Wenn Sie eine Rechnung für einen Geschäftspartner erstellen, fragen Sie sich möglicherweise, ob Sie den Quellensteuerbetrag angeben müssen

Die Quellensteuer gilt nicht nur für die Löhne von Angestellten, sondern auch für bestimmte Arten von Vergütungen, wie beispielsweise Vortragshonorare, Autorenhonorare und Provisionen. Technisch gesehen sind Sie nicht verpflichtet, den Quellensteuerbetrag auf einer Rechnung anzugeben. Bedeutet das aber, dass es sinnvoll wäre, ihn nicht anzugeben?

In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles Wissenswerte über die Quellensteuer, einschließlich ihrer Berechnung und Verbuchung auf Rechnungen. Wir gehen auf die Arten von Vergütungen ein, die der Quellensteuer unterliegen, wichtige Aspekte bei der Verbuchung von Quellensteuerbeträgen und die Unterschiede zwischen dem Quellensteuersystem und dem System für qualifizierte Rechnungen ein.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das Quellensteuersystem?
  
• Warum die Angabe der Quellensteuer auf Rechnungen sinnvoll ist
  
• So erfassen Sie den Quellensteuerbetrag auf Rechnungen
  
• So berechnen Sie die Quellensteuer für Rechnungen
  
• Vorteile der Angabe der Quellensteuer auf Rechnungen
  
• Wichtige Punkte bei der Angabe der Quellensteuer auf Rechnungen
  
• Das Quellensteuersystem im Vergleich zum System für qualifizierte Rechnungen
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was ist das Quellensteuersystem?

Wenn Sie den Begriff „Quellensteuersystem“ hören, denken Sie möglicherweise zuerst an die Einkommensteuer, die vom Gehalt von Angestellten einbehalten wird. Die Quellensteuer ist jedoch kein System, das ausschließlich auf Angestellte wie beispielsweise Unternehmensmitarbeiter beschränkt ist. Sie kann auch für Personen gelten, die im Rahmen eines Outsourcing-Vertrags Rechnungen ausstellen und für diese Arbeit eine Vergütung erhalten. Daher ist es sowohl für Einzelunternehmer/innen als auch für Freiberufler/innen sehr wichtig, die Funktionsweise des Quellensteuersystems genau zu kennen.

Die wichtigsten Arten von Vergütungen und Honoraren, die der Quellensteuer unterliegen

Laut der japanischen Steuerbehörde (National Tax Agency, NTA) variiert der Umfang der Vergütungen und Honorare, die der Quellensteuer unterliegen, je nachdem, ob der Empfänger/die Empfängerin in Japan ansässig ist oder ein inländisches Unternehmen ist.

Es gibt bestimmte Fälle, in denen Vergütungen oder Honorare, die an in Japan ansässige Personen gezahlt werden, der Quellensteuer unterliegen, wie etwa Vortragshonorare, Vertragsboni und Werbepreise.

Warum die Angabe der Quellensteuer auf Rechnungen sinnvoll ist

Als Zahlungsempfänger/in (d. h. derjenige bzw. diejenige, der/die die Zahlung verlangt) sind Sie rechtlich nicht verpflichtet, die Quellensteuer auf Ihren Rechnungen zu vermerken, und es werden auch keine Strafen verhängt, wenn Sie dies nicht tun. Der Vermerk verhindert jedoch in der Regel Probleme und bietet praktische Vorteile wie reibungslosere Zahlungs- und Buchhaltungsabläufe.

Im Folgenden sind einige häufig auftretende Probleme aufgeführt, die entstehen können, wenn die Quellensteuer nicht auf einer Rechnung ausgewiesen wird:

• Der Geschäftspartner (d. h. die zahlende Person) benötigt mehr Zeit, um den Inhalt der Rechnung zu überprüfen. Dies kann zu Zahlungsverzögerungen führen.
  
• Die zahlende Person überweist den vollen Bruttobetrag an den Zahlungsempfänger/die Zahlungsempfängerin, ohne die entsprechende Steuer einzubehalten und abzuführen.
  
• Der Inhalt der Rechnung stimmt nicht mit der Zahlungsaufstellung des Geschäftspartners überein, wodurch sich der Aufwand für die Überprüfung zur Erstellung der Steuererklärung erhöht.
  
• Wenn die zahlende Person den Betrag unter der Annahme berechnet, dass die Quellensteuer bereits abgezogen wurde, kann sie eine Korrektur der Rechnung verlangen.
  

Es ist daher ratsam, den Quellensteuerbetrag deutlich anzugeben, insbesondere bei der ersten Transaktion mit einem Geschäftspartner oder bei Verträgen über ausgelagerte Aufgaben.

