En principio, las empresas alemanas están obligadas a cobrar el impuesto al valor agregado (IVA) sobre sus productos y servicios, pero hay una exención disponible para las empresas más pequeñas. Este artículo explica qué es la tributación estándar y la diferencia entre esta y el régimen de pequeñas empresas. También describiremos cómo registrar correctamente tu empresa para gravar, cuáles son las responsabilidades de la tributación estándar y cómo actualizar las facturas cuando haces el cambio sin infringir la ley. Además, te explicaremos los riesgos de auditoría típicos y compartiremos algunas prácticas recomendadas probadas que las empresas pueden utilizar para garantizar que cumplen con sus obligaciones a efectos del IVA de forma segura y eficiente.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la tributación estándar?
  
• ¿Cómo se registra una empresa para gravar en Alemania?
  
• ¿Cuáles son las obligaciones de IVA que deben cumplir las empresas en Alemania?
  
• Corrección de facturas cuando se realiza el cambio a la tributación estándar
  
• Riesgos de auditoría involucrados en tributación estándar
  
• Prácticas recomendadas de tributación estándar
  

¿Qué es la tributación estándar?

La tributación estándar se refiere al régimen fiscal ordinario según la ley alemana del IVA. Dentro de este régimen, las empresas cobran y recaudan el IVA sobre los ingresos procedentes de suministros y otras prestaciones sujetas a impuestos, lo que significa que el IVA debe aparecer en las facturas y el importe indicado debe remitirse a la agencia fiscal. La tributación estándar también conlleva obligaciones continuas de documentación y presentación de informes.

Uno de los principales beneficios de la tributación estándar es la deducción fiscal soportada. El IVA que las empresas perciben por las facturas entrantes puede reclamarse como impuesto soportado, lo que significa que solo deben hacerse cargo del IVA en el que realmente han incurrido.

Sin embargo, no se trata de una norma general y, en algunos casos, es posible que las actividades en el país puedan eximirse del IVA. Por ejemplo, los artículos y ofertas seleccionados de tipo cero. Las empresas alemanas también facturan entregas intracomunitarias de bienes y prestaciones de servicios no incluidos en el IVA, ya que las empresas receptoras gravan estas entregas en sus respectivos Estados miembros de la Unión Europea en virtud del mecanismo de inversión del sujeto pasivo. No obstante, algunas pueden, en principio, eximirse totalmente del IVA aplicando el régimen de pequeñas empresas.

Exenciones: pequeñas empresas

Según el Artículo 19 de la Ley alemana del IVA (UStG), las empresas más pequeñas están exentas de la tributación estándar si sus ingresos se encuentran por debajo de los umbrales especificados. En concreto, sus ganancias deben haber sido inferiores a €25,000 en el año natural anterior y es poco probable que superen los €100,000 en el año en curso. Las entidades que aplican el régimen de pequeñas empresas no pueden incluir el IVA en las facturas y no están obligadas a presentar sus declaraciones preliminares. Sin embargo, eso también significa que no pueden solicitar deducciones del impuesto soportado.

Los emprendimientos por debajo de los límites de ingresos están exentos de asumir el estado de pequeña empresa. Sin embargo, si optan por el régimen de pequeñas empresas en el momento de la constitución, quedan sujetos al régimen fiscal ordinario durante cinco años (consulta el Artículo 19.3 de la UStG). Tendrán que esperar hasta que finalice el plazo de cinco años antes de volver a optar por este régimen. Aquellos que soliciten este estado y cuyas ganancias superen los límites establecidos estarán obligados automáticamente a registrarse a efectos del IVA al año siguiente.

¿Cómo se registra una empresa para gravar en Alemania?

Si quieres hacer negocios en Alemania, necesitarás un número de identificación fiscal expedido por la agencia fiscal para fines tributarios. Este número de identificación fiscal es un número único asignado a las personas físicas y jurídicas sujetas a impuestos que permite a las agencias fiscales identificar correctamente las declaraciones y los pagos. Las empresas y los profesionales independientes sujetos al IVA deben incluir su número de identificación fiscal en las facturas.

Si una empresa alemana realiza entregas sujetas a impuestos en operaciones en otros países de la UE, necesitará una identificación fiscal y del IVA, ambas necesarias para adquirir bienes o servicios y para entregar bienes u ofertas intracomunitarias. La agencia fiscal federal central proporciona identificaciones del IVA y garantiza que los ingresos sujetos a impuestos se capturen y facturen con precisión.

