Företag i Tyskland är i princip skyldiga att ta ut mervärdesskatt (moms) på sina produkter och tjänster – men det finns befrielse för mindre företag. I den här artikeln förklarar vi vad standard beskattning är och skillnaden mellan den och regeln för småföretag. Vi beskriver också hur du registrerar ditt företag för att beskattas korrekt, vilka skyldigheter som följer av standard beskattning och hur du uppdaterar fakturor när du gör bytet utan att bryta mot lagen. Dessutom går vi igenom de typiska revisionsriskerna och delar med oss av beprövad bästa praxis som företag kan använda för att säkerställa att de efterlever sina skyldigheter vad gäller moms på ett säkert och effektivt sätt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är standard beskattning?
  
• Hur registrerar man ett företag för skatt i Tyskland?
  
• Vilka är de momsskyldigheter som företag i Tyskland måste uppfylla?
  
• Korrigera fakturor vid övergång till standard beskattning
  
• Revisionsrisker förknippade med standard beskattning
  
• Bästa praxis för standard beskattning
  

Vad är standard beskattning?

Standard beskattning avser det normala skattesystemet enligt tysk momslag. Inom detta system tar företag ut och samlar in moms på intäkter från leveranser och andra skattepliktiga prestationer. Det innebär att moms måste anges på fakturor och att det angivna beloppet måste betalas in till skattekontoret. Standard beskattning medför också löpande dokumentations- och rapporteringsskyldigheter.

En av de främsta fördelarna med att använda standard beskattning är det ingående skatteavdraget. Den moms som företag får på inkommande fakturor kan återkrävas som ingående skatt, vilket innebär att de endast betalar den moms de faktiskt har haft.

Detta är dock inte en allmän regel, och i vissa fall kan verksamheter i landet vara befriade från moms. Utvalda varor och erbjudanden är till exempel nollskattepliktiga. Tyska företag fakturerar också gemenskapsinterna leveranser av varor och tillhandahållanden av tjänster exklusive moms, eftersom de mottagande företagen beskattar dessa leveranser i sina respektive EU-medlemsstater enligt omvänd skattskyldighet. Oavsett detta kan vissa i princip befria sig helt från att ta ut moms enligt regeln om småföretag.

Undantaget: Småföretag

Enligt 19 § i den tyska momslagen (UStG) är mindre företag befriade från standard beskattning om deras intäkter understiger angivna tröskelvärden. Närmare bestämt måste deras intäkter ha varit mindre än 25 000 euro under föregående kalenderår och sannolikt inte överstiga 100 000 euro under innevarande år. Enheter som tillämpar regeln om småföretag kan inte ange moms på fakturor och är inte skyldiga att lämna in sina preliminära deklarationer. Detta innebär dock också att de inte kan göra anspråk på avdrag för ingående skatt.

Ventureföretag under intäktsgränserna är undantagna från att ha status som småföretag. Men om de väljer bort småföretagsregeln vid bolagsbildningen är de bundna till det reguljära skattesystemet i fem år (se 19.3 § UStG). De måste vänta tills femårsfristen är över innan de väljer att delta igen. De som gör anspråk på denna status och vars intäkt överstiger de angivna gränserna måste automatiskt registrera sig för moms följande år.

Hur registrerar man ett företag för skatt i Tyskland?

Om du vill bedriva företag i Tyskland behöver du ett skatteregistreringsnummer som utfärdas av skattekontoret för skatteuttag. Detta skatteregistreringsnummer är ett unikt nummer som tilldelas skattepliktiga och juridiska personer som gör det möjligt för skattemyndigheter att identifiera intäkter och betalningar korrekt. Ventureföretag och frilansare som är skyldiga att betala moms måste ange sitt skatteregistreringsnummer på fakturorna.

Om ett tyskt företag gör skattepliktiga försäljningar till verksamheter i andra EU-länder behöver det både ett skatteregistreringsnummer och ett momsregistreringsnummer. De två behövs för att förvärva varor eller tjänster och för gemenskapsinterna leveranser av varor eller erbjudanden. Det federala centrala skattekontoret tillhandahåller momsregistreringsnummer och ser till att skattepliktiga intäkter redovisas och faktureras korrekt.

