Bij het opstellen van een factuur voor een zakenpartner weet je misschien niet zeker of je het bedrag aan bronbelasting moet vermelden.

Bronbelasting geldt niet alleen voor het loon van werknemers in loondienst, maar ook voor bepaalde soorten vergoedingen, zoals lezingenvergoedingen, schrijfvergoedingen en zakelijke commissies. Technisch gezien hoef je het bedrag aan bronbelasting niet op een factuur te vermelden. Maar betekent dat dat het een goede gewoonte is om het niet op te nemen?

In dit artikel geven we duidelijkheid over bronbelasting, inclusief hoe je deze berekent en op facturen vermeldt. We bespreken welke soorten vergoedingen onderworpen zijn aan bronbelasting, belangrijke overwegingen bij het vermelden van bronbelastingbedragen en hoe het bronbelastingsysteem verschilt van het gekwalificeerde factuursysteem.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het bronbelastingsysteem?
  
• Waarom het raadzaam is om bronbelasting op facturen te vermelden
  
• Hoe vermeld je het bronbelastingbedrag op facturen
  
• Hoe bereken je bronbelasting voor facturen?
  
• Voordelen van het vermelden van bronbelasting op facturen
  
• Belangrijke punten bij het vermelden van bronbelasting op facturen
  
• Het bronbelastingsysteem versus het gekwalificeerde factuursysteem
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is het bronbelastingsysteem?

Als je de term ‘bronbelastingsysteem’ hoort, denk je misschien meteen aan de inkomstenbelasting die wordt ingehouden op het loon van werknemers in loondienst. Bronbelasting is echter niet alleen van toepassing op werknemers in loondienst, zoals bedrijfsmedewerkers. Het kan ook van toepassing zijn op personen die facturen uitgeven in het kader van een uitbestedingscontract en daarvoor een vergoeding ontvangen. Het is daarom erg belangrijk dat zowel eenmanszaken als freelancers goed begrijpen hoe het bronbelastingsysteem werkt.

De belangrijkste soorten vergoedingen en honoraria die onderworpen zijn aan bronbelasting

Volgens de Japanse belastingdienst (NTA) hangt het bereik van vergoedingen en honoraria die onderworpen zijn aan bronbelasting af van het feit of de ontvanger een inwoner van Japan of een binnenlandse onderneming is.

Er zijn specifieke gevallen waarin beloningen of vergoedingen die aan Japanse ingezetenen worden betaald, onderworpen zijn aan bronbelasting, zoals lezingenvergoedingen, tekenbonussen en reclameprijzen.

Waarom het raadzaam is om bronbelasting op facturen te vermelden

Als ontvanger van de betaling (d.w.z. degene die om betaling vraagt) ben je wettelijk niet verplicht om bronbelasting op je facturen te vermelden, en je krijgt ook geen boete als je dit niet doet. Het vermelden ervan voorkomt echter vaak problemen en biedt praktische voordelen, zoals vlottere betalingen en boekhoudprocedures.

Hieronder volgen enkele veelvoorkomende problemen die zich voordoen wanneer bronbelasting niet op een factuur wordt vermeld:

• Het duurt langer voor de zakenpartner (degene die betaalt) om de factuur te checken, waardoor betalingen vertraging oplopen.
  
• De betaler maakt het volledige brutobedrag over naar de ontvanger zonder de juiste belasting in te houden en af te dragen.
  
• De factuur klopt niet met het betalingsoverzicht van de zakenpartner, waardoor er meer werk is om de belastingaangifte te doen.
  
• Als de betaler het bedrag berekent op basis van de veronderstelling dat de bronbelasting al is ingehouden, kan hij om een herziening van de factuur vragen.
  

Het is daarom raadzaam om het bedrag van de bronbelasting duidelijk te vermelden, vooral bij de eerste transactie met een zakenpartner of bij contracten voor uitbestede werkzaamheden.