Las empresas más pequeñas que optan por la tributación estándar están sujetas al IVA desde el momento en que eligen esta opción. Posteriormente, están obligadas a incluir una identificación fiscal en sus facturas. Si operan en otros países de la UE, también deben solicitar una identificación del IVA con mucha anticipación. Esta es la única forma de facturar con precisión las entregas de bienes y servicios en toda la UE. Planificar el cambio con cuidado ayuda a evitar errores, atrasos y retrasos en la obtención de reembolsos del IVA.

¿Cuáles son las obligaciones de IVA que deben cumplir las empresas en Alemania?

Existen varias obligaciones que las empresas sujetas al IVA estándar deben cumplir. A continuación, se muestran algunas de las más importantes.

Facturación

El artículo 14.4 de la UStG enumera la información obligatoria que debe contener una factura válida. Las facturas que no incluyan los datos necesarios podrían ser rechazadas durante una auditoría fiscal o de la empresa, lo que daría lugar a atrasos o multas. Para cumplir con sus obligaciones relativas al IVA, las empresas alemanas deben indicar correctamente la siguiente información en sus facturas:

• Nombre completo y dirección del vendedor
  
• Nombre completo y dirección del comprador
  
• Número de factura único y secuencial
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• Fecha de entrega u otro servicio
  
• Período de rendimiento
  
• La identificación fiscal o, para las entregas transfronterizas dentro de la UE, la identificación del IVA
  
• Cantidad y tipo de productos suministrados o el alcance y el tipo de servicio prestado
  
• Importes netos y brutos
  
• Tasa impositiva aplicable e importe del impuesto correspondiente o, en el caso de una exención fiscal, una referencia a la exención fiscal
  

Tasas del IVA

En principio, Alemania tiene dos tipos de IVA (consulta el Artículo 12 de la UStG). El porcentaje de referencia para la mayoría de los artículos y ofertas es del 19 %. Sin embargo, los bienes y servicios seleccionados están sujetos a un porcentaje reducido del 7 %. Esto se aplica, en particular, a los artículos esenciales cotidianos, como ciertos alimentos, libros, periódicos y revistas, así como al transporte público local dentro de un municipio o en un viaje de menos de 50 kilómetros.

Las empresas deben asegurarse de que en cada factura aparezca la tasa correcta. Stripe Tax ayuda a calcular el porcentaje de gravamen adecuado. Los impuestos se calculan y recaudan automáticamente, en función de su oferta de productos y del punto de venta. También tiene en cuenta las disposiciones y ajustes fiscales nacionales e internacionales, con actualizaciones diarias. Además, Tax genera datos fiscales listos para usar en la presentación de las declaraciones del IVA.

Obligaciones de información

Las empresas sujetas al IVA están obligadas a presentar declaraciones preliminares del IVA de manera periódica ante la agencia fiscal (consulta el Artículo 18 de la UStG). Este formulario les permite indicar a la autoridad, ya sea mensual o trimestralmente, según lo que pida una agencia fiscal local, cuánto IVA se cobró y cuánto impuesto soportado es deducible. La autoridad compensa el importe recaudado con el impuesto soportado deducible y, a continuación, recauda la diferencia o emite un reembolso.

Aun así, se trata de una declaración provisional del IVA: las empresas presentan una declaración anual del IVA al final del año, en la que se resume cada extracto periódico de un año determinado, por lo que se utilizan para hacer las correcciones necesarias y determinar el importe final del gravamen adeudado.

Las empresas más pequeñas no están obligadas a presentar declaraciones preliminares del IVA. Utilizan esa declaración anual para informar su exención. Tanto las empresas sujetas al IVA como las que no lo están pueden protegerse contra los atrasos, los intereses de demora o las sanciones económicas si prestan especial atención al cumplimiento de las obligaciones de declaración. Por eso es fundamental establecer flujos de trabajo claros para las presentaciones periódicas y anuales y prestar mucha atención a los plazos pertinentes.

Corrección de facturas cuando se realiza el cambio a la tributación estándar

No es necesario ajustar retroactivamente las facturas generadas correctamente en virtud del régimen de pequeñas empresas antes de pasar a la tributación estándar. Dicho esto, las nuevas deben comenzar a mostrar la tasa de IVA correcta en cuanto entre en vigor el régimen fiscal ordinario.