Mindre företag som väljer standard beskattning är skyldiga att betala moms från det att de gör detta val. Därefter är de skyldiga att ange ett skatteregistreringsnummer på sina fakturor. Om de är verksamma i andra EU-länder måste de också ansöka om ett momsregistreringsnummer i förväg. Det är det enda sättet att fakturera EU-omfattande leveranser av varor och tjänster korrekt. Genom att planera övergången med omsorg kan man undvika fel, förseningar och förseningar när det gäller att få tillbaka moms.

Vilka är de momsskyldigheter som företag i Tyskland måste uppfylla?

Det finns flera skyldigheter som företag som omfattas av standard moms måste uppfylla. Nedan följer några av de viktigaste.

Fakturering

14 § 4 UStG anger de obligatoriska uppgifter som en korrekt faktura måste innehålla. De som saknar nödvändiga uppgifter kan avvisas under en företags- eller skatterevision, vilket kan leda till kvarskatt eller böter. För att uppfylla sina skyldigheter avseende moms måste tyska företag korrekt ange följande information på sina fakturor:

• Säljarens fullständiga namn och adress
  
• Köparens fullständiga namn och adress
  
• Ett sekventiellt, unikt fakturanummer
  
• Datum för fakturans utfärdande
  
• Datum för leverans eller annan tjänst
  
• Fullgörandeperiod
  
• Skatteregistreringsnummer eller – för gränsöverskridande leveranser inom EU – momsregistreringsnummer
  
• Kvantitet och typ av levererade produkter eller omfattning och typ av utförd tjänst
  
• Netto- och bruttobelopp
  
• Tillämplig skattesats och motsvarande skattebelopp eller, vid skattebefrielse, en hänvisning till skattebefrielsen
  

Momssatser

I Tyskland tillämpas i princip två momssatser (se 12 § UStG). För de flesta varor och tjänster är den grundläggande procentsatsen 19 procent. För utvalda varor och tjänster gäller dock en reducerad procentsats på 7 procent. Detta gäller särskilt vardagsförnödenheter som vissa livsmedel, böcker, tidningar och tidskrifter samt lokal kollektivtrafik inom en kommun eller för en resa som är kortare än 50 kilometer.

Företag måste se till att rätt skattesats anges på varje faktura. Stripe Tax har stöd för beräkning av rätt skattesats. Skatten beräknas och tas ut automatiskt, baserat på produktutbud och POS-system. Skatten tar också hänsyn till nationella och internationella skattebestämmelser och justeringar, och uppdateringar genomförs dagligen. Dessutom genererar Tax färdiga skattedata för deklaration av moms.

Rapporteringsskyldigheter

Företag som är skyldiga att deklarera moms är skyldiga att lämna in regelbundna preliminära momsdeklarationer till skattekontoret (se 18 § UStG). Med hjälp av detta formulär kan de – antingen månadsvis eller kvartalsvis, beroende på vad ett lokalt skattekontor begär – ange hur mycket moms som har tagits ut och hur mycket ingående skatt som är avdragsgill. Myndigheten kvittar det belopp som tagits ut mot avdragsgill ingående skatt och tar sedan ut mellanskillnaden eller utfärdar en återbetalning.

Detta är dock bara en preliminär momsdeklaration: Företag lämnar in en årlig momsdeklaration i slutet av året. På blanketten sammanfattas varje periodisk sammanställning för ett visst år och används för att göra nödvändiga korrigeringar och fastställa det slutliga avgiftsbeloppet.

Mindre företag är inte skyldiga att lämna in preliminära momsdeklarationer. De använder den årliga deklarationen för att rapportera sin befrielse. Företag som är skyldiga att betala moms och de som inte är det kan både skydda sig mot kvarskatt, dröjsmålsränta eller ekonomiska påföljder genom att vara extra noga med att efterleva rapporteringsskyldigheterna. Därför är det viktigt att upprätta tydliga arbetsflöden för periodiska och årliga inlämningar och vara uppmärksam på relevanta tidsfrister.

Korrigera fakturor vid övergång till standard beskattning

Fakturor som genereras korrekt enligt regeln för småföretag innan de övergår till standard beskattning behöver inte justeras retroaktivt. Nya fakturor måste dock börja visa rätt momssats så snart det ordinarie skattesystemet träder i kraft.