Hoe het bedrag aan bronbelasting op facturen te vermelden

Bij het vermelden van bronbelastingbedragen op facturen is het ideaal om voor elk van de volgende punten duidelijke factuurregels op te nemen:

• Brutobedrag of subtotaal (d.w.z. het bedrag dat je hebt verdiend voor de door jou geleverde diensten)
  
• Toepasselijk bronbelastingbedrag
  
• Consumptiebelasting (als je een belastbaar bedrijf hebt)
  
• Het daadwerkelijk te betalen bedrag (d.w.z. het totale nettobedrag dat de ontvanger van de factuur je verschuldigd is)
  

Je moet ook zorgen dat je de volgende basisgegevens vermeldt die op alle facturen verplicht zijn:

• Factuurtitel (d.w.z. het document moet de titel “Factuur” hebben)
  
• Factuurnummer
  
• Factuurdatum
  
• Factuurregistratienummer (voor geregistreerde ondernemingen)
  
• Informatie over degene die de factuur heeft gemaakt
  
• Informatie over degene die de factuur krijgt
  
• Transactiedatum
  
• Transactiegegevens
  
• Vervaldatum van de betaling
  
• Betaalmethode
  
• Eventuele opmerkingen
  

Afhankelijk van de aard van het werk is voor sommige opdrachten bronbelasting verschuldigd en voor andere niet. Controleer voordat je de factuur opstelt of het werk in kwestie onderworpen is aan bronbelasting.

Hoe de bronbelasting voor facturen berekenen

Bronbelasting wordt niet rechtstreeks door de persoon (d.w.z. de begunstigde) aan de belastingdienst betaald, maar door het bedrijf (d.w.z. de betaler), dat optreedt als bronbelastingplichtige, namens de persoon. Daarom moet in plaats van het door het bedrijf te betalen bedrag inclusief bronbelasting te vermelden, het bedrag het brutobedrag zijn (d.w.z. het subtotaal) minus de bronbelasting.

De bronbelasting wordt berekend door het subtotaal te vermenigvuldigen met het relevante belastingtarief, maar de berekeningsmethode verschilt naargelang het subtotaal al dan niet hoger is dan 1 miljoen yen. Laten we eens kijken naar enkele concrete voorbeelden en de bijbehorende berekeningen.

Als het subtotaal 1 miljoen yen of minder bedraagt

Formule: Bedrag bronbelasting = subtotaal × belastingtarief van 10,21%

Voorbeeld: Stel dat het subtotaal 200.000 yen is. De berekening zou dan zijn:

200.000 × 10,21% = 20.420

Het bedrag aan bronbelasting komt uit op 20.420 yen. Maar er is nog een formule nodig om het totale nettobedrag te bepalen dat de betaler aan de ontvanger verschuldigd is (d.w.z. het daadwerkelijk te betalen bedrag):

Formule: Daadwerkelijk te betalen bedrag = subtotaal – bedrag aan bronbelasting

In dit voorbeeld zou de berekening er als volgt uitzien:

200.000 – 20.420 = 179.580

Dit maakt het daadwerkelijk te betalen bedrag 179.580 yen.

Als de factuur meer dan 1 miljoen yen bedraagt

Formule: Bedrag aan bronbelasting = (subtotaal – 1.000.000) × belastingtarief van 20,42% + 102.100

Voorbeeld: Stel dat het subtotaal 1.800.000 yen is. De berekening is dan:

(1.800.000 – 1.000.000) × 20,42% + 102.100 = 265.460

Het bedrag aan bronbelasting is dus 265.460 yen. We moeten echter dezelfde formule als in het vorige voorbeeld gebruiken om het daadwerkelijk te betalen bedrag te bepalen. Dit ziet er als volgt uit:

1.800.000 – 265.460 = 1.534.540

De ontvanger van de betaling zou dus 1.534.540 yen in rekening brengen.

Voordelen van het vermelden van het bedrag aan bronbelasting op facturen

Zoals eerder vermeld, is er geen wet die voorschrijft dat bronbelasting op facturen moet worden vermeld. Het vermelden ervan biedt echter meerdere voordelen.

