึ่งได้แปลงเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่างเช่น หากคุณแปลงใบแจ้งหนี้กระดาษหรือใบแจ้งหนี้ที่สร้างโดย Excel เป็น PDF ด้วยตนเอง และส่งผ่านอีเมลไปยังพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจ จะถือว่าเป็นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งแตกต่างจากใบแจ้งหนี้ดิจิทัลซึ่งเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์เสมอ คำว่าใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ยังอาจหมายถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยทั่วไปที่เรียกว่า "ใบแจ้งหนี้" ไม่ใช่แค่ใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์เท่านั้น

ด้วยเหตุนี้คำว่า "ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์" จึงมีความหมายกว้างกว่า เนื่องจากไม่เพียงแต่หมายถึงใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงใบแจ้งหนี้ปกติด้วย ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ รายละเอียดของมาตรฐาน Peppol จะอธิบายในภายหลังในบทความนี้ แต่สำหรับตอนนี้ ควรเข้าใจกันก่อนว่าบางครั้งคำว่าใบแจ้งหนี้ดิจิทัลและใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อาจใช้แตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับว่าใบแจ้งหนี้นั้นปรับให้ตรงตามมาตรฐานและมีโครงสร้างหรือไม่

โปรดทราบว่าในบทความนี้ คำอธิบายของเราเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ดิจิทัลจะอิงตามความเข้าใจว่าใบแจ้งหนี้ดังกล่าวเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์และสอดคล้องกับมาตรฐาน Peppol

สาเหตุที่ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลได้รับความสนใจ

ตามกฎหมายแล้ว ธุรกิจไม่มีภาระผูกพันที่จะต้องใช้ใบแจ้งหนี้ดิจิทัล และได้รับอนุญาตให้แลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ในรูปแบบกระดาษต่อไป แต่ในญี่ปุ่นในปัจจุบัน ซึ่ง Invoice System and the Electronic Bookkeeping Act (กฎหมายว่าด้วยระบบใบแจ้งหนี้และการทำบัญชีอิเล็กทรอนิกส์) มีผลบังคับใช้ การใช้ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลสามารถช่วยตัดภาระงานที่ไม่จำเป็น ลดต้นทุน และเพิ่มการรักษาความปลอดภัยได้ นอกจากนี้ เนื่องจากใบแจ้งหนี้ดิจิทัลช่วยให้ทำธุรกรรมได้อย่างราบรื่น แม้ว่าจะจัดการจากระยะไกล ความสะดวกและประสิทธิภาพจึงเป็นแรงจูงใจที่ดีในการเริ่มนำมาใช้

โดยเฉพาะอย่างยิ่งการปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้ซึ่งมีรายละเอียดมากมายอาจใช้เวลานานและใช้แรงงานมากเมื่อทำด้วยมือหรือป้อนด้วยตนเองบนคอมพิวเตอร์ มีโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดและข้อมูลตกหล่นได้ ซึ่งอาจทำให้ยากต่อการสร้างใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ตรงตามข้อกำหนด ตัวอย่างเช่น เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ คุณต้องระมัดระวังไม่ให้หมายเลขจดทะเบียนระบบใบแจ้งหนี้ผิดพลาดเพื่อพิสูจน์สถานะของคุณในฐานะผู้ออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ หรือบันทึกคำอธิบายสรุปภาษีการบริโภคตามระบบใบแจ้งหนี้ไม่เหมาะสม หากข้อมูลที่คุณให้ไว้ไม่เพียงพอ ใบแจ้งหนี้จะไม่ถือว่าเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ และพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจของคุณจะไม่สามารถขอคืนเครดิตภาษีซื้อได้ นำไปสู่ความเสี่ยงเพิ่มเติมที่จะทำลายชื่อเสียงของบริษัทและบั่นทอนความไว้วางใจของผู้ซื้อ

ในเวลาเดียวกัน หลายธุรกิจก็กำลังพิจารณาที่จะใช้ระบบใบแจ้งหนี้บนเว็บที่สอดคล้องกับมาตรฐานของ Peppol และระบบใบแจ้งหนี้ ทำให้ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลได้รับความสนใจอย่างมาก

