Lorsque vous créez une facture pour un partenaire commercial, vous pouvez ne pas savoir si vous devez inclure le montant de la retenue à la source.

La retenue à la source s’applique non seulement aux salaires des employés salariés, mais aussi à certains types de rémunérations, telles que les honoraires de conférence, les honoraires d’écriture et les commissions commerciales. Techniquement, vous n’êtes pas tenu d’indiquer le montant de la retenue à la source sur une facture. Mais cela signifie-t-il qu’il est préférable de ne pas l’inclure?

Dans cet article, nous vous expliquons clairement ce qu’est la retenue à la source, comment la calculer et comment l’indiquer sur les factures. Nous abordons les types de rémunérations soumises à la retenue à la source, les éléments importants à prendre en compte lors de l’enregistrement des montants de retenue à la source et les différences entre le système de retenue à la source et le système de facturation admissible.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce que le système de retenue à la source?
  
• Pourquoi il est conseillé d’indiquer la retenue à la source sur les factures
  
• Comment indiquer le montant de la retenue à la source sur les factures
  
• Comment calculer la retenue à la source pour les factures
  
• Avantages de la mention du montant de la retenue à la source sur les factures
  
• Points clés à retenir lors de la mention de la retenue à la source sur les factures
  
• Le système de retenue à la source par rapport au système de facturation admissible
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce que le système de retenue à la source?

Lorsque vous entendez l’expression « système de retenue à la source », la première chose qui vous vient à l’esprit est peut-être l’impôt sur le revenu prélevé sur le salaire des employés salariés. Cependant, la retenue à la source n’est pas un système réservé aux salariés, tels que les employés d’entreprise. Elle peut également s’appliquer aux personnes qui émettent des factures dans le cadre d’un contrat d’externalisation et reçoivent une rémunération pour ce travail. Il est donc très important que les entrepreneurs individuels et les travailleurs indépendants comprennent bien le fonctionnement du système de retenue à la source.

Principaux types de rémunérations et d’honoraires soumis à la retenue à la source

Selon l’Agence nationale des impôts (NTA) du Japon, l’étendue des rémunérations et honoraires soumis à la retenue à la source varie selon que le bénéficiaire est un résident japonais ou une entreprise nationale.

Il existe des cas spécifiques où les rémunérations ou honoraires versés à des résidents japonais sont soumis à une retenue à la source, tels que les honoraires de conférence, les primes à la signature et les prix publicitaires.

Pourquoi il est conseillé d’indiquer la retenue à la source sur les factures

En tant que bénéficiaire (c’est-à-dire la personne qui demande le paiement), vous n’êtes pas légalement tenu d’indiquer la retenue à la source sur vos factures, et vous ne serez pas pénalisé si vous ne le faites pas. Cependant, l’indiquer permet généralement d’éviter des problèmes et offre des avantages pratiques, tels que des paiements et des procédures comptables plus fluides.

Voici les problèmes courants qui surviennent généralement lorsque la retenue à la source n’est pas indiquée sur une facture :

• Le partenaire commercial (c’est-à-dire le payeur) met plus de temps à vérifier le contenu de la facture, ce qui entraîne des retards de paiement.
  
• Le payeur transfère le montant brut total au bénéficiaire sans retenir ni verser l’impôt approprié.
  
• Le contenu de la facture ne correspond pas au relevé de paiement du partenaire commercial, ce qui augmente le travail de vérification nécessaire pour remplir la déclaration fiscale.
  
• Si le payeur calcule le montant en supposant que la retenue à la source a déjà été déduite, il peut demander des modifications à la facture.
  

Il est donc conseillé d’indiquer clairement le montant de la retenue à la source, en particulier pour la première transaction avec un partenaire commercial ou dans le cadre de contrats d’externalisation.

