Ao criar uma fatura para um parceiro comercial, você pode ficar em dúvida se precisa incluir o valor do imposto retido na fonte.

O imposto retido na fonte se aplica não apenas aos salários de empregados assalariados, mas também a determinados tipos de remuneração, como honorários por palestras, honorários de redação e comissões comerciais. Tecnicamente, você não é obrigado a incluir o valor do imposto retido na fonte em uma fatura. Mas isso significa que é uma boa prática não incluí-lo?

Neste artigo, forneceremos esclarecimentos sobre o imposto retido na fonte, incluindo como calculá-lo e registrá-lo em faturas. Abordaremos os tipos de remuneração sujeitos ao imposto retido na fonte, considerações importantes ao registrar valores de imposto retido na fonte e como o sistema de imposto retido na fonte difere do Sistema de Fatura Qualificada.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é o sistema de imposto retido na fonte?
  
• Por que é aconselhável registrar o imposto retido na fonte nas faturas
  
• Como registrar o valor do imposto retido na fonte nas faturas
  
• Como calcular o imposto retido na fonte para faturas
  
• Vantagens de registrar o imposto retido na fonte nas faturas
  
• Principais pontos ao registrar o imposto retido na fonte em faturas
  
• O sistema de imposto retido na fonte vs. o Sistema de Fatura Qualificada
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que é o sistema de imposto retido na fonte?

Quando você ouve a expressão “sistema de imposto retido na fonte”, a primeira coisa que pode vir à mente é o imposto de renda retido dos salários de empregados assalariados. No entanto, o imposto retido na fonte não é um sistema limitado apenas a empregados assalariados, como trabalhadores de empresas. Ele também pode se aplicar a pessoas físicas que emitem faturas no âmbito de um contrato de terceirização de serviços e recebem remuneração por esse trabalho. Portanto, é muito importante que tanto empresários individuais quanto autônomos tenham uma compreensão precisa de como funciona o sistema de imposto retido na fonte.

Os principais tipos de remuneração e honorários sujeitos ao imposto retido na fonte

De acordo com a Agência Nacional de Impostos do Japão (NTA), o alcance da remuneração e dos honorários sujeitos ao imposto retido na fonte varia conforme o beneficiário seja um residente do Japão ou uma pessoa jurídica domiciliada no país.

Há casos específicos em que remunerações ou honorários pagos a residentes do Japão estão sujeitos ao imposto retido na fonte, como honorários por palestras, bônus de assinatura e prêmios publicitários.

Por que é aconselhável registrar o imposto retido na fonte nas faturas

Como beneficiário do pagamento (ou seja, quem solicita o pagamento), você não é legalmente obrigado a registrar o imposto retido na fonte em suas faturas, nem será penalizado por não incluí-lo. No entanto, registrá-lo tende a evitar problemas e oferecer benefícios práticos, como pagamentos e procedimentos contábeis mais fluidos.

A seguir estão problemas comuns que tendem a surgir quando o imposto retido na fonte não é registrado em uma fatura:

• Leva mais tempo para que o parceiro comercial (ou seja, o pagador) verifique o conteúdo da fatura, causando atrasos no pagamento.
  
• O pagador transfere ao beneficiário o valor bruto integral, sem efetuar a retenção e o recolhimento do imposto devido.
  
• O conteúdo da fatura não corresponde ao demonstrativo de pagamento do parceiro comercial, aumentando o trabalho de conferência necessário para a entrega da declaração de imposto de renda.
  
• Se o pagador calcular o valor presumindo que o imposto retido na fonte já foi deduzido, ele poderá solicitar revisões na fatura.
  

Portanto, é recomendável indicar claramente o valor do imposto retido na fonte, especialmente na primeira transação com um parceiro comercial ou em contratos de terceirização de serviços.

