Al crear una factura para un socio de la empresa, es posible que no estés seguro de si necesitas incluir el importe de la retención fiscal a cuenta.

Retención fiscal a cuenta no solo se aplica a los salarios de los empleados asalariados, sino también a ciertos tipos de remuneración, como honorarios de conferencias, honorarios de escritura y comisiones de la empresa. Técnicamente, no estás obligado a poner el importe de la retención fiscal a cuenta en una factura. Pero, ¿eso significa que es una buena práctica no incluirlo?

En este artículo, explicaremos la retención fiscal a cuenta, incluida la forma de calcularla y registrarla en las facturas, y abordaremos los tipos de retribución sujetos a retención fiscal a cuenta, las consideraciones importantes a la hora de registrar retenciones fiscales a cuenta y las diferencias entre el sistema de retención fiscal a cuenta y el sistema de facturas cualificadas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el sistema de retención fiscal a cuenta?
  
• Por qué es recomendable registrar la retención fiscal a cuenta en las facturas
  
• Cómo registrar el importe de la retención fiscal a cuenta en las facturas
  
• Cómo calcular la retención fiscal a cuenta para facturas
  
• Ventajas de registrar retenciones fiscales a cuenta en las facturas
  
• Puntos clave a la hora de registrar retenciones fiscales a cuenta en las facturas
  
• El sistema de retención fiscal a cuenta frente al sistema de facturas calificadas
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

¿Qué es el sistema de retención fiscal a cuenta?

Cuando escuches la frase «sistema de retención fiscal a cuenta», lo primero que debería venirte a la mente podría ser el impuesto a las ganancias retenido del salario de los empleados asalariados. Sin embargo, la retención fiscal a cuenta no es un sistema limitado únicamente a los empleados asalariados como los trabajadores de empresas. También puede aplicarse a las personas que emiten facturas en virtud de un contrato de tercerización de empresas y reciben remuneración por ese trabajo. Por lo tanto, es muy importante que tanto los propietarios únicos como los trabajadores autónomos tengan una comprensión precisa de cómo funciona el sistema de retención fiscal a cuenta.

Los principales tipos de remuneraciones y comisiones que están sujetas a retención fiscal a cuenta

Según la Agencia Nacional Impositiva (NTA) de Japón, el alcance de las remuneraciones y comisiones sujetas a retención fiscal a cuenta varía en función de si el beneficiario es residente de Japón o una sociedad nacional.

Hay casos específicos en los que la remuneración o las tarifas pagadas a los residentes japoneses están sujetas a retención fiscal a cuenta, como las tarifas de conferencias, las bonificaciones por firma y los premios publicitarios.

Por qué es recomendable registrar la retención fiscal a cuenta en las facturas

Como beneficiario (es decir, el que solicita el pago), no tienes la obligación legal de registrar la retención fiscal a cuenta en tus facturas, ni se te penalizará por excluirla. Sin embargo, registrarla tiende a evitar problemas y ofrecer beneficios prácticos como pagos y procedimientos contables más fluidos.

Los siguientes son problemas comunes que tienden a surgir cuando no se registra una retención fiscal a cuenta en una factura:

• El socio de la empresa (es decir, el pagador) tarda más en verificar el contenido de la factura, lo que provoca retrasos en los pagos.
  
• El pagador transfiere el importe bruto total al beneficiario sin retener ni remitir el impuesto correspondiente.
  
• El contenido de la factura no coincide con la declaración de pago del socio de la empresa, lo que aumenta la labor de verificación necesaria para presentar una declaración de impuestos.
  
• Si el pagador calcula el importe suponiendo que ya se ha deducido la retención fiscal a cuenta, podría solicitar revisiones en la factura.
  

Por ello, es aconsejable indicar claramente el importe de la retención fiscal a cuenta, especialmente para la primera transacción con un socio comercial o sobre los contratos de externalización de trabajos.

Cómo registrar el importe de la retención fiscal a cuenta en las facturas

A la hora de registrar importes de retenciones fiscales a cuenta en las facturas, es ideal incluir partidas claras para cada uno de los siguientes:

• Importe bruto o subtotal (es decir, el importe que ganaste por los servicios que prestaste)
  
• Importe de retención fiscal a cuenta aplicable
  
• Impuesto al consumo (si tienes una empresa sujeta a impuestos)
  
• Importe real a pagar (es decir, el importe neto total que te debe el destinatario de la factura)
  

También debes asegurarte de incluir los siguientes elementos básicos que son obligatorios en todas las facturas:

• Título de la factura (es decir, el documento debe titularse «factura»)
  
• Número de factura
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• Número de registro de factura (para empresas registradas)
  
• Información del emisor de la factura
  
• Información del destinatario de la factura
  
• Fecha de la transacción
  
• Detalles de la transacción
  
• Fecha de vencimiento del pago
  
• Método de pago
  
• Cualquier observación
  

Según la naturaleza del trabajo, algunos trabajos requieren retención fiscal a cuenta mientras que otros no. Asegúrate de confirmar que el trabajo en cuestión esté sujeto a retención fiscal a cuenta antes de crear la factura.

Cómo calcular la retención fiscal a cuenta para facturas

La retención fiscal a cuenta no la paga directamente el particular (es decir, el beneficiario) a la agencia fiscal, sino que la paga la empresa (es decir, el pagador), que actúa como agente de retención, en nombre del particular. Por lo tanto, en lugar de indicar el importe que debe pagar la empresa, incluida la retención fiscal a cuenta, el importe debe ser el importe bruto (es decir, el subtotal) menos la retención fiscal a cuenta.

