När du skapar en faktura för en företagspartner kan du vara osäker på om du behöver inkludera källskattebeloppet.

Källskatt tillämpas inte bara på löntagares löner utan också på vissa typer av ersättningar, t.ex. föreläsningsarvoden, författararvoden och företagsprovisionsavgifter. Tekniskt sett behöver du inte ange källskattebeloppet på en faktura. Men innebär det att det är en god praxis att inte inkludera det?

I den här artikeln kommer vi att förtydliga källskatt, inklusive hur man beräknar den och bokför den på fakturor. Vi tar upp de typer av ersättning som är föremål för källskatt, viktiga saker att tänka på när man redovisar källskattebelopp och hur systemet för källskatt skiljer sig från systemet för kvalificerade fakturor.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är systemet för källskatt?
  
• Varför det är lämpligt att redovisa källskatt på fakturor
  
• Hur man registrerar källskattebeloppet på fakturor
  
• Hur man beräknar källskatt på fakturor
  
• Fördelar med att registrera källskatt på fakturor
  
• Viktiga punkter vid redovisning av källskatt på fakturor
  
• Systemet för källskatt jämfört med systemet för kvalificerade fakturor
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är systemet för källskatt?

När du hör frasen ”system för källskatt” kan det första du tänker på vara den inkomstskatt som innehålls på löntagares löner. Källskatt är dock inte ett system som enbart är begränsat till löntagare som anställda på ett företag. Det kan också gälla för personer som utfärdar fakturor enligt ett outsourcingavtal för företag och får ersättning för det arbetet. Det är därför mycket viktigt för både enskilda firmor och frilansare att ha en korrekt förståelse för hur systemet för källskatt fungerar.

De viktigaste typerna av ersättningar och avgifter som är föremål för källskatt

Enligt Japans nationella skattemyndighet (NTA) varierar omfattningen av den ersättning och de avgifter som omfattas av källskatt beroende på om mottagaren är bosatt i Japan eller ett inhemskt företag.

Det finns specifika fall där ersättning eller avgifter som betalas till personer bosatta i Japan är föremål för källskatt, till exempel föreläsningsavgifter, signeringsbonusar och reklampriser.

Varför det är lämpligt att redovisa källskatt på fakturor

Som betalningsmottagare (dvs. den som begär betalning) är du inte juridiskt skyldig att redovisa källskatt på dina fakturor, och du kommer inte heller att straffas för att utesluta det. Att redovisa det tenderar dock att förebygga problem och erbjuda praktiska fördelar som smidigare betalningar och redovisningsrutiner.

Följande är vanliga problem som tenderar att uppstå när källskatt inte redovisas på en faktura:

• Det tar längre tid för företag (dvs. betalaren) att verifiera fakturainnehåll, vilket orsakar försenade betalningar.
  
• Betalaren överföring hela bruttobeloppet till betalningsmottagaren utan att dra av och betala in rätt skatt.
  
• Fakturans innehåll stämmer inte överens med betalningsutdraget från företagets partner, vilket ökar det verifieringsarbete som krävs vid deklarationer.
  
• Om betalaren beräknar beloppet förutsatt att källskatt redan har dragits av kan hen begära ändringar av fakturan.
  

Det lönar sig därför att tydligt ange källskattebeloppet, särskilt för den första transaktionen med ett företag eller på utkontrakterat arbete.

Så bokför man källskattebeloppet på fakturor

När du redovisar källskattebelopp på fakturor är det lämpligt att inkludera tydliga radposter för var och en av följande:

• Bruttobelopp eller delsumma (dvs. det belopp du tjänade för de tjänster du tillhandahöll)
  
• Tillämpligt källskattebelopp
  
• Konsumtionsskatt (om du har ett skattepliktigt företag)
  
• Faktiskt belopp som ska betalas (dvs. det totala nettobelopp som fakturamottagaren är skyldig dig)
  

Du måste också se till att inkludera följande grundläggande uppgifter som krävs på alla fakturor:

• Fakturatitel (dvs. dokumentet ska ha titeln ”Faktura”)
  
• Fakturanummer
  
• Fakturans utfärdandedatum
  
• Fakturans registreringsnummer (för registrerade företag)
  
• Information om fakturans utfärdare
  
• Information om fakturans mottagare
  
• Transaktionsdatum
  
• Uppgifter om transaktionen
  
• Förfallodatum för betalning
  
• Betalningsmetod
  
• Eventuella anmärkningar
  

Beroende på arbetets art kräver vissa arbeten källskatt medan andra inte gör det. Var noga med att bekräfta att arbetet i fråga är föremål för källskatt innan du skapar fakturan.

Hur man beräknar källskatt på fakturor

Källskatt betalas inte direkt av individen (dvs. betalningsmottagaren) till skattekontoret, utan betalas snarare av företaget (dvs. betalaren), som fungerar som källskatteombud, för individens räkning. Istället för att ange det belopp som företaget ska betala inklusive källskatten ska beloppet vara bruttobeloppet (dvs. delsumman) minus källskatten.

Källskatten beräknas genom att multiplicera delsumman med den relevanta skattesatsen, men beräkningsmetoden skiljer sig åt beroende på om delsumman överstiger 1 miljon JPY eller inte. Låt oss ta en titt på några konkreta exempel och hur det går till.

