En octubre del 2023, se puso en marcha en Japón el Sistema facturas calificadas, que obliga a las empresas a entregar y conservar facturas calificadas para poder solicitar crédito fiscal por compras del impuesto al consumo.

Además, a partir de enero del 2024, la Ley de conservación de libros electrónicos (también conocida como Ley de teneduría electrónica de libros) dispone que los documentos intercambiados en formato electrónico deben estar almacenados en su formato original, por lo que las empresas que se dedican principalmente a transacciones electrónicas deben actuar con especial cautela al gestionar facturas calificadas en virtud de esta ley.

Las transacciones electrónicas, que permiten el intercambio remoto de documentos, brindan un alto grado de conveniencia y ahora son ampliamente utilizadas por las empresas. Del mismo modo, las facturas digitales, que son versiones electrónicas de las facturas calificadas, son cada vez más frecuentes. Debido a que todos los procesos, desde la creación y emisión hasta el almacenamiento, pueden realizarse electrónicamente, las facturas digitales pueden mejorar tus operaciones administrativas y aumentar tu productividad.

En este artículo, proporcionaremos una explicación clara de los conceptos básicos de las facturas digitales, incluido por qué han ganado atención en Japón en los últimos años, sus beneficios y puntos a tener en cuenta.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son las facturas digitales?
  
• Por qué las facturas digitales están ganando atención
  
• El Standard internacional de Peppol
  
• Beneficios y puntos clave para las facturas digitales
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

¿Qué son las facturas digitales?

Una factura digital, también conocida como factura electrónica, es un documento que cumple con los requisitos del Sistema de facturas. En otras palabras, es una factura calificada que se ha convertido en datos electrónicos. Cuando las empresas utilizan estas facturas digitales, se consideran transacciones electrónicas y deben estar almacenadas de acuerdo con la Ley de teneduría de libros electrónicos.

La diferencia entre facturas digitales y facturas electrónicas

Como se mencionó anteriormente, las facturas digitales y las facturas electrónicas generalmente se consideran lo mismo. Por lo tanto, no hay una distinción clara entre sus definiciones. Sin embargo, si observas un poco más de cerca, existen matices sutiles entre ambos términos que pueden dar lugar a un uso distinto en diferentes entornos comerciales.

• Factura digital: se refiere a una factura calificada en formato de datos electrónicos (factura electrónica) que ha sido estandarizada y estructurada con base en el estándar internacional Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Con las facturas digitales, optimizas todo tu proceso de negocio, incluidas las interacciones internas y externas, gracias al sistema de procesamiento automatizado subyacente.

• Factura electrónica: se refiere a una factura calificada que ha sido convertida en datos electrónicos. Por ejemplo, si conviertes manualmente una factura en papel o creada en Excel a un PDF y la envías por correo electrónico a un socio comercial, esto califica como una factura electrónica. A diferencia de las facturas digitales, que siempre son facturas calificadas, el término «facturas electrónicas» también puede referirse a documentos electrónicos denominados generalmente «facturas», sin limitarse únicamente a las facturas calificadas.

Esto muestra que el término «factura electrónica» tiene un significado más amplio, ya que puede referirse no solo a facturas calificadas sino también a facturas regulares, dependiendo de la situación. Los detalles del estándar Peppol se explicarán más adelante en este artículo, pero por ahora es útil que entiendas que los términos «facturas digitales» y «facturas electrónicas» a veces se usan de manera diferente dependiendo de si las facturas están estandarizadas y estructuradas.

Ten en cuenta que, en este artículo, nuestra explicación de las facturas digitales estará establecida en el entendimiento de que son facturas calificadas que cumplen con el Standard Peppol.

Por qué las facturas digitales están ganando atención

No existe una obligación legal de utilizar facturas digitales, y a las empresas se les permite seguir intercambiando facturas calificadas en formato de papel. Sin embargo, en el Japón actual de 2026, donde el Sistema de Factura y la Ley de Contabilidad Electrónica están vigentes, el uso de facturas digitales puede eliminar trabajo innecesario, reducir tus costos y mejorar la seguridad. Además, debido a que las facturas digitales permiten realizar transacciones sin problemas, incluso cuando se manejan de forma remota, su conveniencia y eficiencia son argumentos sólidos para que las adoptes.

En particular, cumplir con el Sistema de Factura, el cual tiene requisitos obligatorios detallados, puede consumirte mucho tiempo y esfuerzo si lo haces a mano o ingresas los datos manualmente en una computadora. Es probable que ocurran errores u omisiones, lo que podría dificultar la creación de una factura calificada que cumpla con los requisitos. Por ejemplo, al crear facturas calificadas, debes tener cuidado de que no haya errores en el número de registro del Sistema de Factura que acredita tu estado como emisor de facturas calificadas, ni en cómo registras la notación del impuesto al consumo de acuerdo con el Sistema de Factura. Si la información que proporcionas es insuficiente, la factura no se considerará una factura calificada y tu socio comercial no podrá solicitar el crédito fiscal por compras. Esto conlleva el riesgo adicional de dañar la reputación de tu empresa y reducir la confianza de los compradores.

En este contexto, muchas empresas están considerando implementar sistemas de facturación web que cumplan con Peppol y el Sistema de Factura. Esto ha provocado que las facturas digitales ganen muchísima atención.

