Lors de l’établissement d’une facture pour un partenaire commercial, vous pourriez ne pas savoir si vous devez y inclure le montant de la retenue à la source.

La retenue à la source ne concerne pas seulement les salaires des employés, mais aussi à certains types de rémunération, tels que les honoraires de conférences, les honoraires d’auteur et les commissions commerciales. Techniquement, vous n’êtes pas tenu d’indiquer le montant de la retenue à la source sur une facture. Mais est-ce pour autant une bonne pratique de ne pas l’inclure ?

Cet article vous apportera des éclaircissements sur la retenue à la source, notamment sur son calcul et son inscription sur les factures. Nous aborderons les types de rémunération soumis à la retenue à la source, les points importants à prendre en compte lors de l’inscription des montants de retenue à la source et les différences entre le système de retenue à la source et le Système de facturation qualifiée.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce que le système de retenue à la source ?
  
• Pourquoi est-ce conseillé d’inscrire la retenue à la source sur les factures ?
  
• Méthode d’inscription du montant de la retenue à la source sur les factures
  
• Méthode de calcul de la retenue à la source pour les factures
  
• Avantages de l’inscription de la retenue à la source sur les factures
  
• Points essentiels concernant l’inscription de la retenue à la source sur les factures
  
• Le système de retenue à la source par rapport au Système de facturation qualifiée
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce que le système de retenue à la source ?

Lorsque vous entendez l’expression « système de retenue à la source », la première chose qui vous vient à l’esprit est qu’il s’agit peut-être de l’impôt sur le bénéfice prélevé sur les salaires des employés. Cependant, la retenue à la source n’est pas un système qui se limite uniquement aux salariés, tels que les employés d’entreprises. Ceci peut s’appliquer aussi aux personnes qui émettent des factures dans le cadre d’un contrat d’externalisation de travail et qui reçoivent une rémunération pour ce travail. Il est donc très important que les travailleurs indépendants et les entrepreneurs individuels comprennent bien le fonctionnement du système de retenue à la source.

Les principaux types de rémunérations et d’honoraires soumis à la retenue à la source

Selon l’Agence nationale des impôts du Japon (NTA), le champ d’application des rémunérations et honoraires soumis à la retenue à la source varie selon que le bénéficiaire est un résident du Japon ou une société nationale.

Il existe des cas spécifiques où la rémunération ou les honoraires versés aux résidents japonais sont soumis à la retenue à la source, tels que les honoraires de conférence, les primes à la signature et les prix publicitaires.

Pourquoi est-ce conseillé d’inscrire la retenue à la source sur les factures ?

En tant que bénéficiaire (à savoir, celui qui réclame le paiement), vous n’êtes pas légalement tenu d’inscrire la retenue à la source sur vos factures, et vous ne serez pas pénalisé si vous l’omettez. Cependant, son inscription permet généralement de prévenir les problèmes et offre des avantages pratiques tels que des procédures de paiement et de comptabilité plus fluides.

Voici les problèmes courants qui ont tendance à survenir lorsque la retenue à la source n’est pas inscrite sur une facture :

• La vérification du contenu de la facture par le partenaire commercial (à savoir, le payeur) prend plus de temps, ce qui entraîne des retards de paiement.
  
• Le payeur transfère l’intégralité du montant brut au bénéficiaire sans retenir ni verser l’impôt dû.
  
• Les informations dans la facture ne correspondent pas à celles dans le relevé de paiement du partenaire commercial, chose qui augmente le travail de vérification nécessaire à l’établissement de la déclaration fiscale.
  
• Si le payeur calcule le montant en supposant que la retenue à la source a déjà été déduite, il peut exiger la correction de la facture.
  

Il est donc conseillé d’indiquer clairement le montant de la retenue à la source, surtout lorsqu’il s’agit de la première transaction avec un partenaire commercial ou d’un contrat de travail externalisé.