La retención fiscal a cuenta se calcula multiplicando el subtotal por la tasa impositiva correspondiente, pero el método de cálculo difiere según si el subtotal supera o no el millón de yenes. Veamos algunos ejemplos concretos y las matemáticas involucradas.

Si el subtotal es de 1 millón de yenes o menos

Fórmula: Importe de retención fiscal a cuenta = Subtotal × Tasa impositiva del 10.21 %

Ejemplo: supongamos que el subtotal es de 200,000 yenes. Las matemáticas serían:

200,000 × 10.21% = 20,420

La retención fiscal a cuenta asciende a 20.420 yenes, pero se necesita una fórmula adicional para determinar el importe neto total que el pagador debe al beneficiario (es decir, el importe real a pagar):

Fórmula: Importe real a pagar = Subtotal – Importe de retención fiscal a cuenta

En este ejemplo, las matemáticas se verían así:

200,000 - 20,420 = 179,580

Esto hace que el importe real a pagar sea de 179,580 yenes.

Si la factura es superior a 1 millón de yenes

Fórmula: Importe de retención fiscal a cuenta = (Subtotal – 1,000,000) × Tasa impositiva del 20.42 % + 102,100

Ejemplo: supongamos que el subtotal es de 1800,000 yenes. Los cálculos serían:

1,800,000 × 1,000,000 = 20.42; 102,100 + 265,460 = 3

Entonces, el importe de la retención fiscal a cuenta es de 265,460 yenes. Sin embargo, necesitamos usar la misma fórmula que en el ejemplo anterior para determinar el importe real a pagar. Esto se ve así:

1,800,000 - 265,460 = 1,534,540

Así, el beneficiario facturaría 1.534.540 yenes.

Ventajas de registrar el importe de la retención fiscal a cuenta en las facturas

Como se mencionó anteriormente, no existe una ley que obligue a registrar la retención fiscal a cuenta en las facturas. Sin embargo, registrarla ofrece múltiples beneficios.

El proceso para confirmar importes de pago es más fluido

Si registraste la retención fiscal a cuenta, la diferencia entre el subtotal y el importe a pagar es más fácil de entender, lo que reduce el trabajo de verificación del personal de pagos y permite transferencias más rápidas. Esto es particularmente eficaz para evitar problemas en transacciones únicas o por primera vez.

La verificación es más fácil al presentar declaraciones fiscales

Para los propietarios únicos y trabajadores autónomos, el importe del impuesto que se ha retenido debe liquidarse mediante la declaración fiscal del impuesto. Si un extracto de pago recibido de un socio de la empresa no contiene información suficiente, los datos de la factura del beneficiario se convierten en un punto de referencia clave para la verificación.

Un extracto de pago suele incluir detalles como el importe del pago, el importe de la retención fiscal a cuenta y el nombre del pagador, pero no suele especificar la fecha de la transacción ni a qué factura corresponde. Por lo tanto, tener el importe de la retención fiscal a cuenta, los detalles de la transacción y la fecha de la transacción claramente enumerados en la factura facilita la referencia cruzada con el extracto de pago.

Puntos clave a la hora de registrar retenciones fiscales a cuenta en las facturas

Al preparar una factura que indique el importe de la retención fiscal a cuenta, hay ciertas cosas que debes hacer de antemano para garantizar una transacción fluida.

Confirma si el importe de la remuneración debe tratarse como impuestos incluidos o no incluidos.

Calcular la retención fiscal a cuenta mediante el método de impuestos no incluído generalmente da como resultado que se paguen impuestos más bajos, por lo que es preferible declarar los importes como no incluidos. Sin embargo, el pagador a veces puede calcular el importe de la retención fiscal a cuenta mediante el método de impuestos incluidos. Por lo tanto, es importante confirmar con los socios de tu empresa por adelantado cómo se declarará y calculará el impuesto al consumo.

Remuneración separada de los gastos

Cuando tanto la remuneración como los gastos, como los costos de transporte, pagos anticipados y costos de materiales, se facturan juntos, se puede aplicar retención fiscal a cuenta a los gastos que normalmente no están sujetos a ella.

Por lo tanto, es importante separar claramente los importes sujetos a retención fiscal a cuenta de los gastos que no están sujetos a ella en una factura.

Si surge un importe fraccionado de retención fiscal a cuenta, redondealo para abajo

Cuando se calculan retenciones fiscales a cuenta, puede haber números después del decimal. Según NTA, cuando se calcula un importe que da como resultado una fracción inferior a un yen, siempre debe redondearse hacia abajo. No se permite el redondeo regular al yen entero más cercano ni el redondeo hacia arriba.

Como tal, si el importe de la retención fiscal a cuenta incluye un decimal, redondea hacia abajo e incluye el importe redondeado en la factura.

El sistema de retenciones fiscales a cuenta frente al sistema de facturas calificadas

El Sistema de Facturas Calificadas de Japón se refiere principalmente a créditos fiscales soportados —también llamados créditos fiscales de compra— para gravar el consumo. No está relacionado con el sistema de retenciones fiscales a cuenta (es decir, la retención de impuestos a las ganancias). Esto significa que tener un número de factura no somete automáticamente el trabajo por el que facturas a retención fiscal a cuenta y, por el contrario, pagar retenciones fiscales a cuenta no requiere registro bajo el sistema de facturas.

La obligación de retención fiscal a cuenta se determina según el tipo de remuneración o comisiones de que se trate y no del sistema de factura. A la hora de crear facturas, puede ser útil separar claramente los asientos de la retención fiscal a cuenta del impuesto al consumo para evitar confusiones entre ambos y permitir una contabilidad fluida y precisa.

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