Quando crei una fattura per un partner commerciale, potresti essere in dubbio se includere o meno l'importo della ritenuta d'acconto.

La ritenuta d'acconto non si applica solo agli stipendi dei dipendenti, ma anche a determinati tipi di remunerazione, come compensi per conferenze, compensi per articoli scritti e commissioni applicate all'attività. Tecnicamente, non è necessario indicare l'importo della ritenuta d'acconto sulla fattura. Significa quindi che è buona norma non includerlo?

In questo articolo forniremo chiarimenti sulla ritenuta d'acconto, compreso il modo in cui calcolarla e registrarla in fattura. Tratteremo i tipi di remunerazione soggetti alla ritenuta d'acconto, le considerazioni importanti da tenere presenti quando si registrano gli importi della ritenuta d'acconto e le differenze tra il sistema di ritenuta d'acconto e il sistema di fatturazione qualificata.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è il sistema di ritenuta d'acconto?
  
• Perché è consigliabile registrare la ritenuta d'acconto in fattura
  
• Come registrare l'importo della ritenuta d'acconto in fattura
  
• Come calcolare la ritenuta d'acconto per le fatture
  
• Vantaggi della registrazione della ritenuta d'acconto in fattura
  
• Aspetti chiave nella registrazione nella ritenuta d'acconto in fattura
  
• Confronto tra ritenuta d'acconto e sistema di fatture qualificate
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Ecco che cos'è il sistema di ritenuta d'acconto

Quando si sente parlare di "sistema della ritenuta d'acconto", il primo pensiero va spesso all'imposta sul reddito trattenuta sulle retribuzioni dei lavoratori dipendenti. Tuttavia, la ritenuta d'acconto non è un meccanismo limitato esclusivamente ai dipendenti, come i lavoratori delle aziende. Può infatti applicarsi anche a soggetti che emettono fattura nell'ambito di un contratto di esternalizzazione o di prestazione professionale e percepiscono un compenso per tale attività. Per questo motivo, è molto importante che sia i lavoratori autonomi sia i freelance abbiano una comprensione accurata del funzionamento del sistema della ritenuta d'acconto.

I principali tipi di remunerazioni e compensi soggetti a ritenuta d'acconto

Secondo l'Agenzia fiscale nazionale giapponese (NTA), l'ambito di applicazione delle retribuzioni e dei compensi soggetti a ritenuta d'acconto varia a seconda che il beneficiario sia residente in Giappone o sia una società nazionale.

Esistono casi specifici in cui la remunerazione o i compensi corrisposti a residenti in Giappone sono soggetti a ritenuta d'acconto, ad esempio compensi per lezioni, bonus di firma e premi pubblicitari.

Perché è consigliabile registrare la ritenuta d'acconto in fattura

In qualità di beneficiario del pagamento (ovvero colui che richiede il pagamento), non hai l'obbligo legale di registrare la ritenuta d'acconto sulle fatture, né incorrerai in sanzioni per averla omessa. Tuttavia, registrarla tende a prevenire problemi e offre vantaggi pratici quali pagamenti e procedure contabili più agevoli.

Di seguito sono riportati alcuni problemi comuni che tendono a verificarsi quando la ritenuta d'acconto non è registrata su una fattura:

• Il partner commerciale (ovvero il pagatore) impiega più tempo a verificare il contenuto della fattura, causando ritardi nei pagamenti.
  
• Il pagatore trasferisce l'intero importo lordo al beneficiario senza trattenere e versare l'imposta dovuta.
  
• Il contenuto della fattura non coincide con la distinta di pagamento del partner commerciale, aumentando il lavoro di verifica necessario per presentare la dichiarazione dei redditi.
  
• Se il soggetto pagatore calcola l'importo presumendo che la ritenuta d'acconto sia già stata trattenuta, potrebbe richiedere una revisione della fattura.
  

È pertanto consigliabile indicare chiaramente l'importo della ritenuta d'acconto, soprattutto in occasione della prima transazione con un partner commerciale o nei contratti di esternalizzazione delle attività.