Méthode d’inscription du montant de la retenue à la source sur les factures

Lors de l’inscription des montants de la retenue à la source sur les factures, l’idéal est d’inclure des postes de facture explicites pour chacun des éléments suivants :

• Montant brut ou sous-total (à savoir. le montant que vous avez gagné pour les services que vous avez rendus)
  
• Montant applicable de la retenue à la source
  
• Taxe à la consommation (si vous avez une entreprise assujettie à l’impôt)
  
• Montant actuel à payer (à savoir. le montant net total que le destinataire de la facture vous doit)
  

Assurez-vous aussi d’inclure les éléments de base suivants, qui sont obligatoires sur toutes les factures :

• Titre de la facture (le document doit donc être intitulé « Facture »)
  
• Numéro de la facture
  
• Date d’émission de la facture
  
• Numéro d’enregistrement de la facture (pour les entreprises immatriculées)
  
• Informations sur l’émetteur de la facture
  
• Informations sur le destinataire de la facture
  
• Date de la transaction
  
• Détails de la transaction
  
• Date d’échéance du paiement
  
• Moyen de paiement
  
• Toute remarque éventuelle
  

Selon la nature du travail effectué, il est possible qu’il soit soumis à une retenue à la source. De ce fait, veuillez vérifier si le travail en question est soumis à la retenue à la source ou non avant d’établir la facture.

Méthode de calcul de la retenue à la source pour les factures

La retenue à la source n’est pas versée directement par l’entrepreneur individuel (à savoir, le bénéficiaire) à l’administration fiscale, mais par l’entreprise (à savoir, le payeur) qui agit en tant qu’agent de retenue à la source pour le compte de l’entrepreneur individuel. Par conséquent, au lieu d’indiquer le montant à payer par l’entreprise incluant la retenue à la source, le montant devrait être le montant brut (à savoir, le sous-total) moins la retenue à la source.

La retenue à la source est calculée en multipliant le sous-total par le taux d’imposition applicable, mais la méthode de calcul diffère selon que le sous-total dépasse ou non 1 million de yens. Examinons quelques exemples concrets et les calculs associés.

Si le sous-total est inférieur ou égal à 1 million de yens

Formule : Montant de la retenue à la source = Sous-total × Taux d’imposition de 10,21 %

Exemple : Supposons que le sous-total soit de 200 000 yens. Le calcul serait le suivant :

200 000 × 10,21 % = 20 420

Le montant de la retenue à la source s’élève à 20 420 yens. Cependant, une formule supplémentaire doit être utilisée pour déterminer le montant net total dû par le payeur au bénéficiaire (à savoir, le montant réel à payer) :

Formule : Montant réel à payer = Sous-total – Montant de la retenue à la source

Dans cet exemple, le calcul ressemblerait à ce qui suit :

200 000 – 20 420 = 179 580

Ceci nous donne un montant réel à payer de 179 580 yens.

Si le sous-total de la facture est supérieur à 1 million de yens

Formule : Montant de la retenue à la source = (Sous-total – 1 000 000) × Taux d’imposition de 20,42 % + 102 100

Exemple : Supposons que le sous-total soit de 1 800 000 yens. Le calcul serait le suivant :

(1 800 000 – 1 000 000) × 20,42 % + 102 100 = 265 460

Le montant de la retenue à la source est donc de 265 460 yens. Cependant, nous devons utiliser la même formule que dans l’exemple précédent pour déterminer le montant réel à payer. Ceci ressemble à ce qui suit :

1 800 000 – 265 460 = 1 534 540

Ainsi, le bénéficiaire facturerait 1 534 540 yens.

Avantages de l’inscription de la retenue à la source sur les factures

Tel qu’indiqué précédemment, aucune loi n’oblige l’inscription de la retenue à la source sur les factures. Cependant, une telle inscription présente plusieurs avantages.

