เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจ คุณอาจไม่แน่ใจว่าจำเป็นต้องรวมยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายหรือไม่

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายไม่เพียงแต่ใช้กับค่าจ้างของพนักงานเงินเดือนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงค่าตอบแทนบางประเภทด้วย เช่น ค่าบรรยาย ค่าจ้างงานเขียน และค่าคอมมิชชันทางธุรกิจ ซึ่งในทางเทคนิค คุณไม่จำเป็นต้องใส่ยอดเงินภาษีหัก ณ ที่จ่ายในใบแจ้งหนี้ แต่นั่นหมายความว่าการไม่ระบุยอดดังกล่าวนั้นเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีหรือไม่

ในบทความนี้ เราจะให้ความชัดเจนเกี่ยวกับภาษีหัก ณ ที่จ่าย รวมถึงวิธีการคำนวณและบันทึกไว้ในใบแจ้งหนี้ โดยเราจะพูดถึงประเภทของค่าตอบแทนที่ต้องเสียภาษีหัก ณ ที่จ่าย ข้อควรพิจารณาที่สำคัญเมื่อบันทึกยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย และความแตกต่างระหว่างระบบภาษีหัก ณ ที่จ่ายกับระบบใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์

เนื้อหาหลักในบทความ

• ระบบภาษีหัก ณ ที่จ่ายคืออะไร
  
• เหตุใดจึงแนะนำให้บันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่ายในใบแจ้งหนี้
  
• วิธีบันทึกยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายในใบแจ้งหนี้
  
• วิธีคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับใบแจ้งหนี้
  
• ข้อดีของการบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่ายในใบแจ้งหนี้
  
• จุดสำคัญเมื่อบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่ายในใบแจ้งหนี้
  
• ระบบภาษีหัก ณ ที่จ่ายเทียบกับระบบใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

ระบบภาษีหัก ณ ที่จ่ายคืออะไร

เมื่อคุณได้ยินวลี "ระบบภาษีหัก ณ ที่จ่าย" สิ่งแรกที่นึกถึงอาจเป็นภาษีเงินได้ที่หักจากค่าจ้างของพนักงานเงินเดือน อย่างไรก็ตาม ภาษีหัก ณ ที่จ่ายไม่ได้เป็นระบบที่จำกัดอยู่เพียงแค่พนักงานเงินเดือน เช่น พนักงานบริษัท เพียงอย่างเดียวเท่านั้น โดยระบบภาษีนี้ยังสามารถนำไปใช้ได้กับบุคคลทั่วไปที่ออกใบแจ้งหนี้ภายใต้สัญญาจ้างงานเอาท์ซอร์สและได้รับค่าตอบแทนสำหรับงานนั้น ดังนั้น สำหรับทั้งกิจการเจ้าของคนเดียวและฟรีแลนซ์ การมีความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับการทำงานของระบบภาษีหัก ณ ที่จ่ายจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

ประเภทหลักๆ ของค่าตอบแทนและค่าธรรมเนียมที่ต้องเสียภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ตามที่สำนักงานสรรพากรแห่งชาติญี่ปุ่น (NTA) กำหนด ขอบเขตของค่าตอบแทนและค่าธรรมเนียมที่ต้องเสียภาษีหัก ณ ที่จ่ายนั้นจะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับว่าผู้รับเป็นผู้มีถิ่นอาศัยในญี่ปุ่นหรือเป็นนิติบุคคลในประเทศ

มีบางกรณีที่ค่าตอบแทนหรือค่าธรรมเนียมที่จ่ายให้กับผู้มีถิ่นอาศัยในญี่ปุ่นต้องเสียภาษีหัก ณ ที่จ่าย เช่น ค่าบรรยาย โบนัสการลงนาม และรางวัลจากการโฆษณา

เหตุใดจึงแนะนำให้บันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่ายในใบแจ้งหนี้

ในฐานะผู้รับชำระ (กล่าวคือ ผู้เรียกเก็บการชำระเงิน) คุณไม่ได้มีข้อกำหนดทางกฎหมายที่บังคับให้ต้องระบุภาษีหัก ณ ที่จ่ายลงในใบแจ้งหนี้ และจะไม่มีความผิดหากคุณไม่ได้ระบุข้อมูลส่วนนี้ไว้ อย่างไรก็ตาม การบันทึกยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายมักจะช่วยป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและมอบประโยชน์ในเชิงปฏิบัติ เช่น ช่วยให้กระบวนการชำระเงินและขั้นตอนทางการบัญชีมีความราบรื่นยิ่งขึ้น