Het proces van het controleren van betalingsbedragen verloopt soepeler

Als je het bedrag aan bronbelasting hebt vermeld, is het verschil tussen het subtotaal en het te betalen bedrag gemakkelijker te begrijpen, waardoor het controlewerk voor het betalingspersoneel wordt verminderd en snellere overboekingen mogelijk worden. Dit is vooral effectief om problemen bij eenmalige of eerste transacties te voorkomen.

Verificatie is eenvoudiger bij het indienen van belastingaangiften

Voor eenmanszaken en freelancers moet het bedrag aan ingehouden belasting worden afgewikkeld door een belastingaangifte in te dienen. Als een betalingsverklaring van een zakenpartner onvoldoende informatie bevat, worden de gegevens op de factuur van de begunstigde een belangrijk referentiepunt voor verificatie.

Een betalingsverklaring bevat meestal gegevens zoals het betalingsbedrag, het bedrag aan ingehouden belasting en de naam van de betaler, maar vermeldt vaak niet de datum van de transactie of op welke factuur deze betrekking heeft. Daarom is het makkelijker om de betalingsverklaring te vergelijken met de factuur als het bedrag aan ingehouden belasting, de transactiegegevens en de transactiedatum duidelijk op de factuur staan vermeld.

Belangrijke punten bij het vermelden van bronbelasting op facturen

Bij het opstellen van een factuur waarop het bedrag van de bronbelasting wordt vermeld, moet je vooraf bepaalde zaken regelen om een soepele transactie te garanderen.

Controleer of het bedrag van de vergoeding inclusief of exclusief belasting moet worden behandeld

Als je de bronbelasting berekent met de exclusieve methode, betaal je meestal minder belasting, dus het is beter om bedragen exclusief belasting te vermelden. Soms kan de betaler de bronbelasting echter berekenen met de inclusieve methode. Het is daarom belangrijk om vooraf met je zakenpartners af te spreken hoe de omzetbelasting wordt vermeld en berekend.

Scheid de vergoeding van de onkosten

Wanneer zowel de vergoeding als de onkosten – zoals vervoerskosten, vooruitbetalingen en materiaalkosten – samen worden gefactureerd, kan bronbelasting worden toegepast op onkosten die daar normaal gesproken niet onder vallen.

Daarom is het belangrijk om op een factuur duidelijk onderscheid te maken tussen de bedragen die onderworpen zijn aan bronbelasting en de onkosten die daar niet onder vallen.

Als er een fractie van een bronbelastingbedrag ontstaat, rond deze dan naar beneden af

Bij het berekenen van bronbelasting kunnen getallen achter de komma voorkomen. Volgens de NTA moet een bedrag dat resulteert in een fractie van minder dan één yen altijd naar beneden worden afgerond. Reguliere afronding naar de dichtstbijzijnde hele yen of afronding naar boven is niet toegestaan.

Als het bedrag van de bronbelasting dus een decimaal bevat, rond het dan af naar beneden en vermeld het afgeronde bedrag op de factuur.

Het bronbelastingsysteem versus het gekwalificeerde factuursysteem

Het gekwalificeerde factuursysteem in Japan heeft vooral te maken met voorbelastingkredieten, ook wel aankoopbelastingvergoedingen genoemd, voor verbruiksbelasting. Het heeft niks te maken met het bronbelastingsysteem (d.w.z. inkomstenbelasting). Dit betekent dat het hebben van een factuurnummer niet automatisch betekent dat het werk waarvoor je factureert onderworpen is aan bronbelasting, en omgekeerd betekent het betalen van bronbelasting niet dat je je moet registreren onder het factuursysteem.

Of bronbelasting vereist is, wordt bepaald op basis van het soort vergoeding of honorarium en niet op basis van het factuursysteem. Bij het opstellen van facturen kan het nuttig zijn om de vermeldingen voor verbruiksbelasting en bronbelasting duidelijk te scheiden om verwarring tussen beide te voorkomen en een vlotte en nauwkeurige boekhouding mogelijk te maken.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.
  
• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.
  
• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.
  
• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.