Om en faktura som ursprungligen utfärdats uteslutande av moms enligt regeln för småföretag ändras efter en ändring förblir den momsfri. Företagets skattskyldighet gäller inte retroaktivt, vilket innebär att tjänster som redan utförts kan förbli momsfria om korrigeringen sker efter att standard moms har införts.

När du väl har gått över till standard beskattning är det också absolut nödvändigt att kontrollera dina inkommande fakturor noggrant och dokumentera dem ordentligt så att du kan göra anspråk på ingående skatt. Ingående skatt är endast avdragsgill om fakturorna uppfyller alla formella krav. Interna arbetsflöden för att granska och korrigera fakturor hjälper till att förhindra fel och ger support för en smidig övergång från regeln för småföretag till ett reguljärt system.

Revisionsrisker förknippade med standard beskattning

Standard beskattning innebär mer krävande villkor för att tillämpa moms korrekt, vilket innebär större revisionsrisker.

En ägare av ett småföretag som övergår till ett regelbundet system måste se till att alla tillämpliga skyldigheter uppfylls när de gör bytet. Nyckelkraven är att generera fakturor med rätt moms, noggrant dokumentera mottagna fakturor för avdrag för ingående skatt och lämna in preliminära deklarationer enligt tidsplanen. Företag som bedriver gränsöverskridande verksamhet inom EU måste också ansöka om ett momsregistreringsnummer i förväg. Om man inte gör det kan det leda till krav eller straffavgifter från skattekontoret.

Att lämna in en ofullständig eller felaktig periodisk sammanställning för moms eller deklaration efter tidsfristen kan till exempel utlösa dröjsmålsränta eller leda till straffavgifter. En annan revisionsrisk är att hänföra intäkter eller ingående skattebelopp till fel tidsram för skatteuttaget. Bokföring av intäkter eller ingående skatt under fel redovisningsperiod kan leda till justeringar, extra avgifter eller ytterligare revisioner från skattemyndigheten.

Bästa praxis för standard beskattning

Det finns några beprövade metoder som företag i Tyskland måste överväga för att uppfylla sina skyldigheter vad gäller moms effektivt och felfritt. Dessa metoder minimerar revisionsriskerna och gör övergången från regler för småföretag till standard beskattning enklare.

Håll alltid ett öga på trösklar för intäkter

Småföretag måste granska intäkterna regelbundet för att identifiera när de kommer att överskrida intäktströsklarna i förväg. Kontinuerlig övervakning av dina inkomster säkerställer att ditt företag inte blir oförberett av en automatisk övergång till standard beskattning. Detta är särskilt viktigt under säsongsvariationer eller oväntade intäkter.

Automatisera din fakturering

Korrekt utfärdande av fakturor är nyckeln till efterlevnad av moms. Automatiserade system, som Stripe Tax, kan hjälpa företag att skicka fakturor som visar rätt skattesatser och innehåller all nödvändig information, samt tillhandahålla manipuleringssäker dokumentlagring. Automatisering minskar mänskliga fel och sparar tid som du annars skulle lägga på att granska och korrigera fakturor.

Validera momsregistreringsnummer

Tyska företag som bedriver gränsöverskridande verksamhet inom EU behöver sina kunders momsregistreringsnummer. Felaktiga eller ogiltiga id-handlingar kan leda till att du hamnar i hetluften hos skattekontoret. Organisationer måste därför regelbundet kontrollera giltigheten av momsregistreringsnummer och dokumentera relevanta bevis för revision med hjälp av officiella databaser eller automatiserade valideringsverktyg.

Strukturera interna kontroller

Regelbundna interna granskningar av revisioner, inkommande dokument och moms gör det möjligt att tidigt identifiera fel. Dokumenterade kontroller säkerställer korrekta momsanspråk och fullständig inlämning av preliminära deklarationer i rätt tid.

Planera övergången till standard beskattning tidigt

Övergången från regeln om småföretag till standard beskattning måste planeras med omsorg. Företag måste förbereda alla system och processer som behövs innan de överskrider trösklarna för intäkter, så att de kan uppfylla alla skyldigheter på rätt sätt när de gör bytet. Noggranna förberedelser kommer att göra flytten enklare och hjälpa till att uppfylla skatteskyldigheterna.