Al crear una factura para un socio de la empresa, es posible que no estés seguro de si necesitas incluir el importe de la retención a cuenta.

La retención a cuenta no solo se aplica a los salarios de los empleados, sino también a ciertos tipos de remuneración, como honorarios por conferencias o por redacción y comisiones de negocios de la empresa. Técnicamente, no estás obligado a incluir el importe de la retención a cuenta en una factura. Pero, ¿significa eso que es una buena práctica no incluirlo?

En este artículo, explicaremos con claridad la retención a cuenta, incluida la forma de calcularla y registrarla en las facturas, los tipos de remuneración sujeta a retención a cuenta, las consideraciones importantes a la hora de registrar los importes de retención a cuenta y en qué se diferencia el sistema de retención a cuenta del sistema de facturas cualificadas.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es el sistema de retención a cuenta?
  
• Por qué es recomendable registrar la retención a cuenta en las facturas
  
• Cómo registrar el importe de la retención a cuenta en las facturas
  
• Cómo calcular la retención a cuenta para las facturas
  
• Ventajas de registrar las retenciones a cuenta en las facturas
  
• Puntos clave a la hora de registrar retenciones a cuenta en las facturas
  
• El sistema de retención a cuenta frente al sistema de facturas cualificadas
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué es el sistema de retención a cuenta?

Cuando escuches la frase «sistema de retención a cuenta», lo primero que debes tener en cuenta podría ser el impuesto sobre los beneficios retenido de los salarios de los empleados. Sin embargo, la retención a cuenta no es un sistema limitado solo a los empleados asalariados, como los trabajadores de la empresa. También se puede aplicar a las personas que emiten facturas en virtud de un contrato de externalización de la empresa y reciben remuneración por ese trabajo. Por lo tanto, es muy importante que tanto los empresarios individuales como los trabajadores autónomos entienda en profundidad cómo funciona el sistema de retención a cuenta.

Los principales tipos de remuneración y comisiones que están sujetas a la retención a cuenta

Según la Agencia Nacional Tributaria de Japón, el ámbito de aplicación de las remuneraciones y comisiones sujetas a retención a cuenta varía en función de si el destinatario es residente de Japón o una sociedad nacional.

Hay casos específicos en los que la remuneración o las tasas pagadas a los residentes japoneses están sujetas a retención a cuenta, como las tasas por conferencias, las bonificaciones por firma y los premios publicitarios.

Por qué es recomendable registrar la retención a cuenta en las facturas

Como beneficiario (es decir, el que solicita pago), no estás legalmente obligado a registrar retenciones a cuenta en tus facturas, ni serás penalizado por excluirlo. Sin embargo, registrarlo tiende a evitar problemas y ofrecer beneficios prácticos como pagos más fluidos y mejores procedimientos contables.

Los siguientes son problemas comunes que tienden a surgir cuando no se registra la retención a cuenta en una factura:

• El socio de la empresa (es decir, el pagador) tarda más en verificar el contenido de la factura, lo que provoca retrasos en los pagos.
  
• El pagador transfiere el importe bruto total al beneficiario sin retener ni remitir el impuesto correspondiente.
  
• El contenido de la factura no coincide con la declaración de pago del socio de la empresa, lo que aumenta la labor de verificación necesaria para presentar la declaración fiscal.
  
• Si el pagador calcula el importe asumiendo que ya se ha deducido la retención a cuenta, podría solicitar revisiones en la factura.
  

Por lo tanto, es aconsejable indicar claramente el importe de la retención a cuenta, especialmente para la primera transacción con un socio de la empresa, o en los contratos de trabajo de externalización.

Cómo registrar el importe de la retención a cuenta en las facturas

Al registrar los importes de retenciones a cuenta en las facturas, es ideal incluir partidas claras para cada uno de los siguientes aspectos:

• Importe bruto o subtotal (es decir, el importe que has ganado por los servicios que has prestado)
  
• Importe de retención a cuenta aplicable
  
• Impuesto al consumo (si tienes una empresa sujeta a impuestos)
  
• Importe real a pagar (es decir, el importe neto total que te debe el receptor de la factura)
  

También debes asegurarte de incluir los siguientes elementos básicos que son obligatorios en todas las facturas:

• Título de la factura (es decir, el documento debe titularse «factura»)
  
• Número de factura
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• Número registro de la factura (para empresas registradas)
  
• Información del emisor de la factura
  
• Información del receptor de la factura
  
• Fecha de la transacción
  
• Detalles de la transacción:
  
• Fecha de vencimiento del pago
  
• Método de pago
  
• Cualquier observación
  

Dependiendo de la naturaleza del trabajo, algunos trabajos requieren retención a cuenta mientras que otros no. Asegúrate de confirmar que el trabajo en cuestión está sujeto a retención a cuenta antes de crear la factura.

Cómo calcular la retención a cuenta para las facturas

La retención a cuenta no la paga directamente el particular (es decir, el beneficiario) a la oficina fiscal, sino que la paga la empresa (es decir, el pagador), que actúa como agente de retención a cuenta, en nombre del particular. Por lo tanto, en lugar de indicar el importe que debe pagar la empresa incluida la retención a cuenta, el importe debe ser el importe bruto (es decir, el subtotal) menos la retención a cuenta.

