Ondernemingen in Duitsland moeten in principe belasting toegevoegde waarde (btw) berekenen over hun producten en diensten, maar er is een vrijstelling beschikbaar voor kleinere ondernemingen. In dit artikel wordt uitgelegd wat standaardbelastingheffing is en wat het verschil is met de regel voor kleine ondernemingen. We leggen ook uit hoe je je onderneming correct registreert voor belasting, wat je verantwoordelijkheden zijn onder standaardbelastingheffing en hoe je facturen kunt bijwerken wanneer je overstapt zonder de wet te overtreden. Bovendien laten we je de typische auditrisico's zien en delen we enkele beproefde best practices die ondernemingen kunnen gebruiken om ervoor te zorgen dat ze veilig en efficiënt voldoen aan hun btw-verplichtingen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is standaardbelastingheffing?
  
• Hoe registreer je een onderneming voor belasting in Duitsland?
  
• Aan welke btw-verplichtingen moeten ondernemingen in Duitsland voldoen?
  
• Facturen corrigeren bij de overstap naar standaardbelastingheffing
  
• Auditrisico's bij standaardbelastingheffing
  
• Best practices voor standaardbelastingheffing
  

Wat is standaardbelastingheffing?

Standaardbelastingheffing verwijst naar het normale belastingstelsel volgens de Duitse btw-wetgeving. Binnen dat stelsel betalen en berekenen ondernemingen btw over inkomsten uit leveringen en andere belastbare prestaties. Dit betekent dat btw op facturen moet worden vermeld en dat het vermelde bedrag aan het belastingkantoor moet worden afgedragen. Standaardbelastingheffing gaat ook gepaard met doorlopende documentatie- en rapportageverplichtingen.

Een van de belangrijkste voordelen van standaardbelastingheffing is de voorbelastingaftrek. De btw die ondernemingen ontvangen op inkomende facturen kan worden teruggevorderd als voorbelasting, wat betekent dat ze alleen de btw moeten betalen die ze daadwerkelijk hebben betaald.

Maar dat is geen algemene regel, en in bepaalde gevallen kunnen activiteiten in het land zichzelf vrijstellen van btw. Voor bepaalde items en aanbiedingen geldt bijvoorbeeld een nultarief. Duitse ondernemingen factureren ook intracommunautaire leveringen van goederen en diensten exclusief btw, aangezien de ontvangende ondernemingen die leveringen in hun respectieve EU-lidstaat belasten onder de verleggingsregeling. Hoe dan ook kunnen sommige ondernemingen zichzelf in principe volledig vrijstellen van btw via de regeling voor kleine ondernemers.

Vrijgesteld: kleine ondernemingen

Volgens § 19 van de Duitse btw-wet (UStG) worden kleinere ondernemingen vrijgesteld van standaardbelastingheffing als hun inkomsten onder de gespecificeerde drempelwaarden liggen. Meer specifiek moeten hun resultaten in het voorgaande kalenderjaar minder dan 25.000 euro zijn geweest en in het lopende jaar waarschijnlijk niet hoger zijn dan 100.000 euro. Entiteiten die de regel voor kleine ondernemingen toepassen, mogen geen btw vermelden op facturen en hoeven geen voorlopige aangifte te doen. Dat betekent echter ook dat ze geen aftrek van voorbelasting kunnen claimen.

Ondernemingen die onder de inkomstenlimieten vallen, zijn vrijgesteld van de status van kleine onderneming. Maar als ze bij de oprichting afzien van de regeling voor kleine ondernemingen, zijn ze gedurende vijf jaar gebonden aan het reguliere belastingstelsel (zie § 19.3 van de UStG). Ze moeten wachten tot de termijn van vijf jaar is verstreken voordat ze zich opnieuw kunnen aanmelden. Ondernemingen die deze status claimen en waarvan de inkomsten de vastgestelde limieten overschrijden, zijn automatisch verplicht zich het volgende jaar voor de btw te registreren.

Hoe registreer je een onderneming voor belastingen in Duitsland?

Als je bedrijfsactiviteiten wilt ontplooien in Duitsland, heb je een belastingidentificatienummer nodig dat is uitgegeven door het belastingkantoor voor heffingsdoeleinden. Deze belasting-ID is een uniek nummer dat wordt toegewezen aan belastbare en juridische entiteiten waarmee belastingdiensten aangiften en betalingen correct kunnen identificeren. Ondernemingen en freelance professionals die btw-plichtig zijn, moeten hun belasting-ID op facturen vermelden.

Als een Duitse onderneming belastbare leveringen doet voor activiteiten in andere EU-landen, moet deze zowel beschikken over een belasting- als een btw-ID. De twee zijn nodig voor het verwerven van goederen of diensten, en voor intracommunautaire leveringen van artikelen of aanbiedingen. Het Bundeszentralamt für Steuern geeft btw-ID's uit en zorgt ervoor dat belastbare inkomsten nauwkeurig worden vastgelegd en gefactureerd.