ต่อไปนี้เป็นปัญหาที่พบบ่อยซึ่งมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นเมื่อไม่มีการบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่ายในใบแจ้งหนี้

• พาร์ทเนอร์ทางธุรกิจ (กล่าวคือ ผู้ชำระ) ใช้เวลานานในการตรวจสอบเนื้อหาของใบแจ้งหนี้ ซึ่งทำให้เกิดความล่าช้าในการชำระเงิน
  
• ผู้ชำระโอนยอดเงินรวมทั้งหมดให้ผู้รับชำระโดยไม่หักและนำส่งภาษีตามที่ควรจะเป็น
  
• เนื้อหาของใบแจ้งหนี้ไม่ตรงกับใบแจ้งยอดการชำระเงินจากพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจ ซึ่งส่งผลให้มีภาระงานด้านการตรวจสอบมากขึ้นเมื่อต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษี
  
• หากผู้ชำระคำนวณยอดโดยถือว่าภาษีหัก ณ ที่จ่ายได้ถูกหักแล้ว พวกเขาอาจขอให้มีการแก้ไขใบแจ้งหนี้
  

ดังนั้นจึงแนะนำให้ระบุยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้ชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการทำธุรกรรมครั้งแรกกับพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจ หรือในสัญญาจ้างงานเอาท์ซอร์ส

วิธีบันทึกยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายในใบแจ้งหนี้

เมื่อบันทึกยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายในใบแจ้งหนี้ ขอแนะนำให้ใส่บรรทัดรายการที่ชัดเจนสำหรับแต่ละรายการต่อไปนี้

• ยอดเงินรวมหรือยอดรวมย่อย (กล่าวคือ จำนวนเงินที่คุณได้รับจากการให้บริการ)
  
• ยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่เกี่ยวข้อง
  
• ภาษีการบริโภค (หากคุณมีธุรกิจที่ต้องเสียภาษี)
  
• ยอดจริงที่ต้องชำระ (เช่น ยอดสุทธิทั้งหมดที่ผู้รับใบแจ้งหนี้ค้างชำระคุณ)
  

นอกจากนี้ คุณยังต้องแน่ใจว่าได้ระบุรายการพื้นฐานต่อไปนี้ที่จำเป็นต้องมีในใบแจ้งหนี้ทุกใบ

• ชื่อใบแจ้งหนี้ (เช่น เอกสารควรมีชื่อว่า "ใบแจ้งหนี้")
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• หมายเลขทะเบียนใบแจ้งหนี้ (สำหรับธุรกิจที่จดทะเบียน)
  
• ข้อมูลของผู้ออกใบแจ้งหนี้
  
• ข้อมูลของผู้รับใบแจ้งหนี้
  
• วันที่ทำธุรกรรม
  
• รายละเอียดธุรกรรม
  
• วันครบกำหนดการชำระเงิน
  
• วิธีการชำระเงิน
  
• ข้อสังเกตใดๆ
  

งานบางงานต้องเสียภาษีหัก ณ ที่จ่าย ในขณะที่บางงานไม่ต้องเสีย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของงาน อย่าลืมตรวจสอบให้แน่ใจว่างานดังกล่าวเข้าข่ายต้องเสียภาษีหัก ณ ที่จ่ายก่อนที่จะดำเนินการสร้างใบแจ้งหนี้

วิธีคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับใบแจ้งหนี้

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายนั้นจะไม่ได้มีการชำระโดยตรงโดยบุคคลธรรมดา (กล่าวคือ ผู้รับชำระ) ให้แก่สำนักงานภาษี แต่จะชำระโดยบริษัท (กล่าวคือ ผู้ชำระ) ซึ่งทำหน้าที่เป็นตัวแทนหักภาษี ณ ที่จ่ายในนามของบุคคลธรรมดาผู้นั้น ดังนั้น แทนที่จะระบุจำนวนเงินที่บริษัทต้องชำระเป็นยอดรวมที่รวมภาษีหัก ณ ที่จ่าย ยอดดังกล่าวควรระบุเป็นยอดเงินรวม (กล่าวคือ ยอดรวมย่อย) แล้วหักลบด้วยภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายจะคำนวณโดยการคูณยอดรวมย่อยด้วยอัตราภาษีที่เกี่ยวข้อง แต่วิธีการคำนวณจะแตกต่างกันไป โดยขึ้นอยู่กับว่ายอดรวมย่อยเกิน 1 ล้านเยนหรือไม่ ลองมาดูตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมและการคำนวณที่เกี่ยวข้องกัน

