Il sistema delle fatture qualificate è stato introdotto in Giappone nell'ottobre 2023. In base a tale sistema, le attività sono tenute a emettere e conservare fatture qualificate per poter richiedere il credito fiscale sugli acquisti ai fini dell'imposta sui consumi.

Inoltre, a partire da gennaio 2024, l'Electronic Books Preservation Act (noto anche come Electronic Bookkeeping Act) impone che i documenti scambiati in formato elettronico debbano essere conservati nella loro forma elettronica originale. Le attività che si occupano principalmente di transazioni elettroniche devono quindi prestare particolare attenzione nel gestire le fatture qualificate ai sensi di questa legge.

Le transazioni elettroniche, che consentono lo scambio di documenti a distanza, offrono un elevato livello di praticità e sono ormai ampiamente utilizzate dalle attività. Allo stesso modo, le fatture digitali, che sono versioni elettroniche delle fatture qualificate, si stanno diffondendo sempre più. Dato che tutti i processi, dalla creazione e dall'emissione all'archiviazione, si possono eseguire elettronicamente, le fatture digitali possono migliorare le operazioni di back-office e aumentare la produttività.

In questo articolo forniremo una spiegazione chiara delle nozioni di base relative alle fatture digitali, compresi i motivi per cui hanno acquisito importanza in Giappone negli ultimi anni, i loro vantaggi e gli aspetti da tenere in considerazione.

Contenuto dell'articolo

• Che cosa sono le fatture digitali?
  
• Perché le fatture digitali acquisendo sempre più importanza
  
• Lo standard internazionale Peppol
  
• Vantaggi e punti chiave delle fatture digitali
  
• I vantaggi di Stripe Invoicing
  

Spiegazione delle fatture digitali

La fattura digitale, nota anche come fattura elettronica, è un documento che soddisfa i requisiti del sistema di fatturazione. In altre parole, è una fattura qualificata che è stata convertita in dati elettronici. Quando le attività utilizzano queste fatture digitali, sono considerate transazioni elettroniche e devono essere archiviate in conformità con l'Electronic Bookkeeping Act.

Differenza tra fatture digitali e fatture elettroniche

Come accennato in precedenza, fatture digitali e fatture elettroniche sono generalmente considerate equivalenti e non esiste una distinzione formale e univoca tra le due definizioni. Tuttavia, osservando il tema più da vicino, emergono alcune sfumature concettuali che possono portare a un utilizzo diverso dei due termini in specifici contesti operativi e aziendali.

• Fattura digitale: si riferisce a una fattura qualificata in formato elettronico (fattura elettronica) che è stata standardizzata e strutturata in base allo standard internazionale Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Con le fatture digitali, l'intero processo aziendale, comprese le interazioni interne ed esterne, viene ottimizzato grazie al sistema di elaborazione automatizzato sottostante.

• Fattura elettronica: si riferisce a una fattura qualificata che è stata convertita in dati elettronici. Ad esempio, se converti manualmente una fattura cartacea o creata in Excel in un file PDF e la invii via email a un partner commerciale, questa si qualifica come fattura elettronica. A differenza delle fatture digitali, che sono sempre fatture qualificate, il termine fatture elettroniche può anche riferirsi a documenti elettronici generalmente denominati "fatture", non limitati esclusivamente alle fatture qualificate.

Ciò dimostra che il termine "fattura elettronica" ha un significato più ampio, poiché può riferirsi non solo alle fatture qualificate, ma anche alle fatture regolari, a seconda della situazione. I dettagli dello standard Peppol saranno illustrati più avanti nell'articolo, ma per ora è utile comprendere che i termini fatture digitali e fatture elettroniche sono talvolta utilizzati in modo diverso a seconda che le fatture siano standardizzate e strutturate.

Tieni presente che, in questo articolo, la nostra spiegazione delle fatture digitali si basa sul presupposto che si tratti di fatture qualificate conformi allo standard Peppol.

Perché le fatture digitali acquisendo sempre più importanza

Non sussiste alcun obbligo legale di utilizzare fatture digitali e le attività sono autorizzate a continuare a scambiarsi fatture qualificate in formato cartaceo. Tuttavia, nell'attuale contesto giapponese, in cui sono in vigore il sistema di fatturazione e l'Electronic Bookkeeping Act può eliminare lavori superflui, ridurre i costi e migliorare la sicurezza. Inoltre, dato che le fatture digitali consentono transazioni fluide, anche se gestite a distanza, la loro praticità ed efficienza costituiscono un solido argomento a favore della loro adozione.

In particolare, la conformità al sistema di fatturazione, che prevede requisiti obbligatori dettagliati, può richiedere molto tempo e lavoro se effettuato a mano o inserito manualmente su un computer. È probabile che si verifichino errori e omissioni, rendendo potenzialmente difficile creare una fattura qualificata che soddisfi i requisiti. Ad esempio, quando si creano fatture qualificate, è necessario prestare attenzione a garantire che non vi siano errori nel numero di registrazione del sistema di fatturazione che attesta lo stato di società emittente di fatture qualificate o nel modo in cui registri la notazione dell'imposta sui consumi in conformità con il sistema di fatturazione. Se le informazioni fornite sono insufficienti, la fattura non sarà considerata una fattura qualificata e il partner commerciale non potrà richiedere il credito fiscale sugli acquisti. Ciò comporta il rischio aggiuntivo di danneggiare la reputazione della tua azienda e di ridurre la fiducia degli acquirenti.

In questo contesto, molte attività stanno valutando l'implementazione di sistemi di fatturazione online conformi a Peppol e al sistema di fatturazione. Ciò ha portato le fatture digitali ad acquisire una notevole rilevanza.