Come registrare l'importo della ritenuta d'acconto in fattura

Quando si registrano gli importi della ritenuta d'acconto in fattura, è opportuno includere voci riga chiare per ciascuno dei seguenti elementi:

• Importo lordo o subtotale (ovvero l'importo guadagnato per i servizi forniti)
  
• Ritenuta d'acconto applicabile
  
• Imposta sui consumi (se la tua attività è soggetta a imposta)
  
• Importo effettivo da corrispondere (ossia l'importo netto totale che il destinatario della fattura deve versare)
  

Inoltre, devi assicurarti di includere le seguenti voci di base, richieste su tutte le fatture:

• Titolo della fattura (ossia il documento deve riportare il titolo "Fattura")
  
• Numero di fattura
  
• Data di emissione della fattura
  
• Numero di registrazione fattura (per le attività registrate)
  
• Informazioni sulla società emittente fattura
  
• Informazioni sul destinatario della fattura
  
• Data della transazione
  
• Dettagli della transazione
  
• Data di scadenza del pagamento
  
• Metodo di pagamento
  
• Eventuali osservazioni
  

A seconda della natura dell'attività svolta, alcuni incarichi sono soggetti a ritenuta d'acconto, mentre altri non lo sono. Assicurati di verificare che l'attività in questione sia soggetta a ritenuta d'acconto prima di emettere la fattura.

Come calcolare la ritenuta d'acconto nelle fatture

La ritenuta d'acconto non viene versata direttamente dall'individuo (ossia il beneficiario) all'ufficio tributario, ma dall'azienda (ossia il soggetto pagatore), che agisce in qualità di sostituto d'imposta, per conto dell'individuo. Pertanto, anziché indicare l'importo da corrispondere da parte dell'azienda comprensivo della ritenuta d'acconto, l'importo da indicare deve essere il lordo (ossia il subtotale) meno la ritenuta d'acconto.

La ritenuta d'acconto si calcola moltiplicando il subtotale per l'aliquota fiscale applicabile; tuttavia, il metodo di calcolo varia a seconda che il subtotale superi o meno 1 milione di yen. Vediamo alcuni esempi concreti e i relativi calcoli.

Se il subtotale è pari o inferiore a 1 milione di yen

Formula: Importo della ritenuta d'acconto = Subtotale × aliquota fiscale del 10,21%

Esempio: supponiamo che il subtotale sia pari a 200.000 yen. Il calcolo sarebbe il seguente:

200.000 × 10,21 = 20.420

L'importo della ritenuta d'acconto risulta pari a 20.420 yen. Tuttavia, è necessaria un'ulteriore formula per determinare l'importo netto totale che il soggetto pagatore deve al beneficiario (ossia l'importo effettivo da corrispondere):

Formula: Importo effettivo da corrispondere = Subtotale - Importo della ritenuta d'acconto

In questo esempio, il calcolo sarebbe il seguente:

200.000 - 20.420 = 179.580

Di conseguenza, l'importo effettivo da corrispondere è pari a 179.580 yen.

Se la fattura è superiore a 1 milione di yen

Formula: Importo della ritenuta d'acconto = (Subtotale - 1.000.000) × aliquota fiscale del 20,42%\ + 102.100

Esempio: supponiamo che il subtotale sia pari a 1.800.000 yen. Il calcolo sarebbe il seguente:

(1.800.000 - 1.000.000) × 20,42% + 102.100 = 265.460

Pertanto, l'importo della ritenuta d'acconto è pari a 265.460 yen. Tuttavia, per determinare l'importo effettivo da corrispondere, è necessario applicare la stessa formula utilizzata nell'esempio precedente, come segue:

1.800.000 - 265.460 = 1.534.540

Pertanto, il beneficiario emetterebbe fattura per 1.534.540 yen.

Vantaggi della registrazione dell'importo della ritenuta d'acconto in fattura

Come accennato in precedenza, non esiste alcuna legge che imponga di riportare la ritenuta d'acconto in fattura. Tuttavia, riportarla offre molteplici vantaggi.

Il processo di conferma degli importi dei pagamenti è più fluido

Se hai registrato l'importo della ritenuta d'acconto, la differenza tra il subtotale e l'importo da pagare è più facile da comprendere, riduce così il lavoro di verifica per il personale addetto ai pagamenti e consente trasferimenti più rapidi. Ciò è particolarmente efficace nel prevenire problemi per transazioni una tantum o effettuate per la prima volta.