Om delsumman är 1 miljon JPY eller mindre

Formel: Belopp för källskatt = delsumma × skattesats på 10,21 %

Exempel: Låt oss säga att delsumman är 200 000 JPY. Beräkningen skulle vara:

200 000 × 10,21 = 20,420

Källskatten uppgår till 20 420 JPY, men det finns ytterligare en formel som behövs för att fastställa det totala nettobelopp som betalaren är skyldig betalningsmottagaren (dvs. det faktiska belopp som ska betalas):

Formel: Faktiskt belopp som ska betalas = delsumma – belopp för källskatt

I det här exemplet skulle matematiken se ut så här:

200 000 – 20 420 = 179 580

Detta innebär att det faktiska belopp som ska betalas är 179 580 JPY.

Om fakturan är större än 1 miljon JPY

Formel: Belopp för källskatt = (delsumma – 1 000 000) × skattesats på 20,42 % + 102 100

Exempel: Låt oss säga att delsumman är 1 800 000 JPY. Matematiken skulle vara:

(1 800 000 – 1 000 000) × 20,42 % + 102 100 = 265 460

Beloppet för källskatt är alltså 265 460 JPY. Vi måste dock använda samma formel som i föregående exempel för att fastställa det faktiska belopp som ska betalas. Så här ser det ut:

1 800 000 – 265 460 = 1 534 540

Betalningsmottagaren skulle således fakturera för 1 534 540 JPY.

Fördelar med att registrera källskattebelopp på fakturor

Som tidigare nämnts finns det ingen lag som kräver att källskatt ska bokföras på fakturor, men det finns flera fördelar med att bokföra det.

Bekräftelseprocessen av betalningsbelopp blir smidigare

Om du har bokfört källskattebeloppet är skillnaden mellan delsumman och det belopp som ska betalas lättare att förstå, vilket minskar verifieringsarbetet för betalningspersonal och möjliggör snabbare överföringar. Detta är särskilt effektivt för att förhindra problem med engångstransaktioner eller förstagångstransaktioner.

Verifikationer blir enklare vid skattedeklarationer

För enskilda firmor och frilansare måste skattebeloppet som reserverats avräknas genom att lämna in en skattedeklaration. Om ett betalningsutdrag från en företagspartner innehåller otillräckliga uppgifter blir uppgifterna på betalningsmottagarens faktura en viktig referenspunkt för verifiering.

Ett betalningsutdrag innehåller vanligtvis uppgifter som betalningsbelopp, källskattebelopp och betalarens namn, men det anger ofta inte datumet för transaktionen eller vilken faktura den motsvarar. Att ha källskattebelopp, transaktionsuppgifter och transaktionsdatum tydligt angivna på fakturan gör det lättare att jämföra med betalningsutdraget.

Viktiga punkter vid redovisning av källskatt på fakturor

När du förbereder en faktura som anger källskattens belopp finns det vissa saker du måste göra i förväg för att säkerställa en smidig transaktion.

Bekräfta om ersättningsbeloppet ska beskattas inklusive eller exklusive skatt

Att beräkna källskatt med hjälp av metoden för exklusive skatt leder i allmänhet till att lägre skatt betalas, så det är att föredra att ange belopp som exklusive skatt. Ibland kan dock betalaren beräkna källskattebeloppet med hjälp av den metoden inklusive skatt. Det är därför viktigt att du i förväg bekräftar med dina företagspartner hur konsumtionsskatten ska anges och beräknas.

Separera ersättning från utgifter

När både ersättningen och utgifterna – som transportkostnader, förskottsbetalningar och materialkostnader – faktureras tillsammans kan källskatt tillämpas på utgifter som normalt inte omfattas av det.

Därför är det viktigt att tydligt skilja de källskattepliktiga beloppen från utgifter som inte omfattas av källskatt på en faktura.

Om en bråkdel av källskatten uppstår, avrunda nedåt

Vid beräkning av källskatt kan siffror efter decimaler förekomma. Enligt NTA måste ett belopp som resulterar i en bråktal mindre än 1 JPY alltid avrundas nedåt. Regelbunden avrundning till närmaste hela yen eller avrundning uppåt är inte tillåtet.

Om källskattebeloppet innehåller en decimal ska du avrunda nedåt och inkludera det avrundade beloppet på fakturan.

Systemet för källskatt jämfört med systemet för kvalificerade fakturor

Japans system för kvalificerade fakturor omfattar främst avdrag för ingående skattekredit – även kallat köpskattekredit – för konsumtionsskatt. Det är inte kopplat till systemet för källskatt (dvs. källskatt på inkomst). Det innebär att det arbete som du fakturerar för inte automatiskt omfattas av källskatt om du har ett fakturanummer, och omvänt krävs ingen registrering i fakturasystemet för betalning av källskatt.

Huruvida källskatt krävs avgörs baserat på vilken typ av ersättning eller avgifter det rör sig om och inte fakturasystemet. När du skapar fakturor kan det vara bra att tydligt skilja mellan de poster som omfattar konsumtionsskatt och källskatt för att förhindra att de blandas ihop. Detta möjliggör smidig och korrekt bokföring.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.
  
• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.
  
• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.
  
• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.
  
• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.
  

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.