Na Alemanha, as empresas são, em princípio, obrigadas a cobrar o imposto sobre valor agregado (IVA) sobre seus produtos e serviços — embora exista uma isenção para pequenas empresas. Este artigo explica o que é a tributação padrão e a diferença entre ela e a regra para pequenos empreendedores. Também detalharemos como registrar corretamente sua empresa para fins fiscais, quais são as responsabilidades no regime de tributação padrão e como atualizar faturas durante a transição sem infringir a lei. Além disso, abordaremos os riscos típicos de auditoria e compartilharemos algumas práticas recomendadas testadas e comprovadas que as empresas podem adotar para garantir o cumprimento seguro e eficiente de suas obrigações de IVA.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é tributação padrão?
  
• Como registrar uma empresa para fins fiscais na Alemanha?
  
• Quais são as obrigações de IVA que as empresas na Alemanha precisam cumprir?
  
• Correção de faturas na mudança para tributação padrão
  
• Riscos de auditoria envolvidos na tributação padrão
  
• Práticas recomendadas para tributação padrão
  

O que é tributação padrão?

A tributação padrão refere-se ao regime fiscal normal de acordo com a lei alemã do IVA. Nesse regime, as empresas cobram e recolhem o IVAsobre as receitas provenientes de fornecimentos e outras operações tributáveis. Isso significa que o IVA deve constar nas faturas, e o valor declarado deve ser remetido ao órgão tributário. A tributação padrão também envolve obrigações contínuas de documentação e de prestação de informações fiscais.

Um dos principais benefícios de optar pela tributação padrão é a dedução do imposto sobre insumos. O IVA pago pelas empresas em faturas recebidas pode ser recuperado como crédito de imposto, ou seja, elas ficam responsáveis apenas pelo IVA que efetivamente suportaram.

No entanto, essa não é uma regra absoluta, e, em certos casos, atividades realizadas no país podem isentar-se do pagamento do IVA. Determinados produtos e serviços, por exemplo, são taxados a 0%. Empresas alemãs também emitem faturas de fornecimentos intracomunitários de bens e serviços sem o IVA, já que as empresas destinatárias tributam essas operações em seu respectivo Estado-membro da União Europeia, de acordo com o mecanismo de autoliquidação. Além disso, algumas empresas podem, em princípio, isentar-se totalmente de cobrar IVA utilizando a regra para pequenos empreendedores.

Isento: Pequenas empresas

De acordo com o §19 da Lei Alemã do IVA (UStG), as pequenas empresas estão isentas da tributação padrão se as receitas forem inferiores aos limiares especificados. Especificamente, as suas receitas devem ter sido inferiores a 25.000 euros no ano civil anterior e provavelmente não excederão 100.000 euros no ano atual. As entidades que se enquadram na regra para pequenos empreendedores não podem indicar o IVA nas faturas e não são obrigadas a apresentar declarações preliminares de IVA. Contudo, isso também significa que não podem solicitar a dedução do imposto sobre insumos.

Empreendimentos com receita abaixo dos limites mencionados estão isentos de adotar o status de pequeno empreendedor. No entanto, se optarem por não aplicar a regra para pequenos empreendedores no momento da constituição, estarão sujeitos ao regime fiscal normal por cinco anos (conforme § 19.3 do UStG). Nesse caso, só poderão optar novamente pela regra para pequenos empreendedores após o término desse período de cinco anos. Além disso, aqueles que utilizam esse status e cuja receita ultrapassa os limites estabelecidos são automaticamente obrigados a se registrar para o IVA no ano seguinte.

Como registrar uma empresa para fins fiscais na Alemanha?

Se você pretende operar na Alemanha, precisará de um ID fiscal emitido pelo órgão tributário para fins de tributação. Esse número é único e atribuído a pessoas físicas e jurídicas tributáveis, permitindo que as autoridades fiscais identifiquem corretamente declarações e pagamentos. Empreendimentos e profissionais autônomos sujeitos ao IVA devem incluir seu ID fiscal nas faturas.

Se uma empresa alemã realiza fornecimentos tributáveis para operações em outros países da UE, ela precisará tanto do ID fiscal quanto do ID do IVA. Os dois números são necessários para a aquisição de bens ou serviços e para fornecimentos intracomunitários de produtos ou serviços. O Órgão Tributário Federal Central fornece os IDs do IVA e garante que a receita tributável seja registrada e faturada corretamente.