มาตรฐานสากลของ Peppol

ภายใต้ระบบใบแจ้งหนี้ ไม่มีข้อกำหนดทางกฎหมายเกี่ยวกับรูปแบบการเขียนหรือรูปแบบของใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ ดังนั้น ตราบใดที่ใบแจ้งหนี้ระบุข้อมูลที่จำเป็นไว้อย่างถูกต้อง ไม่ว่าจะด้วยลายมือหรือข้อความอิเล็กทรอนิกส์ ก็ถือว่ายอมรับได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อจัดการกับใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ คุณจำเป็นต้องมีกลไกร่วมบางอย่างเพื่อให้สามารถสื่อสารระหว่างระบบซอฟต์แวร์ต่างๆ และเพื่อให้ดำเนินการอัตโนมัติเป็นไปอย่างราบรื่น

ด้วยเหตุนี้ เพื่อให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใช้งานข้ามระบบได้ ญี่ปุ่นจึงได้นำข้อกำหนดของมาตรฐานสากล Peppol มาใช้ มาตรฐานนี้ได้รับการจัดการโดยองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรระหว่างประเทศของเบลเยียม OpenPeppol ในประเทศญี่ปุ่น เอเจนซี่ดิจิทัลแห่งชาติของรัฐบาลจะทำหน้าที่เป็นสมาชิกของ Peppol และทำหน้าที่เป็นหน่วยงานจัดการ เอเจนซี่ดิจิทัลนี้ได้พัฒนาข้อกำหนด JP PINT ขึ้นมา เพื่อใช้เป็นมาตรฐานใบแจ้งหนี้ดิจิทัลที่ออกแบบมาสำหรับประเทศญี่ปุ่นโดยเฉพาะ

ภายใต้ข้อกำหนดของมาตรฐานสากลของ Peppol คุณสามารถส่งและรับใบแจ้งหนี้ผ่านจุดเข้าถึง Peppol ของผู้ใช้แต่ละคนได้โดยไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมือนกัน ธุรกิจจึงสามารถใช้อินเทอร์เฟซที่มีอยู่แล้วต่อไปได้ ซึ่งช่วยให้การทำธุรกรรมราบรื่นยิ่งขึ้นไม่เพียงแต่ในประเทศเท่านั้น แต่ยังรวมถึงต่างประเทศด้วย

ข้อควรทราบอย่างหนึ่งคือแม้ว่าใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์จะไม่เป็นไปตามมาตรฐาน Peppol ก็ยังสามารถออกและจัดเก็บได้ อย่างไรก็ตาม คาดว่าขั้นตอนทำธุรกรรมทั้งหมด รวมถึงสัญญาและการดำเนินการคำสั่งซื้อ จะเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัล (DX) เช่นกันในอนาคต ซึ่งหมายความว่าการสร้างระบบที่สอดคล้องกับ Peppol สามารถนำไปสู่การปรับปรุงขั้นตอนและระบบทางธุรกิจในอนาคตได้

หมายเหตุ: DX หมายถึงความคิดริเริ่มที่นำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้เพื่อสร้างคุณค่าใหม่และปรับปรุงชีวิตของผู้คน

ประโยชน์และประเด็นสำคัญสำหรับใบแจ้งหนี้ดิจิทัล

ประโยชน์

ประโยชน์ของใบแจ้งหนี้ดิจิทัลมีดังต่อไปนี้

• ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์: แม้จะต้องจัดการกับอัตราภาษีการบริโภคหลายอัตรา ไม่ว่าจะเป็นอัตราภาษีมาตรฐาน 10% หรืออัตราภาษีลดหย่อน 8% ก็สามารถนำเข้าข้อมูลหลายรายการจากแหล่งเดียวได้โดยไม่ต้องใช้แรงคนคอยป้อนจุดข้อมูลแต่ละจุดเอง นอกจากนี้ยังสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการคำนวณได้ด้วยฟังก์ชันการคำนวณอัตโนมัติของระบบ

• ป้องกันการปลอมแปลงข้อมูล: ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลมาพร้อมกับฟังก์ชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ความสามารถในการดูประวัติการเข้าถึง และความสามารถในการติดตามประวัติการแก้ไขและการลบ ซึ่งเป็นคุณสมบัติการป้องกันการฉ้อโกงและความปลอดภัยที่ยากจะทำได้ด้วยระบบเอกสารกระดาษ