Comment indiquer le montant de la retenue à la source sur les factures

Lorsque vous indiquez les montants de retenue à la source sur les factures, il est préférable d’inclure des lignes distinctes pour chacun des éléments suivants :

• Montant brut ou sous-total (c’est-à-dire le montant que vous avez gagné pour les services que vous avez fournis)
  
• Montant applicable de la retenue à la source
  
• Taxe à la consommation (si vous exercez une activité imposable)
  
• Montant réel à payer (c’est-à-dire le montant net total que le destinataire de la facture vous doit)
  

Vous devez également vous assurer d’inclure les éléments de base suivants, qui doivent figurer sur toutes les factures :

• Titre de la facture (le document doit être intitulé « Facture »)
  
• Numéro de facture
  
• Date d’émission de la facture
  
• Numéro d’enregistrement de la facture (pour les entreprises enregistrées)
  
• Informations sur l’émetteur de la facture
  
• Informations sur le destinataire de la facture
  
• Date de la transaction
  
• Détails de la transaction
  
• Date d’échéance du paiement
  
• Mode de paiement
  
• Remarques
  

Selon la nature du travail, certains emplois sont soumis à une retenue à la source, tandis que d’autres ne le sont pas. Assurez-vous de vérifier que le travail en question est soumis à une retenue à la source avant de créer la facture.

Comment calculer la retenue à la source pour les factures

La retenue à la source n’est pas versée directement par le particulier (c’est-à-dire le destinataire du paiement) à l’administration fiscale, mais plutôt par l’entreprise (c’est-à-dire le payeur), qui agit en tant qu’agent de retenue, au nom du particulier. Par conséquent, au lieu d’indiquer le montant à payer par l’entreprise, y compris la retenue à la source, le montant doit être le montant brut (c’est-à-dire le sous-total) moins la retenue à la source.

La retenue à la source est calculée en multipliant le sous-total par le taux d’imposition applicable, mais la méthode de calcul diffère selon que le sous-total dépasse ou non 1 million de yens. Examinons quelques exemples concrets et les calculs correspondants.

Si le sous-total est inférieur ou égal à 1 million de yens

Formule : Montant de la retenue à la source = Sous-total × Taux d’imposition de 10,21 %

Exemple : supposons que le sous-total soit de 200 000 yens. Le calcul serait le suivant :

200 000 × 10,21 % = 20 420

Le montant de la retenue à la source s’élève à 20 420 yens. Mais une formule supplémentaire est nécessaire pour déterminer le montant net total que le payeur doit au bénéficiaire (c’est-à-dire le montant réel à payer) :

Formule : Montant réel à payer = Sous-total - Montant de la retenue à la source

Dans cet exemple, le calcul serait le suivant :

200 000 - 20 420 = 179 580

Le montant réel à payer s’élève donc à 179 580 yens.

Si la facture dépasse 1 million de yens

Formule : Montant de la retenue à la source = (Sous-total - 1 000 000) × Taux d’imposition de 20,42 % + 102 100

Exemple : supposons que le sous-total soit de 1 800 000 yens. Le calcul serait le suivant :

(1 800 000 - 1 000 000) × 20,42 % + 102 100 = 265 460

Le montant de la retenue à la source s’élève donc à 265 460 yens. Cependant, nous devons utiliser la même formule que dans l’exemple précédent pour déterminer le montant réel à payer. Cela donne :

1 800 000 - 265 460 = 1 534 540

Ainsi, le bénéficiaire facturerait 1 534 540 yens.

Avantages de la mention du montant de la retenue à la source sur les factures

Comme mentionné précédemment, aucune loi n’impose de mentionner la retenue à la source sur les factures. Cependant, cette mention présente de nombreux avantages.

Le procédé de confirmation des montants de paiement est plus fluide

Si vous avez indiqué le montant de la retenue à la source, la différence entre le sous-total et le montant à payer est plus facile à comprendre, ce qui réduit le travail de vérification pour le personnel chargé des paiements et permet des transferts plus rapides. Cela est particulièrement efficace pour éviter les problèmes liés aux transactions ponctuelles ou aux premières transactions.