Kleinere ondernemingen die kiezen voor standaardbelastingheffing zijn btw verschuldigd vanaf het moment dat ze deze keuze maken. Vervolgens zijn ze verplicht om een belasting-ID op hun facturen te vermelden. Als ze in andere EU-landen actief zijn, moeten ze ook ruim van tevoren een btw-ID aanvragen. Dat is de enige manier om EU-brede leveringen van goederen en diensten nauwkeurig te factureren. Door de overgang zorgvuldig te plannen, kunnen fouten, achterstallige betalingen en vertragingen bij het verkrijgen van btw-terugbetalingen worden voorkomen.

Aan welke btw-verplichtingen moeten ondernemingen in Duitsland voldoen?

Er zijn verschillende verplichtingen waaraan ondernemingen die onderworpen zijn aan standaard-btw moeten voldoen. Hieronder noemen we een paar van de belangrijkste.

Facturatie

§ 14.4 UStG vermeldt de verplichte informatie die een juiste factuur moet bevatten. Degenen die niet over de nodige gegevens beschikken, kunnen tijdens een bedrijfs- of belastingaudit worden afgewezen, wat kan leiden tot achterstallige betalingen of boetes. Duitse bedrijven moeten de volgende gegevens op hun facturen correct vermelden om aan hun btw-verplichtingen te voldoen:

• Volledige naam en adres van de verkoper
  
• Volledige naam en adres van de koper
  
• Een opeenvolgend, uniek factuurnummer
  
• Datum waarop de factuur is uitgegeven
  
• Datum van levering of andere dienstverlening
  
• Uitvoeringsperiode
  
• De belasting-ID of, voor internationale leveringen binnen de EU, de btw-ID
  
• Hoeveelheid en soort geleverde producten of omvang en soort verleende dienst
  
• Netto- en brutobedrag
  
• Toepasselijk belastingtarief en het bijbehorende belastingbedrag of, in het geval van een belastingvrijstelling, een verwijzing naar de belastingvrijstelling
  

Btw-tarieven

In principe kent Duitsland twee btw-tarieven (zie § 12 UStG). Het basispercentage voor de meeste artikelen en aanbiedingen is 19%. Maar voor bepaalde goederen en diensten geldt een verlaagd percentage van 7%, met name voor dagelijkse benodigdheden, zoals bepaalde etenswaren, boeken, kranten en tijdschriften, evenals het openbaar vervoer binnen een gemeente of op een reis van minder dan 50 kilometer.

Ondernemingen moeten ervoor zorgen dat op elke factuur het juiste tarief wordt vermeld. Stripe Tax ondersteunt het berekenen van het juiste heffingspercentage. Belasting wordt automatisch berekend en geïnd, op basis van je productaanbod en POS-systeem. Ook wordt rekening gehouden met nationale en internationale belastingbepalingen en aanpassingen, met dagelijkse updates. Bovendien genereert Tax kant-en-klare fiscale gegevens voor btw-aangifte.

Rapportageverplichtingen

Btw-plichtige ondernemingen moeten regelmatig eem voorlopige btw-aangifte doen bij het belastingkantoor (zie § 18 UStG). Met dat formulier kunnen ze de belastingdienst maandelijks of driemaandelijks vertellen, afhankelijk van waar een lokaal belastingkantoor om vraagt, hoeveel btw er in rekening is gebracht en hoeveel aftrekbare voorbelasting. De belastingdienst verrekent het geïnde bedrag met aftrekbare voorbelasting, int vervolgens het verschil of geeft een terugbetaling.

Toch is dit maar een voorlopig btw-rapport: ondernemingen dienen aan het einde van het jaar een jaarlijkse btw-aangifte in. Dat formulier is een overzicht van elke periodieke verklaring voor een specifiek jaar, en wordt dus gebruikt om eventuele noodzakelijke correcties aan te brengen en het uiteindelijk verschuldigde bedrag aan heffing te bepalen.

Kleinere ondernemingen zijn niet verplicht om voorlopige btw-aangifte te doen. Ze gebruiken die jaarlijkse aangifte om hun vrijstelling aan te geven. Ondernemingen die btw-plichtig zijn en ondernemingen die dat niet zijn, kunnen zich beide beschermen tegen achterstallige betalingen, vertragingsrente of financiële boetes door extra zorgvuldig te voldoen aan de aangifteverplichtingen. Daarom is het belangrijk om duidelijke workflows op te stellen voor periodieke en jaarlijkse indieningen en de relevante deadlines goed in acht te nemen.

Facturen corrigeren bij de overstap naar standaardbelastingheffing

Facturen die vóór de overstap naar standaardbelastingheffing correct zijn gegenereerd volgens de regels voor kleine ondernemingen, hoeven niet met terugwerkende kracht te worden aangepast. Op nieuwe facturen moet wel het juiste btw-tarief worden vermeld zodra het reguliere belastingstelsel van kracht wordt.