So erfassen Sie den Quellensteuerbetrag auf Rechnungen

Bei der Erfassung von Quellensteuerbeträgen auf Rechnungen ist es sinnvoll, für jeden der folgenden Punkte klare Posten anzugeben:

• Bruttobetrag oder Zwischensumme (d. h. der Betrag, den Sie für die erbrachten Leistungen erhalten haben)
  
• Anwendbarer Quellensteuerbetrag
  
• Verbrauchssteuer (wenn Sie ein steuerpflichtiges Unternehmen haben)
  
• Tatsächlich zu zahlender Betrag (d. h. der Gesamtnettobetrag, den der Rechnungsempfänger/die Rechnungsempfängerin Ihnen schuldet)
  

Sie müssen außerdem sicherstellen, dass alle Rechnungen die folgenden grundlegenden Angaben enthalten:

• Rechnungstitel (d. h. das Dokument sollte den Titel „Rechnung” tragen)
  
• Rechnungsnummer
  
• Ausstellungsdatum der Rechnung
  
• Registrierungsnummer der Rechnung (für registrierte Unternehmen)
  
• Angaben zum Rechnungssteller/zur Rechnungsstellerin
  
• Angaben zum Rechnungsempfänger/zur Rechnungsempfängerin
  
• Transaktionsdatum
  
• Transaktionsdetails
  
• Zahlungsziel
  
• Zahlungsmethode
  
• Sonstige Bemerkungen
  

Je nach Art der Tätigkeit sind einige Aufträge quellensteuerpflichtig, andere hingegen nicht. Vergewissern Sie sich bitte vor der Rechnungserstellung, dass die betreffende Tätigkeit der Quellensteuer unterliegt.

So berechnen Sie die Quellensteuer für Rechnungen

Die Quellensteuer wird nicht direkt von der Einzelperson (d. h. dem Zahlungsempfänger/der Zahlungsempfängerin) an das Finanzamt gezahlt, sondern vom Unternehmen (d. h. der zahlenden Person), das als Quellensteuerabzugsverpflichteter fungiert, im Namen der Einzelperson. Anstatt also den vom Unternehmen zu zahlenden Betrag einschließlich der Quellensteuer anzugeben, sollte der Betrag dem Bruttobetrag (d. h. der Zwischensumme) abzüglich der Quellensteuer entsprechen.

Der Quellensteuerbetrag wird durch Multiplikation der Zwischensumme mit dem entsprechenden Steuersatz berechnet, jedoch unterscheidet sich die Berechnungsmethode je nachdem, ob die Zwischensumme 1 Million Yen übersteigt oder nicht. Betrachten wir einige konkrete Beispiele und die damit verbundenen Berechnungen.

Wenn die Zwischensumme 1 Million Yen oder weniger beträgt

Formel: Quellensteuerbetrag = Zwischensumme x Steuersatz von 10,21 %

Beispiel: Nehmen wir an, die Zwischensumme beträgt 200.000 Yen. Die Berechnung würde wie folgt aussehen:

200.000 x 10,21 = 20.420

Der Quellensteuerbetrag beläuft sich auf 20.420 Yen. Es ist jedoch eine zusätzliche Formel erforderlich, um den Gesamtnettobetrag zu ermitteln, den die zahlende Person dem Zahlungsempfänger/der Zahlungsempfängerin schuldet (d. h. den tatsächlich zu zahlenden Betrag):

Formel: Tatsächlich zu zahlender Betrag = Zwischensumme – Quellensteuerbetrag

In diesem Beispiel würde die Berechnung wie folgt aussehen:

200.000 - 20.420 = 179.580

Damit beträgt der tatsächlich zu zahlende Betrag 179.580 Yen.

Wenn die Rechnung mehr als 1 Million Yen beträgt

Formel: Quellensteuerbetrag = (Zwischensumme - 1.000.000) x Steuersatz von 20,42 % + 102.100

Beispiel: Nehmen wir an, die Zwischensumme beträgt 1.800.000 Yen. Die Berechnung würde wie folgt aussehen:

(1.800,000 - 1.000.000) x 20,42 % + 102.100 = 265.460

Der Quellensteuerbetrag beträgt also 265.460 Yen. Wir müssen jedoch dieselbe Formel wie im vorherigen Beispiel verwenden, um den tatsächlich zu zahlenden Betrag zu ermitteln. Dies sieht wie folgt aus:

1.800.000 - 265.460 = 1.534.540

Der Zahlungsempfänger/die Zahlungsempfängerin würde also 1.534.540 Yen in Rechnung stellen.

Vorteile der Angabe der Quellensteuer auf Rechnungen

Wie bereits erwähnt, gibt es kein Gesetz, das die Angabe der Quellensteuer auf Rechnungen vorschreibt. Die Angabe bietet jedoch mehrere Vorteile.

