Unternehmen in Deutschland müssen auf ihre Produkte und Leistungen grundsätzlich Umsatzsteuer erheben – Kleinunternehmen können sich jedoch von dieser Pflicht befreien lassen. In diesem Artikel erfahren Sie, was die Regelbesteuerung ist und wie sie sich von der Kleinunternehmerregelung unterscheidet. Zudem zeigen wir, wie sich Unternehmen korrekt steuerlich registrieren, welche Pflichten sie unter der Regelbesteuerung erfüllen müssen und wie Rechnungen beim Übergang rechtskonform angepasst werden. Außerdem gehen wir auf typische Prüfungsrisiken ein und stellen bewährte Best Practices vor, mit denen Unternehmen ihre Umsatzsteuerpflichten effizient, sicher und gesetzeskonform erfüllen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Regelbesteuerung?
  
• Wie erfolgt die steuerliche Registrierung von Unternehmen in Deutschland?
  
• Welche Umsatzsteuerpflichten müssen deutsche Unternehmen erfüllen?
  
• Rechnungskorrektur beim Wechsel zur Regelbesteuerung
  
• Prüfungsrisiken bei der Regelbesteuerung
  
• Best Practices der Regelbesteuerung
  

Was ist die Regelbesteuerung?

Die Regelbesteuerung ist der gesetzliche Normalfall im deutschen Umsatzsteuerrecht. Unternehmen müssen dabei auf ihre Umsätze aus Lieferungen und sonstigen Leistungen Umsatzsteuer erheben. Das bedeutet, dass sie die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen und den ausgewiesenen Betrag an das Finanzamt abführen müssen. Zudem sind mit der Regelbesteuerung laufende Pflichten zur Dokumentation und Meldung verbunden.

Ein wesentlicher Vorteil der Regelbesteuerung ist der Vorsteuerabzug. Unternehmen können die in Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Dadurch tragen sie nur die wirtschaftlich tatsächlich entstandene Umsatzsteuerlast.

Die Umsatzsteuerpflicht gilt in Deutschland jedoch nicht uneingeschränkt – in manchen Fällen ist eine Befreiung von der Umsatzsteuer möglich. Für einige Waren und Dienstleistungen gilt beispielsweise ein Nullsteuersatz. Auch bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen stellen deutsche Unternehmen Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus, da diese von den empfangenden Unternehmen im jeweiligen EU-Mitgliedstaat nach dem Reverse-Charge-Verfahren versteuert werden. Unabhängig davon können sich Unternehmen auch grundsätzlich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen, wenn sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

Ausnahme: Kleinunternehmen

Kleinunternehmen können sich nach § 19 UStG von der Regelbesteuerung befreien lassen, wenn ihre Umsätze bestimmte Grenzen nicht überschreiten. Voraussetzung ist, dass der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 € betrug und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht übersteigt. Wird die Kleinunternehmerregelung angewendet, dürfen Unternehmen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Im Gegenzug entfällt jedoch die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug.

Unternehmen unterhalb der Umsatzgrenzen sind nicht verpflichtet, den Status als Kleinunternehmen anzunehmen. Wenn sie sich bei der Gründung gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden, unterliegen sie allerdings fünf Jahre der Regelbesteuerung (siehe § 19 Abs. 3 UStG). Erst nach Ablauf dieses Zeitraums ist ein Wechsel zur Kleinunternehmerregelung wieder möglich. Wer den Status als Kleinunternehmer/in annimmt und die festgelegten Umsatzgrenzen überschreitet, muss automatisch ab dem folgenden Jahr Umsatzsteuer ausweisen.

Wie erfolgt die steuerliche Registrierung von Unternehmen in Deutschland?

Wer in Deutschland unternehmerisch tätig wird, benötigt für steuerliche Zwecke eine Steuernummer vom Finanzamt. Die Steuernummer dient als eindeutige Identifikationsnummer für steuerpflichtige und juristische Personen, die es den Finanzbehörden ermöglicht, Steuererklärungen und Zahlungen korrekt zuzuordnen. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen sowie umsatzsteuerpflichtige Freiberufler/innen müssen die Steuernummer auf ihren Rechnungen angeben.

Wenn ein deutsches Unternehmen steuerrelevante Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland erbringt, benötigt es zusätzlich zur Steuernummer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID). Diese ist sowohl beim Erwerb von Waren oder Leistungen als auch bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Leistungen erforderlich. Die USt-ID wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben und stellt sicher, dass die steuerlich relevanten Umsätze korrekt erfasst und abgerechnet werden können.