Als een factuur die oorspronkelijk uitsluitend voor btw werd uitgegeven volgens de regelgeving voor kleine ondernemingen na een wijziging wordt gewijzigd, blijft deze btw-vrij. De btw-plicht geldt niet met terugwerkende kracht, wat betekent dat reeds geleverde diensten btw-vrij kunnen blijven als de correctie plaatsvindt nadat standaardbelastingheffing is ingevoerd.

Zodra je bent overgestapt op standaardbelastingheffing, is het ook noodzakelijk om je inkomende facturen zorgvuldig te controleren en goed te documenteren, zodat je voorbelasting kunt claimen. Voorbelasting is alleen aftrekbaar als facturen aan alle formele vereisten voldoen. Interne workflows voor het controleren en corrigeren van facturen helpen fouten te voorkomen en bieden ondersteuning voor een soepele overgang van de regel voor kleine ondernemingen naar een regulier stelsel.

Auditrisico's bij standaardbelastingheffing

Standardbelastingheffing betekent strengere voorwaarden om btw correct toe te passen, wat grotere auditrisico's met zich meebrengt.

Een eigenaar van een kleine onderneming die overstapt op een regulier stelsel, moet ervoor zorgen dat aan alle toepasselijke verantwoordelijkheden wordt voldaan op het moment dat hij de overstap maakt. Belangrijke vereisten zijn onder meer het genereren van facturen met het juiste btw-percentage, het zorgvuldig documenteren van ontvangen rekeningen voor aftrek van belasting en het op tijd doen van voorlopige aangiften. Ondernemingen die grensoverschrijdende activiteiten binnen de EU uitoefenen, moeten ook ruim van tevoren een btw-ID aanvragen. Als ze dat niet doen, kan dat leiden tot eisen of boetes van de belastingkantoor.

Het indienen van een onvolledige of onjuiste periodieke btw-aangifte of een aangifte na de deadline kan bijvoorbeeld leiden tot rente over achterstallige betalingen of je een boete opleveren. Een ander auditrisico is het toewijzen van inkomsten of voorbelasting aan het verkeerde tijdsbestek voor de heffing. Het boeken van resultaten of voorbelasting in de verkeerde boekhoudperiode kan leiden tot aanpassingen, aanvullende kosten of extra controles van de belastingdienst.

Best practices voor standaardbelastingheffing

Er zijn een paar beproefde benaderingen die ondernemingen in Duitsland rekening kunnen overwegen om efficiënt en foutloos aan hun btw-verplichtingen te voldoen. Die benaderingen beperken auditrisico's en vereenvoudigen de overgang van regels voor kleine ondernemingen naar standaardbelastingheffing.

Houd altijd drempelwaarden voor inkomsten in de gaten

Kleine bedrijven moeten inkomsten regelmatig controleren om vooraf te bepalen wanneer ze de drempelwaarden voor verdiensten overschrijden. Door je inkomsten voortdurend in de gaten te houden, zorg je ervoor dat je onderneming niet verrast wordt door een automatische overstap naar standaardbelastingheffing. Dat is vooral belangrijk tijdens seizoensschommelingen of onverwachte inkomstengroei.

Automatiseer je facturatie

Het correct opstellen van facturen is essentieel voor naleving van de btw-wetgeving. Geautomatiseerde systemen, zoals Stripe Tax, kunnen ondernemingen helpen facturen te versturen met de juiste belastingtarieven en alle vereiste informatie, en ook om documenten op een manier op te slaan dat er niet mee kan worden geknoeid. Automatisering vermindert menselijke fouten en bespaart je tijd die je anders kwijt zou zijn aan het controleren en corrigeren van facturen.

Valideer btw-identificatienummers

Duitse bedrijven die internationaal actief zijn binnen de EU hebben de btw-identificatienummers van hun klanten nodig. Bij onjuiste of ongeldige ID's kun je in de problemen komen bij het belastingkantoor. Organisaties moeten daarom regelmatig de geldigheid van btw-ID's controleren en het relevante auditbewijs documenteren met behulp van bijvoorbeeld officiële databases of geautomatiseerde validatietools.

Zet interne controles op

Regelmatige interne controles van audits, inkomende documenten en btw-aangiften maken het mogelijk om fouten vroegtijdig op te sporen. Gedocumenteerde controles zorgen voor nauwkeurige btw-aftrekclaims en de tijdige, volledige indiening van voorlopige verklaringen.

Plan je overgang naar standaardbelastingheffing vroeg

De overstap van de regel voor kleine ondernemingen naar standaardbelastingheffing moet zorgvuldig in kaart worden gebracht. Ondernemingen moeten alle systemen en processen die ze nodig hebben klaar hebben voordat ze de omzetdrempelwaarden overschrijden, zodat ze aan alle verplichtingen kunnen voldoen zodra ze de overstap maken. Een goede voorbereiding maakt de overstap makkelijker en helpt om fiscale verplichtingen zonder problemen na te komen.