La verifica è più semplice quando si presentano le dichiarazioni dei redditi

Per i titolari di imprese individuali e i liberi professionisti, l'importo dell'imposta trattenuta deve essere liquidato presentando la dichiarazione dei redditi. Se una distinta di pagamento ricevuta da un partner commerciale contiene informazioni insufficienti, i dettagli riportati sulla fattura del beneficiario diventano un punto di riferimento fondamentale per la verifica.

Una distinta di pagamento include in genere informazioni quali l'importo del pagamento, l'importo della ritenuta d'acconto e il nome del soggetto pagatore, ma spesso non specifica la data dell'operazione né a quale fattura si riferisce. Per questo motivo, indicare chiaramente in fattura l'importo della ritenuta d'acconto, i dettagli dell'operazione e la data della transazione facilita il confronto con il prospetto di pagamento.

Punti chiave nella registrazione della ritenuta d'acconto in fattura

Quando prepari una fattura che indica l'importo della ritenuta d'acconto, ci sono alcune attività da svolgere in anticipo per garantire una transazione fluida.

Verifica se l'importo del compenso debba essere considerato al lordo dell'imposta o al netto dell'imposta.

Il calcolo della ritenuta d'acconto con il metodo al netto dell'imposta comporta generalmente un importo d'imposta inferiore, pertanto è preferibile indicare gli importi come al netto dell'imposta. Tuttavia, in alcuni casi il pagatore può calcolare la ritenuta d'acconto utilizzando il metodo al lordo dell'imposta. È quindi importante concordare preventivamente con i tuoi partner commerciali le modalità di indicazione e di calcolo dell'imposta sui consumi.

Separa il compenso dalle spese

Quando sia il compenso sia le spese, come costi di trasporto, anticipi e costi dei materiali, vengono fatturati insieme, la ritenuta d'acconto potrebbe essere applicata anche a spese che normalmente non ne sono soggette.

Pertanto, è importante separare chiaramente in fattura gli importi soggetti a ritenuta d'acconto dalle spese che non ne sono soggette.

Se si genera un importo frazionario di ritenuta d'acconto, arrotondalo per difetto

Nel calcolo della ritenuta d'acconto possono verificarsi importi con decimali. Secondo la NTA, quando il calcolo produce una frazione inferiore a uno yen, devi sempre arrotondare per difetto. Non è consentito l'arrotondamento all'unità di yen più vicina né l'arrotondamento per eccesso.

Di conseguenza, se l'importo della ritenuta d'acconto include dei decimali, arrotondalo per difetto e indica in fattura l'importo arrotondato.

Confronto tra ritenuta d'acconto e sistema di fatture qualificate

Il sistema giapponese delle fatture qualificate riguarda principalmente i crediti fiscali a monte, denominati anche crediti fiscali sugli acquisti, per l'imposta sui consumi. Non è correlato al sistema di ritenuta d'acconto (ovvero la ritenuta d'acconto sull'imposta sul reddito). Ciò significa che il possesso di un numero di fattura non comporta automaticamente l'assoggettamento del lavoro fatturato alla ritenuta d'acconto e, viceversa, il pagamento della ritenuta d'acconto non richiede la registrazione nel sistema delle fatture.

L'obbligo di ritenuta d'acconto è determinato in base al tipo di remunerazione o di compenso e non al sistema di fatturazione. Quando si creano le fatture, può essere utile separare chiaramente le voci relative all'imposta sui consumi e alla ritenuta d'acconto per evitare confusione tra le due e consentire una contabilità accurata e agevole.

In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere più rapidamente i pagamenti e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzare la contabilità clienti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare alcun codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il flusso di cassa.
  
• Accelerare il flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.
  
• Migliorare l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con il supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili attraverso un portale self-service per i clienti.
  
• Ridurre il carico di lavoro del back-office: genera le fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla loro riscossione con i promemoria automatici e una pagina di pagamento delle fatture ospitata da Stripe.
  
• Integrare i sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e ridurre l'inserimento manuale dei dati.
  

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