Como registrar o valor do imposto retido na fonte nas faturas

Ao registrar os valores do imposto retido na fonte em faturas, é ideal incluir itens claros para cada um dos seguintes aspectos:

• Valor bruto ou subtotal (ou seja, o valor que você ganhou pelos serviços prestados)
  
• Valor aplicável do imposto retido na fonte
  
• Imposto sobre consumo (se você tiver uma empresa tributável)
  
• Valor real a ser pago (ou seja, o valor líquido total que o destinatário da fatura deve a você)
  

Você também precisa se certificar de incluir os seguintes itens básicos que são obrigatórios em todas as faturas:

• Título da fatura (ou seja, o documento deve se intitular "Fatura")
  
• Número de fatura
  
• Data de emissão da fatura
  
• Número de cadastro da fatura (para negócios registrados)
  
• Informações do emissor da fatura
  
• Informações do destinatário da fatura
  
• Data da transação
  
• Detalhes da transação
  
• Prazo para pagamento
  
• Forma​ de​ pagamento​
  
• Qualquer observação
  

Dependendo da natureza do trabalho, alguns serviços exigem imposto retido na fonte, enquanto outros não. Certifique-se de confirmar se o trabalho em questão está sujeito ao imposto retido na fonte antes de emitir a fatura.

Como calcular o imposto retido na fonte para faturas

O imposto retido na fonte não é pago diretamente pela pessoa física (ou seja, o beneficiário) ao órgão tributário, mas sim pela empresa (ou seja, o pagador), que atua como agente de retenção, em nome da pessoa física. Portanto, em vez de indicar o valor a ser pago pela empresa incluindo o imposto retido na fonte, o valor deve corresponder ao montante bruto (ou seja, o subtotal) menos o imposto retido na fonte.

O imposto retido na fonte é calculado multiplicando o subtotal pela alíquota aplicável, mas o método de cálculo difere conforme o subtotal exceda ou não 1 milhão de ienes. Vamos analisar alguns exemplos concretos e os cálculos envolvidos.

Se o subtotal for 1 milhão de ienes ou menos

Fórmula: Valor do Imposto Retido na Fonte = Subtotal × Alíquota de 10,21%

Exemplo: Digamos que o subtotal seja 200.000 ienes. A matemática seria:

200,000 × 10.21% = 20,420

O valor do imposto retido na fonte resulta em 20.420 ienes. No entanto, há uma fórmula adicional necessária para determinar o valor líquido total que o pagador deve ao beneficiário (ou seja, o valor efetivamente a ser pago):

Fórmula: Valor Efetivo a Ser Pago = Subtotal – Valor do Imposto Retido na Fonte

Neste exemplo, a matemática seria a seguinte:

200,000 – 20,420 = 179,580

Isso faz com que o valor efetivo a ser pago seja de 179.580 ienes.

Se a fatura for maior que 1 milhão de ienes

Fórmula: Valor do Imposto Retido na Fonte = (Subtotal – 1.000.000) × Alíquota de 20,42%+ 102.100

Exemplo: Digamos que o subtotal seja 1.800.000 ienes. A matemática seria:

(1,800,000 – 1,000,000) × 20.42% + 102,100 = 265,460

Assim, o valor do imposto retido na fonte é de 265.460 ienes. No entanto, precisamos usar a mesma fórmula do exemplo anterior para determinar o valor efetivo a ser pago. Isso fica da seguinte forma:

1,800,000 – 265,460 = 1,534,540

Assim, o beneficiário receberia a fatura de 1.534.540 ienes.

Vantagens de registrar o valor do imposto retido na fonte nas faturas

Conforme mencionado anteriormente, não há nenhuma lei que exija o registro do imposto retido na fonte nas faturas. No entanto, fazê-lo oferece diversos benefícios.

O processo de verificação dos pagamentos torna-se mais simples

Quando o valor do imposto retido na fonte é registrado, a diferença entre o subtotal e o valor a pagar torna-se mais fácil de compreender, reduzindo o trabalho de conferência da equipe responsável pelos pagamentos e permitindo transferências mais rápidas. Isso é especialmente eficaz para evitar problemas em transações pontuais ou realizadas pela primeira vez.