La retención a cuenta se calcula multiplicando el subtotal por el tipo impositivo correspondiente, pero el método de cálculo difiere en función de si el subtotal supera el millón de yenes o no. Veamos algunos ejemplos concretos y los cálculos involucrados.

Si el subtotal es de 1 millón de yenes o menos

Fórmula: Importe de retención a cuenta = Subtotal × Tipo impositivo del 10,21 %

Ejemplo: supongamos que el subtotal es de 200.000 yenes. Los cálculos a realizar serían:

200.000 × 10,21 = 20.420

La retención a cuenta asciende a 20.420 yenes, pero se necesita una fórmula adicional para determinar el importe neto total que el pagador debe al beneficiario (es decir, el importe real a pagar):

Fórmula: Importe real a pagar = Subtotal – Importe de retención a cuenta

En este ejemplo, las cuentas a realizar serían las siguientes:

(200.000 % 20.420 %) = 179.580 %

Esto hace que el importe real a pagar sea de 179.580 yenes.

Si la factura es superior a 1 millón de yenes

Fórmula: Importe de retención a cuenta = (Subtotal – 1.000.000) × Tipo impositivo del 20,42 % + 102.100

Ejemplo: supongamos que el subtotal es de 1.800.000 yenes. Las cuentas a realizar serían:

(1.800.000 – 1.000.000) × 20,42 % + 102.100 = 265.460

Por lo tanto, el importe de la retención a cuenta es de 265.460 yenes. Sin embargo, debemos utilizar la misma fórmula que en el ejemplo anterior para determinar el importe real que se va a pagar. Sería algo así:

(1.800.000 % 265.460 %) = 1.534.540 %

Así, el beneficiario facturaría 1.534.540 yenes.

Ventajas de registrar el importe de la retención a cuenta en las facturas

Como se mencionó anteriormente, no existe ninguna ley que exija registrar la retención a cuenta en las facturas. Sin embargo, registrarla ofrece múltiples ventajas.

El procesao de confirmar los importes de pago es más sencillo

Si has registrado el importe de la retención a cuenta, la diferencia entre el subtotal y el importe a pagar es más fácil de entender, lo que reduce el trabajo de verificación para el personal de pagos y permite transferencias más rápidas. Esto es particularmente eficaz para evitar problemas en transacciones únicas o realizadas por primera vez.

La verificación es más sencilla cuando se presentan declaraciones fiscales

Para los empresarios individuales y autónomos, el importe del impuesto que se ha retenido debe liquidarse mediante la presentación de una declaración fiscal. Si una declaración de pago recibida de un socio de la empresa contiene información insuficiente, los datos de la factura del beneficiario se convierten en un punto de referencia clave para la verificación.

El extracto de un pago suele incluir datos como el importe del pago, la retención a cuenta y el nombre del pagador, pero no suele especificar la fecha de la transacción ni a qué factura corresponde. Por lo tanto, tener el importe de la retención a cuenta, los datos de la transacción y la fecha de la transacción claramente indicados en la factura facilita la comparación con el extracto del pago.

Puntos clave a la hora de registrar retenciones a cuenta en las facturas

Al preparar una factura que indique el importe de la retención a cuenta, hay ciertas cosas que debes hacer de antemano para garantizar que la transacción se realice sin problemas.

Confirma si el importe de la remuneración debe tratarse con impuesto incluido o no incluido

El cálculo del impuesto retenido utilizando el método sin impuestos generalmente da como resultado un menor pago de impuestos, por lo que es preferible indicar los importes sin impuestos. Sin embargo, el pagador a veces puede calcular el importe de la retención a cuenta con el método de impuestos incluidos. Por lo tanto, es importante confirmar con tus socios de antemano cómo se declarará y calculará el impuesto al consumo.

Separa la remuneración de los gastos

Cuando tanto la remuneración como los gastos (por ejemplo los costes de transporte, pagos adelantados y costes materiales) se facturan juntos, se puede aplicar la retención a cuenta a gastos que normalmente no están sujetos a ella.

Por lo tanto, es importante separar claramente los importes sujetos a retención a cuenta de los gastos que no están sujetos a ella en una factura.

Si surge un importe fraccionario de retención a cuenta, redondéalo a la baja

Cuando se calculan retenciones a cuenta, pueden dar un resultado con números decimales. Según la NTA, cuando se calcula un importe que da como resultado una fracción inferior a un yen, siempre debe redondearse a la baja. No se permite el redondeo regular al yen entero más próximo ni el redondeo al alza.

Como tal, si el importe de la retención a cuenta incluye un decimal, redondea e incluye el importe redondeado en la factura.

El sistema de retención a cuenta frente al sistema de facturas cualificadas

El sistema de facturas cualificadas de Japón se refiere principalmente a créditos fiscales soportados (también llamados créditos fiscales deducibles por compras) para aplicar impuestos al consumo. No está relacionado con el sistema de retención a cuenta (es decir, retención fiscal por beneficios). Esto significa que tener un número de factura no somete automáticamente el trabajo por el que facturas a la retención a cuenta y, por el contrario, pagar la retención a cuenta no requiere ningún registro bajo el sistema de facturas.

Si la retención a cuenta es necesaria se determina en función del tipo de remuneración o comisiones involucradas y no del sistema de factura. A la hora de crear facturas, puede ser útil separar claramente los asientos para el impuesto sobre el consumo y la retención a cuenta para evitar confusiones entre ambos y permitir una contabilidad fluida y precisa.

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