Pequenas empresas que optam pela tributação padrão passam a ser responsáveis pelo IVA a partir do momento em que fazem essa escolha. Consequentemente, elas ficam obrigadas a informar o ID fiscal em suas faturas. Se operarem em outros países da UE, também devem solicitar o ID do IVA com antecedência. Essa é a única forma de faturar corretamente fornecimentos de bens e serviços em toda a União Europeia. Planejar cuidadosamente essa transição ajuda a evitar erros, atrasos e problemas na obtenção de reembolsos de IVA.

Quais são as obrigações referentes ao IVA que as empresas na Alemanha precisam cumprir?

Existem várias obrigações que as empresas sujeitas ao IVA padrão devem cumprir, abaixo estão algumas das mais importantes.

Faturamento

O § 14.4 da UStG lista as informações obrigatórias que uma conta deve conter. Faturas que não incluam esses dados podem ser rejeitadas durante uma auditoria fiscal ou corporativa, resultando em débitos ou multas. Para cumprir suas obrigações referentes ao IVA, as empresas alemãs devem indicar corretamente as seguintes informações em suas faturas:

• Nome completo e endereço do vendedor
  
• Nome completo e endereço do comprador
  
• Um número de fatura sequencial e exclusivo
  
• Data de emissão da fatura
  
• Data da entrega ou outro serviço
  
• Período de prestação de serviços
  
• O ID fiscal ou, para entregas internacionais na UE, o ID do IVA
  
• Quantidade e tipo de produtos fornecidos ou o escopo e tipo do serviço prestado
  
• Valores líquidos e brutos
  
• Alíquota aplicável e o valor correspondente ou, em caso de isenção fiscal, uma referência à isenção
  

Alíquotas de IVA

Em princípio, a Alemanha possui duas alíquotas de IVA (consulte o § 12 do UStG). A alíquota padrão para a maioria dos produtos e serviços é de 19%. No entanto, determinados bens e serviços estão sujeitos a uma alíquota reduzida de 7%. Isso se aplica, em particular, a itens de consumo cotidiano, como certos alimentos, livros, jornais e revistas, bem como ao transporte público local dentro de um município ou em trajetos de menos de 50 quilômetros.

As empresas precisam garantir que a alíquota correta conste em cada fatura. O Stripe Tax é compatível com o cálculo da porcentagem de imposto adequada. O imposto é calculado e recolhido automaticamente, com base no produto ou serviço oferecido e no ponto de venda. O sistema também leva em consideração as disposições fiscais nacionais e internacionais, bem como ajustes aplicáveis, com atualizações implementadas diariamente. Além disso, o Stripe Tax gera dados fiscais prontos para uso na elaboração das declarações de IVA.

Obrigações de comunicação

As empresas sujeitas ao IVA são obrigadas a apresentar declarações preliminares de IVA regularmente ao órgão tributário (conforme o § 18 do UStG). Esse formulário permite que informem à autoridade, mensal ou trimestralmente, dependendo da exigência do órgão tributários local, o valor de IVA cobrado e o imposto sobre insumos dedutível. A autoridade compensa o valor cobrado com o imposto sobre insumos dedutível e, em seguida, cobra a diferença ou emite um reembolso.

Ainda assim, trata-se apenas de uma declaração preliminar de IVA: as empresas apresentam uma declaração anual de IVA ao final do ano. Esse formulário resume cada declaração periódica referente a um determinado ano e é utilizado para efetuar eventuais correções e determinar o valor final do imposto devido.

Pequenas empresas não são obrigadas a apresentar declarações preliminares de IVA. Elas utilizam a declaração anual para informar sua isenção. Tanto empresas sujeitas ao IVA quanto aquelas isentas podem se proteger contra débitos, juros de mora ou penalidades financeiras ao seguir rigorosamente as obrigações de reporte. Por isso, é fundamental estabelecer fluxos de trabalho claros para as apresentações periódicas e anuais e prestar atenção aos prazos pertinentes.

Correção de faturas na mudança para tributação padrão

Faturas emitidas corretamente sob a regra para pequenos empreendedores antes da transição para a tributação padrão não precisam ser ajustadas retroativamente. No entanto, as novas faturas devem passar a indicar a alíquota de IVA correta assim que o regime fiscal regular entrar em vigor.