El Standard internacional de Peppol

Bajo el sistema de facturas, no existen requisitos legales respecto al estilo de redacción o el formato de las facturas calificadas. Por lo tanto, mientras la información obligatoria se indique con precisión, ya sea de forma manuscrita o electrónica, es aceptable. Sin embargo, al manejar facturas calificadas electrónicas, es necesario algún tipo de mecanismo común que permita la comunicación entre diversos sistemas de software y logre un procesamiento automatizado fluido.

Por lo tanto, para lograr la interoperabilidad de los documentos electrónicos, Japón ha adoptado las especificaciones del estándar internacional Peppol. Peppol es gestionado por la organización internacional belga sin fines de lucro OpenPeppol. En Japón, la Agencia Digital del Gobierno nacional es miembro de Peppol y actúa como la autoridad administradora. La Agencia Digital ha desarrollado las especificaciones JP PINT, que son estándares de factura digital adaptados para Japón.

Conforme a las especificaciones del Standard internacional de Peppol, las facturas pueden enviarse y recibirse a través del punto de acceso Peppol de cada usuario, lo que elimina la necesidad de que los usuarios empleen software idéntico. Por lo tanto, las empresas pueden seguir utilizando sus interfaces existentes, lo que permite realizar transacciones más fluidas no solo a nivel nacional, sino también internacional.

Cabe señalar que, incluso si una factura calificada no cumple con el estándar Peppol, aún es posible emitirla y almacenarla. Dicho esto, se espera que todo el proceso de transacción, incluidos los contratos y el procesamiento de pedidos, continúe experimentando una transformación digital (DX) en el futuro. Esto significa que puedes esperar que el establecimiento de un sistema que cumpla con Peppol conduzca a mejoras en tus futuros procesos y sistemas de negocio.

Nota: DX se refiere a iniciativas que aprovechan la tecnología digital para crear nuevo valor y mejorar la vida de las personas.

Beneficios y puntos clave para las facturas digitales

Beneficios

Los beneficios de las facturas digitales son los siguientes:

• Eliminación de errores manuales: incluso cuando se trata de varias tasas de impuesto al consumo (la tasa impositiva estándar del 10 % y la tasa impositiva reducida del 8 %), se pueden importar datos masivos desde una sola fuente sin tener que introducir manualmente cada punto de datos. Además, los errores de cálculo se pueden evitar gracias a la función de cálculo automático del sistema.

• Protección contra manipulaciones de datos: las facturas digitales vienen con funcionalidades de firma electrónica, la capacidad de ver el historial de acceso y la capacidad de vía historial de revisiones y eliminaciones: prevención de fraude y funcionalidades de seguridad que son difíciles de obtener con los sistemas establecidos en papel.

• Reducción de costos de almacenamiento: las facturas digitales están almacenadas electrónicamente, lo que elimina la necesidad de espacio físico de almacenamiento y costos de declaración fiscal asociados a los documentos en papel. Además, cuando necesites verificar documentos, puedes localizarlos rápidamente usando la función de búsqueda integrada.

• Compatibilidad de trabajo remoto: incluso cuando el personal trabaja de forma remota, todo el flujo de trabajo se puede completar rápidamente.

Puntos clave

Si bien las facturas digitales ofrecen varios beneficios como se describió anteriormente, hay varios puntos a tener en cuenta a la hora de adoptarlas.

• Notificación al empleado requerida: para evitar interrupciones operativas, asegúrate de avisar con antelación sobre los procedimientos adecuados a cualquier empleado responsable del manejo de facturas digitales. Al almacenar datos, en particular, asegúrate de contar con un sistema de gestión robusto para evitar la eliminación accidental de información. Además, para evitar filtraciones de datos, es importante establecer y hacer cumplir estrictamente la configuración y gestión de contraseñas, y llevar a cabo una capacitación en seguridad.

• Socios empresas que no adoptan facturas digitales: por varias razones, a algunos de tus socios empresas les puede resultar difícil adoptar facturas digitales. Si ese es el caso, es posible que debas manejar facturas en papel y digitales, lo que podría aumentar la carga de las operaciones contables. Por lo tanto, las empresas que estén considerando cambiar a facturas digitales deben determinar primero si tienen algún socio comercial que aún requiera documentos en papel antes de tomar su decisión. Además, al implementar facturas digitales, es importante preparar con anticipación una notificación sobre el uso de facturas electrónicas y obtener el consentimiento de tus socios empresas lo antes posible.

Con el sistema de facturas actual, a medida que las facturas digitales se generalizan, es importante comprender no solo los requisitos obligatorios especificados por el sistema, sino también las consideraciones clave de la facturación digital para garantizar que tus facturas calificadas sigan siendo emitidas y almacenadas correctamente. Por lo tanto, las empresas que planean adoptar facturas digitales deben considerar cuidadosamente estos puntos, prepararse a fondo y luego comenzar a procesar la implementación para garantizar una transición fluida a la facturación digital.

Con las facturas digitales, tu empresa puede centralizar la gestión de facturas dentro de un único sistema, lo que reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para crear y almacenar facturas. Esto ayudará a mejorar la eficiencia general de la empresa y facilitará operaciones administrativas más fluidas y eficaces.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojada en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

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