• ลดต้นทุนการจัดเก็บ: ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลจะจัดเก็บผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่จัดเก็บทางกายภาพและประหยัดค่าใช้จ่ายที่อาจมีหากยื่นเอกสารกระดาษ นอกจากนี้ เมื่อต้องการตรวจสอบเอกสาร คุณยังสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ฟังก์ชันการค้นหาในตัว

• ทำงานระยะไกลได้: แม้เจ้าหน้าที่จะทำงานจากระยะไกล แต่ก็สามารถดำเนินขั้นตอนการทำงานทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว

ประเด็นสำคัญ

แม้ว่าใบแจ้งหนี้ดิจิทัลจะให้ประโยชน์มากมายตามที่อธิบายไว้ข้างต้น แต่ก็มีหลายประเด็นที่ต้องพิจารณาเมื่อนำไปใช้

• ต้องแจ้งเตือนให้พนักงานทราบ: เพื่อป้องกันการหยุดชะงักในการดำเนินงาน คุณต้องแจ้งขั้นตอนที่เหมาะสมล่วงหน้าแก่พนักงานที่รับผิดชอบการจัดการใบแจ้งหนี้ดิจิทัล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจัดเก็บข้อมูล ต้องมีระบบการจัดการที่มีประสิทธิภาพเพื่อป้องกันไม่ให้ใครเผลอลบข้อมูลออกไป นอกจากนี้ เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล คุณยังต้องสร้างและบังคับใช้การตั้งค่าและการจัดการรหัสผ่านอย่างเข้มงวดและดำเนินการฝึกอบรมด้านการรักษาความปลอดภัย

• พาร์ทเนอร์ทางธุรกิจที่ไม่ได้ใช้ใบแจ้งหนี้ดิจิทัล: ด้วยเหตุผลหลายประการ พาร์ทเนอร์ทางธุรกิจบางรายของคุณอาจพบว่าการนำใบแจ้งหนี้ดิจิทัลมาใช้เป็นเรื่องยาก หากเป็นกรณีนี้ คุณอาจต้องจัดการทั้งใบแจ้งหนี้กระดาษและใบแจ้งหนี้ดิจิทัล ซึ่งอาจเพิ่มภาระในการดำเนินการทางบัญชี ดังนั้นธุรกิจที่กำลังพิจารณาเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลจึงควรพิจารณาก่อนว่ามีพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจที่ยังคงต้องใช้เอกสารกระดาษหรือไม่ก่อนตัดสินใจ นอกจากนี้ เมื่อใช้ใบแจ้งหนี้ดิจิทัล สิ่งสำคัญคือต้องเตรียมการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ล่วงหน้า และขอความยินยอมจากพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจของคุณโดยเร็วที่สุด

ในระบบใบแจ้งหนี้ปัจจุบัน เนื่องจากใบแจ้งหนี้ดิจิทัลแพร่หลายมากขึ้น ผู้ทำธุรกิจไม่เพียงแต่ต้องเข้าใจข้อบังคับที่เกิดจากระบบเท่านั้น แต่ยังต้องทราบข้อควรพิจารณาที่สำคัญสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลเพื่อออกและจัดเก็บใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ของคุณอย่างเหมาะสม ดังนั้นธุรกิจที่วางแผนจะใช้ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลจึงควรพิจารณาประเด็นเหล่านี้อย่างรอบคอบ เตรียมการอย่างละเอียด แล้วจึงเริ่มขั้นตอนการนำไปใช้เพื่อให้เปลี่ยนผ่านสู่การออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลได้อย่างราบรื่น

เมื่อใช้ใบแจ้งหนี้ดิจิทัล ธุรกิจของคุณสามารถรวมศูนย์การจัดการใบแจ้งหนี้ไว้ภายในระบบเดียว ช่วยลดทั้งแรงและเวลาที่ต้องใช้ในการสร้างและจัดเก็บใบแจ้งหนี้ได้อย่างมาก ส่งผลให้ประสิทธิภาพทางธุรกิจโดยรวมดีขึ้นและสะดวกต่อการดำเนินงานหลังบ้านให้ราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Stripe Invoicing ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร

Stripe Invoicing ทำให้ขั้นตอนบัญชีลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำให้การจัดการลูกหนี้การค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนให้ชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณดูแลกระแสเงินสดได้ดีอยู่เสมอ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่มีการผสานการทำงาน การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายรับได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติและหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้