Se uma fatura originalmente emitida sem IVA, de acordo com a regra para pequenos empreendedores, for corrigida após a mudança de regime, ela permanece isenta de IVA. A obrigação tributária não tem efeito retroativo, o que significa que serviços já prestados podem continuar isentos de IVA caso a correção ocorra após a adoção da tributação padrão.

Também é fundamental, após a transição para a tributação padrão, revisar cuidadosamente as faturas recebidas e documentá-las corretamente, para que seja possível deduzir o imposto sobre insumos. O imposto sobre insumos só é dedutível se as faturas atenderem a todos os requisitos formais. Estabelecer fluxos internos de trabalho para revisão e correção de faturas ajuda a evitar erros e garante uma transição tranquila da regra para pequenos empreendedores para o regime regular.

Riscos de auditoria envolvidos na tributação padrão

A tributação padrão exige condições mais rigorosas para a aplicação correta do IVA, o que aumenta os riscos de auditoria.

Um pequeno empresário que está fazendo a transição para o regime normal precisa garantir que todas as obrigações aplicáveis sejam cumpridas assim que a mudança ocorrer. Entre os requisitos essenciais estão: emitir faturas com a alíquota de IVA correta, documentar cuidadosamente as faturas recebidas para dedução do imposto sobre insumos e apresentar as declarações preliminares dentro do prazo. Empresas que realizam operações transfronteiriças dentro da UE também precisam solicitar o número de identificação do IVA com antecedência. A não observância dessas obrigações pode resultar em exigências ou penalidades por parte do órgão tributário.

A apresentação de uma declaração periódica de IVA incompleta ou incorreta, ou enviada após o prazo, por exemplo, pode gerar juros de mora ou acarretar penalidades. Outro risco de auditoria envolve a atribuição de valores de receita ou de imposto sobre insumos ao período de tributação errado. Registrar receitas ou impostos sobre insumos no período contábil incorreto pode resultar em ajustes, cobranças adicionais ou auditorias suplementares por parte do órgão tributário.

Práticas recomendadas de tributação padrão

Existem algumas abordagens consagradas que as empresas na Alemanha devem considerar para cumprir suas obrigações de IVA de forma eficiente e sem erros. Essas práticas reduzem os riscos de auditoria e tornam a transição das regras para pequenos empreendedores para a tributação padrão mais simples.

Fique sempre de olho nos limites de receita

Pequenas empresas precisam revisar regularmente sua receita para identificar com antecedência quando ultrapassarão os limites de ganhos. Monitorar continuamente a renda garante que o empreendimento não seja surpreendido por uma mudança automática para a tributação padrão. Isso é especialmente importante durante períodos de flutuações sazonais ou crescimento inesperado da receita.

Automatize a emissão de faturas

Emitir faturas com precisão é fundamental para a conformidade com o IVA. Sistemas automatizados, como o Stripe Tax, ajudam as empresas a enviar faturas com as taxas de imposto corretas, incluindo todas as informações obrigatórias, além de oferecer armazenamento de documentos à prova de alterações. A automação reduz erros humanos e economiza o tempo que seria gasto revisando e corrigindo faturas manualmente.

Valide os números de identificação do IVA

Empresas alemãs que realizam operações transfronteiriças dentro da UE precisam dos números de identificação do IVA de seus clientes. IDs incorretos ou inválidos podem gerar problemas junto ao órgão tributário. Por isso, as organizações devem verificar regularmente a validade dos IDs do IVA e registrar as evidências de auditoria relevantes, utilizando bancos de dados oficiais ou ferramentas de validação automatizadas, por exemplo.

Estruture controles internos

Revisões internas regulares de auditorias, documentos recebidos e declarações de IVA permitem a identificação precoce de erros. Controles documentados garantem a precisão das deduções de IVA sobre insumos e a apresentação completa e dentro do prazo das declarações preliminares.

Planeje antecipadamente a transição para a tributação padrão

A transição da regra para pequenos empreendedores para a tributação padrão precisa ser planejada com cuidado. As empresas devem preparar todos os sistemas e processos necessários antes de ultrapassarem os limites de receita, para que possam cumprir todas as obrigações corretamente assim que fizerem a mudança. Um planejamento cuidadoso facilita a transição e garante o cumprimento das responsabilidades fiscais sem falhas.