En Alemania, las empresas están obligadas, en principio, a recaudar el impuesto sobre el valor añadido (IVA) por sus productos y servicios, pero existe una exención para las empresas más pequeñas. En este artículo se explica qué es la tributación estándar y cuál es la diferencia entre esta y la normativa para pequeñas empresas. También describiremos cómo registrar correctamente tu empresa a efectos fiscales, cuáles son las responsabilidades que conlleva la tributación estándar y cómo actualizar las facturas al realizar el cambio sin infringir la ley. Además, te guiaremos a través de los riesgos típicos de las auditorías y compartiremos algunas prácticas recomendadas y probadas que las empresas pueden utilizar para garantizar el cumplimiento de sus obligaciones en materia de IVA de forma segura y eficiente.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es la tributación estándar?
  
• ¿Cómo se registra una empresa a efectos fiscales en Alemania?
  
• ¿Cuáles son las obligaciones en materia de IVA que deben cumplir las empresas en Alemania?
  
• Corrección de facturas al pasar a la tributación estándar
  
• Riesgos de auditoría relacionados con la tributación estándar.
  
• Prácticas fiscales estándar recomendadas
  

¿Qué es la tributación estándar?

La tributación estándar se refiere al régimen fiscal normal según la ley alemana del IVA. Dentro de este régimen, las empresas cobran yrecaudan el IVA sobre los ingresos procedentes de suministros y otras prestaciones imponibles. Eso significa que el IVA debe aparecer en las facturas y que el importe indicado debe remitirse a la oficina de impuestos. La tributación estándar también conlleva obligaciones continuas de documentación y presentación de informes.

Una de las principales ventajas de utilizar la tributación estándar es ladeducción del impuesto soportado. El IVA que las empresas reciben en las facturas entrantes y se puede reclamar como impuesto soportado, lo que significa que solo tienen que hacerse cargo del IVA en el que realmente han incurrido.

Sin embargo, esta no es una regla general y, en ciertos casos, las actividades en el país pueden estar del exentas del IVA.. Por ejemplo, las partidas y ofertas seleccionadas están sujetas a un tipo cero. Las empresas alemanas también facturan entregas intracomunitarias de bienes y servicios sin IVA, ya que las empresas receptoras gravan estas entregas en sus respectivos Estados miembros de la Unión Europea con arreglo al mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Sin embargo, algunas pueden, en principio, eximirse por completo del cobro del IVA utilizando la normativa de las pequeñas empresas.

Exención: pequeñas empresas

Según el artículo 19 de la Ley del IVA alemana (UStG), las pequeñas empresas están exentas de la tributación estándar si sus ingresos son inferiores a los umbrales especificados. Concretamente, sus ingresos deben haber sido inferiores a 25 000 € en el año natural anterior y es improbable que superen los 100 000 € en el año en curso. Las entidades que aplican la norma de las pequeñas empresas no pueden incluir el IVA en las facturas y no están obligadas a presentar declaraciones preliminares. Sin embargo, eso también significa que no pueden solicitar deducciones del impuesto soportado.

Las empresas que no superan los límites de ingresos están exentas de acogerse al régimen de pequeñas empresas. Sin embargo, si optan por no acogerse a la normativa sobre pequeñas empresas en el momento de su constitución, estarán sujetas al régimen fiscal ordinario durante cinco años (véase el artículo 19.3 de la UStG). Tendrán que esperar a que transcurra el plazo de cinco años antes de poder volver a acogerse a dicho régimen. Aquellos que soliciten este régimen y cuyos ingresos superen los límites establecidos estarán obligados automáticamente a registrarse a efectos del IVA al año siguiente.

¿Cómo se registra una empresa a efectos fiscales en Alemania?

Si deseas hacer negocios en Alemania, necesitarás un número de identificación fiscal emitido por la oficina tributaria a efectos recaudatorios. Este número de identificación fiscal es un número único asignado a las personas físicas y jurídicas sujetas a impuestos que permite a las agencias fiscales identificar correctamente las declaraciones y los pagos. Las empresas y los profesionales autónomos sujetos al IVA deben incluir su número de identificación fiscal en las facturas.