Entscheiden sich Kleinunternehmer/innen für die Regelbesteuerung, unterliegen sie ab diesem Zeitpunkt der Umsatzsteuerpflicht. Sie sind folglich verpflichtet, eine Steuernummer auf ihren Rechnungen auszuweisen. Wenn sie grenzüberschreitend innerhalb der EU tätig sind, sollten sie zudem frühzeitig eine USt-ID beantragen. Diese ist Voraussetzung für die korrekte Abrechnung von EU-weiten Lieferungen und Leistungen. Eine sorgfältige Planung des Übergangsprozesses hilft, Fehler, Nachzahlungen oder Verzögerungen bei der Umsatzsteuerrückerstattung zu vermeiden.

Welche Umsatzsteuerpflichten müssen deutsche Unternehmen erfüllen?

Unternehmen, die der Regelbesteuerung unterliegen, müssen hinsichtlich der Umsatzsteuer verschiedene Pflichten erfüllen. Die wichtigsten finden Sie nachfolgend im Überblick.

Rechnungsstellung

Das Umsatzsteuergesetz listet in § 14 Abs. 4 UStG die Pflichtangaben auf, die eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss. Fehlen Angaben, kann die Rechnung in einer Betriebs- oder Steuerprüfung beanstandet werden und eine Nach- oder Strafzahlung folgen. Um die Umsatzsteuerpflicht zu erfüllen, müssen deutsche Unternehmen die folgenden Informationen korrekt auf ihren Rechnungen ausweisen:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  
• Leistungszeitraum
  
• die Steuernummer oder – bei grenzüberschreitenden Leistungen innerhalb der EU – die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• die Menge und Art der gelieferten Produkte oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung
  
• Netto- und Bruttobetrag
  
• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  

Umsatzsteuersätze

In Deutschland gelten grundsätzlich zwei Umsatzsteuersätze (siehe § 12 UStG). Der Regelsteuersatz, der auf die meisten Waren und Dienstleistungen angewendet wird, beträgt 19 %. Für bestimmte Waren und Dienstleistungen gilt ein ermäßigter Steuersatz von 7 %. Dies betrifft insbesondere Güter des täglichen Bedarfs wie ausgewählte Lebensmittel, Bücher und Zeitungen oder den Personennahverkehr innerhalb einer Gemeinde oder unter einer Beförderungsstrecke von 50 Kilometern.

Unternehmen müssen darauf achten, den jeweils korrekten Steuersatz auf ihren Rechnungen auszuweisen. Unterstützung bei der korrekten Ermittlung des Steuersatzes bietet Stripe Tax. Denn Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag automatisch unter Berücksichtigung des Produktangebots und des Verkaufsorts. Nationale und internationale Steuerregelungen und -anpassungen werden dabei tagesaktuell berücksichtigt. Zudem erstellt Tax einreichungsfertige Steuerdaten für Umsatzsteuererklärungen.

Meldepflichten

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen müssen regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt einreichen (siehe § 18 UStG). In diesem Formular geben sie regelmäßig – je nach Einordnung durch das Finanzamt monatlich oder vierteljährlich – an, wie viel Umsatzsteuer sie eingenommen haben und welche Vorsteuerbeträge abziehbar sind. Der vereinnahmten Umsatzsteuer werden die abziehbaren Vorsteuern gegenübergestellt. Die Differenz wird entweder an das Finanzamt gezahlt oder erstattet.

Diese Meldung der Umsatzsteuer ist jedoch vorläufig: Am Jahresende reichen die Unternehmen eine Umsatzsteuerjahreserklärung ein. Diese fasst sämtliche Umsatzsteuervoranmeldungen eines Jahres zusammen und dient somit der etwaigen Korrektur sowie der endgültigen Feststellung der Steuerlast.

Kleinunternehmen müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen. Sie weisen ihre Umsatzsteuerbefreiung in der Umsatzsteuerjahreserklärung aus. Eine sorgfältige Einhaltung der Meldepflichten schützt sowohl umsatzsteuerpflichtige als auch umsatzsteuerbefreite Unternehmen vor Nachzahlungen, Verzugszinsen oder Bußgeldern. Daher ist es wichtig, klare Abläufe für die Voranmeldungen und die Jahreserklärung einzurichten und die jeweiligen Fristen genau zu beachten.

Rechnungskorrektur beim Wechsel zur Regelbesteuerung

Rechnungen, die vor dem Wechsel zur Regelbesteuerung korrekt nach den Regeln für Kleinunternehmen erstellt wurden, müssen nicht nachträglich angepasst werden. Sobald jedoch die Regelbesteuerung greift, müssen die Rechnungen den korrekten Umsatzsteuersatz ausweisen.

Wird nach dem Wechsel eine Rechnung korrigiert, die ursprünglich unter der Kleinunternehmerregelung ohne Umsatzsteuer ausgestellt wurde, bleibt diese Rechnung umsatzsteuerfrei. Die Umsatzsteuerpflicht greift nicht rückwirkend. Das bedeutet: Auch wenn die Korrektur nach Einführung der Regelbesteuerung erfolgt, darf keine Umsatzsteuer auf bereits erbrachte Leistungen ausgewiesen werden.