Die Überprüfung der Zahlungsbeträge verläuft reibungsloser

Wenn Sie den Quellensteuerbetrag angegeben haben, ist die Differenz zwischen der Zwischensumme und dem zu zahlenden Betrag leichter nachvollziehbar, wodurch sich der Überprüfungsaufwand für das Zahlungspersonal verringert und Überweisungen schneller erfolgen können. Dieses Verfahren ist besonders effektiv, um Probleme bei einmaligen oder erstmaligen Transaktionen zu vermeiden.

Die Überprüfung bei der Einreichung der Steuererklärung wird vereinfacht

Für Einzelunternehmer/innen und Freiberufler/innen muss der einbehaltene Steuerbetrag durch Einreichen einer Steuererklärung abgerechnet werden. Wenn eine von einem Geschäftspartner erhaltene Zahlungsaufstellung unzureichende Informationen enthält, werden die Angaben auf der Rechnung des Zahlungsempfängers/der Zahlungsempfängerin zu einer wichtigen Referenz für die Überprüfung.

Eine Zahlungsaufstellung enthält in der Regel Angaben wie den Zahlungsbetrag, den Quellensteuerbetrag und den Namen der zahlenden Person, jedoch häufig nicht das Datum der Transaktion oder die zugehörige Rechnung. Daher erleichtert die klare Angabe des Quellensteuerbetrags, der Transaktionsdetails und des Transaktionsdatums auf der Rechnung den Abgleich mit der Zahlungsaufstellung.

Wichtige Punkte bei der Angabe der Quellensteuer auf Rechnungen

Bei der Erstellung einer Rechnung, auf der die Höhe der Quellensteuer angegeben ist, müssen Sie im Vorfeld bestimmte Maßnahmen ergreifen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Sicherstellen, ob der Vergütungsbetrag als inklusive oder exklusive Steuer behandelt werden soll

Die Berechnung der Quellensteuer nach der Methode ohne Steuern führt in der Regel zu niedrigeren Steuerzahlungen, daher ist es vorzuziehen, Beträge ohne Steuern anzugeben. In einigen Fällen kann die zahlende Person jedoch die Quellensteuer nach der Methode inklusive Steuern berechnen. Daher ist es wichtig, im Voraus mit Ihren Geschäftspartnern zu klären, wie die Verbrauchssteuer angegeben und berechnet wird.

Getrennte Angabe von Vergütung und Ausgaben

Wenn sowohl die Vergütung als auch die Ausgaben – wie Transportkosten, Vorauszahlungen und Materialkosten – zusammen in Rechnung gestellt werden, kann es vorkommen, dass Quellensteuer auf Ausgaben erhoben wird, die normalerweise nicht quellensteuerpflichtig sind.

Daher ist es wichtig, die quellensteuerpflichtigen Beträge in der Rechnung klar von den nicht quellensteuerpflichtigen Ausgaben zu trennen.

Bei einem Bruchteilbetrag der Quellensteuer abrunden

Bei der Berechnung der Quellensteuer können Zahlen nach dem Komma auftreten. Gemäß der NTA muss bei der Berechnung eines Betrags, der zu einem Bruchteil von weniger als einem Yen führt, immer abgerundet werden. Eine reguläre Rundung auf den nächsten ganzen Yen oder eine Aufrundung ist nicht zulässig.

Wenn der Quellensteuerbetrag also eine Dezimalstelle enthält, runden Sie ab und geben Sie den gerundeten Betrag auf der Rechnung an.

Das Quellensteuersystem im Vergleich zum System für qualifizierte Rechnungen

Das japanische System für qualifizierte Rechnungen betrifft in erster Linie Vorsteuerabzüge – auch als Kaufsteuergutschriften bezeichnet – für die Verbrauchssteuer. Es steht in keinem Zusammenhang mit dem Quellensteuersystem (d. h. der Einkommensteuerabzug). Das bedeutet, dass eine Rechnungsnummer nicht automatisch dazu führt, dass die von Ihnen in Rechnung gestellte Arbeit der Quellensteuer unterliegt, und umgekehrt erfordert die Zahlung der Quellensteuer keine Registrierung im Rechnungssystem.

Die Frage, ob eine Quellensteuer erforderlich ist, hängt von der Art der Vergütung oder der Gebühren ab und nicht vom Rechnungssystem. Bei der Erstellung von Rechnungen kann es hilfreich sein, die Einträge für die Verbrauchssteuer und die Quellensteuer klar voneinander zu trennen, um Verwechslungen zu vermeiden und eine reibungslose und genaue Buchhaltung zu ermöglichen.

So kann Stripe Invoicing helfen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.
  
• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.
  
• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung für über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.
  
• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.
  
• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.
  

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