Si una empresa alemana realiza suministros sujetos a impuestos a operaciones en otros países de la UE, necesitará tanto un número de identificación fiscal como un número de identificación a efectos deIVA, ambos necesarios para adquirir bienes o servicios, así como para los suministros intracomunitarios de artículos u ofertas. La Oficina Central Federal de Impuestos proporciona los números de identificación a efectos del IVA y garantiza que los ingresos sujetos a impuestos se registren y facturen con precisión.

Las empresas más pequeñas que optan por la tributación estándar están sujetas al IVA desde el momento en que toman esta decisión. Posteriormente, están obligadas a incluir un número de identificación fiscal en sus facturas. Si operan en otros países de la UE, también deben solicitar un número de identificación fiscal con suficiente antelación. Esta es la única forma de facturar con precisión los suministros de bienes y servicios en toda la UE. Planificar el cambio con cuidado ayuda a evitar errores, atrasos y retrasos en la obtención de las devoluciones del IVA.

What are the VAT obligations businesses in Germany have to fulfill?

There are several obligations that businesses subject to standard VAT must fulfill. Below are some of the most important ones.

Invoicing

§ 14.4 of the UStG lists the mandatory information a proper bill has to contain. Those that lack the necessary details could be rejected during a company or tax audit, leading to arrears or fines. In order to fulfill their VAT obligations, German businesses must correctly indicate the following info on their invoices:

• Full name and address of seller
  
• Full name and address of buyer
  
• A sequential, unique invoice number
  
• Issue date of invoice
  
• Date of delivery or other service
  
• Performance period
  
• The tax ID or—for cross-border supplies within the EU—the VAT ID
  
• Quantity and type of products supplied or the scope and type of service rendered
  
• Net and gross amount
  
• Applicable tax rate and the corresponding tax amount or, in the case of a tax exemption, a reference to the tax exemption
  

VAT rates

In principle, Germany has two VAT rates (see § 12 of the UStG). The baseline percentage for most items and offerings is 19%. Selected goods and services, though, are subject to a reduced percentage of 7%. This applies, in particular, to everyday essentials, such as certain food items, books, newspapers, and magazines, as well as local public transport within a municipality or on a journey of less than 50 kilometers.

Businesses need to ensure the correct rate appears on each invoice. Stripe Tax supports calculating the proper levy percentage. Tax is automatically calculated and collected, based on your product offering and point of sale. It also factors in national and international tax provisions and adjustments, with updates implemented daily. Plus, Tax generates ready-to-use fiscal data for filing VAT returns.

Reporting obligations

Businesses subject to VAT are required to file regular preliminary VAT returns with the tax office (see § 18 of the UStG). This form lets them tell the authority—on either a monthly or quarterly basis, depending on what a local tax agency asks for—how much VAT got charged, and how much input tax is deductible. The authority offsets the amount collected against deductible input tax, then either collects the difference or issues a refund.

Still, this is only a provisional VAT report: businesses submit an annual VAT return at the end of the year. This form summarizes each periodic statement for a specific year, and so is used to make any necessary corrections and determine the final amount of levy owed.

Smaller enterprises are not required to file preliminary VAT returns. They use that annual return to report their exemption. Businesses that are liable for VAT and those that are not can both protect themselves against arrears, default interest, or financial penalties by taking extra care to comply with the reporting obligations. That’s why it’s key to establish clear workflows for periodic and annual submissions and pay close attention to the relevant deadlines.

Corrección de facturas al pasar al régimen fiscal estándar

Las facturas generadas correctamente según la normativa para pequeñas empresas antes de pasar al régimen fiscal estándar no necesitan ajustarse retroactivamente. Dicho esto, las nuevas facturas deben empezar a mostrar el tipo de IVA correcto tan pronto como entre en vigor el régimen fiscal normal.

Si una factura emitida originalmente sin IVA en virtud de la normativa para pequeñas empresas se modifica tras un cambio, seguirá estando exenta de IVA. La obligación no se aplica con carácter retroactivo, lo que significa que los servicios ya prestados podrían seguir estando exentos de IVA si la corrección se realiza después de la adopción del IVA estándar.