Ab dem Wechsel zur Regelbesteuerung ist es zudem besonders wichtig, auch Eingangsrechnungen genau zu prüfen und korrekt zu dokumentieren, um die Vorsteuer geltend machen zu können. Nur vollständig und korrekt ausgestellte Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug. Es ist ratsam, interne Abläufe für die Rechnungsprüfung und -korrektur festzulegen. So lassen sich Fehler vermeiden und der Übergang von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung reibungslos gestalten.

Prüfungsrisiken bei der Regelbesteuerung

Mit der Regelbesteuerung steigen die Anforderungen an die korrekte Umsetzung der Umsatzsteuer und damit auch die Prüfungsrisiken.

Wer als Kleinunternehmer/in zur Regelbesteuerung wechselt, muss darauf achten, dass er ab dem Zeitpunkt des Wechsels alle damit verbundenen Pflichten korrekt umsetzt. Dazu gehört insbesondere, Rechnungen mit dem korrekten Umsatzsteuersatz auszustellen, Eingangsrechnungen sorgfältig für den Vorsteuerabzug zu dokumentieren und die Umsatzsteuervoranmeldungen fristgerecht einzureichen. Bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU müssen Unternehmen zudem frühzeitig eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Versäumnisse können zu Beanstandungen und Strafen durch das Finanzamt führen.

Unvollständige oder fehlerhafte Umsatzsteuervoranmeldungen oder die Nichteinhaltung der Fristen können beispielsweise Zinsen auf Nachzahlungen auslösen oder Bußgelder zur Folge haben. Auch die falsche Zuordnung von Umsätzen oder Vorsteuerbeträgen zu den Steuerperioden stellt ein Prüfungsrisiko dar. Werden Umsätze oder Vorsteuerbeträge in der falschen Abrechnungsperiode erfasst, kann dies zu Korrekturen, Nachforderungen oder zusätzlichen Prüfungen durch das Finanzamt führen.

Best Practices der Regelbesteuerung

Um die Umsatzsteuerpflichten effizient und fehlerfrei zu erfüllen, sollten Unternehmen in Deutschland einige bewährte Vorgehensweisen berücksichtigen. Diese minimieren Prüfungsrisiken und erleichtern den Übergang von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung.

Umsatzschwellen kontinuierlich überwachen

Kleinunternehmen sollten die eigenen Umsätze regelmäßig überprüfen, um frühzeitig zu erkennen, wann die Umsatzgrenzen überschritten werden. Eine kontinuierliche Überwachung verhindert, dass der automatische Wechsel zur Regelbesteuerung das Unternehmen unvorbereitet trifft. Besonders wichtig ist dies bei saisonalen Schwankungen oder unerwartet starkem Umsatzwachstum.

Automatisierung der Rechnungsstellung

Die korrekte Erstellung von Rechnungen ist zentral für die Einhaltung der Umsatzsteuerpflicht. Automatisierte Systeme wie Stripe Tax können Unternehmen dabei unterstützen, Rechnungen mit den richtigen Umsatzsteuersätzen zu erstellen, die erforderlichen Pflichtangaben auszuweisen und die Rechnungen revisionssicher zu speichern. Eine Automatisierung reduziert menschliche Fehler und spart Zeit bei der Rechnungsprüfung und -korrektur.

Validierung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern

Bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU benötigen deutsche Unternehmen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern ihrer Kundinnen und Kunden. Falsche oder ungültige USt-IDs können zu Beanstandungen durch das Finanzamt führen. Unternehmen sollten daher regelmäßig die Gültigkeit der USt-IDs prüfen und die jeweiligen Prüfnachweise dokumentieren, zum Beispiel mithilfe offizieller Datenbanken oder automatisierter Prüfsysteme.

Interne Kontrollprozesse etablieren

Regelmäßige interne Prüfungen von Rechnungen, Eingangsbelegen und Umsatzmeldungen helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen. Dokumentierte Kontrollprozesse tragen dazu bei, dass Vorsteuerabzüge korrekt geltend gemacht und Umsatzsteuervoranmeldungen vollständig und fristgerecht eingereicht werden.

Frühzeitige Planung des Übergangs zur Regelbesteuerung

Der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung sollte gut geplant sein. Unternehmen sollten bereits vor Überschreiten der Umsatzgrenzen alle notwendigen Systeme und Prozesse vorbereiten, damit ab dem Zeitpunkt der Regelbesteuerung sämtliche Pflichten korrekt umgesetzt werden. Eine sorgfältige Vorbereitung erleichtert den Übergang und unterstützt die zuverlässige Erfüllung aller steuerlichen Pflichten.