หากยอดรวมย่อยไม่เกิน 1 ล้านเยน

สูตร: ยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย = ยอดรวมย่อย × อัตราภาษี 10.21%

ตัวอย่าง: สมมุติว่ายอดรวมย่อยคือ 200,000 เยน การคำนวณจะเป็นดังนี้

200,000 × 10.21% = 20,420

ยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายออกมาเป็น 20,420 เยน แต่ยังมีสูตรเพิ่มเติมที่จำเป็นในการคำนวณยอดสุทธิทั้งหมดที่ผู้ชำระต้องจ่ายให้ผู้รับชำระ (กล่าวคือ จำนวนเงินจริงที่ต้องจ่าย)

สูตร: จำนวนเงินจริงที่ต้องจ่าย = ยอดรวมย่อย – ยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ในตัวอย่างนี้ การคำนวณจะมีลักษณะดังนี้

200,000 – 20,420 = 179,580

ทำให้ได้จำนวนเงินจริงที่ต้องจ่าย 179,580 เยน

หากใบแจ้งหนี้มียอดเกินกว่า 1 ล้านเยน

สูตร: ยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย = (ยอดรวมย่อย – 1,000,000) × อัตราภาษี 20.42% + 102,100

ตัวอย่าง: สมมุติว่ายอดรวมย่อยคือ 1,800,000 เยน การคำนวณจะเป็นดังนี้

(1,800,000 – 1,000,000) × 20.42% + 102,100 = 265,460

ดังนั้น ยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายคือ 265,460 เยน อย่างไรก็ตาม เราจำเป็นต้องใช้สูตรเดียวกับในตัวอย่างก่อนหน้านี้เพื่อคำนวณจำนวนเงินจริงที่ต้องจ่าย โดยการคำนวณจะมีลักษณะดังนี้

1,800,000 – 265,460 = 1,534,540

ดังนั้น ผู้รับชำระจะออกใบแจ้งหนี้เป็นเงิน 1,534,540 เยน

ข้อดีของการระบุยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายไว้ในใบแจ้งหนี้

ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ไม่มีกฎหมายกำหนดให้ต้องระบุภาษีหัก ณ ที่จ่ายไว้ในใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม การระบุข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์หลายประการ

ขั้นตอนการยืนยันจำนวนเงินที่ชำระเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น

หากมีการระบุยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายไว้ ความแตกต่างระหว่างยอดรวมย่อยกับยอดเงินที่ต้องชำระจะเข้าใจได้ง่ายขึ้น ซึ่งจะช่วยลดภาระงานด้านการตรวจสอบของเจ้าหน้าที่ฝ่ายชำระเงิน และทำให้การโอนเงินดำเนินการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น วิธีนี้จะมีประสิทธิภาพเป็นพิเศษในการป้องกันปัญหาสำหรับการทำธุรกรรมครั้งเดียวหรือครั้งแรก

การตรวจสอบทำได้ง่ายขึ้นเมื่อยื่นแบบแสดงรายการภาษี

สำหรับกิจการเจ้าของคนเดียวและฟรีแลนซ์ จำนวนภาษีที่ถูกหักไว้ต้องได้รับการชำระให้ครบผ่านการยื่นแบบแสดงรายการภาษี หากใบแจ้งการชำระเงินที่ได้รับจากพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจมีข้อมูลไม่เพียงพอ รายละเอียดบนใบแจ้งหนี้ของผู้รับชำระจะกลายเป็นจุดอ้างอิงสำคัญในการตรวจสอบ

โดยทั่วไปแล้วใบแจ้งการชำระเงินมักจะระบุรายละเอียด เช่น จำนวนเงินที่ชำระ ยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย และชื่อผู้ชำระเงิน แต่ปกติมักจะไม่ระบุวันที่ของธุรกรรมหรือใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง ดังนั้น การมียอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย รายละเอียดธุรกรรม และวันที่ทำธุรกรรมที่ระบุชัดเจนบนใบแจ้งหนี้จะช่วยให้สามารถตรวจสอบและเปรียบเทียบกับใบแจ้งการชำระเงินได้ง่ายขึ้น

จุดสำคัญเมื่อบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่ายในใบแจ้งหนี้