Una vez que hayas cambiado al régimen fiscal estándar, también es imprescindible que compruebes cuidadosamente tus facturas entrantes y las documentes adecuadamente para poder reclamar el impuesto soportado. El impuesto soportado solo es deducible si las facturas cumplen todos los requisitos formales necesarios. Los flujos de trabajo internos para revisar y corregir las facturas ayudan a evitar errores y facilitan una transición fluida del régimen para pequeñas empresas al régimen estándar.

Riesgos de auditoría relacionados con la tributación estándar

La tributación estándar implica condiciones más exigentes para aplicar correctamente el IVA. Esto aumenta el riesgo de auditorías.

Al pasar a un régimen regular, el propietario de una pequeña empresa debe asegurarse de cumplir con todas las responsabilidades aplicables desde el momento en que realiza el cambio. Esto incluye generar facturas con el porcentaje de IVA correcto, documentar cuidadosamente las facturas recibidas para las deducciones del impuesto soportado y presentar las declaraciones preliminares dentro del plazo establecido. Las empresas que realizan actividades transfronterizas dentro de la UE también deben solicitar un número de identificación fiscal con suficiente antelación. De lo contrario, podrían recibir reclamaciones o sanciones de la agencia tributaria.

Por ejemplo, presentar una declaración periódica del IVA incompleta o incorrecta, o presentarla después de la fecha límite, puede dar lugar a recargos por intereses o sanciones. Otro riesgo de auditoría es asignar los importes de los ingresos o del impuesto soportado al periodo incorrecto para su recaudación. Registrar los ingresos o el impuesto soportado en un periodo contable incorrecto puede dar lugar a ajustes, recargos suplementarios o nuevas auditorías por parte de la autoridad fiscal.

Mejores prácticas fiscales estándar recomendadas

Hay algunos enfoques probados que las empresas que operan en Alemania deben tener en cuenta para cumplir con sus obligaciones en materia de IVA de manera eficiente y sin errores. Estas prácticas minimizan los riesgos de auditoría y facilitan la transición de las normas para pequeñas empresas a la tributación estándar.

Mantén siempre un ojo en los umbrales de ingresos.

Las pequeñas empresas deben revisar periódicamente sus ingresos para identificar cuándo superarán los umbrales de ganancias. El control continuo de los ingresos garantiza que tu empresa no se vea sorprendida por un cambio automático a la tributación estándar. Esto es especialmente importante durante los periodos de fluctuación estacional o de crecimiento inesperado de los ingresos.

Automatiza tu facturación

Una facturación precisa es clave para el cumplimiento de las obligaciones en materia de IVA. Los sistemas automatizados, como Stripe Tax, pueden ayudar a las empresas a enviar facturas que muestren los tipos impositivos correctos e incluyan toda la información necesaria. También pueden proporcionar un almacenamiento de documentos a prueba de manipulaciones. La automatización reduce el riesgo de errores humanos y ahorra tiempo que, de otro modo, se dedicaría a revisar y corregir facturas.

Valida los números de identificación del IVA

Las empresas alemanas que realizan actividades transfronterizas dentro de la UE necesitan los números de identificación fiscal de sus clientes. El uso de identificaciones incorrectas o no válidas podría dar lugar a sanciones por parte de la agencia tributaria. Por lo tanto, las organizaciones deben comprobar periódicamente la validez de los números de identificación fiscal y documentar las pruebas de auditoría pertinentes utilizando bases de datos oficiales o herramientas de validación automatizadas.

Estructura los controles internos

Las revisiones internas periódicas de las auditorías, los documentos entrantes y las declaraciones del IVA permiten identificar rápidamente los errores. Los controles documentados garantizan la correcta cumplimentación de las solicitudes de devolución del IVA soportado y la presentación puntual de las declaraciones preliminares.

Planifica con antelación tu transición a la tributación estándar

El cambio de la normativa para pequeñas empresas a la tributación estándar requiere una planificación cuidadosa. Las empresas deben preparar todos los sistemas y procesos necesarios antes de superar los umbrales de ingresos, para garantizar que pueden cumplir con todas sus obligaciones desde el momento en que se produce el cambio. Una preparación minuciosa facilitará la transición y garantizará el cumplimiento de las obligaciones fiscales.