La vérification est plus facile lors de la déclaration de revenus

Pour les entrepreneurs individuels et les travailleurs indépendants, le montant de l’impôt retenu doit être réglé en remplissant une déclaration d’impôt. Si une déclaration de paiement reçue d’un partenaire commercial ne contient pas suffisamment d’informations, les détails figurant sur la facture du bénéficiaire deviennent un point de référence essentiel pour la vérification.

Un relevé de paiement comprend généralement des informations telles que le montant du paiement, le montant de la retenue à la source et le nom du payeur, mais il ne précise souvent pas la date de la transaction ni la facture à laquelle il correspond. Par conséquent, le fait d’indiquer clairement le montant de la retenue à la source, les détails de la transaction et la date de la transaction sur la facture facilite le recoupement avec le relevé de paiement.

Points clés à retenir lors de la mention de la retenue à la source sur les factures

Lorsque vous préparez une facture indiquant le montant de la retenue à la source, vous devez effectuer certaines démarches préalables pour assurer le bon déroulement de la transaction.

Confirmer si le montant de la rémunération doit être considéré comme toutes taxes comprises ou hors taxe

Le calcul de la retenue à la source selon la méthode hors taxes entraîne généralement une réduction des impôts payés. Il est donc préférable d’indiquer les montants hors taxe. Cependant, le payeur peut parfois calculer le montant de la retenue à la source selon la méthode taxe comprise. Il est donc important de confirmer à l’avance avec vos partenaires commerciaux comment la taxe à la consommation sera indiquée et calculée.

Séparer la rémunération des dépenses

Lorsque la rémunération et les dépenses (telles que les frais de transport, les avances et les coûts matériels) sont facturées ensemble, une retenue à la source peut être appliquée à des dépenses qui n’y sont normalement pas soumises.

Il est donc important de distinguer clairement sur une facture les montants soumis à la retenue à la source des dépenses qui n’y sont pas soumises.

Si le montant de la retenue à la source est fractionnaire, il doit être arrondi à l’unité inférieure

Lors du calcul de la retenue à la source, des chiffres après la virgule peuvent apparaître. Selon la NTA, lorsqu’un calcul aboutit à un montant inférieur à un yen, celui-ci doit toujours être arrondi à la baisse. L’arrondi régulier au yen entier le plus proche ou l’arrondi à la hausse ne sont pas autorisés.

Ainsi, si le montant de la retenue à la source comprend une décimale, arrondissez-le à l’unité inférieure et indiquez le montant arrondi sur la facture.

Le système de retenue à la source par rapport au système de facturation admissible

Le système japonais des factures admissibles concerne principalement les crédits d’impôt sur les intrants, également appelés crédits d’impôt sur les achats, pour la taxe à la consommation. Il n’est pas lié au système de retenue à la source (c’est-à-dire la retenue à la source sur le revenu). Cela signifie que le fait d’avoir un numéro de facture ne rend pas automatiquement le travail que vous facturez soumis à la retenue à la source et, inversement, le paiement de la retenue à la source ne nécessite pas d’enregistrement dans le cadre du système de facturation.

La nécessité d’appliquer une retenue à la source est déterminée en fonction du type de rémunération ou d’honoraires concernés, et non du système de facturation. Lors de la création des factures, il peut être utile de séparer clairement les entrées relatives à la taxe à la consommation et à la retenue à la source pour éviter toute confusion entre les deux et de permettre une comptabilité fluide et précise.

Avantages de Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• *Automatiser les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer la bonne gestion de votre trésorerie.
  
• *Accélérer le flux de trésorerie : * réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.
  
• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par l’intermédiaire d’un portail client en libre-service.
  
• Réduire la charge de travail administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergées par Stripe.
  
• Intégration à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.
  

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