เมื่อจัดทำใบแจ้งหนี้ที่ระบุยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย มีบางสิ่งที่คุณต้องทำล่วงหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกรรมเป็นไปอย่างราบรื่น

ยืนยันว่าจำนวนค่าตอบแทนควรถือเป็นรวมภาษีหรือยังไม่รวมภาษี

การคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายโดยใช้วิธีแบบไม่รวมภาษีมักส่งผลให้ได้ยอดภาษีที่ต้องจ่ายต่ำกว่า ดังนั้นจึงควรระบุจำนวนเป็นแบบยังไม่รวมภาษี อย่างไรก็ตาม ในบางกรณีผู้ชำระอาจคำนวณยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายโดยใช้วิธีแบบรวมภาษี ดังนั้น การตกลงกับพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจของคุณไว้ล่วงหน้าว่าจะมีวิธีการระบุและคำนวณภาษีการบริโภคอย่างไรจึงเป็นเรื่องที่สำคัญ

แยกค่าตอบแทนออกจากค่าใช้จ่าย

เมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้รวมค่าตอบแทนและค่าใช้จ่ายต่างๆ เข้าด้วยกัน เช่น ค่าเดินทาง เงินสำรองจ่าย และค่าวัสดุ ภาษีหัก ณ ที่จ่ายอาจถูกนำไปคำนวณรวมกับค่าใช้จ่ายเหล่านั้น ซึ่งโดยปกติแล้วเป็นรายการที่ไม่ต้องถูกหักภาษี

ดังนั้น จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องแยกจำนวนเงินที่ต้องเสียภาษีหัก ณ ที่จ่ายออกจากค่าใช้จ่ายที่ไม่ต้องถูกหักภาษีในใบแจ้งหนี้อย่างชัดเจน

หากยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายมีเศษทศนิยม ให้ปัดเศษลง

เมื่อคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย อาจเกิดตัวเลขหลังจุดทศนิยมได้ ตามที่ NTA กำหนด เมื่อคำนวณยอดที่ส่งผลให้มีเศษส่วนน้อยกว่า 1 เยน จะต้องปัดเศษลงเสมอ โดยไม่อนุญาตให้ปัดเป็นจำนวนเต็มที่ใกล้ที่สุดหรือปัดขึ้น

ด้วยเหตุนี้ หากยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายมีทศนิยม ให้ปัดเศษลงและรวมยอดที่ปัดเศษไว้ในใบแจ้งหนี้

ระบบภาษีหัก ณ ที่จ่ายเทียบกับระบบใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์

ระบบใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ของญี่ปุ่นโดยหลักๆ แล้วจะเกี่ยวข้องกับเครดิตภาษีซื้อ หรือที่เรียกว่าเครดิตภาษีการซื้อ สำหรับภาษีการบริโภค โดยจะไม่เกี่ยวข้องกับระบบภาษีหัก ณ ที่จ่าย (กล่าวคือ การหักภาษีเงินได้) ซึ่งหมายความว่าการมีหมายเลขใบแจ้งหนี้ไม่ได้ทำให้งานที่คุณออกใบแจ้งหนี้ต้องเสียภาษีหัก ณ ที่จ่ายโดยอัตโนมัติ และในทางกลับกัน การชำระภาษีหัก ณ ที่จ่ายก็ไม่จำเป็นต้องมีการจดทะเบียนภายใต้ระบบใบแจ้งหนี้

การพิจารณาว่าจำเป็นต้องเสียภาษีหัก ณ ที่จ่ายหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับประเภทของค่าตอบแทนหรือค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่ระบบใบแจ้งหนี้ ดังนั้น ในการสร้างใบแจ้งหนี้ การแยกรายการระหว่างภาษีการบริโภคและภาษีหัก ณ ที่จ่ายออกจากกันให้ชัดเจนจะมีประโยชน์ในการช่วยป้องกันความสับสนระหว่างภาษีทั้ง 2 ประเภทและช่วยให้การทำบัญชีเป็นไปอย่างราบรื่นและถูกต้องแม่นยำ

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ทำให้กระบวนการลูกหนี้การค้า (AR) ง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำให้การจัดการลูกหนี้การค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนให้ชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณดูแลกระแสเงินสดได้ดีอยู่เสมอ
  
• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่มีการผสานการทำงาน การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายรับได้มากขึ้น
  
• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป
  
• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติและหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe
  
• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
  

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้