A verificação é mais fácil no momento da declaração de impostos

Para empresários individuais e autônomos, o valor do imposto que foi retido deve ser ajustado por meio da entrega da declaração de impostos. Se um demonstrativo de pagamento recebido de um parceiro comercial contiver informações insuficientes, os dados constantes na fatura do prestador passam a ser um ponto de referência fundamental para a conferência.

Um demonstrativo de pagamento normalmente inclui informações como o valor pago, o valor do imposto retido na fonte e o nome do pagador, mas muitas vezes não especifica a data da transação nem a qual fatura ele se refere. Por isso, ter o valor do imposto retido na fonte, os detalhes da transação e a data da transação claramente indicados na fatura facilita a conferência com o demonstrativo de pagamento.

Principais pontos ao registrar o imposto retido na fonte em faturas

Ao preparar uma fatura que indique o valor do imposto retido na fonte, há certas providências que você precisa tomar previamente para garantir uma transação tranquila.

Confirme se o valor da remuneração deve ser tratado como com imposto incluído ou sem imposto incluído

O cálculo do imposto retido na fonte pelo método sem imposto geralmente resulta em um valor menor de imposto pago, portanto é preferível indicar os valores como sem imposto incluído. No entanto, o pagador às vezes pode calcular o valor do imposto retido na fonte pelo método com imposto incluído. Por isso, é importante confirmar previamente com seus parceiros comerciais como o imposto sobre consumo será indicado e calculado.

Separe remuneração das despesas

Quando tanto a remuneração quanto as despesas — como custos de transporte, adiantamentos e custos de materiais — são faturadas em conjunto, o imposto retido na fonte pode acabar sendo aplicado a despesas que normalmente não estão sujeitas a ele.

Portanto, é importante separar claramente, na fatura, os valores sujeitos ao imposto retido na fonte das despesas que não estão sujeitas a ele.

Se surgir um valor fracionário de imposto retido na fonte, arredonde-o para baixo

Ao calcular o imposto retido na fonte, podem surgir valores com casas decimais. De acordo com a NTA, quando o cálculo resultar em uma fração inferior a um iene, ela deve sempre ser arredondada para baixo. O arredondamento convencional para o iene inteiro mais próximo ou o arredondamento para cima não são permitidos.

Assim, se o valor do imposto retido na fonte incluir casas decimais, arredonde-o para baixo e inclua o valor arredondado na fatura.

O sistema de imposto retido na fonte vs. o Sistema de Fatura Qualificada

O Sistema de Fatura Qualificada do Japão diz respeito principalmente aos créditos de imposto sobre insumos — também chamados de créditos de imposto sobre compras — relativos ao imposto sobre consumo. Ele não está relacionado ao sistema de imposto retido na fonte (ou seja, retenção do imposto de renda). Isso significa que ter um número de fatura não torna automaticamente o trabalho faturado sujeito ao imposto retido na fonte e, por outro lado, o pagamento de imposto retido na fonte não exige cadastro no sistema de faturas.

A exigência de imposto retido na fonte é determinada com base no tipo de remuneração ou honorários envolvidos, e não no sistema de faturas. Ao emitir faturas, pode ser útil separar claramente os lançamentos de imposto sobre consumo e de imposto retido na fonte para evitar confusão entre os dois e possibilitar uma contabilidade fluida e precisa.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças recorrentes ou pontuais, a Stripe ajuda empresas a receber pagamentos mais rapidamente e a otimizar operações:

• Automatizar contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando no controle do fluxo de caixa.
  
• Acelerar o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com opções integradas, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança baseadas em IA que ajudam a recuperar mais receita.
  
• Melhorar a experiência do cliente: ofereça uma experiência moderna de pagamento com suporte a mais de 25 idiomas, 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas podem ser acessadas e pagas facilmente por meio de um portal do cliente.
  
• Reduzir o trabalho administrativo: gere faturas em poucos minutos e diminua o tempo gasto com cobranças usando lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.
  
• Integrar com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing conecta-se a softwares populares de contabilidade e ERP, mantendo as informações sincronizadas e reduzindo entradas manuais.
  

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