Le processus de confirmation des montants à payer est plus transparent

Si vous inscrivez le montant de la retenue à la source, la différence entre le sous-total et le montant à payer devient plus facile à comprendre, ce qui réduit le travail de vérification pour le personnel chargé des paiements et permet une exécution plus rapide des transferts. Ceci s’avère particulièrement efficace pour éviter les problèmes liés aux transactions ponctuelles ou aux premières transactions entre deux parties.

La vérification est plus facile lors du dépôt des déclarations fiscales

Pour les entrepreneurs individuels et les travailleurs indépendants, le montant de l’impôt retenu à la source doit être réglé par le biais d’une déclaration fiscale. Si un relevé de paiement reçu d’un partenaire commercial contient des informations insuffisantes, les détails figurant sur la facture du bénéficiaire deviennent un point de référence essentiel pour la vérification.

En général, un relevé de paiement comprend des détails tels que le montant du paiement, le montant de la retenue à la source et le nom du payeur, mais il ne précise normalement pas la date de la transaction ni la facture à laquelle il correspond. Par conséquent, le fait d’indiquer clairement sur la facture le montant de la retenue à la source, les détails de la transaction et la date de la transaction facilite la vérification croisée avec le relevé de paiement.

Points essentiels concernant l’inscription de la retenue à la source sur les factures

Lorsque vous préparez une facture indiquant le montant de la retenue à la source, il existe certaines démarches préalables à suivre pour garantir le bon déroulement de la transaction.

Confirmer si le montant de la rémunération doit être considéré comme TTC ou HT

Le calcul de la retenue à la source selon la méthode HT permet généralement de payer moins d’impôts. Il est donc préférable d’indiquer les montants HT. Cependant, le payeur peut parfois calculer le montant de la retenue à la source en utilisant la méthode TTC. Il est donc important de vérifier au préalable avec vos partenaires commerciaux la méthode de calcul et de déclaration de la taxe à la consommation.

Distinguer la rémunération des dépenses

Lorsque la rémunération et les dépenses, telles que les frais de transport, les acomptes et les coûts des matériaux, sont facturées ensemble, la retenue à la source peut être appliquée à certaines dépenses qui n’y sont normalement pas soumises.

Il est donc important que la facture distingue clairement les montants soumis à la retenue à la source des dépenses qui n’y sont pas soumises.

En cas de montant fractionnaire de la retenue à la source, celui-ci doit être arrondi à l’inférieur.

Lors du calcul de la retenue à la source, il est possible de voir apparaître des décimales. Selon la NTA, lors du calcul d’un montant qui donne une fraction inférieure à un yen, l’on doit toujours l’arrondir à l’inférieur. L’arrondi régulier au yen entier le plus proche ou l’arrondi supérieur n’est pas autorisé.

Par conséquent, si le montant de la retenue à la source comprend une décimale, arrondissez-le à l’inférieur et indiquez le montant arrondi sur la facture.

Le système de retenue à la source par rapport au Système de facturation qualifiée

Le Système de facturation qualifiée du Japon concerne essentiellement les crédits d’impôt sur les intrants (également appelés crédits d’impôt sur les achats) au titre de la taxe à la consommation. Cela n’a rien à voir avec le système de la retenue à la source (à savoir, la retenue d’impôt sur le bénéfice). Autrement dit, la possession d’un numéro d’inscription au Système de facturation n’entraîne pas automatiquement l’assujettissement à la retenue à la source des prestations facturées, et inversement, le paiement de la retenue à la source ne requiert pas d’inscription au Système de facturation.

L’obligation de retenue à la source est déterminée en fonction du type de rémunération ou d’honoraires concernés et non du Système de facturation. Lors de l’établissement des factures, il peut être utile de bien distinguer les écritures relatives à la taxe à la consommation de celles relatives à la retenue à la source afin d’éviter toute confusion entre les deux et d’assurer une comptabilité fluide et précise.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

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• Automatiser la gestion des comptes clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.
  
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