Lo standard internazionale Peppol

Nel sistema di fatturazione non esistono requisiti legali relativi allo stile di scrittura o al formato delle fatture qualificate. Pertanto, purché le informazioni obbligatorie siano riportate in modo accurato, sono accettabili sia in formato cartaceo che elettronico. Tuttavia, nella gestione delle fatture elettroniche qualificate è necessario disporre di un meccanismo condiviso che consenta la comunicazione tra i diversi sistemi software e permetta un'elaborazione automatizzata fluida ed efficiente.

Pertanto, al fine di garantire l'interoperabilità dei documenti elettronici, il Giappone ha adottato le specifiche dello Standard internazionale Peppol. Peppol è gestito dall'organizzazione internazionale no profit belga OpenPeppol. In Giappone, l'agenzia digitale del governo nazionale funge da membro di Peppol e funge da autorità di gestione. L'agenzia digitale ha sviluppato le specifiche JP PINT, che rappresentano lo standard per le fatture digitali personalizzate per il Giappone.

In base alle specifiche dello standard internazionale Peppol, le fatture possono essere inviate e ricevute tramite il punto di accesso Peppol di ciascun utente, eliminando la necessità di utilizzare lo stesso software. Le attività possono quindi continuare a operare con le interfacce già in uso, rendendo le transazioni più fluide non solo a livello nazionale, ma anche internazionale.

Va precisato che, anche se una fattura qualificata non è conforme allo standard Peppol, è comunque possibile emetterla e conservarla. Tuttavia, è prevedibile che in futuro l'intero processo di transazione, inclusi contratti e gestione degli ordini, continui a essere oggetto di trasformazione digitale (DX). In questo contesto, l'adozione di un sistema conforme a Peppol può ragionevolmente tradursi in un miglioramento dei processi e dei sistemi aziendali nel medio-lungo periodo.

Nota: DX si riferisce all'insieme delle iniziative che utilizzano la tecnologia digitale per creare nuovo valore e migliorare la vita delle persone.

Vantaggi e punti chiave delle fatture digitali

Vantaggi

I vantaggi delle fatture digitali includono i seguenti aspetti:

• Eliminazione degli errori manuali: anche quando si ha a che fare con aliquote IVA multiple (aliquota standard del 10% e aliquota ridotta dell'8%), è possibile importare i dati in blocco da un'unica fonte, senza dover inserire manualmente ogni singolo dato. Inoltre, grazie alla funzione di calcolo automatico del sistema, è possibile evitare errori di calcolo.

• Protezione dalla manomissione dei dati: le fatture digitali hanno la funzionalità di firma elettronica, la possibilità di vedere la cronologia degli accessi e di tracciare lo storico delle revisioni e delle cancellazioni, funzioni di protezione delle frodi e di sicurezza difficili da ottenere con i sistemi cartacei.

• Riduzione dei costi di archiviazione: le fatture digitali vengono archiviate elettronicamente, eliminando la necessità di spazio fisico e i costi di conservazione associati ai documenti cartacei. Inoltre, quando devi consultare i documenti, puoi individuarli rapidamente utilizzando la funzione di ricerca integrata.

• Compatibilità con il lavoro da remoto: l'intero flusso di lavoro anche se è gestito da personale che lavora da remoto, può essere completato rapidamente.

Punti chiave

Anche se le fatture digitali offrano diversi vantaggi, come descritto in precedenza, è necessario considerare alcuni aspetti prima di adottarle.

• Notifica obbligatoria ai dipendenti: per evitare interruzioni operative, assicurati di fornire con anticipo, a tutti i dipendenti responsabili della gestione delle fatture digitali, indicazioni chiare sulle procedure corrette. In particolare, per la conservazione dei dati, assicurati che sia in uso un sistema di gestione affidabile, in grado di prevenire cancellazioni accidentali. Inoltre, per ridurre il rischio di violazioni dei dati, è importante definire e applicare rigorosamente policy per la creazione e la gestione delle password, oltre a svolgere attività di formazione sulla sicurezza.

• Partner commerciali che non adottano le fatture digitali: per una serie di motivi, alcuni dei tuoi partner commerciali potrebbero avere difficoltà ad adottare le fatture digitali. In tal caso, potresti dover gestire tu sia le fatture cartacee che quelle digitali, il che potrebbe aumentare il carico di lavoro delle operazioni di contabilità. Pertanto, le attività che stanno valutando il passaggio alle fatture digitali devono prima verificare se ci sono ancora partner commerciali che richiedono documenti cartacei prima di decidere. Inoltre, quando si implementano le fatture digitali, è importante preparare in anticipo una notifica sull'uso delle fatture elettroniche e ottenere il consenso del partner commerciale il prima possibile.

Con l'attuale sistema di fatturazione, dato il crescente utilizzo delle fatture digitali, è fondamentale comprendere non solo i requisiti obbligatori specificati dal sistema, ma anche gli aspetti chiave della fatturazione digitale per garantire che le fatture qualificate continuino a essere emesse e archiviate correttamente. Quindi, le attività che intendono adottare le fatture digitali devono valutare attentamente questi aspetti, prepararsi accuratamente e quindi avviare il processo di implementazione per garantire una transizione fluida alla fatturazione digitale.

Grazie alle fatture digitali, la tua attività può centralizzare la gestione delle fatture in un unico sistema, riducendo notevolmente il tempo e lo sforzo necessari per la loro creazione e archiviazione. Ciò contribuirà a migliorare l'efficienza complessiva dell'attività e a facilitare le operazioni di back-office rendendole più fluide ed efficaci.

I vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Miglioramento dell'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Riduzione del carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

Scopri di più come Stripe può semplificare il processo di contabilità dei clienti, oppure inizia oggi stesso.