Si una factura emitida originalmente sin IVA según el régimen de pequeñas empresas se modifica tras un cambio, seguirá estando exenta de IVA. Su responsabilidad no se aplica de forma retroactiva, lo que significa que los servicios ya prestados podrían seguir estando exentos de IVA si la corrección se produce después de la adopción del IVA estándar.

También es imperativo, una vez que hayas cambiado a la tributación estándar, verificar cuidadosamente tus facturas entrantes y documentarlas correctamente para poder solicitar la deducción del impuesto soportado. El impuesto soportado solo es deducible si las facturas cumplen con todos los requisitos formales. Los flujos de trabajo internos para la revisión y corrección de facturas ayudan a prevenir errores y admiten una transición fluida del régimen de pequeñas empresas a un régimen ordinario.

Riesgos de auditoría involucrados en tributación estándar

La tributación estándar implica condiciones más exigentes para aplicar correctamente el IVA. Esto conlleva mayores riesgos de auditoría.

El titular de una pequeña empresa en transición a un régimen ordinario debe asegurarse de que se cumpla con todas las responsabilidades aplicables en el momento en que realiza el cambio. Entre los requisitos clave se incluyen generar facturas con el porcentaje de IVA correcto, documentar cuidadosamente las facturas recibidas por deducciones del impuesto soportado y declaraciones fiscales preliminares en el plazo previsto. Las empresas que realizan actividades transfronterizas dentro de la UE también deben solicitar una identificación del IVA con suficiente anticipación. De lo contrario, podrían surgir demandas o sanciones por parte de la agencia fiscal.

Por ejemplo, la presentación de una declaración periódica del IVA incompleta o incorrecta, o la presentación fuera de plazo, puede dar lugar a intereses de demora o a una multa. Otro riesgo de auditoría es la asignación de ingresos o importes del impuesto soportado a un período impositivo incorrecto. El registro de las ganancias o del impuesto soportado en un período contable incorrecto podría dar lugar a ajustes, cargos suplementarios o auditorías adicionales por parte de la autoridad fiscal.

Prácticas recomendadas de tributación estándar

Existen algunos enfoques probados que las operaciones en Alemania deben tener en cuenta para cumplir con sus responsabilidades en lo que respecta al IVA de manera eficiente y sin errores. Estas prácticas minimizan los riesgos de auditoría y facilitan la transición del régimen de pequeñas empresas a la tributación estándar.

Vigila siempre los umbrales de ingresos

Las pequeñas empresas deben revisar sus ingresos con regularidad para identificar con antelación cuándo superarán los umbrales de ingresos. Monitorear continuamente tus ingresos garantiza que tu emprendimiento no sea tomado desprevenido por un cambio automático a tributación estándar. Esto es especialmente importante durante fluctuaciones estacionales o crecimiento inesperado de ingresos.

Automatiza tu facturación

La emisión precisa de facturas es clave para el cumplimiento de la normativa del IVA. Los sistemas automatizados, como Stripe Tax, pueden ayudar a las empresas a enviar facturas que muestren las tasas impositivas correctas e incluyan toda la información requerida, y también proporcionan almacenamiento de documentos a prueba de manipulaciones. La automatización reduce el error humano y te ahorra tiempo que de otro modo dedicarías a revisar y corregir facturas.

Valida los números de identificación del IVA

Las empresas alemanas que realizan actividades transfronterizas dentro de la UE necesitan los números de identificación del IVA de sus clientes. Las identificaciones incorrectas o no válidas podrían causarte problemas con la agencia fiscal. Por lo tanto, las organizaciones deben verificar periódicamente la validez de los números de identificación del IVA y documentar la evidencia de auditoría pertinentes mediante, por ejemplo, bases de datos oficiales o herramientas de validación automatizadas.

Estructura los controles internos

Las revisiones internas periódicas de auditorías, documentos entrantes y declaraciones de IVA permiten identificar los errores de forma temprana. Los controles documentados garantizan la exactitud de las solicitudes de deducciones del IVA soportado y la presentación completa y puntual de las declaraciones preliminares.

Planifica tu transición a la tributación estándar con anticipación

El cambio del régimen de pequeñas empresas a la tributación estándar debe realizarse con cuidado. Las empresas deben preparar todos los sistemas y procesos que necesitarán antes de superar los umbrales de ingresos, para poder cumplir con todas las obligaciones de manera adecuada en el momento en que realicen el cambio. Una preparación cuidadosa facilitará el proceso y ayudará a cumplir con las obligaciones fiscales sin falta.